行政部門辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建及實現(xiàn)研究

摘要：文章首先簡要闡述了行政部門辦公自動化系統(tǒng)的建設目標，在此基礎上對行政部門辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建與實現(xiàn)進行論述。期望通過本文的研究能夠?qū)π姓块T辦公效率的提升有所幫助。

關(guān)鍵詞：行政部門；辦公自動化系統(tǒng)；構(gòu)建

一、行政部門辦公自動化系統(tǒng)的建設目標

對于行政部門而言，建立辦公自動化系統(tǒng)的主要目的是提升相關(guān)業(yè)務的處理速度，并提高辦公效率，為辦公自動化目標的實現(xiàn)奠定基礎。大體上可將系統(tǒng)的建設目標歸納為以下幾個方面：對現(xiàn)有的工作模式進行改變，依托網(wǎng)絡進行辦公；對相關(guān)的數(shù)據(jù)庫資源加以充分利用，優(yōu)化信息資源的性能；構(gòu)建用戶數(shù)據(jù)庫，為管理提供依據(jù)；設計系統(tǒng)平臺，為用戶的操作使用提供方便；系統(tǒng)可以提供清晰、準確的信息分類及靈活的管理功能。

二、行政部門辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建與實現(xiàn)

（一）系統(tǒng)構(gòu)建

1.架構(gòu)設計。本文設計的辦公自動化系統(tǒng)，選用當前較為流行的B/S架構(gòu)，借助J2EE進行開發(fā)，之所以選擇這種架構(gòu)體系，主要是為了后期系統(tǒng)的升級和維護，同時該系統(tǒng)對操作人員的要求相對較低，基本不需要專業(yè)的培訓便可進行操作。由于系統(tǒng)采用的是J2EE進行程序開發(fā)，從而縮短了設計周期。整個系統(tǒng)分為兩個部分，即客戶端和服務器端，前者只需要安裝Web瀏覽器即可，后者可以將前者的數(shù)據(jù)請求發(fā)送給數(shù)據(jù)庫，并將處理結(jié)果回傳給用戶，由此可使不必要的傳輸大幅度減少。

2.模塊設計。本文所構(gòu)建的系統(tǒng)主要是為行政部門服務，在對系統(tǒng)模塊進行設計時，應滿足行政部門的日常業(yè)務需要，據(jù)此，設計了以下幾個功能模塊：

①個人工作臺。該模塊具體包括如下內(nèi)容：企業(yè)內(nèi)部通訊錄、個人備忘錄、用戶信息檢索與查詢等，其主要作用是對企業(yè)內(nèi)部信息進行查詢，為實現(xiàn)這一目標，該模塊需要具備較為強大的檢索功能，同時，還應當能夠與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間進行信息交互。

②公文管理。信息時代到來的今天，使得行政部門在進行辦公時，常常需要團隊協(xié)作處理相關(guān)的事務，工作流管理是提高協(xié)作效率的重要基礎，公文管理作為工作流管理的組成部分之一，它所涉及的內(nèi)容較廣，行政辦公自動化的實現(xiàn)需要以此為前提，故此，該模塊可分為兩項活動內(nèi)容，即公文擬定和處理，前者是由各部門領導及負責人進行擬定，后者則是由辦公室主任進行批示，再由職能部門承辦，給出合理可行的處理意見及具體的處理方法。

③日常事務管理。該模塊可提供如下服務：員工匯報工作并進行提交之后，會直接傳給上級部門領導，等待審批，如果通過，則會流轉(zhuǎn)至行政部門，該部門會按照考評規(guī)定，審核員工的工作匯總內(nèi)容，通過的進行歸檔，未通過的返回給員工，重新填寫。

④信息發(fā)布。該模塊的主要功能是發(fā)布信息，它的權(quán)限只有少部分用戶可以使用，具體形式為新聞和通知，它是文件的下達，基本不需要用戶參與，發(fā)布的內(nèi)容較為正式。

⑤系統(tǒng)管理。該模塊的使用者為系統(tǒng)的管理人員，首先系統(tǒng)需要對使用者的身份進行確定，并按照用戶信息對其權(quán)限進行確認，然后提供具體的操作內(nèi)容，如部門主管人員及普通用戶均可進入系統(tǒng)，系統(tǒng)管理人員可直接進入到系統(tǒng)的管理界面當中，進行人員添加及數(shù)據(jù)庫更新等操作。

（二）系統(tǒng)的實現(xiàn)

1.登錄系統(tǒng)的實現(xiàn)。對行政辦公自動化系統(tǒng)進行使用的前提條件是系統(tǒng)登錄，具體的實現(xiàn)方法如下：根據(jù)員工的ID及預先設定好的密碼可在系統(tǒng)登錄界面進行登錄操作，當信息輸入完畢后，系統(tǒng)會自行判斷ID號和密碼的正確性以及有效性，經(jīng)過檢查確認后，系統(tǒng)界面會自行跳轉(zhuǎn)至與使用者相關(guān)的頁面上，并完成登錄，如果輸入密碼不正確，則無法完成登錄，此時系統(tǒng)會提示信息有誤，請重新進行輸入。

2.模塊的實現(xiàn)。①個人工作臺。在上文中已經(jīng)對該模塊的功能進行了簡要介紹，可通過如下方法對實現(xiàn)該模塊的相關(guān)的功能：錄入正確的檢索條件，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)結(jié)果進行查詢，以此來獲取所需的信息。具體的操作方法如下：用戶按照已知的情況對相關(guān)的條件進行輸入，由此可對聯(lián)系人的電話、郵箱地址等基本信息進行查詢，該過程使用的主要功能為檢索，通過與數(shù)據(jù)庫的連接，與用戶錄入的信息進行比對，進而給出反饋結(jié)果。

②公文管理。在行政部門中，公文的管理是一個動態(tài)的過程，從開始到結(jié)束都需要人的參與，基于這一前提，需要在系統(tǒng)設計時，針對特定人群進行訪問權(quán)限的設定，并對數(shù)據(jù)訪問的并發(fā)控制進行具體處理?？梢劳泄墓芾淼墓ぷ髁鞒虒υ撃K的實現(xiàn)方法進行設計，按其功能設計了以下幾個類：公文信息基礎類；公文擬定類；公文管控類；公文收發(fā)控制類；流轉(zhuǎn)控制類以及歸檔控制類。

③日常事務管理。在行政部門中日常事務管理是一項較為重要的工作，在對系統(tǒng)的日常事務管理模塊進行實現(xiàn)的過程中，應考慮相關(guān)的業(yè)務流程。為便于分析，下面以事務管理中的工作匯報為例，對該模塊的實現(xiàn)思路進行闡述。工作匯報流程主要涉及行政部門與用戶，在相應的管理模塊中，普通用戶的權(quán)限為創(chuàng)建和查閱，當用戶創(chuàng)建好工作匯報后，必須進行確認保存，隨后再進行提交。除了工作匯報之外，會議管理也是日常事務管理的重點，針對這一環(huán)節(jié)，本系統(tǒng)設定了如下內(nèi)容：新建、查詢、刪除等，基本可以滿足會議管理的需要。

④信息發(fā)布。由該模塊的功能可知，其主要是進行文件或信息的下達，由于整個過程中用戶基本不需要參與，加之發(fā)布的信息都比較正式，所以該模塊的實現(xiàn)也較為簡單，具體如下：用戶登錄系統(tǒng)并進入信息發(fā)布模塊，向員工發(fā)布指定的信息，員工可對發(fā)布的信息進行查詢，系統(tǒng)管理人員則擁有編輯和刪除發(fā)布信息的權(quán)限。

⑤系統(tǒng)管理。該模塊的實現(xiàn)過程如下：進入系統(tǒng)登錄界面，輸入管理員賬號，系統(tǒng)識別并確認身份后，便可進入到管理員界面。為防止用戶惡意登錄，會對驗證碼進行核對，確認匹配后才能正式進入主頁面。

結(jié)論：

總上所述，本文針對行政部門的工作流程開發(fā)了一款辦公自動化系統(tǒng)，并對該系統(tǒng)的構(gòu)建與實現(xiàn)過程進行論述。目前，本文設計的系統(tǒng)已在某行政部門進行試應用，系統(tǒng)的運行較為穩(wěn)定，未出現(xiàn)故障問題。該系統(tǒng)應用后，行政部門的辦公效率較之以往獲得顯著提升，由此可見，本文設計的系統(tǒng)具有一定的推廣使用價值。

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作者簡介：丁培軒（1985），男，漢族，陜西閻良人，本科，助理工程師，專業(yè)：網(wǎng)絡工程。