計算機管理人事檔案的優(yōu)越性

文/高鶴心，河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局

計算機管理人事檔案的優(yōu)越性

文/高鶴心，河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局

近年來，隨著干部人事制度改革的不斷深入，組織人事部門的工作任務(wù)日益繁重，干部檔案工作也面臨著信息量不斷增大、檔案內(nèi)容更新加快、檔案調(diào)用更趨頻繁等新情況和新任務(wù)，傳統(tǒng)手工管理的弊端也就進一步凸顯。一是繁、亂、慢的現(xiàn)狀跟不上發(fā)展的快節(jié)奏。由于檔案意識、思想觀念、資金短缺等因素的影響，大多數(shù)干部檔案管理部門對干部檔案的管理、提供、利用等仍停留在手工操作階段。面對檔案的接收、分類、整理、歸檔、利用等繁重的工作任務(wù)，不僅浪費工作時間，陷入“慢”的僵局，也極易情導致工作無序化，受窘于“亂”字，從而滯后于發(fā)展的要求。二是低效、缺員的矛盾日益突出。機構(gòu)改革以來，干部檔案管理部門的工作任務(wù)越來越繁重，而操作手段落后與工作人員不足的矛盾也就日益突出。減員是以高效服務(wù)為前提的，在目前檔案低效管理的狀態(tài)下，無疑用員需要較大。但事實上，幾次機構(gòu)改革人員精減及其歷史原因，檔案管理部門人員少、工作量大的矛盾不減反增。因此，人員少、增加人力困難的實際面前，實行計算機管理切實可行。

計算機管理；應(yīng)用研究；人事檔案

1 關(guān)于人事檔案管理的研究

所謂人事檔案管理，就是指將人事檔案的收集、保管、整理、鑒定、統(tǒng)計以及利用的活動，是個人學歷、經(jīng)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、思想品德、獎勵處罰以及工作狀況等多個方面的原始記錄。但傳統(tǒng)的人事檔案管理主要采用手工進行檔案資料的檢索與整理，不僅不能有效地保障檔案資料的準確度與完整性，而且無形中加重了檔案管理人員的工作量。

2 針對計算機系統(tǒng)在人事檔案管理中應(yīng)用的研究

2.1 有效提升人事檔案的利用效率

要有效提升人事檔案的利用效率，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統(tǒng)將傳統(tǒng)的手工查閱人事檔案資料方式進行改革，轉(zhuǎn)換為利用計算機系統(tǒng)查閱檔案資料的模式，并按照檔案資料不同的用途與不同的性質(zhì)進行分類；二是利用計算機系統(tǒng)對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于快速地調(diào)閱職工的檔案信息，了解并掌握職工在簡歷、自然情況以及德行方面的信息，為人員的升職提供專業(yè)的信息資料。

2.2 有效延長人事檔案資料的使用壽命

要有效延長人事檔案資料的使用壽命，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統(tǒng)將原有的人事檔案管理資料輸入計算機的數(shù)據(jù)庫中并進行分類整理，將人事檔案的原始文件進行科學化保存；二是在檢索人事檔案管理資料的過程中，需要堅持計算機信息查詢?yōu)橹?，人事檔案原始文件查詢?yōu)檩o的原則，進而降低由于重復的調(diào)閱檔案、摘抄檔案資料信息等多項工作而對原始人事檔案文件的磨損，從而有效保障了人事檔案資料的使用壽命。

2.3 科學任免干部職工

要科學任免干部職工，需要做到以下兩點：一是傳統(tǒng)的人事檔案管理在任免企事業(yè)單位的干部時，更多地是采用口頭匯報加文字材料的方式，而利用計算機系統(tǒng)進行人事檔案信息化的管理，可以充分結(jié)合干部職工在日常工作與學習過程中的聲像與文字資料進行考核；二是利用計算機系統(tǒng)進行人事檔案信息化管理的操作。

2.4 有效提升人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量

要有效提升人事檔案管理工作效率與質(zhì)量，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統(tǒng)對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于豐富人事檔案管理的內(nèi)容，使其具有極強的分析與統(tǒng)計功能；二是利用計算機系統(tǒng)對人事檔案管理進行改革，使得各種文字、數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變成各種報表、圖表以及名冊，并可以備份保存，以有效降低人工操作可能會產(chǎn)生的錯誤。

3 針對建立并完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)的研究

3.1 強化對人事檔案信息化系統(tǒng)的維護

要強化對人事檔案信息化系統(tǒng)的維護，需要做到以下三點：一是要采取措施將人事檔案的資料信息準確地錄入到計算機系統(tǒng)中，這是人事檔案信息化系統(tǒng)進行維護的基礎(chǔ)與前提；二是要將人事檔案的核心信息完整地錄入計算機系統(tǒng)中，這是人事檔案信息化系統(tǒng)進行維護的動力與基礎(chǔ)；三是要充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的主觀能動性與創(chuàng)造性，將計算機系統(tǒng)中的人事檔案信息進行實時更新，有效保障計算機系統(tǒng)中人事檔案信息的時效性、準確性與真實性。

3.2 增強人事檔案信息的安全性

要增強人事檔案信息的安全性，需要做到以下三點：一是要根據(jù)計算機系統(tǒng)在人事檔案管理中的運用狀況，制定嚴格的人事檔案信息化管理制度與工作紀律以及獎優(yōu)懲劣制度，對于工作態(tài)度認真、工作效率高的工作人員要給予精神與物質(zhì)雙重的獎勵，而對于工作態(tài)度懶散、工作效率低下的工作人員，要給予嚴厲的處罰措施；二是要根據(jù)職工的工作地位與職權(quán)，制定人事檔案檢索信息的范圍與內(nèi)容，嚴禁外網(wǎng)絡(luò)與企事業(yè)單位內(nèi)部管理人事檔案信息的計算機進行連接；三是要采取措施對人事檔案資料管理工作人員進行網(wǎng)絡(luò)信息安全與保護等理論的教育與培訓，逐步提升本企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案信息化管理的安全防護水平。

3.3 提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

要提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期對人事檔案管理的相關(guān)理論知識與計算機系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)知識進行培訓與教育，逐步拓寬他們的知識面以增強他們的專業(yè)技能；二是要定期邀請計算機系統(tǒng)與人事檔案信息化管理的專業(yè)人員在企事業(yè)單位開展演講與講座等活動。

3.4 加強人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要加強人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先要充分利用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)與計算機技術(shù)推動以多媒體與檔案全文為核心的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步推進人事檔案數(shù)字化與信息化的發(fā)展進程；其次是利用各種宣傳媒介強化對符合國家規(guī)范的人事檔案信息化管理軟件的宣傳力度，為人事檔案信息的資源共享與信息交換創(chuàng)造良好的外部條件。

4 結(jié)束語

人事檔案管理作為企業(yè)事業(yè)單位人力資源管理中的重要內(nèi)容與手段，在提升企事業(yè)單位的人事管理水平與用人質(zhì)量等多個方面發(fā)揮著至關(guān)重要的促進作用。但傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)當前市場經(jīng)濟的發(fā)展。因此，利用計算機系統(tǒng)對人事檔案管理進行信息化改革，有助于降低人事檔案管理工作人員的工作量與時間，提升人事檔案管理的質(zhì)量與水平。

[1]劉向東.人事檔案管理中的幾點建議[J].價值工程，2015（15）：178-179.

[2]李方.淺談人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需要[J].科技創(chuàng)新導報，2016（31）：189-190.