高職院校國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金工作材料歸檔建設(shè)實(shí)踐探索
——以廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/黃偉紅，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高職院校國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金工作材料歸檔建設(shè)實(shí)踐探索
——以廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/黃偉紅，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

以所在院校在開展日常資助工作中對(duì)國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金各類工作材料的歸檔整理為具體工作實(shí)例，積極探索高校國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金檔案歸檔的方向，為廣西各高職院校從事一線資助工作的專職工作人員切實(shí)開展國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金資助工作提供有力的工作參考和幫助。

高職院校；國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金；材料；歸檔；探索

1 獎(jiǎng)助學(xué)金工作在高校資助工作中的重要地位

2015年，廣西區(qū)普通高等學(xué)校獲國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金及自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金累計(jì)資金7.2億元，受助學(xué)生超22.22萬(wàn)人次。其中，國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金資金631.2萬(wàn)元，資助學(xué)生789人次；國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金資金10528.5萬(wàn)元，資助學(xué)生21057人次；國(guó)家助學(xué)金資金58915.8萬(wàn)元，資助學(xué)生196386人次；廣西壯族自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金資金2000萬(wàn)元，資助學(xué)生4000人次。從2013年起，國(guó)家助學(xué)金被納入廣西壯族自治區(qū)人民政府為民辦實(shí)事工程，規(guī)范國(guó)家各類獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審材料，是體現(xiàn)高校開展國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金的評(píng)審、發(fā)放和管理程序，是確保國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審和發(fā)放工作“公開、公平、公正”，切實(shí)落實(shí)國(guó)家關(guān)于家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策，實(shí)施民生工程的一項(xiàng)重要工作，具有十分重要的意義?；趪?guó)家對(duì)高校國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)資助資金的重大投入，重視國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金工作檔案的歸檔建設(shè)工作，是高職院校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案建設(shè)工作的重中之重。

為落實(shí)國(guó)家“教育精準(zhǔn)扶貧”有關(guān)要求，廣西區(qū)“出新政、調(diào)標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)管理”，要求從2016年秋季學(xué)期起，對(duì)高校農(nóng)村建檔立卡貧困戶家庭學(xué)生給予優(yōu)先重點(diǎn)資助。政策調(diào)整表現(xiàn)為將國(guó)家助學(xué)金資助額度拉開差距，分兩檔：一等助學(xué)金4000元/人/年，二等助學(xué)金2000元/人/年，在校貧困戶學(xué)生全部享受一等助學(xué)金。國(guó)家“教育精準(zhǔn)扶貧”政策的要求，對(duì)高職院校在國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金工作材料歸檔建設(shè)工作提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。

2 獎(jiǎng)助學(xué)金工作材料歸檔建設(shè)實(shí)踐探索

就高校而言，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案是在高職院校學(xué)生資助工作過(guò)程中形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱，是學(xué)校落實(shí)國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金資助、國(guó)家助學(xué)貸款、入伍服義務(wù)兵役學(xué)費(fèi)補(bǔ)償（代償）等各項(xiàng)資助政策的重要憑證，同時(shí)也是做好高校國(guó)家資助工作的基礎(chǔ)。近年來(lái)，國(guó)家對(duì)高校獎(jiǎng)助學(xué)金投入的力度逐漸加大，該項(xiàng)資助工作涉及資金發(fā)放金額大，受助學(xué)生數(shù)量多。作為直接管理的主管部門——廣西學(xué)生資助管理辦公室加大了對(duì)我區(qū)各普通高校國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金工作落實(shí)情況的檢查力度，特別是作為廣西壯族自治區(qū)人民政府為民辦實(shí)事工程項(xiàng)目的國(guó)家助學(xué)金項(xiàng)目，對(duì)資金的發(fā)放，評(píng)審的過(guò)程及相關(guān)材料的要求“零差錯(cuò)”。同時(shí)，對(duì)各類獎(jiǎng)助學(xué)金檔案材料的規(guī)范性要求越來(lái)越細(xì)致、嚴(yán)格。本文以作者所在的廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，就該院學(xué)生資助管理中心工作如何具體開展國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審及材料歸檔整理建設(shè)工作做出探索。

2.1 獎(jiǎng)助學(xué)金工作歸檔文件材料整理依據(jù)

各普通高職院校應(yīng)嚴(yán)格按照廣西高校學(xué)生資助管理工作材料檢查要求作為標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真開展本校的國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審、發(fā)放及相關(guān)檔案材料歸檔工作：

①是否制定了學(xué)校一級(jí)的管理實(shí)施細(xì)則，明確規(guī)定申請(qǐng)條件；

②是否按照管理實(shí)施細(xì)則組織開展評(píng)審，程序是否規(guī)范；

③學(xué)生的申請(qǐng)材料是否齊全、無(wú)明顯差錯(cuò)；

④是否有公示名單和結(jié)果公布，學(xué)校公示時(shí)間是否符合滿5個(gè)工作日的要求；

⑤收到上級(jí)撥款后是否在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)將資金按要求發(fā)放到學(xué)生本人銀行卡上；

⑥是否建立發(fā)放記錄（銀行轉(zhuǎn)帳單、發(fā)放清冊(cè)或者簽領(lǐng)表）；

⑦抽取學(xué)生詢問(wèn)獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放情況。

2.2 獎(jiǎng)助學(xué)金工作文件歸檔范圍與具體內(nèi)容

2.2.1 獎(jiǎng)助學(xué)金工作文件歸檔范圍

獎(jiǎng)助學(xué)金工作檔案材料作為資助檔案的重要構(gòu)成，其文件歸檔范圍主要包括：國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó) 家助學(xué)金及廣西壯族自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金資助工作中涉及的資金發(fā)放、受獎(jiǎng)助學(xué)生在申請(qǐng)及評(píng)選過(guò)程產(chǎn)生的一系列材料，具體到學(xué)生個(gè)人申請(qǐng)、學(xué)校評(píng)審、名單公示、及資金發(fā)放明細(xì)等。以我院歸檔工作為例，國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金工作文件歸檔以便于資助一線工作人員開展日常工作業(yè)務(wù)開展的為前提，歸檔的具體方法采用“年度——項(xiàng)目——子項(xiàng)目）分類法進(jìn)行分類、整理。按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的指導(dǎo)思想，根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金檔案材料的檔案類目劃分為教學(xué)類，歸檔在二級(jí)類目JX11（教學(xué)綜合文件）分類下。具體體現(xiàn)如下圖示：

2.2.2 獎(jiǎng)助學(xué)金工作文件歸檔材料具體內(nèi)容

（1）政策依據(jù)文件

高職院校學(xué)生資助工作政策性強(qiáng)，為便于開展工作，要求高職院校從事一線資助工作的工作人員學(xué)習(xí)、熟悉并正確解讀上級(jí)下發(fā)國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金相關(guān)的政策文件，將政策要求了然于心。要求將相關(guān)政策通知文件裝訂成冊(cè)，放辦公桌上隨手翻閱學(xué)習(xí)。當(dāng)前關(guān)于上級(jí)關(guān)于開展國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金最新的政策要求等工作依據(jù)文件如下：

1）轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部教育部關(guān)于普通本科高校高等職業(yè)學(xué)校國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金管理暫行辦法的通知（桂財(cái)教【2007】101號(hào)）

2）教育部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范普通高校國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)審與材料填報(bào)工作的通知（教財(cái)廳函【2010】16號(hào)）

3）關(guān)于印發(fā)普通本科高校高等職業(yè)學(xué)校國(guó)家助學(xué)金管理實(shí)施細(xì)則（修訂）的通知(桂財(cái)教〔2014〕130號(hào))

4）關(guān)于印發(fā)普通本科高校高等職業(yè)學(xué)校國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金管理實(shí)施細(xì)則的通知(桂財(cái)教【2007】97號(hào))

5）關(guān)于印發(fā)自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金管理暫行辦法的通知(桂財(cái)教【2007】103號(hào))

6）關(guān)于印發(fā)自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金管理暫行辦法的通知(桂財(cái)教【2007】103號(hào))

此類國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金政策文件除了對(duì)本年度工作開展有最新的指導(dǎo)性文件需要做為附件特別裝訂進(jìn)行歸檔做為依據(jù)外，其余不需要做為當(dāng)年的歸檔文件，只需做為工作參考，需要用時(shí)方便找到參閱即可。以廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我們印制了《廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生資助工作政策匯編及工作手冊(cè)（學(xué)校使用版）》，為日常開展資助業(yè)務(wù)提供工作參考。

（2）具體工作開展依據(jù)文件

主要指自治區(qū)教育廳關(guān)于開展本年度國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審要求及經(jīng)費(fèi)下達(dá)等的工作文件，以2015年為例，如：

1）關(guān)于做好2014—2015學(xué)年度普通高等學(xué)校國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金 國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金2015—2016學(xué)年度國(guó)家助學(xué)金和自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)審和材料報(bào)送等有關(guān)工作的通知(桂教資助〔2015〕14號(hào))

2） 關(guān)于公布廣西壯族自治區(qū)2014—2015學(xué)年度普通高校國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金獲獎(jiǎng)學(xué)生名單的通知

3）關(guān)于公布2014—2015學(xué)年度普通高校國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金和2015—2016學(xué)年度自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金獲獎(jiǎng)人員名單的通知(桂教資助〔2015〕22號(hào))

4）關(guān)于下達(dá)2015年秋季學(xué)期高校國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金國(guó)家助學(xué)金學(xué)生經(jīng)費(fèi)的通知(桂財(cái)教〔2015〕133號(hào) )

5）關(guān)于追加2015年高校國(guó)家獎(jiǎng)助經(jīng)費(fèi)的函（桂財(cái)教函【2015】27）

這部份材料涉及上級(jí)對(duì)各項(xiàng)獎(jiǎng)助學(xué)金的資金撥付及相關(guān)材料報(bào)送要求，與學(xué)院開展工作過(guò)程存在重要的關(guān)聯(lián)性，根據(jù)教育廳資助辦對(duì)國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金材料檢查的要求，需要與本年度國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金相關(guān)評(píng)審工作文件一起進(jìn)行整理歸檔，裝訂成冊(cè)整理歸檔，一目了然，以備核查。

（3）高校評(píng)審、發(fā)放工作過(guò)程中產(chǎn)生的歸檔文件

即是學(xué)校開展年度獎(jiǎng)助學(xué)金工作具體歸檔文件內(nèi)容。

1）關(guān)于成立***********學(xué)校（學(xué)院）2015年國(guó)家獎(jiǎng)、助學(xué)金評(píng)選工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知（學(xué)校紅頭文件）

2）關(guān)于成立***********學(xué)院（系）2015年國(guó)家獎(jiǎng)、助學(xué)金評(píng)選工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知

3）關(guān)于做好我校（院）********學(xué)年度國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金和2015-2016學(xué)年度國(guó)家助學(xué)金和自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)審和材料報(bào)送的通知（學(xué)校或?qū)W院文件，以紅頭文件形式下發(fā)）

4）學(xué)校（學(xué)院）********年國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金各學(xué)院（系）的名額分配情況表

5）學(xué)校（學(xué)院）********學(xué)年度（國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金）推薦學(xué)生名單公示，包含校（院）一級(jí)和二級(jí)學(xué)院（系）一級(jí)，含校園網(wǎng)公示頁(yè)面截圖，以及在校園內(nèi)公示情景的相片。

6）學(xué)校（學(xué)院）********年度（國(guó)家助學(xué)金、勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金）獲獎(jiǎng)學(xué)生名單公示及公布——包含校（院）一級(jí)和二級(jí)學(xué)院（系）一級(jí)，含校園網(wǎng)公示頁(yè)面截圖，以及在校園內(nèi)公示情景的相片。

7）學(xué)校（學(xué)院）****年國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放記錄材料（重點(diǎn)是銀行發(fā)放明細(xì)表，由學(xué)校財(cái)務(wù)處聯(lián)系發(fā)放經(jīng)辦銀行提供，加蓋銀行公章）。

這部分材料作為學(xué)校（學(xué)院）國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審工作的主要過(guò)程體現(xiàn)，是檔案整理歸檔的核心部分。體現(xiàn)了學(xué)校開展獎(jiǎng)助學(xué)金的重點(diǎn)，如何成立評(píng)審機(jī)構(gòu)、如何開展評(píng)審、公示（公布）情況以及資助資金的發(fā)放情況。看起來(lái)內(nèi)容很多，但歸納起來(lái)，就是重要的幾份文件，必須認(rèn)真對(duì)待，規(guī)范文件的起草與執(zhí)行，可按照順序進(jìn)行整理后裝訂成冊(cè)，做為年度國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金的重點(diǎn)材料。

（4）國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審學(xué)生個(gè)人申請(qǐng)材料

這部分文件主要是學(xué)生個(gè)人的申請(qǐng)材料整理歸檔，具體內(nèi)容包括：

1）（ - 學(xué)年）國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)審批表

2）******學(xué)校（學(xué)院）國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表

3）******學(xué)校（學(xué)院）國(guó)家助學(xué)金申請(qǐng)表

4）******學(xué)校（學(xué)院）自治區(qū)人民政府獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)審批表

5）學(xué)生貧困認(rèn)定材料，包括《高等學(xué)校學(xué)生及家庭情況調(diào)查表》、《高等學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定申請(qǐng)表》、《******學(xué)校（學(xué)院）貧困學(xué)生申請(qǐng)表》（網(wǎng)報(bào)版）以及學(xué)生提供的貧困支撐材料。貧困認(rèn)定材料除了獲得國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金的非貧困生不需提供外，其余獎(jiǎng)助學(xué)金受資助學(xué)生都需要提供。

各高校資助工作人員在整理歸檔本年度的資助工作檔案時(shí)，建議將受助學(xué)生的貧困認(rèn)定材料和國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審材料放在一起，順序?yàn)閷W(xué)生國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)材料在前，貧困認(rèn)定材料在后，認(rèn)定為貧困生而未獲資助的學(xué)生材料單獨(dú)存放歸檔，方便日常工作查閱及相關(guān)檢查或?qū)徲?jì)組直觀地進(jìn)行材料的檢查。

3 國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金工作檔案相關(guān)要求

3.1 配合做好國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金的年度組卷工作。高校國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金檔案歸檔材料組卷就是將高校學(xué)生資助國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金各種文件材料, 在始終圍繞著對(duì)學(xué)校有價(jià)值的文件及檔案的利用工作，按其形成和發(fā)生規(guī)律,把一系列有聯(lián)系的材料文件以檔案卷的形式組合在一起,便于保管、保密和利用。學(xué)校資助工作人員應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校綜合檔案室的要求，按照《高等學(xué)院檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，選擇有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，根據(jù)每份文件內(nèi)容，分問(wèn)題、分期限進(jìn)行整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交學(xué)校綜合檔案室進(jìn)行歸檔案，以便于日后的查找及利用。

3.2 細(xì)致、規(guī)范地做好國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金工作檔案文件的整理工作。對(duì)于各類國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，必須以件為單位，在整理前應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，區(qū)分不同價(jià)值，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理后歸檔。按照檔案整理要求，歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后等。正式歸檔的文件材料，須打印裝訂成冊(cè)，注重文件的完整性和規(guī)范性。文件需加蓋公章的，務(wù)必歸檔原件。移交學(xué)校綜合檔案室時(shí)，形成《檔案移交目錄》，進(jìn)行正式的檔案移交手續(xù)。

3.3 資助工作人員應(yīng)增強(qiáng)資助檔案歸檔意識(shí)和責(zé)任心。檔案整理歸檔工作是一項(xiàng)繁瑣細(xì)致的工作，加上國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金資助工作受助學(xué)生數(shù)量多，涉及資金發(fā)放金額大，作為該項(xiàng)資助政策執(zhí)行情況的的重要依據(jù)，做好國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金檔案材料歸檔工作，是做好高校國(guó)家資助工作的基礎(chǔ)。資助一線工作人員在做好日常繁瑣事務(wù)工作外，對(duì)于歸檔整理工作，需要花費(fèi)更多的時(shí)間，默默地付出，需要懷著一顆責(zé)任心，以高度的責(zé)任感，為后期資助工作的開展提供利用和參考，確保學(xué)校資助工作的良性發(fā)展。

[1]廣西學(xué)生資助管理辦公室.廣西家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策匯編.2016.

[2]廣西學(xué)生資助網(wǎng).

[3] 臧運(yùn)蕾，王磊.高校貧困生檔案的建立與管理[J] .《蘭臺(tái)世界：下半月》- 2009.

2015年廣西教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃2015年度廣西學(xué)生資助研究專項(xiàng)項(xiàng)目——《高職院校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助檔案管理研究》。

黃偉紅（1981-），女，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生資助干事，檔案系列館員，研究方向：檔案管理。