淺談檔案管理工作在信息時(shí)代下的創(chuàng)新

王麗

摘 要：當(dāng)前的社會(huì)在不斷進(jìn)步，我們已進(jìn)入到了信息化時(shí)代，而新環(huán)境下對(duì)于檔案管理工作提出了新要求，需要其能夠有效提高工作效率，使相關(guān)工作更加準(zhǔn)確。檔案管理信息化也正是響應(yīng)這一趨勢(shì)。本文主要對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行研究，僅作拋磚引玉之用，望為相關(guān)工作者的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；信息時(shí)代；創(chuàng)新策略

檔案對(duì)我當(dāng)前社會(huì)來(lái)說是相當(dāng)重要的資源，它主要就是通過文字、圖像或者聲音等記錄個(gè)人、企業(yè)以及國(guó)家相關(guān)的信息，檔案對(duì)于個(gè)人以及集體都有很重要的作用，因此新時(shí)代下需要重視檔案管理工作的開展。當(dāng)前在我國(guó)的相關(guān)技術(shù)在不斷發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)也都開始應(yīng)用信息技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理工作于當(dāng)前時(shí)代下已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的需要，應(yīng)該有效借助信息技術(shù)，對(duì)上述工作進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)于工作人員也應(yīng)該適當(dāng)革新管理理念，增強(qiáng)新環(huán)境下的學(xué)習(xí)能力以及工作適應(yīng)能力，把握檔案管理工作創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵。

1 檔案管理信息化的內(nèi)涵

當(dāng)前我們所處的環(huán)境需要?jiǎng)?chuàng)新，這也是刺激社會(huì)不斷進(jìn)步的主要?jiǎng)恿?。由于信息技術(shù)在近些年的快速發(fā)展，使得周邊的一系列行業(yè)也得到發(fā)展。作為人類社會(huì)重要的工作，檔案管理也應(yīng)該緊跟時(shí)代的腳步，將傳統(tǒng)的管理工作結(jié)合信息時(shí)代的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行有效創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，這也是相關(guān)工作與時(shí)俱進(jìn)的必然要求。

（一）檔案管理信息化概念

檔案管理工作信息化的內(nèi)涵，需要在國(guó)家相關(guān)部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，把現(xiàn)有的信息技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理工作整合，其中包括傳統(tǒng)工作中信息的收集、處理、保存以及查閱等各階段，通過檔案管理信息化建設(shè)能夠有效提升對(duì)信息與相關(guān)資源的使用效率，降低管理工作的成本，并且為大眾提供更好地服務(wù)。在檔案管理工作的信息化中，可分為以下三個(gè)過程，首先是將信息技術(shù)與檔案管理融合，其次就是將通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的共享與整合，最后就是讓檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展的腳步同步，從而融入到信息化大潮中去。檔案管理信息化從傳統(tǒng)的管理走向了現(xiàn)代化，是科學(xué)技術(shù)不斷迭代的必然趨勢(shì)。

（二）檔案管理信息化的特點(diǎn)

目前我國(guó)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的總目標(biāo)就是通過將傳統(tǒng)工作與信息技術(shù)的有效融合，從而對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行整合與利用。其主要涵義就是將檔案管理工作中的相關(guān)資源進(jìn)行信息化，在此基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)其社會(huì)化的過程。這種建設(shè)要建立在當(dāng)前的信息技術(shù)基礎(chǔ)上，而不應(yīng)該無(wú)意義地隨意利用資源，應(yīng)該在技術(shù)范圍內(nèi)去統(tǒng)籌建設(shè)，其中還需要相關(guān)工作人員具備相應(yīng)的管理素質(zhì)，及時(shí)革新工作理念，從而跟上時(shí)代的腳步。

檔案管理具有以下特點(diǎn)：首先，檔案管理信息化建設(shè)的準(zhǔn)則需由相關(guān)行政部門統(tǒng)一制定，建設(shè)中需要遵守法規(guī)，檔案管理信息化是將傳統(tǒng)的檔案資源進(jìn)行電子化，并且在相關(guān)工作中融入新的理念與模式，這也是相關(guān)行業(yè)與政府由傳統(tǒng)的工作走向信息化模式的重要階段。也正是由于檔案信息化建設(shè)借助了新興的技術(shù)，使得相關(guān)資源能夠數(shù)字化，工作人員也能夠提高工作效率，有效節(jié)省管理成本，這對(duì)于我國(guó)的檔案管理發(fā)展有一定的促進(jìn)作用。

2 檔案管理信息化建設(shè)

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的前提就是具備相應(yīng)的硬件設(shè)施支持，這也是保障相關(guān)工程能夠正常開展的關(guān)鍵。因此需要更快地推動(dòng)我國(guó)的相關(guān)工作的創(chuàng)新，建立一個(gè)全國(guó)性的管理平臺(tái)，這樣有利于相關(guān)部門對(duì)相關(guān)工程的統(tǒng)一規(guī)劃，也需要各個(gè)區(qū)域的檔案信息化建設(shè)平臺(tái)能夠緊跟國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)的號(hào)召，更快地進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

（二）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

對(duì)于我國(guó)的檔案管理工作的信息化建設(shè)需要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，只有在一定的規(guī)范之上才能保證相關(guān)工作的順利開展。相關(guān)工作單位需要充分考慮當(dāng)?shù)貦n案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況，要根據(jù)實(shí)際來(lái)規(guī)劃建設(shè)方向與規(guī)模，采取國(guó)家規(guī)定的規(guī)范，從而在不斷建設(shè)中摸索出適合的道路。不能一味地借助其它地區(qū)的建設(shè)模式。

（三）信息資源建設(shè)

在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中，重要的就是對(duì)相關(guān)信息資源的建設(shè)。因?yàn)闄n案信息資源也是我們社會(huì)不斷發(fā)展所依賴的資源，有著非凡的意義。檔案管理信息資源的建設(shè)應(yīng)該更好地發(fā)揮出信息資源的價(jià)值，和有關(guān)單位的資源管理、檔案館等部門進(jìn)行合作，保證相關(guān)資源的建設(shè)統(tǒng)一。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中的技術(shù)部分，需要相關(guān)部門能夠針對(duì)性地提供滿足需要的應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，保障其能夠滿足相關(guān)工作的基本要求，此外還需要與相關(guān)部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)相符合，實(shí)用并且高效。

（五）人才隊(duì)伍建設(shè)

因?yàn)樾聲r(shí)代下的檔案管理工作的內(nèi)涵更加豐富，相關(guān)業(yè)務(wù)也更加繁雜，因此需要更加專業(yè)的人員進(jìn)行管理，尤其是在計(jì)算機(jī)方面的技能要豐富。相關(guān)企業(yè)要能夠組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，為相關(guān)工作的開展奠定基礎(chǔ)。

3 新時(shí)代下檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策

（一）檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.人才隊(duì)伍較為落后

由于我國(guó)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程比較短，而且相關(guān)工作處于起步狀態(tài)，沒有有效地法律體系作為保障，相關(guān)工作內(nèi)容也較為繁瑣，因此對(duì)于統(tǒng)籌規(guī)劃的人員提出了新的要求。這些檔案管理工作者不僅需要熟練掌握檔案專業(yè)方面的內(nèi)容，還應(yīng)該懂得信息相關(guān)技術(shù)，但是當(dāng)前可能出現(xiàn)的狀況就是有些專家和管理人員在溝通上存在隔膜，這就使得相關(guān)工作的技術(shù)與管理部分無(wú)法銜接得當(dāng)，也就無(wú)形地加大了工作的難度。

對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來(lái)說，是新時(shí)代下的一項(xiàng)創(chuàng)新工程，因此需要相關(guān)管理人員革新工作理念，提高自身的素質(zhì)。這項(xiàng)工作具有很大的前瞻性，由于一些工作人員長(zhǎng)期處于傳統(tǒng)的工作模式中，因此在觀念上無(wú)法接受，在實(shí)際工作中也無(wú)法擺脫傳統(tǒng)模式的禁錮，導(dǎo)致有些新的管理體系無(wú)法被有效應(yīng)用。

2.缺乏資金支持

當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)浩大的工程，需要政府投入足夠的人力與財(cái)力。但是就目前的建設(shè)現(xiàn)狀來(lái)看，政府對(duì)于該工程的投入還沒有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，相關(guān)資金無(wú)法落實(shí)，也就造成了工作無(wú)法順利開展。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生和檔案管理工作自身的性質(zhì)也有關(guān)系，其中主要包括相關(guān)管理人員在相關(guān)建設(shè)中的態(tài)度，有些工作人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的工作模式，在資金上并沒有努力爭(zhēng)取，在相關(guān)工程的建設(shè)中缺乏主動(dòng)性，也就使得檔案信息化建設(shè)地較為緩慢。

3.開發(fā)利用滯后

檔案管理信息化建設(shè)過程較為復(fù)雜，其中包括了檔案資源的收集、整理、歸納、入庫(kù)等多個(gè)過程的信息化，每一個(gè)過程都要有響應(yīng)的規(guī)范作為保障，但是目前的建設(shè)狀況不容樂觀。比如有些檔案館在實(shí)際整理資源時(shí)還是通過施工進(jìn)行錄入等操作，即使有相關(guān)設(shè)備也沒有進(jìn)行充分的開發(fā)，更不用說用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的程序化管理了。沒有先進(jìn)的理念作為支撐，也沒有開發(fā)出有效的資源管理平臺(tái)，導(dǎo)致相關(guān)工作在信息的采集、利用上具有滯后性。

4.總體規(guī)劃無(wú)序

這主要體現(xiàn)在相關(guān)工程缺乏政府的統(tǒng)一規(guī)劃。缺少了相關(guān)單位的整體調(diào)動(dòng)與規(guī)劃，使得相關(guān)工作無(wú)法被統(tǒng)籌落實(shí)，很多地方建設(shè)多是各自為政，缺乏有序的引導(dǎo)。

5.信息資源整合問題

在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要步驟就是對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行整合，這個(gè)重任也必須由相關(guān)業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，但是相關(guān)資源整合工作存在缺陷也導(dǎo)致檔案管理工作的開展受阻。這主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)，在獲取電子信息資源時(shí)有很大阻礙，并且對(duì)于大量的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化存在一定的難度，因?yàn)橄嚓P(guān)工作還處于剛開始的狀態(tài)，業(yè)務(wù)員沒有經(jīng)驗(yàn)，一些電子資源的整合也沒有可靠渠道，這就使得很多的信息化工作無(wú)法深入開展，都堆積在表層等待解決。此外我國(guó)的檔案資源分布較為分散，在相關(guān)工作開展的過程中存在安全問題。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新

1.加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)

前面已經(jīng)提到，檔案管理工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)非常浩大的工程，因此對(duì)于相關(guān)人員的素質(zhì)要求較高，需要建立一支懂得信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案專業(yè)知識(shí)的人才隊(duì)伍，為整個(gè)工程的開展提供高效的資源整合工作，加快管理工作的創(chuàng)新。

2.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

首先需要相關(guān)工作人員增強(qiáng)觀念意識(shí)，因?yàn)槿绻脗鹘y(tǒng)的檔案管理工作思想去進(jìn)行新的工作，在模式上會(huì)受到一定的禁錮，因此要能夠?qū)⑾嚓P(guān)工作作為國(guó)家信息化不斷發(fā)展過程中的重要階段。對(duì)于相關(guān)信息資源要能夠拓寬其服務(wù)領(lǐng)域，從而將信息化工程與國(guó)家信息化發(fā)展同步，這樣能夠更好地吸引資金，在檔案管理信息化建設(shè)中投入更多的人力和財(cái)力。

再者就是需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，因?yàn)樵摴ぷ餍枰玫较嚓P(guān)行政部門的支持，在完善相關(guān)法律體系的情況下對(duì)相關(guān)資源合理開發(fā)、建設(shè)，將檔案資源的價(jià)值發(fā)揮到最大。在實(shí)現(xiàn)檔案管理產(chǎn)業(yè)化的過程中，不僅需要大力引入資金，還需要賦予其新的內(nèi)涵，通過相關(guān)資源你的知識(shí)化來(lái)提升其價(jià)值。比如讓檔案管理工作與文化產(chǎn)業(yè)進(jìn)行合作，將經(jīng)濟(jì)收益與文化產(chǎn)權(quán)的開發(fā)同步，從而擴(kuò)大其價(jià)值領(lǐng)域。

3.需求驅(qū)動(dòng)發(fā)展

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，也不僅僅需要借助信息技術(shù)來(lái)建設(shè)，還需要擴(kuò)大社會(huì)上的相關(guān)需求來(lái)刺激相關(guān)工程的發(fā)展。在工作初始階段，需要進(jìn)行大量的調(diào)研，明確市場(chǎng)的需求，在這基礎(chǔ)之上在進(jìn)行針對(duì)性地建設(shè)，這樣就能把控市場(chǎng)的需求與相關(guān)建設(shè)的方向同步。比如當(dāng)前人們?cè)谒魅n案資源時(shí)更加需要的是全文搜索功能，因此可以根據(jù)市場(chǎng)需求開發(fā)此項(xiàng)功能，此外當(dāng)前有很多珍貴的歷史檔案，而對(duì)于這些檔案就需要加速其數(shù)字化的速度，從而更好地保存相關(guān)資料。因此在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的過程依然需要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，并且逐步設(shè)置階段性的建設(shè)目標(biāo)。

4.加大對(duì)信息資源的開發(fā)和利用

在進(jìn)行相關(guān)工作創(chuàng)新的過程，重難點(diǎn)就在于對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行高效的整合與開發(fā)。當(dāng)前我們處于信息化時(shí)代，這也為相關(guān)工作帶來(lái)了很好地發(fā)展機(jī)會(huì)。需要在這種情況下轉(zhuǎn)變檔案管理理念，樹立以服務(wù)為基礎(chǔ)的工作模式，在面向市場(chǎng)需求的過程中加快對(duì)相關(guān)資源的開發(fā)利用。積極引入新技術(shù)，將傳統(tǒng)的存在缺陷的檔案管理方法及時(shí)摒棄，從而加快對(duì)相關(guān)資源的利用。

4 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)代下的檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新才能更好地滿足社會(huì)日益升級(jí)的需求，當(dāng)然新的時(shí)代下檔案管理工作也被賦予了更多的內(nèi)涵，因此需要與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)然在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的同時(shí)，還需要維護(hù)相關(guān)利益，解決當(dāng)前安全問題較為突出的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的一系列問題，從而保證檔案管理信息化建設(shè)的安全。要能夠?qū)n案管理信息化建設(shè)與社會(huì)的發(fā)展更好地結(jié)合，讓信息技術(shù)從側(cè)面刺激檔案管理工作的更好開展，從而不斷實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新。

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