淺析事業(yè)單位檔案材料收集的問題與對策

張恩爽

摘 要：在事業(yè)單位檔案管理過程中，其材料的收集與整理都是基礎(chǔ)工作，在此過程中需要以此為研究對象，積極分析有效的材料收集方法，同時從檔案材料收集質(zhì)量出發(fā)，找到符合本單位實際發(fā)展的工作策略，以此推動事業(yè)單位檔案管理工作順利進行，本文以實際工作為經(jīng)驗，具體分析了相關(guān)的檔案材料收集策略，通過簡明分析，旨在提高認(rèn)識，也希望相關(guān)策略的提出能夠為其提供有效參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案收集；問題；對策

因事業(yè)單位檔案管理非常重要，所以應(yīng)該重視管理工作中基礎(chǔ)工作，在檔案管理過程中材料收集應(yīng)該通過實際問題分析，從而明確相關(guān)材料收集工作的內(nèi)容，以此更好的為檔案材料收集工作打下良好基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理工作中，材料收集工作已經(jīng)成為工作重點，下面結(jié)合具體檔案材料收集工作現(xiàn)狀，提出應(yīng)對策略，進一步完善事業(yè)檔案管理工作。

1 檔案材料收集整理工作現(xiàn)狀

如今，隨著事業(yè)單位人事變動，檔案管理工作也越發(fā)被重視，同時也迎來了新挑戰(zhàn)，雖然在發(fā)展過程中得到重視，其發(fā)展也越來越科學(xué)化，但尚且存在一些問題，通過分析問題才能提高認(rèn)識，能夠從中找到檔案管理的有效策略，下面從檔案材料的收集問題分析；

1.1 檔案意識淡漠

人事檔案管理過程相對復(fù)雜，包括檔案管理材料的收集、整理、鑒別等等，一般情況下，主要由檔案人事部進行保管，在此基礎(chǔ)上，人事干部負(fù)責(zé)一系列工作的整理，通常情況下，檔案管理部門主要提供的是服務(wù)，一般干部接觸不到自己的檔案材料，檔案材料的收集過程中是保密的，很多人不清楚人事檔案材料收集要求，不夠重視，對個人檔案的材料整理與關(guān)注并不明顯。例如，有些在職人員的資格考試、科研成果、培訓(xùn)、獎勵等材料都長期存放在自己手里，這些材料不被收集，導(dǎo)致日后對個人綜合水平的評估失去參考，難免產(chǎn)生差異性評價，同時，相關(guān)的檔案管理人員由于工作任務(wù)繁忙，也會忽略對其材料的收集與跟蹤，歸檔后的工作也自然不會被重視。

1.2 材料缺失嚴(yán)重

由于部分同志檔案意識的淡漠， 使得一些屬于歸檔范圍的有價值的材料不能及時被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務(wù)素質(zhì)的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。職工個人不知、不交，管檔單位不催、不收，導(dǎo)致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。

1.3 檔案整理欠規(guī)范

對檔案材料收集后需要進行整理加工，包括一些材料的裝訂工作，都是基礎(chǔ)工作內(nèi)容，這些工作需要相關(guān)工作人員重視，但往往會因檔案管理工作人員人事變動產(chǎn)生一些交接不當(dāng)情況，也有些工作人員素質(zhì)不過硬，業(yè)務(wù)水平不夠?qū)I(yè)影響到檔案的材料整理效率，包括一些細(xì)節(jié)工作，紙張大小問題，分類不清楚問題等等，都會時有發(fā)生，這種張冠李戴問題是基礎(chǔ)規(guī)范性問題，所以在規(guī)范方面仍然需要加強，若不重視必然造成無法彌補損失。

2 做好事業(yè)單位檔案收集工作的對策

2.1 提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

保證檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，緊靠檔案管理部門單方面的努力是難以實現(xiàn)的，它更需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的理解、支持。要做到這一點，關(guān)鍵是檔案管理人員要利用各種形式、渠道，向各級領(lǐng)導(dǎo)大力宣傳檔案法律法規(guī)和檔案工作的重要性、必要性和嚴(yán)肅性，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持，增強領(lǐng)導(dǎo)的自覺歸檔的意識，使領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)識到做好檔案工作是保護本單位真實歷史記錄的一項重要任務(wù)，必須認(rèn)真抓好文件材料歸檔工作。

2.2 建立健全事業(yè)單位各項歸檔制度

建立健全歸檔制度，是保證事業(yè)單位檔案材料齊全、完整的重要條件。檔案部門應(yīng)結(jié)合實際，制定并逐步完善歸檔制度，并將其納入到事業(yè)單位管理制度之中，定時考核，明確任務(wù)，責(zé)任到人。如：事業(yè)單位某項建設(shè)項目竣工驗收時，必須同時移交所有的工程圖紙及相關(guān)的文字材料，檔案人員必須參加驗收，如果資料不齊全、不完整，工程不能通過驗收或財務(wù)不予支付工程款項等，真正做到時時有要求，事事有標(biāo)準(zhǔn)，處處有章可循。

2.3 必須要辦理好檔案交接手續(xù)

部門材料移交時或者干部收集員（檔案員）異動時必須要辦理好檔案交接手續(xù)文書部門、業(yè)務(wù)部門向檔案室移交檔案時、前任干部（檔案員）向下任干部（檔案員）移交檔案時，交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄或歸檔文件移交表詳細(xì)清點，經(jīng)過認(rèn)真核對后，即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄或文件移交表中的一份由檔案室簽字后，交還移交單位妥善保存。

2.4 加強事業(yè)單位檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)作

事業(yè)單位檔案管理部門對于業(yè)務(wù)工作中形成哪些文件材料以及各種文件材料的形成過程并不清楚，而各業(yè)務(wù)部門人員對其各項業(yè)務(wù)活動中文件材料的流程都很熟悉，但他們對檔案管理工作又不是很清楚。這就要求檔案管理部門的人員與各業(yè)務(wù)部門的人員加強溝通聯(lián)系，使檔案管理人員對業(yè)務(wù)工作的大致計劃及各項業(yè)務(wù)的流程有所了解，以便于檔案管理人員清楚各類工作應(yīng)該收集哪些文件材料；同時也使各業(yè)務(wù)部門的人員了解檔案管理工作中的一些規(guī)范和要求，知道哪些文件材料應(yīng)該移交歸檔，以及對移交歸檔的文件材料有哪些要求，以便于各種文件材料的移交歸檔。只依靠檔案管理人員收集或者等各業(yè)務(wù)部門主動往檔案室移交是不能得到完整齊全的歸檔材料的，這需要各相關(guān)部門的共同關(guān)心和配合，使檔案管理部門與各個業(yè)務(wù)部門共同構(gòu)成檔案工作系統(tǒng)。

2.5 機關(guān)檔案室工作人員要提高工作責(zé)任心

以實際檔案材料收集工作為例，相關(guān)工作人員必須提高自身認(rèn)識，明確責(zé)任心的重要性，要勤于學(xué)習(xí)，也要善于收集，更要積極宣傳與提高材料整理興趣，把工作做到盡善盡美的前提是有一個良好心態(tài)，能夠積極通過職務(wù)的便利性，提供給相關(guān)人員以積極的服務(wù)態(tài)度，這樣才能做到責(zé)任與意識的統(tǒng)一，這樣一來工作有了熱情，工作的積極性自然提高。此外，要重點培養(yǎng)相關(guān)材料收集工作人員的敬業(yè)心，做事要有熱心，并且要精心，包括每一項細(xì)節(jié)工作都要盡心盡力完成，盡管不用追求十分完美，但精益求精的信念還是應(yīng)該具有，以此提高檔案管理工作順利進行。

3 結(jié)束語

如今，人事檔案工作備受關(guān)注，雖然該工作是在不斷發(fā)展中，相關(guān)的材料收集工作更是要持之以恒，作為相關(guān)工作人員必須要有堅定的信心，通過與結(jié)合實際分析，真正做到有效的收集與管理，以此推動國家事業(yè)單位檔案管理工作的有效發(fā)展，為人們提供更多更有效的檔案數(shù)據(jù)。也希望本文的簡明闡述，能夠為檔案材料收集工作有所助力。

參考文獻

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