農(nóng)村供排水公司存貨管理的問題及改進(jìn)對策

闞文華　宋婕　宋好

[摘要]存貨的內(nèi)部管理控制是公司經(jīng)營活動中一項(xiàng)非常重要的活動，存貨內(nèi)部管理效益的好壞直接關(guān)系到公司的經(jīng)營效益和資金運(yùn)作的質(zhì)量；而在其內(nèi)部要達(dá)到有條不紊的管理目的，必須依賴良好的內(nèi)部控制制度。本文針對存貨管理特點(diǎn)，從公司存貨管理概況、存在問題、改進(jìn)措施及達(dá)到目標(biāo)等方面進(jìn)行了全面剖析，最終基本完成了構(gòu)建科學(xué)、合理的存貨管理體系，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

[關(guān)鍵詞]供排水公司；存貨；內(nèi)部管理

存貨是指公司在經(jīng)營過程中為銷售、耗用而儲備的各種物料，流動性強(qiáng)，經(jīng)常處于不斷銷售、耗用、購買和重置中，是流動資產(chǎn)的重要組成部分，在公司的資產(chǎn)總額中占有很大比重。所以存貨的內(nèi)部控制就顯得尤為重要，其管理的好壞將直接關(guān)系到公司營運(yùn)資金的占用水平和運(yùn)作效率。因此，對存貨的內(nèi)部控制應(yīng)將其程序化、提升到更嚴(yán)密的高層次，以確保存貨的安全、完整，有效預(yù)防管理中各種差錯、及時發(fā)現(xiàn)并糾正各種管理缺陷、防止舞弊和浪費(fèi)。

一、公司概況

我公司成立于2012年11月，由原來的分散供水轉(zhuǎn)型到集中供水，從私有轉(zhuǎn)型為國有，現(xiàn)注冊資本壹億元人民幣，正處于快速發(fā)展的重要時期，公司存貨管理面臨重大挑戰(zhàn)。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，其存貨涉及管材、管件、閥門、水表、水表箱、運(yùn)行設(shè)備、藥物和其他零星備件。由于存貨類別、規(guī)格、型號繁雜，流動性又極強(qiáng)，涉及部門多，使用范圍廣，加之外包工程施工方、監(jiān)理方管理制度不配套和經(jīng)驗(yàn)不足，這期間存貨管理不到位，存在太多的管理漏洞，而高效的存貨內(nèi)部控制可以減少公司物資浪費(fèi)，進(jìn)而保證△{十核算的真實(shí)性和完整性。為此，我們從查找問題入手，找出差距，對癥下藥，從存貨的采購、出入庫、使用、余廢料管理及考核等進(jìn)行了規(guī)范。

二、公司存貨內(nèi)部控制不規(guī)范

（一）制度建設(shè)不規(guī)范

1.制度不完善：未形成公司自身業(yè)務(wù)所需的相關(guān)采購、耗用、監(jiān)管及考核整套制度；無規(guī)范流程，習(xí)慣按經(jīng)驗(yàn)辦事。

2.制度落實(shí)不到位：對已有制度宣傳力度不深、配合力度不夠、執(zhí)行力不強(qiáng)、流于形式。

3.出現(xiàn)問題不總結(jié)規(guī)范：對已出現(xiàn)各種內(nèi)控問題不嚴(yán)肅處理、引以為戒，并不去完善制度和流程。

（二）崗位職責(zé)不明確

1.部門職能不明確：部門之間分工與責(zé)任不清，且部門與部門之間協(xié)調(diào)效力低下，遇有問題相互推諉。

2.人員職責(zé)不明確：公司創(chuàng)辦前期人員有限，未嚴(yán)格實(shí)行職責(zé)分離；供應(yīng)部采購和庫管有業(yè)務(wù)交叉；庫管崗位未分設(shè)管賬和管物崗位；庫管崗位兼有其他工作，不重視庫房管理，鑰匙滿天飛，不能做到非經(jīng)授權(quán)的人員不得入庫的原則。

3.存貨采購不統(tǒng)一：采購部門多，無規(guī)范的申購、采購流程，程序混亂。

4.財(cái)務(wù)監(jiān)管力度弱化：無法跟蹤存貨采購，準(zhǔn)確核算貨款，經(jīng)常出現(xiàn)收到付款發(fā)票才知道要支付多少貨款。

（三）存貨出入管理不規(guī)范

1.庫管不重視臺賬登記：出入存貨臺賬登記不及時，賬簿登記不規(guī)范、要素不齊全。

2.庫管票據(jù)填寫隨意化：出入庫票據(jù)一人全程經(jīng)手，物料使用用途、地點(diǎn)不準(zhǔn)確，材料名稱填寫不統(tǒng)一，退料來源混亂、單價(jià)亂填。

3.盤庫流于形式：發(fā)現(xiàn)存貨數(shù)量不對，常采取隨意增減出庫倒扣數(shù)據(jù)來達(dá)到賬和物的一致。

（四）會計(jì)核算不明晰

1.成本控制崗位后移：公司存貨核算崗位形同虛設(shè)，財(cái)務(wù)僅限于賬房先生記賬而已；財(cái)務(wù)未參與核實(shí)、監(jiān)督過程，更不要說嚴(yán)格按照“權(quán)責(zé)發(fā)生制”實(shí)行核算。

2.存貨計(jì)價(jià)方法不規(guī)范：未設(shè)立適合公司的存貨計(jì)價(jià)辦法，隨意性大；特別是由于管理弱化導(dǎo)致的工程之間交叉用料、工程（含外包施工方）用料及退料混亂，一會先進(jìn)先出，一會兒加權(quán)平均，一會后進(jìn)先出，計(jì)價(jià)不一致，不能準(zhǔn)確還原當(dāng)時的出庫價(jià)值，導(dǎo)致成本核算不實(shí)、變動幅度大，且不能準(zhǔn)確按單個工程考核。

（五）后續(xù)監(jiān)管不到位

公司存貨的內(nèi)部控制機(jī)制不健全，無連續(xù)的監(jiān)督管理流程，缺乏公司存貨內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)評價(jià)機(jī)制，或考核不到位，存貨短缺責(zé)任不明，無法追究，公司財(cái)產(chǎn)損失一年比一年多，不能得到有效的控制。

三、完善公司存貨內(nèi)部控制的對策

（一）建立健全制度

針對存在問題，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，公司先后制定了《采購管理制度》、《出入庫管理制度》、《庫房管理制度》、《廢料確認(rèn)及處理流程》、《物料的監(jiān)管及余料退還流程》、《安全庫存標(biāo)準(zhǔn)（試行辦法）》、《申購時間和申購期限要求》、《庫房差錯率考核試行辦法》、《供應(yīng)商管理制度》、《合同制度》等制度，并經(jīng)相關(guān)部門討論通過后下發(fā)執(zhí)行，為推行制度的落實(shí)，進(jìn)行全員培訓(xùn)、考試、績效考核，并實(shí)行責(zé)任追究和賠償，實(shí)行新制度后，公司存貨損失呈直線下降。具體落實(shí)如下：

1.采購實(shí)行備案制度：由于我公司屬于國有企業(yè)，又是用自有資金進(jìn)行采購，故不屬于公共資源交易中心業(yè)務(wù)受理范圍。為確保采購過程透明、有章可循，公司重大決策會議通過，結(jié)合自身的實(shí)際情況和管理需要，在《采購管理制度》上報(bào)區(qū)國有資產(chǎn)監(jiān)督管理局備案后，采購工作以此為準(zhǔn)繩，按采購類型分門別類對應(yīng)采購方式進(jìn)行規(guī)范采購。

2.工程實(shí)行預(yù)決算制度：成立規(guī)劃監(jiān)督部全權(quán)負(fù)責(zé)工程預(yù)決算工作，年初根據(jù)公司年度目標(biāo)任務(wù)，全面實(shí)行預(yù)決算制度和月度進(jìn)度匹配考核，加強(qiáng)預(yù)算管控，嚴(yán)格按程序增減預(yù)算，以提高工程預(yù)算的準(zhǔn)確性。同時實(shí)行單個工程編號、單個合同、單個實(shí)施、單個驗(yàn)收、單個用工用料結(jié)算和考核。

3.嚴(yán)格執(zhí)行存貨采購流程：為確保所采購的存貨為經(jīng)營所需，避免產(chǎn)生存貨的積壓，造成保管和資金的浪費(fèi)，在采購方式的確認(rèn)后，強(qiáng)調(diào)營銷、規(guī)劃、工程、供應(yīng)及外包施工方、監(jiān)理方的通力配合，按預(yù)算和安全庫存控制兩個方面進(jìn)行采購，減少存貨的庫存積壓。

4.嚴(yán)格執(zhí)行出入庫制度：公司建立健全了出入庫制度和流程，嚴(yán)格檢驗(yàn)入庫手續(xù)，所有采購回來的材料、工具、設(shè)備等進(jìn)庫時必須經(jīng)庫管人員驗(yàn)收入庫（含供應(yīng)商直接送達(dá)分庫房或施工方工地的材料），在數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號方面出現(xiàn)問題的由庫管人員承擔(dān)責(zé)任；出庫單統(tǒng)一樣表分類編號，按程序?qū)徍灪蟾骺偡謳旃艹鰩旎蛴晒?yīng)商直接發(fā)貨。

5.借助外力不斷規(guī)范：聘請工程審計(jì)專家到公司針對工程規(guī)范進(jìn)行講課和現(xiàn)場專題交流；同時按照區(qū)審計(jì)局工程審計(jì)規(guī)范要求對貨物采購、出入庫及工程、監(jiān)理實(shí)行過程監(jiān)督；加大宣傳和缺陷查找，不斷完善影像、圖標(biāo)、文字等檔案資料，開展流程考核。

6.增強(qiáng)全員內(nèi)部控制意識：從領(lǐng)導(dǎo)層開始轉(zhuǎn)變觀念，以適應(yīng)公司發(fā)展需求為目的，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念和提高決策能力，要求公司全員參與存貨管理。

（二）科學(xué)設(shè)立存貨管理崗位

1.采購歸口：公司將采購業(yè)務(wù)分為辦公類和業(yè)務(wù)類，除辦公類采購以外的業(yè)務(wù)類采購由供應(yīng)部專人負(fù)責(zé)，接受區(qū)國資局和公司紀(jì)檢組監(jiān)督。

2.設(shè)立總分庫管：供應(yīng)部設(shè)總庫管、片區(qū)設(shè)分庫管崗位，管物和管賬分開，責(zé)任到人。

3.配備專職庫管員：庫管員歸屬于公司供應(yīng)部垂直管理（片區(qū)協(xié)管），供應(yīng)部和各片區(qū)均設(shè)立專職庫管員（分設(shè)管賬和管物兩個崗位）對庫旁存貨管理負(fù)全責(zé)。

4.設(shè)立成本會計(jì)崗位：財(cái)務(wù)部設(shè)立此崗位，全程跟蹤物料進(jìn)、出、退、廢、轉(zhuǎn)撥、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)，清晰核算每月成本。

（三）規(guī)范存貨出入管理

1.建立規(guī)范的臺賬：庫管要及時、規(guī)范登記出入庫臺賬，日清日結(jié)，月末清理當(dāng)月發(fā)生的入庫、出庫手續(xù)并進(jìn)行匯總核實(shí)，填制匯總報(bào)表，并按照財(cái)務(wù)規(guī)定準(zhǔn)確及時地提交票據(jù)并報(bào)送相關(guān)報(bào)表。對工程臺賬進(jìn)行單個管理，按照工程耗用材料的統(tǒng)計(jì)及工程進(jìn)度的全面跟蹤（按工程進(jìn)行編號管理，分別與規(guī)劃預(yù)算、營銷臺賬、財(cái)務(wù)收款比對），并按月整理完善各工程的所有進(jìn)度、驗(yàn)收及圖文資料、報(bào)表。

2.安全庫存：引導(dǎo)員工及管理層對存貨要有本質(zhì)的認(rèn)識，要加大宣傳和部門溝通；根據(jù)材料歷史使用情況、供應(yīng)商狀況、最短供貨時間以及資金的周轉(zhuǎn)情況，并利用存貨軟件信息等為依據(jù)，力爭做到安全庫存，有依有據(jù)，對存貨進(jìn)行定性和控制。

3.業(yè)務(wù)培訓(xùn)：熟練掌握各種材料標(biāo)準(zhǔn)名稱、規(guī)格型號、用途、質(zhì)量要求、安裝注意事項(xiàng)，填寫規(guī)范；購買網(wǎng)絡(luò)庫管軟件，充分利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，全面推進(jìn)軟件信息化管理，供應(yīng)部總庫房、片區(qū)庫管、成本會計(jì)同時使用，數(shù)據(jù)共享。熟練掌握庫管軟件的使用及

4.盤點(diǎn)清查：為加強(qiáng)存貨管理，有效避免存貨積壓或短缺給公司造成損失，保證存貨的賬賬、賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)差異，及時查找原因，分清責(zé)任，達(dá)到盤存控制的目的，公司供應(yīng)部、財(cái)務(wù)部、紀(jì)檢部門定期或不定期的安排專人對存貨的庫存情況進(jìn)行清查盤點(diǎn)，編制盤點(diǎn)報(bào)告，并針對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行調(diào)查處理。

5.余料退庫：加強(qiáng)存貨的使用及回收修復(fù)使用管理，健全存貨回收制度，進(jìn)一步提高存貨的使用效率。

6.廢料處理：按月對維修及工程余料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總及回收。收回的報(bào)廢存貨（材料、工具等），需在舊件回收登記表上進(jìn)行登記，按季以報(bào)表的形式上報(bào)供應(yīng)部，并嚴(yán)格按照廢料的處理流程進(jìn)行處理，不得擅自留存、變賣處置。對所有機(jī)具類（工具、設(shè)備等）按可用、報(bào)廢情況登記造表，每月清理、整理一次，建立了以舊換新的管理辦法。

7.領(lǐng)用退回：假如生產(chǎn)經(jīng)營領(lǐng)用的物料有退回的，應(yīng)填制退料單，對所退物料質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行驗(yàn)收后接收，進(jìn)行賬務(wù)處理，并查明退料原因，再通過分析采取相應(yīng)處理措施。對不實(shí)際退回庫房的存貨管理，盤點(diǎn)后辦理“假退料”手續(xù)，以明確保管責(zé)任，財(cái)務(wù)部成本會計(jì)定期或不定期對總分庫管領(lǐng)料單、領(lǐng)料明細(xì)、領(lǐng)料單匯總表是否一致進(jìn)行檢查核實(shí)，防止出現(xiàn)舞弊問題。

（四）財(cái)務(wù)控制

1.成本會計(jì)控制：建立成本會計(jì)控制制度，從采購成本到生產(chǎn)成本實(shí)施數(shù)量及時點(diǎn)、價(jià)值記錄的全過程控制。對于生產(chǎn)過程中的各種記錄，如送貨單、派工單、領(lǐng)料單、入庫單、退料單等憑證資料匯集到成本會計(jì)，由成本會計(jì)進(jìn)行審查和核對，了解和控制生產(chǎn)過程中存貨的實(shí)物流程，同時會計(jì)部門設(shè)置相應(yīng)的會計(jì)賬戶，會同有關(guān)部門對生產(chǎn)過程中的成本進(jìn)行核算和控制。通過成本核算和獎懲考核控制生產(chǎn)經(jīng)營部門用料，促使樹立節(jié)約光榮，浪費(fèi)可恥的節(jié)約意識。通過成本分析，針對現(xiàn)狀，確定下一步的相關(guān)控制措施。

2.準(zhǔn)確核算存貨：建立適合公司業(yè)務(wù)及發(fā)展的信息化系統(tǒng)，采用專用軟件進(jìn)行總分庫管理，設(shè)立由分庫與供應(yīng)部總庫、總審與財(cái)務(wù)部成本會計(jì)、成本會計(jì)直接抽查分庫的循環(huán)方式進(jìn)行臺賬核查程序，為存貨的準(zhǔn)確性提供強(qiáng)有力的保障，也為成本會計(jì)正確核算存貨打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.規(guī)范存貨計(jì)價(jià)：成本會計(jì)采取個別計(jì)價(jià)法對發(fā)出存貨計(jì)價(jià)，同時結(jié)合盤點(diǎn)對存貨進(jìn)行庫齡分析，按照成本與可變珊凈值熟低計(jì)量，確定是否計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備，經(jīng)公司重大決策委員會批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行會計(jì)處理，并附有書面記錄材料備案。

4.供應(yīng)商往來管理：供應(yīng)部每月底與供應(yīng)商對供貨明細(xì)臺賬（規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)）進(jìn)行明細(xì)及貨款核對，簽雙方字確認(rèn)交財(cái)務(wù)部。

5.存貨結(jié)算要求：供應(yīng)部建立供應(yīng)商供貨明細(xì)臺賬，并每月底向供應(yīng)商發(fā)函對賬，再與成本會計(jì)核對后按合同約定結(jié)算。

（五）監(jiān)管考核到位

1.實(shí)行片區(qū)負(fù)責(zé)人和庫管員同責(zé)制：對材料的計(jì)劃、出入庫規(guī)范、賬物卡的一致性、庫房管理的有序規(guī)范和安全負(fù)責(zé)，對庫房信息的及時上報(bào)負(fù)責(zé)。紀(jì)檢組、供應(yīng)部、財(cái)務(wù)部不定時對庫房進(jìn)行流程、票據(jù)、管理等進(jìn)行規(guī)范檢查和月度盤點(diǎn)，同時比對規(guī)劃部、工程部、施工方、監(jiān)理方的月度用料及工程進(jìn)度，對領(lǐng)、用、余料進(jìn)行全面分析，共同形成對各庫房的綜合評估，作為月度績效和年終目標(biāo)獎的考核依據(jù)。

2.差錯控制納入考核：供應(yīng)部、財(cái)務(wù)部每月對各庫房管理、查庫情況、差錯率、存在問題等做出總結(jié)，提出書面獎懲考核意見，同時收集相關(guān)依據(jù)。

事實(shí)證明，強(qiáng)化公司員工的內(nèi)部控制意識，逐步培養(yǎng)公司內(nèi)部各部門員工，尤其是存貨流程有關(guān)的工作人員的內(nèi)部控制意識，通過明確存貨崗位工作人員的職責(zé)，細(xì)化存貨管理流程，加強(qiáng)監(jiān)督控制、建立公司存貨內(nèi)部控制評價(jià)機(jī)制、強(qiáng)化公司員工的內(nèi)部控制意識等措施的實(shí)施是可以有效地改進(jìn)公司存貨的內(nèi)部控制現(xiàn)狀的，相信隨著公司市場化程度的提高，公司存貨的內(nèi)部控制效益會越來越有較好地改觀。