交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理中信息化建設(shè)的思考

李學(xué)艷

【摘要】本文首先分析論述了關(guān)于信息化建設(shè)在交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理中的重要意義，然后重點(diǎn)概括了有關(guān)信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，并且通過(guò)其他領(lǐng)域的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，制定出了加快交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)的可行性辦法，其中從建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和檔案的安全管理等方面給出了一定的建議。

【關(guān)鍵詞】交通運(yùn)輸部門(mén) 檔案管理 信息化建設(shè)

當(dāng)前世界網(wǎng)絡(luò)信息化迅速發(fā)展，很多個(gè)領(lǐng)域都涉及到檔案的管理，同時(shí)檔案管理也開(kāi)始朝著信息化的方向發(fā)展，而交通運(yùn)輸管理部門(mén)也應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案信息化管理的辦法以促進(jìn)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展。交通檔案的真實(shí)性和可靠性是檔案的兩個(gè)重要屬性，施行檔案的信息化建設(shè)，可以使這兩大屬性得到更好的保障，雖然現(xiàn)今交通運(yùn)輸部門(mén)檔案信息化管理還處于開(kāi)始階段，但是通過(guò)學(xué)習(xí)和借鑒外界的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)對(duì)適合自身的信息化管理辦法進(jìn)行不斷的探索，就可以逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)交通運(yùn)輸部門(mén)的檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理。

一、實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案的信息化管理有別于傳統(tǒng)的管理模式，利用信息化管理辦法，可以對(duì)非常龐大且復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以對(duì)檔案進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的分類(lèi)，在需要查閱檔案時(shí)可以進(jìn)行快速、精準(zhǔn)查找，不僅提高的工作的效率，同時(shí)也降低了工作的錯(cuò)誤率。由于信息化管理辦法依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，除了對(duì)檔案的保存和操作更加方便之外，還大大降低了運(yùn)營(yíng)成本，并且其創(chuàng)造的效益相較于以往傳統(tǒng)的檔案管理方式也大大提高，交通部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)是科技發(fā)展的產(chǎn)物，也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，如果現(xiàn)在不重視信息化建設(shè)，那么必定會(huì)被時(shí)代所淘汰，所以進(jìn)行交通部門(mén)檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于交通行業(yè)的發(fā)展都有巨大的意義。

二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）檔案的基礎(chǔ)建設(shè)

由于檔案的信息化建設(shè)依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以要把加快局域網(wǎng)的建設(shè)放在首位，這也是所有工作的基礎(chǔ)，通過(guò)計(jì)算機(jī)上軟件和硬件的開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行管理的目的，構(gòu)建完整的網(wǎng)絡(luò)體系以確保對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)和傳輸。

（二）檔案的數(shù)字化建設(shè)

通過(guò)有效的手段將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，并將檔案信息通過(guò)分類(lèi)等方法進(jìn)行存儲(chǔ)，為了以后便于檔案的管理和查閱，必須建立完整、準(zhǔn)確的檔案查找電子目錄，這也是數(shù)字化建設(shè)的必要手段，最終使檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

（三）檔案信息安全保障建設(shè)

相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，數(shù)字化檔案信息將會(huì)面臨新的安全威脅，在首要保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性之外，還必須建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)墻，避免檔案信息遭受到病毒或外來(lái)人員的惡意入侵，為做到對(duì)檔案信息的安全防護(hù)，還應(yīng)該建立一支專(zhuān)業(yè)的信息化保障隊(duì)伍，通過(guò)技能培訓(xùn)使工作人員對(duì)業(yè)務(wù)更加熟悉，同時(shí)也可以做好對(duì)檔案信息的安全保障工作。

三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的辦法

（一）檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)

檔案信息的查詢(xún)必須通過(guò)一個(gè)可視化窗口，那么就應(yīng)該建立一個(gè)相應(yīng)的交通檔案信息管理網(wǎng)站，不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的存儲(chǔ)，客戶(hù)也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)瀏覽器對(duì)需要的檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢(xún)，了解到有關(guān)交通運(yùn)輸資料的最新信息，客戶(hù)可根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行信息的檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)所需信息的快速準(zhǔn)確查詢(xún)，另外在網(wǎng)站上設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人工咨詢(xún)窗口以便對(duì)客戶(hù)提供問(wèn)題的解答或者其它的幫助；為保證網(wǎng)站的正常運(yùn)行，應(yīng)盡量采用國(guó)內(nèi)外較為先進(jìn)、成熟的軟硬件設(shè)備，不僅可以吸引更多的客戶(hù)加入，也對(duì)檔案信息化管理的正常運(yùn)營(yíng)提供了保障。

（二）檔案信息的規(guī)范化建設(shè)

交通運(yùn)輸部門(mén)的檔案信息管理也應(yīng)遵從一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，也可與自身實(shí)際情況相結(jié)合，建立起適合自己發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，在之后的發(fā)展運(yùn)營(yíng)當(dāng)中不斷的查漏補(bǔ)缺，將標(biāo)準(zhǔn)體系不斷進(jìn)行完善；檔案內(nèi)容的格式和存儲(chǔ)也應(yīng)遵從國(guó)家的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，另外兼顧檔案信息存儲(chǔ)的快捷性和高效性，利用開(kāi)發(fā)使用的軟硬件實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全管理；對(duì)于已經(jīng)在網(wǎng)站進(jìn)行存儲(chǔ)的電子信息，為避免遭人修改，可將文件的格式進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)定，從而保證檔案信息的真實(shí)性，這些存儲(chǔ)的電子文件需與紙質(zhì)文件具有同等的效益。

（三）創(chuàng)新檔案管理辦法

公路工程作為交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理資料中的一大方面，而公路工程資料眾多，管理較為復(fù)雜，為合理安排管理資源，避免出現(xiàn)管理資源浪費(fèi)的情況，必須采取合理的辦法對(duì)這種類(lèi)型的檔案資料進(jìn)行管理，從而促進(jìn)交通檔案管理的全面發(fā)展。

（四）檔案管理人才資源的培養(yǎng)

在當(dāng)代信息化發(fā)展的潮流下，要主動(dòng)培養(yǎng)出一批具有高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍，在擁有先進(jìn)軟硬件的基礎(chǔ)上，使這些技術(shù)人才能夠?qū)@些資源進(jìn)行充分的利用；檔案管理人員要主動(dòng)去學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代化的技術(shù)管理手段，要勇于面對(duì)工作中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，并及時(shí)通過(guò)研究找到解決問(wèn)題的辦法。

四、結(jié)論

如今信息化管理方式已被運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)中，信息化管理在一定程度上提高了管理質(zhì)量，同時(shí)使管理效率大為提升，信息化管理可以保障檔案信息的真實(shí)性和可靠性，所以交通運(yùn)輸部門(mén)也應(yīng)積極開(kāi)展歲檔案信息化建設(shè)的工作，在創(chuàng)建新的檔案信息管理方式的同時(shí)，不斷完善檔案管理的要求規(guī)范，并積極培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)管理人才，以更高效、安全的方式對(duì)交通運(yùn)輸部門(mén)的檔案信息進(jìn)行管理，促進(jìn)交通運(yùn)輸行業(yè)的長(zhǎng)足進(jìn)步與發(fā)展。

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