工程項(xiàng)目檔案收集歸檔工作的策略研究

胡純馨

摘 要：近幾年伴隨著當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建筑工程項(xiàng)目在建設(shè)規(guī)模上也不斷的提升，施工單位所進(jìn)行施工的工程項(xiàng)目種類也在不斷的提升，所以，出現(xiàn)了很多的工程項(xiàng)目檔案。當(dāng)前我們國家的工程項(xiàng)目檔案在不斷的提升，其中涉及到的內(nèi)容也更為豐富，其涉及到的范圍也非常的廣，檔案收集歸檔工作的質(zhì)量檢測也對檔案自身的完整度產(chǎn)生影響。因?yàn)楣こ添?xiàng)目檔案涉及到的內(nèi)容比較多，因此對其進(jìn)行管理也非常困難，所以就需要施工單位，關(guān)注工程項(xiàng)目檔案自身的收集與歸檔工作。本文則主要針對工程項(xiàng)目檔案收集歸檔工作去進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案；收集；歸檔

1領(lǐng)導(dǎo)重視是完成項(xiàng)目檔案收集歸檔工作的重要基礎(chǔ)

如果想進(jìn)行好工程項(xiàng)目檔案的收集工作，在項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)的時候，就需要對項(xiàng)目檔案管理的負(fù)責(zé)人進(jìn)行明確。在工程項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)的時候，建立專業(yè)的檔案管理的小組，統(tǒng)一去對工程項(xiàng)目等檔案資料去進(jìn)行管理，使得項(xiàng)目的工程師能夠加入到工程項(xiàng)目的檔案管理工作里。為了使得項(xiàng)目檔案收集歸檔工作可以有序的進(jìn)行，需要及時的召開相關(guān)的檔案管理會議，在項(xiàng)目建設(shè)即將完成的時候，建設(shè)專業(yè)的驗(yàn)收工程小組，同時通過項(xiàng)目的總工程師去進(jìn)行文件的下發(fā)，使其能夠?qū)Ω鱾€部門的驗(yàn)收工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，提升上報以及進(jìn)行工程竣工資料的移交速度。

2建立檔案收集管理系統(tǒng)，提高檔案管理質(zhì)量

施工單位各個部門彼此應(yīng)該強(qiáng)化溝通寫作，真正的建設(shè)出一套健全的對檔案進(jìn)行收集與管理的系統(tǒng)，對于負(fù)責(zé)人以及聯(lián)系人還有管理人員加以明確，及時的對工程項(xiàng)目自身的施工情況加以掌握，真正的處置工程項(xiàng)目進(jìn)行過程中所涉及到的檔案收集工作。從另一方層面來說，針對規(guī)模相對龐大并且施工周期比較久和范圍相對較廣和施工人員自身流動性比較大的工程項(xiàng)目，一定要積極的建立起一個工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，將多個部分的工作去進(jìn)行匯整，全面的進(jìn)行檔案管理的收集與歸檔工作。依照當(dāng)前工程項(xiàng)目自身的特點(diǎn)，在相關(guān)部分去安排專門的人員，使其能夠?qū)芾砣藛T自身的職責(zé)加以明確。這樣即使檔案管理人員出現(xiàn)了變動，也并不會對檔案管理工作產(chǎn)生影響。

3規(guī)范工程項(xiàng)目檔案管理制度，明確每個管理人員的責(zé)任

施工單位在對工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理的時候需要嚴(yán)格參照我國發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)去進(jìn)行，工程項(xiàng)目檔案收集以及歸檔工作應(yīng)該做到有理有據(jù)。在對項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行安排的時候，需要對管理人員自身的責(zé)任給予確認(rèn)，其中應(yīng)該分別將相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行細(xì)分。將工程項(xiàng)目檔案的收集歸檔當(dāng)成是企業(yè)當(dāng)前的管理計劃，施工單位在年初的時候需要依照工程項(xiàng)目自身的進(jìn)度去對項(xiàng)目收集以及歸檔計劃去進(jìn)行制定，并且還需要在年底的時候，去對項(xiàng)目收集歸檔情況進(jìn)行總結(jié)，對于相關(guān)人員給予獎勵與懲罰。工程項(xiàng)目在已經(jīng)驗(yàn)收完成后，工程相關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)該對于項(xiàng)目相關(guān)的檔案資料完成整理，然后將整理好的資料轉(zhuǎn)交給相關(guān)的建設(shè)部門去完成審核，在進(jìn)行完成審核之后，再將其交給相關(guān)的檔案管理部門去進(jìn)行清點(diǎn)，并且進(jìn)行保存，以備日后進(jìn)行查閱。

4強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理人員的培訓(xùn)，提升人員自身的素質(zhì)技能

在工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集歸檔過程中，管理人員自身的作用是十分重要的，因此需要從這些方面去對工程項(xiàng)目檔案的管理質(zhì)量給予提升。首先，施工單位需要對資料員自身的業(yè)務(wù)水平給予提升，資料員在上崗后一定要具備相關(guān)的資格證書。其次，需要對于工程項(xiàng)目檔案資料員自身工作的穩(wěn)定性給予保證，嚴(yán)格的防止出現(xiàn)代簽字和代移交的問題產(chǎn)生，在項(xiàng)目進(jìn)行的時候不可以隨意撤換資料員，即使資料員不得不離職，那么也需要將手頭的工作全部進(jìn)行移交之后才可以離崗，其要對項(xiàng)目檔案收集歸檔工作的連續(xù)性給予保證，預(yù)防項(xiàng)目檔案資料出現(xiàn)遺失的問題。第三，對于項(xiàng)目檔案資料收集的渠道進(jìn)行擴(kuò)充。并對于相關(guān)工程項(xiàng)目施工技術(shù)人員自身的檔案知識給予培訓(xùn)，使其能夠更好的對管理檔案資料進(jìn)行收集，對相關(guān)的法律與法規(guī)知識有所認(rèn)識；清楚的認(rèn)識到自身應(yīng)該去對哪些工程項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，收集歸檔的工作主要有何種要求，并積極去與資料員自身的檔案管理工作進(jìn)行配合。

5積極進(jìn)行好工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時期的檔案補(bǔ)充收集工作

項(xiàng)目建設(shè)的最后一步是完成驗(yàn)收，完成驗(yàn)收不僅要保證項(xiàng)目的質(zhì)量符合建筑實(shí)體的要求，而且項(xiàng)目文件也應(yīng)該完整收集，并且保證自身的規(guī)范性，使其能夠明確對于整個項(xiàng)目建設(shè)過程加以反應(yīng)，所以項(xiàng)目管理部門應(yīng)著重完成項(xiàng)目檔案，檔案工作者需要重點(diǎn)關(guān)注這些方面：首先，原始項(xiàng)目檔案的真實(shí)性，其能夠真正對項(xiàng)目建設(shè)整體情況加以反應(yīng)。其次，確?？⒐D質(zhì)量，完成竣工圖必須是原件，并且要清晰合理，不能用竣工圖的復(fù)印件去進(jìn)行替用，假如所提供的竣工圖是施工圖進(jìn)行完善而來的，那么還需要對修改的參照來源進(jìn)行標(biāo)示，除可這些之外，還應(yīng)該著重的對審核竣工圖其自身的手續(xù)是不是齊全進(jìn)行檢查。施工單位在把工程項(xiàng)目檔案轉(zhuǎn)交給相關(guān)的檔案部門后，還應(yīng)該參照項(xiàng)目檔案的保管期限和工程項(xiàng)目自身的擴(kuò)建情況去進(jìn)一步對缺少的資料進(jìn)行收集，對于遺失在外的項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，使得施工檔案能夠更加的完善。

6總結(jié)語

上文所述，工程項(xiàng)目檔案工作可以說對于施工全過程進(jìn)行了記錄，其屬于施工企業(yè)自身建設(shè)的一種存檔，其對于施工企業(yè)日后的發(fā)展有著非常積極的參照作用。結(jié)合上文所述，工程項(xiàng)目檔案收集歸檔工作也是非常復(fù)雜的，施工企業(yè)與檔案管理部門應(yīng)該對其給予高度的重視，積極的制定科學(xué)并且十分健全的管理方案，參照我國當(dāng)前的規(guī)章制度去進(jìn)行檔案歸檔的收集工作，積極的與相關(guān)部門進(jìn)行合作完成項(xiàng)目的驗(yàn)收，為工程自身的質(zhì)量與社會效益進(jìn)行努力。

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