如何有效提升檔案資源的利用效率

謝家祝

摘 要：檔案資源的開發(fā)利用屬于檔案管理工作中的重要內(nèi)容，而檔案利用水平是評(píng)價(jià)檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案利用效率一般來說即是檔案材料和庫存的檔案、檔案有效價(jià)值、開發(fā)利用單位勞動(dòng)量和利用服務(wù)單位勞動(dòng)時(shí)間的比例。檔案利用效率在很大程度上會(huì)受到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的影響，同時(shí)也反作用于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有十分明顯的時(shí)代特征。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，探討了如何有效促進(jìn)檔案資源利用效率提升的策略。

關(guān)鍵詞：檔案資源；利用效率；提升策略

檔案管理工作以及檔案材料的價(jià)值怎樣真正的凸顯，將其有效的轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值屬于檔案管理工作一直追求的目標(biāo)。檔案現(xiàn)實(shí)價(jià)值的開發(fā)即檔案有效利用主要是借助于檔案管理工作或檔案服務(wù)來達(dá)到的，對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)從某種程度上而言也取決于對(duì)檔案材料管理利用的評(píng)價(jià)。

1 制約檔案資源利用效率提升的因素

第一，法律法規(guī)不健全。因?yàn)楝F(xiàn)階段國內(nèi)對(duì)于檔案管理和開發(fā)利用相關(guān)的政策法規(guī)不是非常全面，例如說《政府信息公開條例》中要求，政府信息作為現(xiàn)行文件能夠開放，而在進(jìn)行歸檔之后必須受到檔案保存期限的制約，當(dāng)前國內(nèi)檔案保密期最長可達(dá)30年，這就在很大程度上阻礙了檔案材料的有效利用。

第二，檔案管理部門重視不足。過去的檔案管理偏向于管而忽略利用，開放利用范圍較小，導(dǎo)致檔案管理部門沒有認(rèn)識(shí)到檔案利用的重要性。其一是宣傳不到位導(dǎo)致相關(guān)人員開發(fā)利用意識(shí)不足，其二是因?yàn)樯鐣?huì)公眾對(duì)檔案工作了解太少，造成檔案部門不受關(guān)注。

第三，社會(huì)公眾沒有樹立檔案意識(shí)。廣大人民群眾對(duì)檔案工作的了解程度和檔案利用效率之間屬于正比關(guān)系，現(xiàn)階段很多時(shí)候人們在需要利用檔案材料時(shí)也不能第一時(shí)間想到，一提到檔案管理，大部分都和保密工作聯(lián)系到一起。甚至連很多專家學(xué)者需要進(jìn)行學(xué)術(shù)研究時(shí)也僅僅是到圖書館查閱資料，很少去檔案館。

第四，檔案管理人員專業(yè)能力有待提升。部分檔案管理工作人員認(rèn)為自己工作不受重視，工作中安于現(xiàn)狀，存在懈怠心理。目前一部分檔案管理人員自己不主動(dòng)學(xué)習(xí)吸取新的業(yè)務(wù)技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟悉，無法應(yīng)用現(xiàn)代化的方式開展工作。

2 新時(shí)期對(duì)檔案資源利用的新要求

一方面，檔案資源的利用應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指引，努力開拓創(chuàng)新。十八大報(bào)告中要求我們必須堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，即是一切工作必須要彰顯出時(shí)代性，充分把握時(shí)代發(fā)展脈搏，具有創(chuàng)造性思維。檔案資源的開發(fā)利用必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，就應(yīng)當(dāng)善于打破常規(guī)，用于開拓創(chuàng)新，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新情況和新問題進(jìn)行深入細(xì)致的分析，對(duì)人民群眾的工作生活的變化進(jìn)行充分調(diào)研。從而更準(zhǔn)確的評(píng)估這些變化對(duì)檔案資源利用工作帶來的影響，逐漸總結(jié)積累經(jīng)驗(yàn)，研究出新時(shí)期檔案工作的有效策略，永葆檔案管理工作的生機(jī)與活力[1]。

另一方面，檔案資源的開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持落實(shí)三個(gè)代表的要求，進(jìn)一步促進(jìn)自身服務(wù)質(zhì)量的提升。堅(jiān)持黨的先進(jìn)行屬于落實(shí)三個(gè)代表重要思想的核心要求，始終代表中國先進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展要求，代表中國先進(jìn)文化的前進(jìn)方向，代表中國最廣大人民的根本利益，是黨先進(jìn)性的根本標(biāo)志和要求。因此，檔案資料利用工作也應(yīng)當(dāng)真正提高到新的水平，要成為促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的重要助推力量，成為服務(wù)廣大人民群眾的精神文化，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。

3 提升檔案資源利用效率的對(duì)策

3.1 更新觀念

要盡快轉(zhuǎn)變過去的陳舊思想理念，主動(dòng)樹立戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移意識(shí)，從思想認(rèn)識(shí)到工作實(shí)踐，從過去重視保存到重視檔案資源開發(fā)的轉(zhuǎn)移，真正做好重利用的工作。主動(dòng)樹立開拓性服務(wù)意思，真正正確的處理好檔案資源利用和保密之間的關(guān)系。主動(dòng)樹立服務(wù)意識(shí)，真正避免存在過去那種“閉門等客”的問題，通過有效措施向社會(huì)宣傳檔案工作，讓社會(huì)公眾能夠了解熟悉檔案工作，變“死”資料為“活”材料，變歷史作用為現(xiàn)實(shí)作用。主動(dòng)樹立全面服務(wù)理念，消除過去那種有多少檔案提供多少服務(wù)，要結(jié)合社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形勢以及對(duì)檔案工作的實(shí)際要求，不斷提升利用效率[2]。

3.2 創(chuàng)新機(jī)制

結(jié)合新時(shí)期的實(shí)際需求，轉(zhuǎn)變過去的檔案管理工作方式，改善工作作風(fēng)，構(gòu)建全面完善的檔案開發(fā)利用制度，對(duì)于促進(jìn)檔案資源利用效率的提升具有非常重要的作用。比如說可以實(shí)施全天無假日服務(wù)制度，滿足廣大檔案使用者的利用需求；采取跟蹤服務(wù)制度，結(jié)合實(shí)際需要提供更加全面性的服務(wù)，承擔(dān)更多的服務(wù)項(xiàng)目，帶來全程化的檔案服務(wù)；可積極組織進(jìn)行教育培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流以及參觀學(xué)習(xí)活動(dòng)，開展檔案知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)和專題教育活動(dòng)，提高廣大社會(huì)公眾對(duì)于檔案事業(yè)的了解，拉近社會(huì)公眾與檔案之間的距離，充分發(fā)揮出檔案材料的育人功能；貫徹落實(shí)各項(xiàng)政策規(guī)定，確保檔案資源利用工作能夠有法可依。

3.3 創(chuàng)造條件

第一，創(chuàng)造良好的檔案利用環(huán)境。良好的環(huán)境可以吸引更多的檔案使用者，寬敞清潔的檔案利用場地可以容納更多的檔案需求者，充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值；文化標(biāo)志性檔案建筑能夠凸顯出檔案的文化價(jià)值。第二，積極應(yīng)用創(chuàng)新的服務(wù)方式，促進(jìn)檔案資源利用效率的提升，借助于各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，推動(dòng)檔案資源管理利用的信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)施計(jì)算機(jī)操作檢索檔案，借助于互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案信息的傳遞，讓使用者能夠通過網(wǎng)絡(luò)方便的獲得所需要的檔案信息。第四，建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力和工作水平，發(fā)揮出其主觀能動(dòng)性，這是促進(jìn)檔案利用效率提升的有效策略。

3.4 重視編研

檔案編研屬于檔案管理利用工作中的重要內(nèi)容，屬于現(xiàn)代化檔案管理的重要一環(huán)，是從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)的具體實(shí)踐，同時(shí)也是進(jìn)一步挖掘檔案材料利用價(jià)值的科學(xué)載體。在新時(shí)期下，我們應(yīng)當(dāng)主動(dòng)樹立現(xiàn)代化的工作理念，轉(zhuǎn)移檔案管理利用工作重心，積極挖掘檔案情報(bào)，利用檔案信息，開發(fā)出一大批具有較強(qiáng)指導(dǎo)性和實(shí)用性的檔案編研成果。要根據(jù)新時(shí)期的工作需要，結(jié)合庫藏檔案資源情況，有步驟有計(jì)劃的提出編研課題，為三個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。應(yīng)當(dāng)結(jié)合本地區(qū)和本單位的具體情況，凸顯編研特色，提升編研效率，增強(qiáng)研究精神，掌握重要技能，努力促進(jìn)檔案編研工作質(zhì)量的提升，力求多出精品[3]。

3.5 加大投入

進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作的信息化現(xiàn)代化建設(shè)。近年來檔案管理工作服務(wù)范圍逐漸拓展，各種檔案材料越來越多，類型也更加多元化。在新時(shí)期下如果依舊采取過去的傳統(tǒng)管理利用方式，比如會(huì)阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展，也難以確保檔案材料的完整性。所以為更好的提供檔案利用服務(wù)，必須要加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，完善軟硬件設(shè)施，讓各種檔案材料都可以實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化，建立計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)以及相匹配的操作軟件。

4 結(jié)語

總而言之，隨著近年來人民群眾檔案意識(shí)的不斷提升，檔案資源利用已經(jīng)逐漸從過去的封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放性工作，檔案資源面向全社會(huì)提供服務(wù)，從而更好的滿足人們進(jìn)行科研、學(xué)術(shù)、工作等活動(dòng)的需求，促進(jìn)檔案工作的多元化發(fā)展。在新時(shí)期下我們必須要進(jìn)一步深入挖掘檔案資源，主動(dòng)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，讓檔案資源的潛在價(jià)值得以充分的發(fā)揮，另外還應(yīng)當(dāng)調(diào)動(dòng)所有可調(diào)動(dòng)的檔案信息資源，進(jìn)一步拓展檔案資源的利用范圍和開發(fā)利用內(nèi)容，推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，真正保障檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]侯英，曹湘博，陳霞.整合利用信息化檔案資源提高醫(yī)院管理效率[J].中國科技信息，2014，（07）：254-257.

[2]王英.提高檔案利用水平服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展——淺談國土資源檔案館如何發(fā)揮檔案綜合利用效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（15）：39-40.

[3]吳加琪.基于DEA的我國國家綜合檔案館檔案資源開發(fā)利用效率評(píng)價(jià)[J].圖書情報(bào)工作網(wǎng)刊，2012，（03）：69-74.