高校學院辦公室管理的問題與發(fā)展

史建軍

[摘 要] 高校學院辦公室是高校管理的協(xié)調(diào)樞紐，是確保學校各項工作順利進行的中樞，起到了上情下達，下情上達的重要作用。本文針對目前高校學院辦公室日常管理中存在的主要問題提出了高校學院辦公室管理的創(chuàng)新發(fā)展措施。

[關(guān)鍵詞] 學院；辦公室管理；管理理念；創(chuàng)新發(fā)展

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 108

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0243- 02

1 前 言

高校學院辦公室是高校管理的協(xié)調(diào)樞紐，是保證學校各項工作正常運轉(zhuǎn)的中樞，是上情下達、下情上傳的紐帶，其職能涉及現(xiàn)代高校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個子系統(tǒng)，具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能。作為學校的一級綜合性管理機構(gòu)， 其管理水平直接關(guān)系到學校各項工作的高效運轉(zhuǎn)。在新時期的高校學院辦公室管理過程中，合理地運用有針對性的方針策略，改善和運行新型的管理模式，將對提高高校學院辦公室的管理效率和工作質(zhì)量起到至關(guān)重要的作用。積極探索加強高校學院辦公室管理的有效途徑，必須轉(zhuǎn)變辦公室管理理念，完善辦公室管理制度，實現(xiàn)辦公室管理手段創(chuàng)新，提高辦公室管理人員素質(zhì)。

目前，高校學院辦公室管理日常工作中存在的問題主要表現(xiàn)有：依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗式管理，缺乏創(chuàng)新精神；工作人員忙于應(yīng)付事務(wù)，缺少工作熱情；沒有充分發(fā)揮傳遞信息、協(xié)調(diào)左右、輔佐領(lǐng)導決策的參謀助手作用；沒有健全完善、切實可行的規(guī)章制度和嚴格的辦事程序；利用現(xiàn)代化技術(shù)手段不夠積極主動，應(yīng)用能力差，辦事效率不高等。因此，辦公室管理要進行人員的合理分工，制定明確的工作目標，明確崗位職責，實行責任分解，責任到人，使辦公室的每一位成員做到各盡其責，確保各項工作都能落到實處。

2 轉(zhuǎn)變辦公室管理理念

認識是實踐的前提基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)變管理理念是確保高校辦公室正常運作的前提，只有轉(zhuǎn)變了工作理念，增強服務(wù)意識，提高責任意識，面對煩瑣復雜的日常辦公室管理工作才能飽含熱情，提高工作效率。

高校辦公室管理必須樹立服務(wù)至上的工作理念，要加強服務(wù)意識，增強集體意識，培養(yǎng)創(chuàng)新意識。積極為教學、科研和行政管理服務(wù)，服務(wù)于領(lǐng)導，服務(wù)于師生。辦公室所承擔的每一項具體工作都具有服務(wù)性質(zhì)，服務(wù)水平高低也是衡量學校辦公室工作水平好壞的重要內(nèi)容，應(yīng)當把服務(wù)意識貫穿于各項工作的始終，為教學科研服務(wù)，為行政管理服務(wù)，以教師和學生為根本，愛崗敬業(yè)，忠于職守，滿足教師和學生的需要，辦事不推諉，急事急辦，做到耐心細致，熱情周到，盡心盡力為教師和學生服務(wù)，在平凡瑣碎的工作中為人才培養(yǎng)、科學研究、社會公益提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 完善辦公室管理制度

制度化和科學化管理是做好辦公室管理工作的重要前提，也是規(guī)范辦公室管理的準則和依據(jù)，行之有效的管理制度是推動高校學院辦公室工作正常運行、提高工作效率和保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。辦公室日常工作繁雜而瑣碎，臨時性、突發(fā)性事務(wù)諸多，不但要協(xié)助各級領(lǐng)導做好管理工作，而且要做好師生以及相關(guān)部門的服務(wù)工作，同時還必須制定出針對性強、操作性強、行之有效的管理制度，并進行有效的科學管理。

4 實現(xiàn)辦公室管理手段創(chuàng)新

高校辦公室對內(nèi)負責行政管理與教學管理等事務(wù)性工作，對外承擔著聯(lián)系、協(xié)調(diào)與溝通的工作，任務(wù)繁重，工作范圍廣，綜合性強，工作強度大。隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大量的信息可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取，繁雜的工作可以由計算機代替，以提高信息處理與傳遞的時效性，確保信息的準確性和實用性，把辦公室人員從煩瑣的事務(wù)中解脫出來，提高辦公室工作效率，保證工作質(zhì)量。

加強辦公室管理手段的現(xiàn)代化建設(shè)，實行辦公技術(shù)手段創(chuàng)新，把現(xiàn)代信息技術(shù)及辦公自動化技術(shù)運用到辦公室管理工作中來，熟練地運用辦公自動化軟件系統(tǒng)，服務(wù)于日常辦公的需要。辦公室實行網(wǎng)絡(luò)化管理，將擺脫長期以來基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實現(xiàn)向依托計算機網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變， 真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效。如會議安排、通知、校內(nèi)文件、校內(nèi)各部門的信息資料上報、傳閱文件等都可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速而準確地傳送到各個辦公室和院校領(lǐng)導的手中，既方便、快捷、高效，同時又為學校節(jié)約了人力、財力、物力，提高了辦公室工作的質(zhì)量和效率的同時有意識地為教職員工提供了一個建言獻策、參與其中的公共平臺，同時也為校領(lǐng)導提供了一個集思廣益、廣開言路、下納民意的通暢渠道。

5 管理人員專業(yè)化

提高政治素養(yǎng)，在思想上、行動上要同黨中央保持高度一致，做到在重大問題上旗幟鮮明，立場堅定。這就要求辦公室人員要有清醒、敏銳的政治頭腦，要緊緊把握政治方向，善于從紛繁復雜的問題中看透本質(zhì)，有側(cè)重、高效率、果斷地處理問題，使辦公室工作平穩(wěn)、有序地運轉(zhuǎn)。辦公室工作人員應(yīng)當提高政治素質(zhì)，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，具備高度的政治責任感、高尚的道德情操和良好的職業(yè)素養(yǎng)，愛崗敬業(yè)，求真務(wù)實，熱情服務(wù)，樂于奉獻，樹立全心全意為廣大師生服務(wù)的思想，不斷地更新思想觀念，增強創(chuàng)新意識，勇于探索，創(chuàng)造性地去開展各項工作。

高校學院辦公室管理是學院管理工作的重要組成部分，辦公室管理工作擔負著上傳下達、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)溝通等多項工作，發(fā)揮著管理服務(wù)、調(diào)研參謀、綜合協(xié)調(diào)、信息傳遞等作用，是學校管理承上啟下、溝通內(nèi)外的橋梁和樞紐。辦公室工作人員必須緊跟時代發(fā)展的步伐，遵循辦公室工作原則，提高綜合素養(yǎng)與能力，樹立正確的人生觀、價值觀和道德觀，具有高度的責任感和事業(yè)心，牢固樹立服務(wù)意識，堅持以人為本，愛崗敬業(yè)，甘于奉獻，發(fā)揮辦公室職能作用，確保高校實現(xiàn)各項管理目標，完成各項工作任務(wù)。

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