探究現(xiàn)代行政機關(guān)辦公室文化建設(shè)的優(yōu)化與完善

摘 要：現(xiàn)代行政機關(guān)辦公室文化是黨政機關(guān)文化建設(shè)的重要組成部分，它主要包括辦公室物質(zhì)文化，如公務人員辦公室辦公用品、辦公桌的擺放、辦公室的裝飾等；包括辦公室制度文化，也就是辦公室有關(guān)規(guī)章制度、要求等，還包括辦公室的精神文化，如公務人員的價值觀、人生觀、教育觀等。一般公務人員65%以上的崗位時間是在辦公室度過的，加強行政機關(guān)辦公室文化建設(shè)，對于調(diào)動公務人員的積極性和創(chuàng)造性，提高公務人員隊伍的整體素質(zhì)，聚力建設(shè)“強富美高”新徐州作用巨大。

關(guān)鍵詞：行政事務 現(xiàn)代辦公室文化 公務處理

現(xiàn)代行政機關(guān)辦公室文化就是一個行政機關(guān)公務人員輔助管理者和決策者做出重要決定建設(shè)的一個系統(tǒng)，它會有效處理行政機關(guān)內(nèi)部的各項基本事務，是行政機關(guān)運作經(jīng)營的中心系統(tǒng)，行政機關(guān)辦公室發(fā)揮的各種作用在行政機關(guān)發(fā)展中不可泯滅。行政機關(guān)辦公室以自身所具有綜合性、引導性、統(tǒng)一性、協(xié)助性、服務性等特點，使行政機關(guān)能夠順利地開展監(jiān)察決策建設(shè)，并成為現(xiàn)代行政機關(guān)中綜合性管理與服務的重要機構(gòu)。

一、行政機關(guān)辦公室文化建設(shè)在現(xiàn)代行政機關(guān)當中發(fā)揮的作用

行政機關(guān)辦公室責任就是保證行政機關(guān)內(nèi)部各項管理建設(shè)的開展和相關(guān)事務、服務的順利進行?，F(xiàn)在行政機關(guān)辦公室的管理不僅具有管理學的共性內(nèi)容，也具有其自身的特性。具體在以下四個方面得以體現(xiàn)：

1、行政機關(guān)辦公室橋梁紐帶的作用

縱觀如今的行政機關(guān)，辦公室在行政機關(guān)結(jié)構(gòu)上發(fā)揮著行政機關(guān)領(lǐng)導與基層公務人員之間，系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的紐帶作用。在職能上起到了上通下達的橋梁作用，扮演著行政機關(guān)內(nèi)部信息與材料中轉(zhuǎn)的角色，是行政機關(guān)政策引導、資源管理的重要組成部分。

辦公室在行政機關(guān)結(jié)構(gòu)上處于決策層和基層之間，對于兩者的信息通達和政策落實起到重要的媒介作用。辦公室可利用其良好的媒介作用，對基層的信息進行及時收集，通過自身的媒介作用將基層的信息反饋給決策層，將決策層的決策落實到基層，從而保證了行政機關(guān)內(nèi)部信息和材料的通達，促進了行政機關(guān)機械性的運轉(zhuǎn)。

2、行政機關(guān)辦公室參謀助手的作用

現(xiàn)代行政機關(guān)的行政機關(guān)辦公室文化的參謀性功能一般可由以下四方面進行表現(xiàn)：首先，行政機關(guān)辦公室需要把各類信息即時并全面無誤地提供給行政機關(guān)的領(lǐng)導，并為他們的決策行為做出有效的參考；其次，行政機關(guān)辦公室為行政機關(guān)的目標性建設(shè)提供基礎(chǔ)，并向周圍開展組織研究調(diào)查建設(shè)，獲取調(diào)查結(jié)果中的有效依據(jù)來指導行政機關(guān)中心建設(shè)的進行；第三，行政機關(guān)辦公室需要以領(lǐng)導者的主要意圖為中心撰寫好行政機關(guān)的各個文件，并且協(xié)助領(lǐng)導者順利完成各項重大決定與重要建設(shè)的開展；第四，行政機關(guān)辦公室要針對行政機關(guān)發(fā)生的重要事件提出具有決策性的判斷。

3、行政機關(guān)辦公室綜合協(xié)調(diào)的作用

行政機關(guān)辦公室在行政機關(guān)的內(nèi)部具有綜合協(xié)調(diào)的作用，它可以保證行政機關(guān)內(nèi)各項活動井井有序的進行，它使各項建設(shè)相互匹配、相互磨合、相互適應，減少內(nèi)在矛盾，找到建設(shè)之間的結(jié)合點，統(tǒng)籌全局，使建設(shè)內(nèi)容得以順利完成。而各個部門需要有集體意識，把集體利益作為首要任務，全面整體的做出判斷，以行政機關(guān)的長遠健康的發(fā)展為目標來計劃、處理、安排、思考各項問題并完美解決。

4、行政機關(guān)辦公室窗口服務的作用

行政機關(guān)辦公室是行政機關(guān)的一個重要的窗口組織，他需要進行內(nèi)外事務的連接，還要撰寫好行政機關(guān)的信件及印鑒，發(fā)揮窗口服務的，它需要具有很強的公關(guān)技能，協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，做好鏈接建設(shè)顯得尤其重要。而對于行政機關(guān)的長遠目標來說，越完善的行政機關(guān)，越重視行政機關(guān)的服務作用。

二、優(yōu)化與完善現(xiàn)代行政機關(guān)辦公室文化的有效方法

根據(jù)以上現(xiàn)代行政機關(guān)辦公室文化建設(shè)的作用和特點，并通過實踐發(fā)現(xiàn)，在長期的行政機關(guān)辦公室文化建設(shè)過程中，現(xiàn)代行政機關(guān)要逐步在實踐過程中完善自身的管理體系。主要由以下幾方面方法進行借鑒和參考。

1、建立健全完善的制度來規(guī)范行政機關(guān)辦公室文化

行政機關(guān)必須在內(nèi)部構(gòu)建出完善健全的規(guī)章制度，對待行政機關(guān)辦公室文化建設(shè)需要規(guī)范化、系統(tǒng)化。制定標準規(guī)范的基本功能，從而約束行政機關(guān)辦公室文化建設(shè)，使其效率快速提升，并且充分進行優(yōu)化與完善。

2、加強行政機關(guān)辦公室文化的認識，創(chuàng)新管理建設(shè)

辦公室建設(shè)人員管理三個最重要的方面為責任意識、服務意識與危機意識。樹立責任意識，才能樹立起行政管理活動的基礎(chǔ)；樹立服務意識，才能充分挖掘行政機關(guān)競爭力；樹立危機意識，才能樹立行政機關(guān)全體公務人員的憂患意識，進而提高行政機關(guān)公務人員的積極性，提高行政機關(guān)的活力與生命力。同時，行政機關(guān)辦公室文化不是一成不變的，它根據(jù)行政機關(guān)的實際情況與外部大環(huán)境的改變而不管調(diào)整，創(chuàng)新管理的作用可見一斑。創(chuàng)新管理建設(shè)，就是行政機關(guān)對管理效率與管理水平提升的追求，是行政機關(guān)充分利用和管理人力與資源的不斷嘗試，是行政機關(guān)核心競爭力的重要組成部分，也是行政機關(guān)發(fā)展的動力和源泉。

3、通過以人為本的理念，提高行政機關(guān)凝聚力

辦公室的建設(shè)制度和機制是行政機關(guān)的基礎(chǔ)，但是最不能忽略的是組織內(nèi)個體的重要作用。突出個體的重要性體現(xiàn)在注重人文關(guān)懷，注重以人為本，將個體文化充分融入進辦公室文化和行政機關(guān)文化之中，充分調(diào)動個體的主觀能動性。以人為本在細節(jié)方面還體現(xiàn)在想個體之所想，急個人之所急，無論建設(shè)中的小事大事都積極協(xié)助公務人員解決，促使公務人員主動將精力和熱情投放在建設(shè)之中，讓公務人員在行政機關(guān)中能夠更容易體會到自己的存在感，并通過調(diào)動公務人員在日常建設(shè)中的積極性與能動性，使得公務人員的凝聚力達到峰值，進而增強整個行政機關(guān)的凝聚力。

4、完善行政機關(guān)辦公室組織結(jié)構(gòu)，提升文化建設(shè)效率

辦公室的人力資源分配和人才隊伍建設(shè)與辦公室組織結(jié)構(gòu)密不可分，辦公室組織結(jié)構(gòu)的建設(shè)與優(yōu)化同時又有利于行政機關(guān)提高服務效率，進而推動行政機關(guān)的可持續(xù)發(fā)展。首先，從辦公室組織建設(shè)來說，其組織結(jié)構(gòu)必須遵循結(jié)構(gòu)精簡、服務一流、凝聚統(tǒng)一的原則。從辦公室組織優(yōu)化來說，務必遵循科學調(diào)整、職能明確、編制規(guī)范的重要原則，一切從行政機關(guān)實際情況為根本，協(xié)調(diào)好結(jié)構(gòu)內(nèi)部的系統(tǒng)以及與外部結(jié)構(gòu)的關(guān)系，進而保障辦公室信息和材料的有效傳遞，保證辦公室建設(shè)的順利開展和各方面資源的高效使用。辦公室組織結(jié)構(gòu)建設(shè)與優(yōu)化的重要意義在于，如何及時而準確地保障行政機關(guān)內(nèi)部各個機構(gòu)之間信息的傳遞，進而高效、精確地執(zhí)行所傳遞的信息內(nèi)容，這是辦公室組織建設(shè)的重點和難點，只有解決了所述內(nèi)容，才能形象地將辦公室建設(shè)為信息與材料傳遞的中轉(zhuǎn)站，進而在保障辦公室高效無誤地運轉(zhuǎn)同時，促進行政機關(guān)整體的建設(shè)效率和高效發(fā)展。

三、結(jié)論

總的來說，加強對辦公室的管理，能夠推動我國行政機關(guān)的管理和發(fā)展。所以，為了加強行政機關(guān)各部門結(jié)構(gòu)間的緊密維系和良好溝通，為了提升行政機關(guān)內(nèi)部管理的水平和質(zhì)量，為了行政機關(guān)整體走向規(guī)范和發(fā)展的坦途，我國行政機關(guān)務必側(cè)重于加強行政機關(guān)辦公室文化的建設(shè)，加強行政機關(guān)辦公室文化制度的落實，實行監(jiān)管機制，通過多種渠道優(yōu)化和完善行政機關(guān)辦公室文化建設(shè)內(nèi)容，從而使得行政機關(guān)管理基礎(chǔ)扎實，充分促進行政機關(guān)的穩(wěn)定與發(fā)展。

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作者簡介

張明奇，1963年3月27日生--，男，江蘇省徐州市人，徐州市人民政府辦公室 ，研究方向：行政事務管理。