做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理工作的措施

文/福建省云霄縣人民政府辦公室 何志賢

在機(jī)關(guān)單位發(fā)展過(guò)程中，辦公室行政事務(wù)管理占據(jù)著重要地位，對(duì)于機(jī)關(guān)單位的發(fā)展有著重要影響。辦公室行政事務(wù)管理工作本身具有系統(tǒng)性與復(fù)雜性特點(diǎn)，所涉及的內(nèi)容眾多。為此，要注重對(duì)于辦公室行政事務(wù)管理的優(yōu)化，全面保障辦公室行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量與效果。以下圍繞當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理中存在的問(wèn)題展開分析與探討。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作概述

機(jī)關(guān)單位辦公室行政事務(wù)管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其主要具備了以下幾個(gè)重要特點(diǎn)：

（一）服務(wù)性特點(diǎn)。辦公室行政事務(wù)管理本身是一項(xiàng)綜合性工作，正因如此，其工作性質(zhì)決定了其具有服務(wù)性這一特點(diǎn)。在單位發(fā)展與進(jìn)步過(guò)程之中，辦公行政事務(wù)管理是否高效，很大程度上會(huì)影響單位的發(fā)展。

（二）繁雜性特點(diǎn)。我們都知道，任何綜合性工作都具有內(nèi)容繁雜這一特點(diǎn)，辦公室行政事務(wù)管理工作也不例外，這項(xiàng)工作所涉及的部門眾多。作為行政管理人員，除了要負(fù)責(zé)本職工作，還要保持與各部門之間的密切溝通和聯(lián)系。由此可以看出，要想做好辦公室行政事務(wù)工作，所需要耗費(fèi)的時(shí)間與精力較多，工作難度也較大。

二、現(xiàn)階段辦公室行政事務(wù)管理存在的問(wèn)題

目前，辦公室行政事務(wù)管理處于不被組織機(jī)構(gòu)重視的狀態(tài)，造成辦公室行政事務(wù)管理存在多方面的問(wèn)題，影響了組織機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展，具體而言，主要包括以下幾個(gè)方面問(wèn)題：

（一）準(zhǔn)確定位行政事務(wù)管理工作。辦公室行政事務(wù)管理是非常復(fù)雜的，所涉及的內(nèi)容，在開展辦公室行政事務(wù)管理工作之前，首要任務(wù)是準(zhǔn)確定位行政事務(wù)管理工作。然而，現(xiàn)實(shí)情況是，目前相關(guān)部門忽視對(duì)辦公室行政事務(wù)管理進(jìn)行正確定位，造成實(shí)際開展工作中出現(xiàn)多種多樣的問(wèn)題，無(wú)法滿足組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展需要。

（二）完善的管理機(jī)制是保證辦公室行政事務(wù)管理順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。目前許多組織機(jī)構(gòu)并不重視辦公室行政事務(wù)管理工作，并未制定完善的辦公室管理制度，在辦公室行政事務(wù)管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)無(wú)法根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行妥善處理，最終給辦公室行政事務(wù)管理帶來(lái)極其不良的影響。

（三）高素質(zhì)的工作人員是保證辦公室行政事務(wù)管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。作為工作人員，應(yīng)當(dāng)全面認(rèn)識(shí)與理解辦公室行政事務(wù)管理，并按照規(guī)定與要求認(rèn)真開展辦公室行政事務(wù)管理工作，充分保障辦公室行政事務(wù)管理的質(zhì)量與效果。然而，現(xiàn)實(shí)情況是，由于目前大多數(shù)行政管理人員本身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)不高，在出現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題時(shí)未及時(shí)制定出有效的解決方案，最終導(dǎo)致辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量大打折扣，難以發(fā)揮出辦公室在組織機(jī)構(gòu)中的重要作用，而這必然會(huì)給組織機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展造成阻礙。

三、改進(jìn)與優(yōu)化辦公室行政事務(wù)管理的措施

（一）對(duì)辦公室行政事務(wù)管理范圍進(jìn)行準(zhǔn)確定位。辦公室行政事務(wù)管理是一項(xiàng)綜合性的工作，正因?yàn)槿绱?，?fù)雜性與系統(tǒng)性是辦公室行政事務(wù)管理工作的突出的特點(diǎn)。此外，就目前而言，辦公室行政事務(wù)管理范圍不清這一問(wèn)題在眾多單位普遍存在，具體表現(xiàn)為辦公室行政事務(wù)管理范圍劃分不明確，行政事務(wù)管理人員經(jīng)常需要處理超出職責(zé)范圍的工作，很顯然，這不僅會(huì)給辦公室行政事務(wù)管理工作質(zhì)量與效率帶來(lái)不良影響，而且將會(huì)嚴(yán)重影響工作的秩序，甚至?xí)l(fā)責(zé)任模糊問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，作為各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者，要及時(shí)制定有效的解決措施，全面認(rèn)識(shí)辦公室行政事務(wù)管理，明確辦公室行政事務(wù)管理工作范圍，切忌隨意安排工作。與此同時(shí)，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，明確所有人員的工作職責(zé)，保證責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。除此之外，要加大對(duì)辦公室行政事務(wù)管理的宣傳力度，深化全體工作人員對(duì)這一工作的認(rèn)識(shí)，使其積極配合行政管理人員開展辦公室行政事務(wù)管理工作。

（二）建立健全辦公室行政事務(wù)管理工作相關(guān)制度。為了提高辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量與水平，單位要重視建立健全管理體系，明確工作人員的職責(zé)，規(guī)范辦公室管理程序，充分調(diào)動(dòng)工作人員工作熱情。與此同時(shí)，單位要重視加強(qiáng)對(duì)行政辦公人員的監(jiān)督與管理，全面保障工作人員工作質(zhì)量與效率。構(gòu)建辦公室管理制度體系過(guò)程之中，在立足于本單位實(shí)際情況與需求的情況下，充分考慮工作人員的真實(shí)想法，建立以人為本的管理制度，增強(qiáng)工作人員的忠誠(chéng)度，挖掘工作人員的內(nèi)在潛能，點(diǎn)燃工作人員的熱情，為辦公室各項(xiàng)工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，要重視提升工作人員的服務(wù)意識(shí)，只有辦公室人員具備不怕吃苦的精神，才能夠全面保障辦公室行政事務(wù)管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與高效性。

（三）全面提升辦公室行政事務(wù)管理工作人員的綜合素質(zhì)。作為辦公室行政事務(wù)管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，行政管理人員本身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)高低直接關(guān)系著工作質(zhì)量與效率。所以，為了提升辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量與效率，單位要重視做好辦公室管理人員的再培訓(xùn)工作，組織辦公室管理人員參加各種培訓(xùn)與教育活動(dòng)，全面提升辦公室管理人員的整體素質(zhì)。與此同時(shí)，作為辦公室管理人員，要具有追求進(jìn)步的意識(shí)，在平時(shí)工作中，要不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素養(yǎng)與思想水平，提高辦公室行政事務(wù)管理水平與質(zhì)量。

（四）加快建設(shè)信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)的步伐。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到充分的應(yīng)用，而辦公室行政事務(wù)管理也不例外，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，依托于信息技術(shù)的運(yùn)用改進(jìn)辦公室行政事務(wù)管理方式，從而提升工作質(zhì)量與效率。因此，單位要重視建設(shè)信息化行政事務(wù)管理體系，積極推進(jìn)信息化改革的進(jìn)程，強(qiáng)化資金與技術(shù)投入，不斷改進(jìn)與優(yōu)化現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)設(shè)備，為各項(xiàng)工作順利開展創(chuàng)造有利條件。與此同時(shí)，單位在開展信息化建設(shè)過(guò)程之中，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全這一問(wèn)題要引起高度重視，由專業(yè)技術(shù)工作人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)與信息的安全工作。與此同時(shí)，加強(qiáng)工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，使其掌握有關(guān)的專業(yè)技術(shù)知識(shí)。

（五）注重對(duì)辦公室行政事務(wù)督查服務(wù)工作的優(yōu)化。為了保證領(lǐng)導(dǎo)所制定決策的科學(xué)性與合理性，有必要積極開展相關(guān)的督查工作。新時(shí)期，為了樹立起各級(jí)黨政部門在辦公室行政事務(wù)管理中的權(quán)威，保證各項(xiàng)工作有效執(zhí)行，要重視改進(jìn)并優(yōu)化督查管理工作。在開展行政監(jiān)督與管理工作中，辦公室要保持與各個(gè)部門的溝通與聯(lián)系，利用多種方式保證各項(xiàng)工作的落實(shí)。新形勢(shì)下，為了更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、員工以及基層等，要積極開展辦公室行政事務(wù)管理工作，改變傳統(tǒng)工作思路與方法，積極探索新的工作方式與措施，全面拓展辦公室行政事務(wù)管理工作范圍，重點(diǎn)解決基層發(fā)展過(guò)程中遇到的種種困難，明確辦公室服務(wù)管理新的發(fā)展方向。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期，隨著機(jī)關(guān)單位的進(jìn)步與發(fā)展，辦公室行政事務(wù)管理的重要性越來(lái)越凸顯，這就要求機(jī)關(guān)單位全面認(rèn)識(shí)當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理中面臨的各種問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上積極探索有效的解決辦法，全面保障辦公室行政事務(wù)管理工作質(zhì)量與水平，從而為機(jī)關(guān)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。