行政事務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)之我見(jiàn)

文/湖南省常德市武陵區(qū)就業(yè)服務(wù)中心 陳丹

從筆者所處的縣級(jí)政府部門看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行了新一輪機(jī)構(gòu)改革，行政事務(wù)人員成為行政事業(yè)單位工作人員隊(duì)伍的重要組成部分，對(duì)單位日常事務(wù)的處理起著重要作用。其日常工作不僅要處理電話的接聽、指示的傳達(dá)、來(lái)訪人員接待、會(huì)議的安排，還需要做好文件處理、檔案管理、信息溝通、公務(wù)接待等工作。行政事務(wù)人員要適應(yīng)新時(shí)代的行政事務(wù)工作，需要在日常工作中不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、時(shí)效意識(shí)和自律意識(shí)，提升信息處理、統(tǒng)籌規(guī)劃、溝通協(xié)調(diào)、縝密安排的能力，從而更好地提高工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)本單位各項(xiàng)工作更好地開展。因此，在充分發(fā)揮行政事務(wù)人員作用的同時(shí)，務(wù)必高度重視行政事務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)。

一、充分認(rèn)識(shí)行政事務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)的重要性

新時(shí)代的行政事務(wù)工作對(duì)行政事務(wù)人員有更新更高的能力要求。在新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位中行政事務(wù)這個(gè)職位，雖然主要工作內(nèi)容不外乎上傳下達(dá)、文件處理、會(huì)議安排、客人接待等。但與過(guò)去的行政事務(wù)人員相比較，新時(shí)代的行政事務(wù)人員在工作過(guò)程當(dāng)中，更加考驗(yàn)科學(xué)性和技巧性，工作要求更高，在行政事業(yè)單位中的任何環(huán)節(jié)發(fā)揮著不可替代的作用。因此，不僅已經(jīng)就職的行政事務(wù)人員要不斷適應(yīng)新時(shí)代的新要求，而且新入職的行政事務(wù)人員對(duì)于行政事務(wù)工作缺乏了解，在就職過(guò)程當(dāng)中很容易遇到各種各樣的問(wèn)題，需要在工作過(guò)程當(dāng)中不斷地學(xué)習(xí)吸取相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身工作實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新和拓展，使工作技巧能夠更加完善，提高工作的效率和質(zhì)量。因此，要充分認(rèn)識(shí)行政事務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)的重要性。

二、行政事務(wù)人員要強(qiáng)化“四個(gè)意識(shí)”

（一）服務(wù)意識(shí)。從行政事務(wù)人員基本的工作內(nèi)容看，服務(wù)性是其日常事務(wù)處理的本質(zhì)特點(diǎn)，所從事的工作主要是為單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和人員服務(wù)，協(xié)助發(fā)揮機(jī)關(guān)效能，為人民群眾服好務(wù)。因而行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理最重要的是強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。中國(guó)共產(chǎn)黨的宗旨就是全心全意為人民服務(wù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位所做的工作都是為人民服務(wù)，為人民服務(wù)沒(méi)有高低貴賤之分。不要以為行政事務(wù)人員的身份和工作低人一等，行政事務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在為人民服務(wù)思想的引導(dǎo)下，工作不分貴賤，始終當(dāng)好人民的勤務(wù)員。

（二）責(zé)任意識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)人員在處理日常事務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對(duì)單位負(fù)責(zé)，對(duì)服務(wù)對(duì)象負(fù)責(zé)，自覺(jué)主動(dòng)地將職責(zé)轉(zhuǎn)化為主觀責(zé)任，從而充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，出色完成各項(xiàng)工作任務(wù)。行政事務(wù)人員只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，將工作責(zé)任內(nèi)化于心、外化于行，在執(zhí)行任務(wù)時(shí)才會(huì)自覺(jué)地履行職責(zé)，才能受責(zé)任驅(qū)使做好行政事務(wù)工作。主觀責(zé)任意識(shí)是行政事務(wù)人員自覺(jué)履行職責(zé)的內(nèi)在動(dòng)力，只有樹立強(qiáng)烈責(zé)任意識(shí)的行政事務(wù)人員才能夠不折不扣地做好本職工作。

（三）時(shí)效意識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)人員的工作時(shí)效性很強(qiáng)，文件資料收發(fā)、大小會(huì)議服務(wù)、來(lái)人來(lái)訪接待、安全應(yīng)急處置等工作都有嚴(yán)格的時(shí)效要求，務(wù)必及時(shí)正確果斷處理。在行政事務(wù)人員日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)將公務(wù)接待工作、會(huì)務(wù)工作等事務(wù)交給行政事務(wù)人員辦理，這就需要行政事務(wù)人員有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，按時(shí)完成任務(wù)。辦理過(guò)程中，行政事務(wù)人員需要根據(jù)工作內(nèi)容和具體情況，制定周密計(jì)劃和工作方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定后實(shí)施，如召開會(huì)議事務(wù)，行政事務(wù)人員要充分考慮會(huì)議的所有細(xì)節(jié)，并做好應(yīng)急預(yù)案，以保障會(huì)議有條不紊地進(jìn)行，不得耽誤時(shí)間而影響工作。行政事務(wù)人員在工作中要強(qiáng)化時(shí)效意識(shí)，保證日常事務(wù)處理的高質(zhì)高效。

（四）自律意識(shí)。行政事務(wù)人員負(fù)責(zé)的工作繁雜瑣碎，手中沒(méi)有什么權(quán)力，在廉潔自律上很容易產(chǎn)生無(wú)所謂的思想，同時(shí)與其他崗位工作人員比，還會(huì)產(chǎn)生心理不平衡。機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)人員在處理日常事務(wù)的過(guò)程中，要樹立強(qiáng)烈的自律意識(shí)，從嚴(yán)要求自己，做到廉潔自律。行政事務(wù)人員不要以為自己權(quán)力小而放松自律，在公務(wù)活動(dòng)中，要時(shí)刻敲響思想上的警鐘，理智地管住自己的小節(jié)。要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定,按制度辦事，無(wú)論是在公共場(chǎng)合還是單獨(dú)處事時(shí)，都要用制度約束自己，做到警鐘長(zhǎng)鳴、防微杜漸。

三、行政事務(wù)人員應(yīng)具備“四種能力”

（一）應(yīng)具備信息處理能力。行政事務(wù)人員對(duì)信息的處理關(guān)系到行政事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。信息包括政策信息、科技信息、信訪信息、工作信息、典型經(jīng)驗(yàn)等，這些信息的處理對(duì)單位的生存和發(fā)展有著重要作用，尤其是政策信息的處理和政策的執(zhí)行貫徹，關(guān)系到工作是否順利開展，關(guān)系到單位長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。行政事務(wù)人員在信息收集和整理當(dāng)中有著關(guān)鍵作用，只有行政事務(wù)人員學(xué)會(huì)把信息內(nèi)容進(jìn)行分類，合理運(yùn)用分類臺(tái)賬，根據(jù)輕重緩急的情況區(qū)分，及時(shí)、準(zhǔn)確地把信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，才能在第一時(shí)間為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供依據(jù)。因此，行政事務(wù)人員應(yīng)具備較強(qiáng)的信息處理能力。

（二）應(yīng)具備統(tǒng)籌規(guī)劃能力。面對(duì)繁雜的日常事務(wù)，行政事務(wù)人員應(yīng)分出輕重緩急，做出合理有序的安排，有明確的目的和計(jì)劃，而不至于被繁雜事務(wù)所纏繞，導(dǎo)致手忙腳亂，忙得不亦樂(lè)乎而不見(jiàn)成效。統(tǒng)籌規(guī)劃能力是行政事務(wù)人員必備的一種能力。行政事務(wù)人員只有增強(qiáng)統(tǒng)籌全局的觀念，才能夠在工作的過(guò)程中把握整體，提升工作的效率和質(zhì)量。行政事務(wù)人員的日常工作通常為文件收集整理、信息接聽處理等，工作任務(wù)既具體又繁瑣，若要高效完成所有日常事務(wù)須提前計(jì)劃和規(guī)劃工作流程。因此，行政事務(wù)人員應(yīng)具備整體規(guī)劃與統(tǒng)籌安排的工作能力。要靈活處理人際關(guān)系，在工作上要考慮各個(gè)部門的工作人員對(duì)日常事務(wù)處理的能力，提前統(tǒng)籌規(guī)劃工作在后期行政事務(wù)運(yùn)行過(guò)程中會(huì)逐漸體現(xiàn)出其重要性。為了讓繁雜的日常事務(wù)有序而高效地進(jìn)行，應(yīng)依照事情的大小、急緩、輕重對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行分析后制定具體計(jì)劃，然后付諸實(shí)施完成各項(xiàng)具體工作，這樣有計(jì)劃、有目標(biāo)的方式會(huì)讓工作完成得井井有條。

（三）應(yīng)具備溝通協(xié)調(diào)能力。行政事務(wù)人員在日常工作中要處理好繁雜的事務(wù)，主要的工作方法是與其他人員做好溝通和協(xié)調(diào)，加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系和交流，因而對(duì)行政事務(wù)人員自身的溝通協(xié)調(diào)能力是一個(gè)考驗(yàn)。行政事務(wù)人員要處理好工作上的各類事務(wù)，必須首先處理人與人之間的關(guān)系，針對(duì)每一個(gè)人的性格特點(diǎn)和工作方式的差異性，采取原則性和靈活性相結(jié)合，用不同的方式方法來(lái)進(jìn)行工作上的溝通和協(xié)調(diào)。因此，行政事務(wù)人員在處理各項(xiàng)事務(wù)的過(guò)程中要以大局為重，始終保持謙虛謹(jǐn)慎的心態(tài)，在溝通中不計(jì)較對(duì)方的態(tài)度。作為一名優(yōu)秀的行政事務(wù)人員，需要在處理日常事務(wù)中具有很強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。從當(dāng)前我區(qū)行政事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作現(xiàn)狀看，不僅需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好關(guān)系協(xié)調(diào)，還需要在日常事務(wù)處理中加強(qiáng)自身溝通能力，面對(duì)不同的工作對(duì)象要有相適應(yīng)的溝通方法和能力，從而高質(zhì)量完成自己的日常工作任務(wù)，進(jìn)一步促進(jìn)單位行政事務(wù)性工作高效高質(zhì)量發(fā)展。

（四）應(yīng)具備縝密安排能力。由于行政事務(wù)人員在開展工作的過(guò)程當(dāng)中需要面對(duì)復(fù)雜的事務(wù)，并且在與人交流和工作配合中難免會(huì)存在各種各樣的問(wèn)題，所以行政事務(wù)人員要充分考慮具體事務(wù)工作的重要性及細(xì)致性。行政事務(wù)人員在進(jìn)行事務(wù)處理的過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，積極與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接，而且熟悉整個(gè)工作的流程和環(huán)節(jié)并找出關(guān)鍵點(diǎn)，在處理事務(wù)的過(guò)程當(dāng)中要特別講究工作的細(xì)致性。在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)給行政事務(wù)人員下達(dá)和交辦各項(xiàng)事務(wù)、任務(wù)，需要行政事務(wù)人員能夠及時(shí)處理和辦理領(lǐng)導(dǎo)所交辦的事項(xiàng)，并且在執(zhí)行的過(guò)程當(dāng)中，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，做出周密計(jì)劃和縝密安排，從而避免出現(xiàn)疏漏和差錯(cuò)。在完成領(lǐng)導(dǎo)所交辦事項(xiàng)的過(guò)程當(dāng)中，對(duì)行政事務(wù)人員考慮是否周全、工作是否細(xì)心、安排是否縝密是一個(gè)檢驗(yàn)。

四、從三個(gè)方面加強(qiáng)行政事務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)

（一）加強(qiáng)崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先需從綜合體現(xiàn)行政事務(wù)人員的多元化以及應(yīng)用性方面確定培養(yǎng)目標(biāo)，讓行政事務(wù)人員專業(yè)技能培訓(xùn)和當(dāng)前的社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一。要適應(yīng)新時(shí)代對(duì)行政事務(wù)人員專業(yè)技能要求，開展崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)。其次，合理制定培訓(xùn)課程。培訓(xùn)課程應(yīng)該包括電話禮儀、接待禮儀、會(huì)議禮儀、值班禮儀和公文處理、檔案管理專業(yè)知識(shí)等方面。通過(guò)培訓(xùn)，使行政事務(wù)人員熟練掌握公文處理和檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握基本的文字寫作技巧。目前我區(qū)部分行政事業(yè)單位檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作還存在一些薄弱環(huán)節(jié)，檔案資料的作用在改革發(fā)展中還發(fā)揮得不夠。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)要對(duì)行政事務(wù)人員組織文件處理、檔案管理等全面業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們成為滿足用人單位需要的復(fù)合型技能人才。在過(guò)去傳統(tǒng)的培訓(xùn)方式中，行政事務(wù)人員只能學(xué)會(huì)理論知識(shí)。新時(shí)代的行政事務(wù)人員，要加強(qiáng)實(shí)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)，培養(yǎng)實(shí)際操作能力。讓行政事務(wù)人員在實(shí)習(xí)實(shí)踐過(guò)程中充分彌補(bǔ)自身的不足，進(jìn)入工作單位后更好地做好行政事務(wù)服務(wù)工作。同時(shí)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)自身需具備一定條件的實(shí)習(xí)基地，讓行政事務(wù)人員可以大膽地在實(shí)習(xí)場(chǎng)所去實(shí)踐和探索。行政事務(wù)人員可根據(jù)不同的工作內(nèi)容和要求，模擬不同的工作方式和技巧。在具體的實(shí)習(xí)過(guò)程中，要以不同的方式進(jìn)行指導(dǎo)。實(shí)訓(xùn)場(chǎng)地可以包括多種情景模擬，讓行政事務(wù)人員充分掌握各項(xiàng)專業(yè)技能，使其具有較高的操作水準(zhǔn)。

（二）加強(qiáng)廉潔紀(jì)律教育。廉潔紀(jì)律教育要突出黨的宗旨教育、優(yōu)良傳統(tǒng)教育和政紀(jì)教育。通過(guò)教育使行政事務(wù)人員懂得黨的性質(zhì)、綱領(lǐng)和任務(wù)，懂得黨員的標(biāo)準(zhǔn)、黨員的權(quán)利和義務(wù)，使行政事務(wù)人員具有全心全意為人民服務(wù)的思想和品德，成為黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、廉潔奉公，拒腐蝕永不沾的行政事務(wù)工作人員。從我區(qū)目前情況看，有的行政事務(wù)人員不安心本職工作，認(rèn)為進(jìn)步空間小。近年來(lái)我區(qū)紀(jì)委監(jiān)委巡察組在行政事業(yè)單位巡察中，發(fā)現(xiàn)有的單位行政事務(wù)人員弄虛作假，為單位領(lǐng)導(dǎo)搞“數(shù)字政績(jī)”；有的行政事務(wù)人員在財(cái)務(wù)上搞“賬外賬”，參與為單位搞“小錢柜”；還有的行政事務(wù)人員巧立名目，違規(guī)領(lǐng)取“獎(jiǎng)金”。抓好廉潔紀(jì)律教育，必須聯(lián)系實(shí)際，解決問(wèn)題，這就要經(jīng)常調(diào)查分析行政事務(wù)人員隊(duì)伍的思想作風(fēng)狀況，加強(qiáng)教育的針對(duì)性。同時(shí)要培養(yǎng)樹立先進(jìn)典型，宣傳優(yōu)秀行政事務(wù)人員的事跡，積極開展正面激勵(lì)教育，鞭策行政事務(wù)人員恪守廉潔自律本分，做一名忠誠(chéng)組織、克己奉公的行政事務(wù)工作者。

（三）建立科學(xué)評(píng)價(jià)制度。行政事務(wù)人員的工作一般都很繁瑣，負(fù)責(zé)的大小事務(wù)都很多。因此，對(duì)行政事務(wù)人員的績(jī)效，要建立科學(xué)的考核評(píng)價(jià)制度。行政事務(wù)人員處理日常事務(wù)一般不能按時(shí)作息，遇有領(lǐng)導(dǎo)緊急交辦的事項(xiàng)，還需加班加點(diǎn)，甚至犧牲“雙休日”時(shí)間，才能如期保質(zhì)完成任務(wù)。比如籌備會(huì)議、公務(wù)接待和檔案資料收集、整理、歸檔，時(shí)效性很強(qiáng)，或提前準(zhǔn)備，或延時(shí)善后，背后的付出鮮為人知，很難用單一的指標(biāo)來(lái)考核?？己嗽u(píng)價(jià)應(yīng)在公平公正的前提下，根據(jù)行政事務(wù)人員履行職責(zé)的特殊性和實(shí)際情況制定科學(xué)的考核方案，把定量考核與定性考核有機(jī)結(jié)合起來(lái)。通過(guò)科學(xué)有效的評(píng)價(jià)制度，正確評(píng)價(jià)行政事務(wù)人員的工作業(yè)績(jī)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，同時(shí)通過(guò)較為完善的考核評(píng)價(jià)制度，使得行政事務(wù)人員的各項(xiàng)工作更加規(guī)范化、專業(yè)化、高效化。從而不斷提高行政事務(wù)人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，不斷促進(jìn)行政事務(wù)人員隊(duì)伍高質(zhì)量發(fā)展。