數(shù)字檔案館建設(shè)背景下檔案管理工作分析

文/山西省隰縣檔案館 姜玲

一、數(shù)字檔案館建設(shè)背景下檔案管理工作的機(jī)遇

（一）提升檔案處理工作的效率?，F(xiàn)如今，信息化水平不斷提升。在此情況下，檔案管理工作不斷向電子信息化過渡。其中，無紙化辦公的施行對于檔案管理工作的影響最為廣泛，也是將其推向信息化的重要推手；大數(shù)據(jù)手段則使得檔案的篩選工作效率得到了大幅提升，并深刻影響到檔案管理的工作。無論從哪個(gè)角度看，數(shù)字檔案館建設(shè)都使得檔案處理的工作效率得到提升，對于相關(guān)工作的開展大有裨益。

（二）提高資源共享的水平。常規(guī)情況下，數(shù)量眾多的檔案需要消耗大量的人力才可將其中的信息進(jìn)行整理歸納，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息的傳遞與共享。在數(shù)字檔案館建設(shè)背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息技術(shù)使得檔案信息資源能夠快速在各個(gè)媒介中傳遞，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享的高效化，擺脫時(shí)間與空間的束縛。同時(shí)，信息技術(shù)使得檔案信息資源共享耗費(fèi)的時(shí)間更短，成本更低，為多個(gè)層面的工作提供了有效的信息來源，提升了工作成效。

（三）對于工作的創(chuàng)新有強(qiáng)化作用。數(shù)字檔案館的建設(shè)，使得檔案管理工作者管理檔案的方式由線下轉(zhuǎn)變到線上，而線上的檔案管理有著諸多的功能創(chuàng)新與便捷手段，能夠?qū)崿F(xiàn)原本無法想象的工作開展方式。在此情況下，檔案管理工作的內(nèi)容將出現(xiàn)大量的創(chuàng)新與變革。檔案管理工作者能夠發(fā)揮自身的工作素養(yǎng)與創(chuàng)新思維，對檔案管理工作的形式與方式展開創(chuàng)新，進(jìn)一步提升相關(guān)工作的現(xiàn)代化水平。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)背景下檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案收集、存儲(chǔ)的難度不斷增加?，F(xiàn)如今，隨著信息化水平的不斷提升與信息技術(shù)的廣泛普及，承載信息的媒介形式不斷豐富，聽覺上有音頻，視覺上則有視頻圖片乃至最新的VR手段，這些都擠壓了傳統(tǒng)檔案信息的存在空間，使得檔案的整合、存儲(chǔ)難度提升。現(xiàn)如今，檔案收集、存儲(chǔ)的難點(diǎn)主要聚焦在兩方面：首先，檔案的收集整合難度增大。現(xiàn)如今，辦公愈來愈趨向于無紙化，無論是文件、通告，還是任務(wù)指令，都在向電子信息化靠近，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集因此變得更加困難，即使完成了前期的收集工作，其存儲(chǔ)問題也與現(xiàn)今的辦公理念不相匹配，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的存儲(chǔ)需提供足夠的物理空間。其次，數(shù)字檔案的篩選整理缺乏系統(tǒng)化。就數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀而言，檔案管理數(shù)字系統(tǒng)難以將系統(tǒng)的構(gòu)建與檔案的特征相結(jié)合，進(jìn)而使數(shù)字檔案的信息不易實(shí)現(xiàn)快速調(diào)用與共享。另外，檔案信息隨著數(shù)據(jù)化、信息化水平的提升，不斷呈現(xiàn)豐富化、廣泛化的趨勢，若不能盡快解決系統(tǒng)構(gòu)建的問題，勢必會(huì)積重難返，造成更大的影響。

（二）檔案管理工作的安全性難以保障。目前，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用正在不斷改造著百姓的生活方式，并對多個(gè)行業(yè)產(chǎn)生巨大的影響，引發(fā)一輪又一輪的變革。對于檔案管理工作而言，最大的變化莫過于檔案信息載體的變化——自紙質(zhì)檔案過渡到電子檔案。在此過程中，檔案的存儲(chǔ)問題得到高效解決。然而，工作方式的轉(zhuǎn)變不僅帶來優(yōu)勢，同時(shí)還帶來了安全方面的劣勢?，F(xiàn)如今，多數(shù)檔案管理工作采取的是磁盤管理方式，將檔案信息存儲(chǔ)于磁盤中。然而，磁盤會(huì)受多種外界因素的影響，例如溫度、濕度、外力等等。若是磁盤受到的影響未得到及時(shí)解決，則極容易使其中的檔案信息丟失，進(jìn)而產(chǎn)生不可逆的數(shù)據(jù)損失。另外，對于檔案信息管理的安全保障工作，如今并未得到有效改善。例如部分檔案管理部門采用云存儲(chǔ)的方式進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)，但這使得檔案信息暴露在網(wǎng)絡(luò)攻擊的危險(xiǎn)之下，尤其是保密系數(shù)高的檔案信息，若是為黑客等網(wǎng)絡(luò)攻擊者竊取，其后果不堪設(shè)想。相較之下，公用的數(shù)據(jù)信息管理工作應(yīng)當(dāng)更加謹(jǐn)慎，并不斷提升安全系數(shù)與抗干擾、抗攻擊能力，為檔案信息的存儲(chǔ)提供足夠的保護(hù)。

三、檔案管理工作的發(fā)展趨勢

（一）著力建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)?，F(xiàn)如今，世界呈現(xiàn)“信息大爆炸”的態(tài)勢，而在此情況下，檔案管理工作的難度在逐漸提升。對此，建設(shè)完善且功能豐富的數(shù)字化平臺(tái)，將是解決相關(guān)問題的出色路徑。在數(shù)字化平臺(tái)的構(gòu)建過程中，相關(guān)工作者應(yīng)當(dāng)擯棄舊有的想法，轉(zhuǎn)而用個(gè)性化的思維打造創(chuàng)新性強(qiáng)的數(shù)字化平臺(tái)，尤其要滿足檔案管理單位的各項(xiàng)工作需求。另外，從整體的角度切入，設(shè)計(jì)者應(yīng)當(dāng)不斷完善數(shù)字化平臺(tái)，逐漸強(qiáng)化其整體性、智能性，并具備更強(qiáng)悍的數(shù)據(jù)處理能力，進(jìn)而滿足日益增長的檔案管理工作的需要。以此為依托，檔案管理各部門間能更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，對于壁壘的突破有顯而易見的效果，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)平臺(tái)的集約化、智慧化、交互化發(fā)展。進(jìn)一步說，就個(gè)性化的需求而言，各檔案管理部門處理的檔案內(nèi)容不盡相同，這就要求檔案管理部門確立好工作規(guī)范，對檔案管理人員進(jìn)行篩選與合理分配，進(jìn)而使檔案管理工作更具有針對性，使工作人員適配到適合自身的工作崗位，這無論在工作效率上，還是員工幸福度上，都能起到良好的提升作用。

（二）著力完善檔案管理制度。對于檔案管理工作而言，有了完善的設(shè)備和過硬的技術(shù)基礎(chǔ)仍是不夠的，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)建立行之有效的制度，以保障工作效率。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的工作制度進(jìn)行完善，其制度內(nèi)容應(yīng)力求簡潔且實(shí)際，具有很強(qiáng)的實(shí)用性與指導(dǎo)性，而非徒有其表。同時(shí)，這一工作制度應(yīng)當(dāng)有非常強(qiáng)的約束力，能夠不斷規(guī)范員工的行為，進(jìn)而改善他們的工作方式，且不應(yīng)有“特權(quán)”嫌疑，應(yīng)對員工、領(lǐng)導(dǎo)者一視同仁，一同約束。其次，應(yīng)當(dāng)對標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)進(jìn)行完善，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將工作流程進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化，并對標(biāo)準(zhǔn)化過程中的細(xì)節(jié)問題予以足夠重視。最后，應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化檔案管理人員的安全管理責(zé)任意識(shí)，對于相關(guān)法律法規(guī)要充分實(shí)行，嚴(yán)守底線。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)不斷規(guī)整檔案信息的來源，對不同重要程度的檔案實(shí)行分層次管理，并以此為依據(jù)，對不同工作人員進(jìn)行約束，例如實(shí)行資格制度，確立檔案查詢、使用的等級制度等。

（三）著力提升檔案工作的個(gè)性化服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要及時(shí)創(chuàng)新檔案工作的服務(wù)理念，使檔案管理工作與地方中心工作相契合。一是強(qiáng)化發(fā)展服務(wù)意識(shí)。圍繞地區(qū)發(fā)展的重大決策和部署，通過檔案信息整理及數(shù)據(jù)挖掘，為各類重大事項(xiàng)的決策提供可參考的數(shù)據(jù)及信息資源，將檔案工作的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。二是強(qiáng)化檔案工作者的民生服務(wù)意識(shí)。積極聯(lián)動(dòng)涉民部門，強(qiáng)化信息的交互與使用，打通部門間的信息壁壘，擴(kuò)大涉民信息采集范圍，完善采集涉民信息及建立民生檔案工作。同時(shí)，加強(qiáng)民生信息的綜合分析和整理，為服務(wù)百姓生活提供更加全面、翔實(shí)的信息資料。三是強(qiáng)化社會(huì)服務(wù)意識(shí)。通過大數(shù)據(jù)分析用戶的數(shù)據(jù)查詢類型及個(gè)性化需求，檔案工作者可以提前利用微信等方式將關(guān)聯(lián)信息及辦事流程推送給用戶，進(jìn)一步提升用戶體驗(yàn)，增強(qiáng)服務(wù)的滿意度。及時(shí)關(guān)注民生實(shí)事和社會(huì)熱點(diǎn)信息，通過檔案信息整合，及時(shí)傳播客觀、準(zhǔn)確的信息資料，實(shí)現(xiàn)正向輿論引導(dǎo)。

四、檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）思想素質(zhì)。一是崇高的職業(yè)理想。這是檔案管理者具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)精神的重要前提。檔案管理人員必須以實(shí)際工作為基礎(chǔ)，保持高度熱情，反復(fù)核對工作流程和內(nèi)容，能夠在問題和困難發(fā)生時(shí)積極應(yīng)對，順利完成各項(xiàng)工作，具備更強(qiáng)的執(zhí)行能力，推動(dòng)檔案體制的革新和優(yōu)化。二是具有新時(shí)代意識(shí)。檔案管理人員在時(shí)代發(fā)展的大形勢下，必須時(shí)刻反省和審視自身的工作理念，確保管理水平全面提升。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，打破了原有檔案管理的資料存儲(chǔ)和管理局限性，轉(zhuǎn)而更加注重資料的匯總、采集、篩選、處理等等，管理工作者需要加強(qiáng)這些問題的認(rèn)識(shí)，在技術(shù)發(fā)展趨勢下，用知識(shí)、技能武裝自身，積極促進(jìn)信息技術(shù)與日常工作有效融合，推動(dòng)管理工作進(jìn)一步優(yōu)化。

（二）專業(yè)素質(zhì)。一是專業(yè)知識(shí)技能。檔案工作者的專業(yè)知識(shí)技能如果不能滿足實(shí)際需求，必然影響到日常管理的工作質(zhì)量，常會(huì)造成文件資料的遺失或受損，導(dǎo)致后續(xù)工作的開展受到阻礙。檔案工作人員的理論知識(shí)和專業(yè)技能只有達(dá)到一定程度，才能真正成為管理工作規(guī)范化的重要保障，以現(xiàn)有資源為基礎(chǔ)，不斷優(yōu)化工作流程，具備更強(qiáng)的檔案管理工作能力。此外，自然和人文知識(shí)的必要了解，也是科學(xué)處理檔案資料的必要儲(chǔ)備。二是科學(xué)技術(shù)知識(shí)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與生活、工作的有機(jī)融合，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮印技術(shù)等運(yùn)用到工作中，大大提升了工作效率，也是員工必須熟練掌握的現(xiàn)代化技術(shù)。檔案工作人員必須在落實(shí)工作的過程中，不斷審視檔案管理市場和持續(xù)發(fā)展理念的結(jié)合程度，將具體的工作要求充分融入管理體制中，引導(dǎo)后續(xù)工作順利開展，進(jìn)而保障管理水平的提升。

（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是計(jì)算機(jī)技術(shù)。這是基于目前計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國工作、生活中的廣泛普及，以此完成各類信息的采集、深加工和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。如果檔案工作人員不掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，會(huì)被稱為功能性文盲。檔案工作者只有熟練運(yùn)用電腦，才能有效應(yīng)對管理系統(tǒng)中的具體任務(wù)，為廣大客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二是現(xiàn)代管理意識(shí)。手工卷紙張向文件夾存入磁盤形式轉(zhuǎn)變，是對傳統(tǒng)檔案管理方式的極大優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了機(jī)器掃描文件之后，集中管理各類資料?？傊瑱n案管理人員在信息時(shí)代，必須掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能力，以此作為檔案管理工作的基本能力要求。

五、檔案管理工作的成長與發(fā)展思考

（一）著力提升檔案工作者信息化技能。信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代對現(xiàn)階段檔案管理從業(yè)人員綜合技能素養(yǎng)提出了更高要求。一方面，要求從業(yè)人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)及信息收集能力；另一方面，對數(shù)據(jù)庫應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)信息處理等計(jì)算機(jī)技術(shù)提出了相應(yīng)的要求。一要加強(qiáng)信息化網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)建設(shè)，將管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用及具體案例以網(wǎng)絡(luò)授課的方式融入實(shí)際教學(xué)，方便相關(guān)人員及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)掌握先進(jìn)的檔案管理理念及技術(shù)，進(jìn)一步提升工作團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素養(yǎng)。二要強(qiáng)化檔案管理人才創(chuàng)新培養(yǎng)機(jī)制。從大學(xué)生抓起，將實(shí)際檔案工作內(nèi)容與相關(guān)教學(xué)相結(jié)合，積極引導(dǎo)學(xué)生將理論與實(shí)際工作結(jié)合。加大對高校學(xué)生信息化綜合技能的培養(yǎng)力度，使其具備一定的云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)類型轉(zhuǎn)換、多媒體文件的剪輯和處理等計(jì)算機(jī)技能。

（二）創(chuàng)建檔案工作者的競爭機(jī)制?？茖W(xué)創(chuàng)建檔案管理人才競爭機(jī)制，加速檔案工作人才培養(yǎng)進(jìn)程，有利于確保所有在職檔案工作人員產(chǎn)生緊迫感，不斷提高自身職業(yè)素養(yǎng)。因此，檔案館可搭建“經(jīng)濟(jì)交流”平臺(tái)，促使檔案工作人員在競技中交流，在交流中提高個(gè)人技能。再如，還可舉行“崗位練兵”活動(dòng)，逐步提高檔案管理水準(zhǔn)。此外，也可定期組織“評比會(huì)”“座談會(huì)”“演講會(huì)”等活動(dòng)，確保檔案管理人員相互借鑒彼此理念、做法等，集中碰撞與發(fā)散檔案管理思維。

（三）提高學(xué)習(xí)強(qiáng)度。信息化時(shí)代，檔案管理人員的能力水平會(huì)直接影響到最終的管理質(zhì)量。管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效學(xué)習(xí)，是檔案工作人員綜合素質(zhì)提升的重要推動(dòng)力。這就需要檔案管理人員有對個(gè)人業(yè)務(wù)能力重要性的正確認(rèn)識(shí)，在持續(xù)的學(xué)習(xí)中不斷強(qiáng)化個(gè)人素質(zhì)。相關(guān)企業(yè)必須構(gòu)建相應(yīng)的學(xué)習(xí)平臺(tái)，在充實(shí)新觀念、新方法、新理論的過程中，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作人員的知識(shí)理論系統(tǒng)化，為業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力的提升奠定基礎(chǔ)。

（四）具備奉獻(xiàn)精神。檔案管理工作的重要性，決定了管理人員必須甘于奉獻(xiàn)，在工作中認(rèn)真、謹(jǐn)慎。檔案管理人員必須首先明確自身屬于幕后工作者，確保日常文件檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)都有序、合理。

（五）完善管理機(jī)制。檔案管理工作的展開，需要以規(guī)章制度為依據(jù)，為工作效率的提升提供保障。信息技術(shù)時(shí)代，傳統(tǒng)管理制度已經(jīng)表現(xiàn)出明顯的不適應(yīng)性，使檔案管理工作存在很大偏差和漏洞。檔案部門必須以管理制度的完善為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)、保密、借閱、保管、歸檔等一系列工作制度化，加強(qiáng)檔案人員的日常約束力，在高效率、條理性方面不斷提升，使之具備更強(qiáng)的管理水平。

六、結(jié)語

綜上所述，立足數(shù)字檔案館建設(shè)的背景，傳統(tǒng)檔案管理方法難以適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展趨勢。為此，檔案館應(yīng)積極引進(jìn)數(shù)字化管理手段，探析受眾的需求，并以此為基準(zhǔn)加強(qiáng)專業(yè)人才的教育與培訓(xùn)。檔案工作者素質(zhì)的提升將促進(jìn)數(shù)字化檔案事業(yè)的發(fā)展，有利于檔案利用效果的提高。一個(gè)合格的檔案工作者應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)、過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)、較強(qiáng)的保密意識(shí)和法律意識(shí)、健康的心理素質(zhì)，只有提高檔案工作者的水平，才能使檔案工作更有效地為數(shù)字化檔案館建設(shè)服務(wù)。