關(guān)于高職院?；n案管理工作的思考與探討

鄒莎

摘 要：在高職院校的檔案管理工作中，對基建資料的檔案管理具有非常重要的實踐意義?；n案管理工作主要負(fù)責(zé)對學(xué)?；üこ讨忻總€施工環(huán)節(jié)的文件、圖紙、數(shù)據(jù)等方面進(jìn)行詳細(xì)的記錄、收集與整理，具有專業(yè)性高、實用性強、范圍廣、周期長等特點，而隨著高職院校的不斷合并與擴張，基建工程數(shù)量的增多也給學(xué)校的基建檔案管理工作帶來了非常大的困擾，為此，如何有效減輕基建檔案管理工作人員壓力的同時促進(jìn)管理工作效率的提升，是一個值得深入思考與探討的問題。

關(guān)鍵詞：高職院校 基建檔案 周期長 范圍廣 專業(yè)高

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）05（a）-0163-02

基建檔案管理是高職院校檔案管理工作中的重要內(nèi)容，其真實地記錄了高職院?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中所有圖紙、文件、報表等資料，其內(nèi)容十分的繁雜，這就導(dǎo)致對其進(jìn)行管理過程中容易出現(xiàn)各種問題。目前，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，基建工程項目也變得越來越多，因此，作為高職院?；n案管理工作者來說，應(yīng)該認(rèn)真的做好基建項目資料的收集、歸納和整理，以確?；椖抠Y料的完整性、無誤性，使其能夠在以后的基建項目中直接的運用，更好的為高職院校的未來建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

1 高職院?；n案管理工作的職責(zé)和特點

高職院校基建檔案是為學(xué)?；üこ踢M(jìn)行使用、管理、檢查、維護(hù)、擴建和改建的提供重要依據(jù)和理論參考。具有以下幾個顯著特點。

1.1 專業(yè)要求高

由于基建工程涉及到工程的勘察、圖紙設(shè)計、現(xiàn)場施工、項目監(jiān)理、質(zhì)量審計等部門的管理工作，以及水電施工、施工設(shè)備、土建工程、材料購買等許多重要的環(huán)節(jié)，而每個一個工程環(huán)節(jié)中都需要嚴(yán)格的根據(jù)相應(yīng)參考規(guī)范進(jìn)行操作，這就決定了基建檔案不僅僅只是記錄了基建工程項目的一個方面，而是對整個工程項目中具體細(xì)節(jié)的所有記錄，具有非常強的專業(yè)性。

1.2 收集周期長

由于一個基建工程的建設(shè)，往往需要通過立項審批、項目計劃、招標(biāo)投標(biāo)、項目施工、項目驗收等這些階段，而在具體的建設(shè)過程中，往往需要經(jīng)歷一年甚至更多的時間才能完成項目的竣工與驗收工作。這樣就決定了對基建工程進(jìn)行記錄時也需要經(jīng)歷非常長的周期。

1.3 使用價值高

在對基建工程的使用過程中，院校各個專業(yè)又會根據(jù)學(xué)科教學(xué)需求，對基建工程進(jìn)行改造和裝修，其中不可避免的就會基建工程的內(nèi)部空間建設(shè)進(jìn)行一定的調(diào)整與改變，這樣在基建檔案管理室中的基建圖紙就能起到非常重要的作用。

2 高職院?；n案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對基建檔案管理工作的重視

目前，很多的高職院校對基建檔案管理工作的重要性缺乏足夠的重視，認(rèn)為學(xué)校應(yīng)該以學(xué)生教學(xué)為主，教學(xué)檔案和學(xué)生檔案才是最終要的，而對于基建工程，只要工程能夠順利的竣工，對基建檔案進(jìn)行管理規(guī)劃是可有可無的，這無形中就增加了基建檔案管理工作的難度，而且在這種觀念的影響下，很多基建檔案管理的工作人員都是由各個部門的工作人員兼職，很少能夠同時兼具檔案管理和工程建設(shè)管理的專業(yè)知識，這就使得基建檔案管理無法做到及時化、規(guī)范化和專業(yè)化。

2.2 缺乏完善的基建檔案管理制度

雖然我國教育部門對高職院校的檔案管理工作提出了明確的要求，要求實施分類、規(guī)范、科學(xué)的管理方式，但由于該政策在具體的實施過程中仍然存在很多問題，尤其是對基建檔案的管理，一些年代比較久遠(yuǎn)的基建資料已經(jīng)丟失、損壞，再加上當(dāng)時沒有及時的進(jìn)行整理與歸檔，這就使得在基建工程中一旦出現(xiàn)任何施工問題，就很難準(zhǔn)確的找出問題的原因。由此可見，缺乏完善的基建檔案管理制度，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的正常運行。

2.3 缺乏信息化基建檔案管理方式

目前，大部分的高職院?；n案管理仍然采用的比較傳統(tǒng)的手工操作的形式，這種方式不僅耗時長、速度慢，而且也容易因人為因素而導(dǎo)致失誤，在當(dāng)今信息化技術(shù)快速發(fā)展的時代，已然不再適應(yīng)社會發(fā)展的需求，需要對基建管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，提高管理工作效率。

2.4 缺乏對基建檔案資料完整性的關(guān)注

在高職院校的基建檔案管理中，由于受到參與施工單位技術(shù)水平、工程資料收集和歸檔意識等方面的影響，導(dǎo)致很多重要的基建資料被遺失，這樣使得基建檔案資料無法收集齊全，這樣為后續(xù)的基建工作帶來潛在的風(fēng)險。

3 關(guān)于高職院?；n案管理工作的思考

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念，增強基建檔案管理意識

在新形勢背景下，傳統(tǒng)的基建檔案管理理念應(yīng)該進(jìn)行及時的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，應(yīng)該讓高職院校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員認(rèn)清當(dāng)前的具體情況，明白基建檔案管理工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性，自覺的增強對基建檔案管理的意識，加大對基建檔案管理工作的思考與探討，加強管理工作人員法律法規(guī)和相關(guān)政策的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，以確?；n案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化的運行。

3.2 建立完善基建檔案管理制度

為了確保高職院校基建檔案管理工作的正常有序運行，學(xué)校應(yīng)該在發(fā)展的過程中不斷對基建檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，要讓管理工作人員明確的了解資料收集的具體流程和步驟，同時要加強自身的責(zé)任意識。同時院校還應(yīng)加強對基建檔案管理工作人員的質(zhì)量監(jiān)督和審核，使得基建檔案的管理工作能夠有法可依，有據(jù)可循，違法必究。同時院校管理部門，應(yīng)加強對基建的檔案管理工作人員專業(yè)技能和職業(yè)操守的培訓(xùn)，不僅要讓他們了解基建工程的基礎(chǔ)知識，還要熟練的掌握施工流程以及施工中各個環(huán)節(jié)的注意事項，這樣才能為將來基建資料的收集與整理奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 加強基建檔案管理工作的信息化建設(shè)

在信息化時代，高職院校應(yīng)該加強基建檔案管理工作的信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變原有的管理工作模式，不斷的引入現(xiàn)代化儀器、設(shè)備和軟件，提高檔案管理工作的效率，并且實現(xiàn)基建檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和共享化。

3.4 加強基建資料收集整理工作，提高基建檔案利用率

由于往往一個基建工程需要耗費非常長的時間，從項目的立項到竣工驗收，每一個環(huán)節(jié)中都會有大量的圖紙、數(shù)據(jù)、報表等基建資料，其中可能受到各種因素的影響而導(dǎo)致資料缺損，為此，為了確保資料的準(zhǔn)確性和完整性，基建檔案管理的工作人員應(yīng)該及時的對基建資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，加強與基建施工人員的溝通和交流，從各個方面了解資料的真實性，同時也能更加全面的對基建資料進(jìn)行收集。

4 結(jié)語

綜上所述，在高職院校的建設(shè)發(fā)展過程中，基建檔案的管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。而且隨著高職院校規(guī)模的日益擴大，當(dāng)前的基建檔案管理工作模式已然不再適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的實際需求。為此，高職院校應(yīng)該重視對基建檔案管理工作模式的改進(jìn)與創(chuàng)新，要增強對基建檔案管理工作重要性的認(rèn)知與理解，加大對基建檔案管理工作的宣傳力度，讓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和基建檔案管理工作者能夠提高自身的專業(yè)素質(zhì)和工作責(zé)任感，進(jìn)而構(gòu)建具有現(xiàn)代化特征的基建檔案管理形式，進(jìn)而促進(jìn)管理工作者工作效率和質(zhì)量的提升。

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