企業(yè)人資管理對人事檔案工作的要求及實現(xiàn)分析

謝甜甜

摘 要：在當前時代下最主要的競爭就是人力資源競爭，人力資源主要指的是在人們生活和生產(chǎn)作用下的勞動力，體現(xiàn)為腦力勞動和體力勞動兩個方面，在企業(yè)的人力資源管理中人事檔案起著至關重要的作用，但是，目前在企業(yè)人力資源的管理中人是檔案工作還存在著一些問題，只有將這些問題不斷的完善才能確保企業(yè)人力資源管理水平的提升。本文首先分析了企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)人力資源和管理的意義，同時闡述了企業(yè)人事檔案管理工作中的問題，最后總結(jié)了在人力資源管理背景下對企業(yè)人事檔案管理工作的新要求。

關鍵詞：企業(yè) 人力資源管理 人事檔案管理 存在問題 新要求 管理水平

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）09（b）-115-02

人力資源的開發(fā)和利用能夠有效的提升企業(yè)的核心競爭力，人力資源工作也成為當前企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎，同時也是企業(yè)人力資源管理的重要目標。企業(yè)的人事檔案開發(fā)和利用對企業(yè)人力資源開發(fā)和利用有著深遠的影響，現(xiàn)階段，伴隨著社會經(jīng)濟的提升，國家經(jīng)濟體制的變化，在新形勢下企業(yè)人力資源對人事檔案管理工作提出了新的要求，企業(yè)必須要結(jié)合自身的發(fā)展不斷的優(yōu)化內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)，才能確保企業(yè)在激烈的競爭環(huán)境下穩(wěn)定的發(fā)展。

1 企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)人力資源和管理的意義

企業(yè)的人力資源管理是挖掘企業(yè)員工潛力的重要途徑，能夠使企業(yè)朝著信貸花、科學化的方向發(fā)展[1]。人力資源管理應該以人為本，其管理的出發(fā)點和落腳點均是“人”。通過深化和改革人力資源管理工作，能夠?qū)⒚總€員工的目標轉(zhuǎn)化為企業(yè)的發(fā)展目標，近而實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。人事檔案是企業(yè)內(nèi)部對人員的一種記錄形式，也是員工的基本信息資料，企業(yè)的人力資源管理和企業(yè)人事檔案管理之間有著密切的關系，人事檔案管理也是企業(yè)人力資源管理的信息載體，是企業(yè)的用人依據(jù)，總而言之，企業(yè)的人事檔案管理和企業(yè)人力資源管理之間是相互促進、協(xié)同發(fā)展的關系。

2 企業(yè)人事檔案管理工作中的問題

2.1 管理方式中的不足

目前，我國經(jīng)濟較為發(fā)達的城市中一些企業(yè)已經(jīng)實施了人事檔案管理工作建設，但是地域經(jīng)濟發(fā)展水平差異，一些等級不高的企業(yè)在人事檔案管理方面依舊采用的是傳統(tǒng)的管理方式，均是利用人工對人事檔案管理進行記錄和管理，沒有結(jié)合當前的時代進行改革。采用傳統(tǒng)的人工管理方式不僅增加了企業(yè)的管理費用，還嚴重降低了企業(yè)的人事檔案管理質(zhì)量，例如：在實際的人事檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失、受損的情況，非常不利于企業(yè)人事檔案管理的開發(fā)和利用。最重要的是人事檔案管理采用人工管理方式使得檔案工作人員的工作量加劇，工作任務重，嚴重阻礙著企業(yè)人事檔案管理的利用率。

人事檔案管理涉及的方面比較多，其管理工作具有復雜性高、專業(yè)性強的特點，企業(yè)應該建立專門的人事檔案管理部門，安排專業(yè)的人員管理。但是，就實際的情況而言，目前我國的部分企業(yè)依然沒有重視人事檔案管理工作，其管理人員大多都是由企業(yè)的行政人員兼職人事檔案管理，造成人事檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)能力普遍較差的局面，近而影響著企業(yè)的對人事檔案的管理。

2.2 管理機制中的不足

基于企業(yè)的不同類型，其對人事檔案管理的需求也有所不同，要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展特點，制定合理的管理機制。根據(jù)相關的調(diào)查顯示，目前我國很多城市的中小型企業(yè)人事檔案管理部門的辦公環(huán)境落后，嚴重缺少網(wǎng)絡設備，加上企業(yè)建設資金問題，很難實施信息化建設，近而影響著企業(yè)人事檔案的開發(fā)和利用，若是長期如此還會影響企業(yè)的發(fā)展。由于人事檔案管理基本都是采取紙質(zhì)儲存方式，很容易受到環(huán)境的侵蝕，時間較長就會出現(xiàn)變黃、霉變等損傷，造成資料的浪費，同時也會為后期的利用帶來很大的不便。

2.3 管理制度中的不足

管理制度缺失在企業(yè)的人事檔案管理工作中是一項較為嚴重的問題，雖說國家近幾年出臺過相關的政策制度，但是得到有效實施和推行的幾乎沒有，很多的企業(yè)基本就沒重視人事檔案管理部門，加上缺乏對人事檔案管理部門的正確認知，就更不可能制定有效的管理規(guī)范制度，因此，造成企業(yè)的人事檔案管理管理中保管和存放沒有可依據(jù)的制度，管理工作無法得到有效落實，影響著企業(yè)人力資源的整體管理水平。

2.4 管理技術中的不足

隨著我國政府和企業(yè)逐漸對人力資源管理的重視，由于專業(yè)化信息人員的缺乏、熟練技術的缺乏，影響著企業(yè)人事檔案軟件的開發(fā)。例如：企業(yè)在人力資源管理中、由于沒有采取合適的技術和方式，導致人力資源人事檔案的作用發(fā)揮不出來，近而影響企業(yè)人事檔案在應用的過程中遇到很多阻礙，再加上企業(yè)人力資源管理技術比較復雜，需要專業(yè)的技術人員才能發(fā)揮其該有的作用。

2.5 人員管理中的不足

人事檔案管理涉及的方面比較多，其管理工作具有復雜性高，專業(yè)性強的特點，企業(yè)應該建設專門的人事管理部門，安排專業(yè)的人員管理。但是，就實際的情況而言，目前我國的部分企業(yè)還是沒有重視人事檔案的管理工作，管理工作人員的素質(zhì)普遍軟低，而且不具備專業(yè)的技能，導致人事檔案無法發(fā)揮其該有的作用。

3 人力資源管理背景下對企業(yè)人事檔案管理工作的新要求

伴隨著社會經(jīng)濟的不斷進步，在當前的經(jīng)濟時代發(fā)展背景下，企業(yè)人力資源管理也迎來了發(fā)展的新趨勢，需要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展不斷的創(chuàng)新發(fā)展趨勢，促使企業(yè)的人力資源管理能夠緊跟時代的步伐，在人力資源管理背景下，企業(yè)人事檔案管理的要求主要包括管理方式、工作人員、管理制度、查詢方式等方面的要求，具體如下。

3.1 人事檔案管理方式上的要求

應該結(jié)合企業(yè)實際的運行情況，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，建立完善的檔案管理制度，以此明確領導的責任和人事檔案管理工作人員的崗位職責；同時在日常的管理工作中，人事檔案管理工作人員還應該清楚檔案的調(diào)閱記錄、歸檔記錄、保管期限等信息，要定期對企業(yè)的人事檔案進行清理，針對一些超過期限的檔案要及時銷毀。

企業(yè)涉及的部門、人員數(shù)量也會相對增多，想要對企業(yè)所有部門的人事檔案實施統(tǒng)一、規(guī)范、系統(tǒng)的管理，就需要建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)人事檔案信息化管理主要是企業(yè)內(nèi)部職工的基本信息、部門信息、調(diào)職檔案信息等。在管理方式上應該采取電腦存檔和紙質(zhì)保管雙重保存形式，建立人事檔案查詢系統(tǒng)（檔案網(wǎng)上服務平臺），以此提升企業(yè)人事檔案的利用率，近而促進企業(yè)人力資源管理水平的提升；同時還要建立企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫，設置相應的權限管理，以此實現(xiàn)企業(yè)人事檔案的信息化發(fā)展，最大程度的提升企業(yè)人事檔案管理水平，確保檔案的使用率，以此提升企業(yè)的整體管理水平，推動企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 人事檔案工作人員的要求

企業(yè)需要結(jié)合實際的情況，建立完善的工作人員績效考核制度，以此作為工資發(fā)放的標準，如此一來就可以實現(xiàn)薪資透明性，確保每個工作人員都能夠根據(jù)自己的工作時間獲得相應的薪資，績效考核還可以激發(fā)員工工作的積極性，促使員工堅守崗位，盡忠職守。企業(yè)人事檔案管理工作人員需要確保檔案信息的完整性，為企業(yè)的綜合管理水平和服務質(zhì)量提升奠定基礎。因此，企業(yè)管理層要重視人事檔案管理工作人員的培訓，通過培訓有效的提升人事檔案管理人員的責任心、綜合素質(zhì)，使得人事檔案管理工作人員明白自身的崗位職責，意識到人事檔案管理管理的重要性。

3.3 檔案查詢方式的要求

企業(yè)的人事檔案管理是記錄企業(yè)工作人員基本信息的原始資料，能夠提供企業(yè)職工的基本信息，作為季度、年度優(yōu)秀員工的考核標準[2]。企業(yè)人事檔案管理工作還可以方便企業(yè)的管理，若是需要查找企業(yè)職工只需要在計算機上就可以查詢到檔案的具體位置。企業(yè)人事檔案管理工作人員要定時、定期的對檔案信息進行收集和整理，確保人事檔案管理的時效性和準確性。伴隨著信息化的發(fā)展步伐，企業(yè)還要引進科技人才，及時的進行檔案的收集和錄入，落實檔案的收集、整理工作，實現(xiàn)信息資源共享服務。建立有效的人事檔案管理系統(tǒng)，及時對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行更新和備份，避免數(shù)據(jù)流失。加強計算機的保密系數(shù)，企業(yè)人事檔案檔案管理所使用的計算機一定要做好保密工作，盡量避免人事檔案信息的泄漏，企業(yè)人事檔案部門的計算機的維護、維修工作一定要交給專業(yè)的技術人員進行，不隨意使用外聘人員。另外企業(yè)的計算機還要設置好口令密碼等，以防不法分子進入計算機系統(tǒng)，造成企業(yè)人事檔案資料流失，對企業(yè)聲譽造成不好的影響。

3.4 價值評估方面的要求

企業(yè)在開展人力資源管理的時候，要根據(jù)自身的企業(yè)文化，制定合理、科學的人事檔案管理政策，同時在進行人力資源人事檔案管理的過程中，還應該建立不同層次的價值評估模式。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，一般都是采取定期價值評估的形式，現(xiàn)階段應該加大對企業(yè)人力資源的價值評價力度，將單一的考核模式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣膬r值評估模式，同時還應該結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展模式，制定全方位的考核評價機制，在人力資源的管理價值評估過程中，不單單是要對個人素質(zhì)進行評價，同時還要注重企業(yè)的價值評估。

企業(yè)還應該建立薪酬回報機制，企業(yè)一定要完善內(nèi)部員工的薪酬體系，通過薪酬激勵方式來提升員工工作的積極性，將人力資源價值評估作為薪酬激勵的標準，強化個人力量和團隊力量，重視企業(yè)的內(nèi)部合作，還要將職業(yè)作為評價人力資源管理水平的重要標準，完善管理人員的綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的人事檔案管理工作是一項綜合性比較強的工作，會涉及很多的信息領域。企業(yè)人事檔案管理需要堅持“以人為本”的管理原則[3]，人事檔案的管理要重視員工基本信息資料的保密，不能因為任何原因泄露企業(yè)職工的基本信息資料，落實企業(yè)的人事檔案管理工作，能夠有效的提升企業(yè)人力資源的管理水平，人事檔案工作人員還應該本著遵守相應的管理制度和法律法規(guī)，及時有效的解決風險，推動企業(yè)穩(wěn)定、快速的發(fā)展。

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