檔案信息化如何確保電子文件的法律效力

摘 要：隨著檔案信息化建設(shè)的普及，因為其自身特點，在某類角度上造成了當(dāng)中電子文件法律效力的模糊性。想要在檔案信息化建設(shè)過程中合理發(fā)揮電子文件憑證作用和法律效力，第一要務(wù)就是維持這部分文件的原始和真實性，同時結(jié)合技術(shù)、法律、體制等予以全方位修繕保障。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 電子文件 法律效力 真實性

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-1578（2017）06-0050-01

如今計算機信息技術(shù)在我國各類事業(yè)機構(gòu)之中推廣沿用，包括政府、企業(yè)、高校、科研單位等都開始利用電子文件形式進行檔案建設(shè)，無形之中對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生極為強勁的沖擊效應(yīng)，畢竟信息化環(huán)境下的電子檔案，在映射檔案原始、服務(wù)利用、法律效力等特性上，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)性差異。歸結(jié)來講，就是說信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，不單單為社會大眾日常生活、學(xué)習(xí)、工作等活動提供便利性服務(wù)條件，同時也隱藏著深刻的安全隱患。究竟怎樣借助法律途徑維護電子檔案的原始和真實性，確保將其憑證作用和法律效力發(fā)揮至更高等級層次之上，必須引起檔案管理機構(gòu)的深入性探討論證。

1 電子檔案法律效力遭受質(zhì)疑的原委

傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案之所以具備一定程度的法律效力，是由于其原件分辨起來容易一些且不容易實時性更改，即彰顯出檔案的原始和真實性特征。與之相對立的是，經(jīng)過信息化技術(shù)融合之后，尤其在各類創(chuàng)新式技術(shù)、載體、電子文件憑證等交互作用下，不免使得檔案應(yīng)有的原始和真實性遭受全方位質(zhì)疑。

1.1 電子檔案原始性無法明確認(rèn)證

電子檔案主要依靠電磁介質(zhì)予以承載，當(dāng)中存儲的內(nèi)容不管是憑人的肉眼或是思維，都是難以清晰化解讀的，唯一識別路徑就是借助多元化的處理程序和屏幕顯示，以及打印。透過該類狀況觀察，檔案經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)牟贿^是檔案信息，用戶獲取的亦并非檔案原件，不過是一類復(fù)制品。而借用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)娜魏晤愋蜋n案，都可以被視為原件或是復(fù)制件，就是說經(jīng)過這類容易更改和復(fù)制的現(xiàn)象影響，使得電子檔案原始性無法予以精準(zhǔn)化認(rèn)證。

1.2 電子檔案真實安全性不能得到合理保障

檔案真實性是其能否作為憑證的關(guān)鍵。須知紙質(zhì)檔案的信息和載體是一體的，在衍生環(huán)節(jié)中保留自身深刻的歷史印記，如若存在細(xì)微的破壞或是改動跡象，都會快速地被分辨，所以說在法律上保留較高的憑證效用和法律證件價值。相比之下，電子檔案主要是在計算機信息技術(shù)環(huán)境下傳輸，其間信息和載體相互分離，造成該類檔案存在強烈的可變和不可控制性，即流動和虛擬性并存特征，根本無法保障電子文檔的真實和安全性。因此，長久以來我國的諸多訴訟案件之中，都不會將電子文檔作為獨立證據(jù)，因為其證明力完全不能和紙質(zhì)檔案匹敵，這便是當(dāng)前限制我國電子檔案憑證價值的主要原因。

2 日后提升我國電子檔案法律效力并有效發(fā)揮其憑證效用的措施

2.1 全面改善電子檔案政局力的法律地位

電子檔案法律效力，強調(diào)的是電子檔案作為證據(jù)能否發(fā)揮發(fā)揮應(yīng)有的證據(jù)效力，同時具備何類證據(jù)效力。結(jié)合以往多元化司法實踐經(jīng)驗整理論證，進行證據(jù)力強弱效應(yīng)判定往往有章可循。

首先，包括物證、歷史檔案、勘驗筆錄等經(jīng)過公正的書證，其證明力往往超過證人證言或是其余視聽信息。

其次，證人提供的一切對其親屬或是親密朋友有利的證言，證明力都低于其余證人證言。

再次，原始證據(jù)的證明力必然大過傳來證據(jù)。

最后，判定一類證人證言是否有效，要預(yù)先結(jié)合其智力狀

況、品德、知識、法律意識等開展全方位校驗解析。

而電子檔案通常會被列為視聽資料，即間接證據(jù)，這類弱勢地位勢必限制其憑證效力的有效發(fā)揮。面對此類消極狀況，作為立法機構(gòu)，務(wù)必要盡快地將電子檔案進行單獨立法或是直接在司法解釋中予以明確化規(guī)定，力求令電子檔案和紙質(zhì)檔案一樣，及時過渡轉(zhuǎn)化為直接證據(jù)。

2.2 科學(xué)規(guī)劃電子檔案管理的基礎(chǔ)性事務(wù)，提升電子檔案證明效力

之所以說傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案存在較強的證明效力，主要是由于這部分文件上保留著客觀真實的歷史標(biāo)記，部分文件材料都是經(jīng)由當(dāng)事人親筆手寫，并且保留相關(guān)機構(gòu)或是個人的批示、印信等，以上諸多結(jié)果都決定了紙質(zhì)檔案能夠作為確鑿歷史憑證的現(xiàn)狀。電子檔案想要系統(tǒng)化提升自身的證明效力，第一要務(wù)便是處理好電子檔案管理的基礎(chǔ)性事務(wù)，爭取透過檔案源頭抓起，針對電子檔案衍生、整理、認(rèn)證、應(yīng)用等工序流程進行動態(tài)化監(jiān)管，確保時刻維持電子檔案應(yīng)有的原始、真實和完整特性。畢竟電子檔案的關(guān)聯(lián)、合法和客觀性，才是其順利發(fā)揮證明力的基礎(chǔ)性支持條件。

另一方面，提升電子檔案的綜合利用實效。盡快明確電子檔案應(yīng)有的法律效力，確保將其證明力發(fā)揮到較高等級層次，唯獨如此，才能引起更多事業(yè)機構(gòu)和社會大眾的認(rèn)同，順勢維持電子檔案合理的憑證效用。須知應(yīng)用始終是檔案管理職員的核心動力源泉，更是彰顯出電子檔案憑證價值的直接路徑，如若缺乏應(yīng)用，電子檔案管理工作就缺乏一定的現(xiàn)實意義。所以，今后務(wù)必要令相關(guān)檔案管理工作人員時刻銘記，電子檔案利用率是關(guān)鍵，法律效力則是利用的前提。

3 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國始終未能衍生出一套和電子檔案管理內(nèi)容、模式、范疇、水準(zhǔn)等相對應(yīng)的完善化保障體系，也就是說，在電子檔案原始、真實、有效性保障上，我們還有較長的一段挑戰(zhàn)路程要走。希望有關(guān)檔案管理人員能夠時刻完善個人專業(yè)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)，爭取為今后電子檔案法律效力合理化舒展，貢獻更為可靠的支持服務(wù)動力。

參考文獻：

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[3] 孫志成.吉林省直機關(guān)電子檔案移交與接收管理探析[D].吉林大學(xué)，2016.

作者簡介：劉虹，女，學(xué)歷：本科，職稱：館員，研究方向：檔案管理。