運(yùn)用ERP系統(tǒng)增強(qiáng)石油銷售企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平

高有輝

【摘 要】將ERP作為中心而展開工作的我國(guó)石油企業(yè)正在朝著穩(wěn)健蓬勃的方向發(fā)展著，從實(shí)際應(yīng)用中我們發(fā)現(xiàn)通過(guò)使用ERP系統(tǒng)，我國(guó)的石油銷售企業(yè)在財(cái)務(wù)管理上得到了顯著的提升，極大的縮小了人工壓力，加快了管理的速率。下面該文章著手于我國(guó)石油企業(yè)實(shí)行ERP系統(tǒng)這一背景之下，主要從采購(gòu)和財(cái)務(wù)集成、銷售和財(cái)務(wù)集成、資金管理、庫(kù)存管理等這四方面來(lái)具體分析我國(guó)石油企業(yè)是怎樣根據(jù)使用ERP來(lái)提高其財(cái)務(wù)管理能力的，并詳細(xì)闡述了實(shí)行ERP系統(tǒng)所帶來(lái)的一些成效。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；石油銷售企業(yè)；財(cái)務(wù)管理水平

ERP是一項(xiàng)高度集成了企業(yè)信息化的管理理念的系統(tǒng)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，ERP系統(tǒng)充分的把企業(yè)的信息流和物流以及資金流等都融合在一個(gè)平臺(tái)中，全面平衡了企業(yè)中的人力、材料、設(shè)備、資金等等資源，并在此基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)展開了科學(xué)化的管理，進(jìn)而幫助企業(yè)做出正確的決策。所以近年來(lái)應(yīng)用將財(cái)務(wù)管理作為中心的ERP系統(tǒng)開始逐漸成為石油銷售企業(yè)的“新寵”，而且已經(jīng)被東北區(qū)、陜西區(qū)和新疆等地廣泛的應(yīng)用了起來(lái)，通過(guò)實(shí)踐我們發(fā)現(xiàn)取得的效益極為良好。

下面該文章主要對(duì)在石油銷售企業(yè)中應(yīng)用ERP系統(tǒng)的意義進(jìn)行了分析，之后跟我國(guó)石油銷售企業(yè)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，主要從財(cái)務(wù)集成和采購(gòu)上、銷售和財(cái)務(wù)集成上、資金管理以及庫(kù)存管理上這四點(diǎn)入手，對(duì)石油銷售企業(yè)怎樣提升財(cái)務(wù)管理能力展開了詳細(xì)的探討，并且通過(guò)實(shí)踐總結(jié)了實(shí)行ERP系統(tǒng)于石油銷售企業(yè)中所產(chǎn)生的效果。

一、將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在石油銷售企業(yè)中的意義

在企業(yè)中，財(cái)務(wù)管理雖是基礎(chǔ)性的構(gòu)成之一，但是它一直扮演著極為重要的角色，它跟企業(yè)今后的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向息息相關(guān)，尤其是在流程日益繁瑣的石油銷售行業(yè)中，財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要。當(dāng)沒(méi)有應(yīng)用ERP系統(tǒng)以前，石油銷售企業(yè)通常都是根據(jù)各種單獨(dú)系統(tǒng)來(lái)管理人力物力和財(cái)力的，缺乏整體性。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理都是通過(guò)會(huì)計(jì)軟件在事后進(jìn)行處理，這會(huì)造成企業(yè)生產(chǎn)不能跟市場(chǎng)需求變化相適應(yīng)，最終致使財(cái)務(wù)管理的工作效率極低。

而隨著ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的產(chǎn)生，上面這種現(xiàn)象就得到了良好的解決，實(shí)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不但集成了各部門模塊，同時(shí)還能夠更好的跟銷售和設(shè)備以及采購(gòu)等這些子系統(tǒng)相鏈接起來(lái)，為企業(yè)及時(shí)提供各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息，在企業(yè)做決策時(shí)提供一定的參考依據(jù)。

二、ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的各功能模塊

ERP系統(tǒng)屬于集成度極高的對(duì)企業(yè)信息資源進(jìn)行有效管理的系統(tǒng)，而其中最為重要的一個(gè)系統(tǒng)就是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，在實(shí)行的各種項(xiàng)目過(guò)程中，要想看ERP系統(tǒng)運(yùn)行的是否成功就要看其財(cái)務(wù)管理運(yùn)作的如何，所以說(shuō)實(shí)行財(cái)務(wù)管理在石油銷售企業(yè)中尤其的重要。

在財(cái)務(wù)管理中，主要包含有總賬模塊、現(xiàn)金管理、財(cái)務(wù)報(bào)表、成本核算、財(cái)務(wù)預(yù)算、費(fèi)用分?jǐn)?、?yīng)付賬款、固定資產(chǎn)等模塊，他們之間共同聯(lián)系，互相作用于對(duì)方，存在于同一套數(shù)據(jù)之下。

三、通過(guò)ERP系統(tǒng)增強(qiáng)石油銷售企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的具體措施

在將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到石油銷售企業(yè)之中以后，無(wú)論是財(cái)務(wù)管理還是業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)都變得極為的系統(tǒng)化。具體方式有如下幾種：

1.根據(jù)高度集成財(cái)務(wù)和采購(gòu)業(yè)務(wù)來(lái)加大財(cái)務(wù)管理的水平

當(dāng)推行ERP的時(shí)候，要把與企業(yè)有關(guān)的所有業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)都搬到同一平臺(tái)上展開工作，相關(guān)的工作人員根據(jù)采購(gòu)初始單據(jù)來(lái)輸入到系統(tǒng)中，同時(shí)依照具體流程來(lái)按步驟進(jìn)行，則與之相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證就會(huì)自動(dòng)生成。

由此可知，一旦業(yè)務(wù)員進(jìn)行入庫(kù)操作的時(shí)候，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證；當(dāng)檢驗(yàn)發(fā)票的時(shí)候，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)把采購(gòu)訂單和收貨信息以及發(fā)票相關(guān)聯(lián)在一起，同時(shí)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證。

就上述提到的檢驗(yàn)發(fā)票，相關(guān)工作人員要遵循下面幾點(diǎn)：首先是按照業(yè)務(wù)員所給予的“紙質(zhì)發(fā)票”與“購(gòu)買結(jié)算通知單子”來(lái)查詢購(gòu)進(jìn)發(fā)票，甄別系統(tǒng)中的內(nèi)容是否跟紙質(zhì)發(fā)票相同，一旦發(fā)現(xiàn)不同就要將發(fā)票沖銷并且重新輸入；其次是按照業(yè)務(wù)員所給予的“紙質(zhì)發(fā)票”與“購(gòu)買結(jié)算通知單子”來(lái)查詢購(gòu)進(jìn)結(jié)算單，看系統(tǒng)中的該方面內(nèi)容是不是也跟紙質(zhì)相同；第三是假使前面兩個(gè)步驟都沒(méi)有問(wèn)題，那么就要在系統(tǒng)里對(duì)發(fā)票進(jìn)行檢驗(yàn)。無(wú)論是發(fā)票的稅額還是金額都要根據(jù)實(shí)際數(shù)額來(lái)錄入，一旦產(chǎn)生差異，就要及時(shí)做出調(diào)整，防止發(fā)生發(fā)票數(shù)量比入庫(kù)數(shù)量大的現(xiàn)象發(fā)生。

2.根據(jù)對(duì)庫(kù)存進(jìn)行有效管理的方式來(lái)增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理能力

庫(kù)存管理主要分為出入庫(kù)的管理和核對(duì)庫(kù)存的管理這兩方面。企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證主要是由經(jīng)辦業(yè)務(wù)員錄入原始憑證數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的，經(jīng)辦人一定要正確辦理出入庫(kù)手續(xù)，在系統(tǒng)中產(chǎn)生數(shù)據(jù)與入庫(kù)手續(xù)，當(dāng)數(shù)據(jù)和原始憑證手續(xù)都齊全以后，財(cái)務(wù)就會(huì)開始記賬并付款了。所以，在ERP系統(tǒng)之下實(shí)行的財(cái)務(wù)管理能夠確保物流和資金流以及信息流都共同進(jìn)行，財(cái)務(wù)能夠?qū)?kù)存狀況有一個(gè)準(zhǔn)確的了解，加大了財(cái)務(wù)的管控力度。此外，ERP系統(tǒng)是一個(gè)集供需鏈于一身的管理平臺(tái)，它將倉(cāng)儲(chǔ)和業(yè)務(wù)以及財(cái)務(wù)都結(jié)合在了一起，節(jié)省了大量的人力物力，為財(cái)務(wù)人員更好的分析庫(kù)存帶來(lái)了更多的空間，大大提升了對(duì)庫(kù)存的管理控制效率。

3.根據(jù)集成銷售業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)來(lái)加強(qiáng)財(cái)務(wù)的管理能力

一旦業(yè)務(wù)員把銷售業(yè)務(wù)原始單據(jù)輸入到系統(tǒng)當(dāng)中，再根據(jù)具體步驟來(lái)執(zhí)行的話，那么就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證。

由此可看出，一旦業(yè)務(wù)員進(jìn)行出庫(kù)操作系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證；當(dāng)業(yè)務(wù)員銷售開票的時(shí)候，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)將訂單詳情、發(fā)貨詳情和發(fā)票這三者相連接在一起并且產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證；盤點(diǎn)破損情況時(shí)系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)針對(duì)于賬務(wù)這方面展開更新。

銷售主要分為批發(fā)業(yè)務(wù)與零售業(yè)務(wù)這兩種，就批發(fā)業(yè)務(wù)來(lái)講，首先管理上要對(duì)先付款后發(fā)貨的進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，具體的系統(tǒng)操作流程就是：一旦接收都客戶繳納的款費(fèi)，就要增加該客戶的信用額度，這時(shí)系統(tǒng)就會(huì)自行對(duì)客戶額度進(jìn)行判斷，當(dāng)該客戶額度達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，就會(huì)進(jìn)入到下一步驟?？蛻艚豢畈襟E也分成兩種，就客戶繳納部分預(yù)付款給公司的那一部分來(lái)說(shuō)，當(dāng)公司財(cái)務(wù)人員確定其收到之后可直接做該方面的財(cái)務(wù)憑證，一旦產(chǎn)生正式憑證客戶信用度就會(huì)隨之增加；就客戶自己去營(yíng)業(yè)室交款的這種現(xiàn)象，當(dāng)營(yíng)業(yè)員收到這筆款費(fèi)以后，要錄入收款單，當(dāng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人收到單據(jù)且確認(rèn)好以后，要檢查系統(tǒng)里有沒(méi)有營(yíng)業(yè)室收款單，若是有的話當(dāng)確認(rèn)完以后要沖銷收賬單，并根據(jù)這個(gè)收款單來(lái)做預(yù)收款的財(cái)務(wù)憑證，之后該客戶的信用度便會(huì)增長(zhǎng)。

就零售業(yè)務(wù)來(lái)講，財(cái)務(wù)需要加油站具體到所有客戶的管理當(dāng)中，可是實(shí)際上，業(yè)務(wù)部一般是按照加油站的日?qǐng)?bào)來(lái)開銷售發(fā)票的，并不能具體到所有客戶，只能體現(xiàn)出是哪個(gè)加油站，針對(duì)于這種情況，零售業(yè)務(wù)可按照這種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)：首先是財(cái)務(wù)人員要設(shè)立含有預(yù)收款客戶的相關(guān)數(shù)據(jù)，當(dāng)財(cái)務(wù)確認(rèn)已收到預(yù)收款以后就會(huì)記賬到具體客戶身上；其次是加油站要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)客戶主數(shù)據(jù)，一般都是按照加油站的名字來(lái)擬定的，開發(fā)票的時(shí)候再具體記賬到客戶身上；第三是當(dāng)預(yù)收款客戶前往加油站加油的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員要對(duì)其進(jìn)行減賬，如果客戶沒(méi)有預(yù)收款的話，加油站可以收取現(xiàn)金，并經(jīng)由財(cái)務(wù)人員記賬到統(tǒng)一客戶中；第四是每到月末的時(shí)候，財(cái)務(wù)要具體到有減少預(yù)收款的所有客戶賬戶進(jìn)行清賬工作，清賬以后該賬戶余額就是目前的預(yù)收款余額，這樣做主要是因?yàn)楫?dāng)月的發(fā)票等于現(xiàn)金加上沖減之后的預(yù)收款，因此，該客戶賬目的月末余額應(yīng)該是零。

4.應(yīng)用ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)為石油銷售企業(yè)帶來(lái)的效果

將財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)成功應(yīng)用到石油銷售企業(yè)中，不但縮減了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，同時(shí)又使得數(shù)據(jù)變得更加的準(zhǔn)確。根據(jù)ERP系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員能夠更好的對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有一個(gè)全面的了解，財(cái)務(wù)人員能夠充分的對(duì)訂單和發(fā)票等信息展開監(jiān)控。

總而言之，通過(guò)全文詳述我們了解到在石油銷售行業(yè)中實(shí)行ERP系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)同步對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)展開管理，使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)入口變得更加的合理化，有效解決了因財(cái)務(wù)賬單流通慢而影響工作流程這一問(wèn)題，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在入賬時(shí)是足夠準(zhǔn)確的，對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)和決策以及分析上起到了極大的幫助，進(jìn)而增強(qiáng)了財(cái)務(wù)管控企業(yè)的能力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 于躍. 中國(guó)石油黑龍江銷售公司ERP系統(tǒng)整合研究[D].吉林大學(xué)，2016.

[2] 潘陽(yáng). ERP在大慶油田財(cái)務(wù)上的應(yīng)用研究[D].武漢科技大學(xué)，2012.

[3] 王坤. 眾誠(chéng)石油連鎖有限公司實(shí)施ERP案例分析[D].吉林大學(xué)，2010.