淺析行政事業(yè)單位經濟合同管理

朱澎濤

【摘 要】本文對行政事業(yè)單位經濟合同管理存在的弊端進行了分析，依次為依據研究了行政事業(yè)單位加強經濟合同管理的方法和對策。

【關鍵詞】行政事業(yè)單位；經濟合同管理

一、行政事業(yè)單位經濟合同管理問題分析

1.歸口管理缺失

首先，沒有專門的經濟合同管理部門。經濟合同具有專業(yè)性強、內容繁雜、牽涉范圍廣的特征，行政事業(yè)單位的合同管理通常是分散管理模式，財務部門、業(yè)務部門、采購部門和管理部門各自為政、分頭管理，沒有一個統(tǒng)一的部門組織評審專家、建立談判小組等重大適宜進行協(xié)調和溝通，整體管理水平一直處在低水平層面上。

其次，沒有對合同檔案進行歸口管理。有的單位合同檔案分別散落在各個工作科室，沒有對其進行歸口管理，導致單位領導難以第一時間內把握合同的簽訂情況和履行狀況；有的單位受到自身檔案管理水平低下的限制，合同檔案保管不當，遺漏、丟棄合同資料的狀況時有出現。合同檔案中應當包含合同前期調研資料、合同文本、合同標的招投標、合同審批流轉手續(xù)等內容，應該是整個經濟活動詳細情況的記載，監(jiān)督合同簽訂和跟蹤合同執(zhí)行都需要完善的檔案資料作為基礎。

2.合同事前審查力度不足

第一，對采購需求的審查不到位。采購人員首先需要對采購需求進行詳細地分析和論證，如果采購材料涉及到較強的專業(yè)性，還有必要申請專家的幫助。有的行政事業(yè)單位采購隨意性較大，事項認定粗放，對如何提交采購申請、如何論證采購需求、如何審查采購合理性都沒有明確的規(guī)定，相關的責任認定環(huán)節(jié)也常年缺失，源頭管理和后續(xù)監(jiān)督都極其乏力，合同的管理和執(zhí)行效力自然難以提升。

第二，前期審查環(huán)節(jié)缺失。一些行政事業(yè)單位在制定采購計劃的時候沒有進行足夠的市場調研，對合同簽訂對方的主體資格和資質認識不清。如果合同簽訂之前，對對方的誠信程度、資質情況和履約能力等基本信息都調查不到位，那么合同簽訂和履行遭受風險的幾率大大增加，增大了單位承擔損失的可能性。

3.合同書面簽訂有失規(guī)范性和完整性

首先，合同條款松散。一些單位簽訂的合同存在著條款有漏洞、事項約定不清的現象，甚至有些補充條款或附加項都未能以書面形式體現。有的單位在付款的時候才發(fā)現合同約定的分期付款金額和合同總金額之間有出入；有的單位則發(fā)現對方支付合同金額嚴重拖欠、提供票據積極性不足等問題。

其次，合同雙方簽名和合同簽訂時間出現問題。有的單位簽訂合同時會將簽名和日期填寫在錯誤的位置，導致原本應該填寫簽名和日期的地方出現空白，容易給合同執(zhí)行帶來不必要的誤解，在合同對方發(fā)生違約的時候也給維權帶來不利的影響和不必要的麻煩。

二、完善行政事業(yè)單位經濟合同管理的對策

1.完善管理機制，建立清晰的權責關系

首先，要建立合同歸口管理部門。事業(yè)單位應該完善管理體制和制度，單位領導應該承擔起建立合同歸口管理部門的職責，積極地進行部門建立和資源分配，對合同檔案保管和重大經濟合同談判制定規(guī)范的管理制度，明確合同簽訂專用章的使用，將合同的歸口管理落在實處。

其次，要建立有效的溝通渠道，明確各部門的溝通職責。單位要清晰地劃分財務部門、業(yè)務部門和合同歸口管理部門的職責，并在各個部門之間建立起良好的溝通渠道，在合同簽訂的過程中實時溝通、定期了解。

再次，要完善并落實管理制度。在結合現行法律法規(guī)的基礎上，事業(yè)單位可以針對合同管理各個層面進行職責劃分，確定各部門簽訂經濟合同的范圍和條件，明確合同審批流程和權限，并對經濟活動的關鍵環(huán)節(jié)設置詳盡的流程以供遵循，在明確要求的基礎上堅實地落實各項制度。

最后，要注重合同檔案管理。檔案管理部門應當定期地進行資料整理和更新，根據合同談判和簽訂的進程來收集、整理和保存檔案資料，各部門還應該在自身職責范圍內建立合同臺賬。

2.進行事前調研、做好源頭管理工作

第一，對采購需求進行審查。在實施采購活動之前，單位首先應當對采購需求進行調查，論證采購目標的合理性，如果合同涉及到較高的專業(yè)技術和復雜的法律關系，還要組織技術專家、財務人員和法律專家參與到合同的簽訂過程之中來，力求使得采購需求合理合規(guī)，避免資源的浪費和重復的購買。對于不同金額和不同重要程度的采購合同，要采取不同級別的立項審批流程。

第二，加強合同訂購的前期審查。雖然行政事業(yè)單位的采購大多屬于政府采購，但是在簽訂合同前仍應對對方當事人的資信狀況、履約能力、資質情況、是否具備完全民事行為能力等進行詳盡的調查，論證其是否能按時履行合同、合同履行質量高低以及產品質量保證程度，將合同風險降到最低。

3.注重合同審查，強化監(jiān)督程序

首先，要注重對合同的審查。合同的簽訂應該嚴格按照程序進行審批，在簽訂合同前對合同文本、合同約定事項進行嚴格地檢查，避免出現漏洞，留下風險隱患。

其次，強化合同執(zhí)行監(jiān)督。應根據不同的合同類型制定相應的評價標準，對合同進度、完成情況、預期效果等按期進行評估，強化對合同履行情況的管理與控制，及時發(fā)現在合同履行過程中出現的問題并予以糾正。

總之，市場經濟環(huán)境下，行政事業(yè)單位將面臨著越來越多的簽訂經濟合同的機會，傳統(tǒng)的合同管理模式已經不再適應新時期的要求。事業(yè)單位需要出臺針對性的管理措施和方法，完善合同管理，規(guī)避合同風險，為經濟合同的有效簽訂和執(zhí)行奠定良好的基礎。

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