新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法

谷雪媛

[摘 要]醫(yī)院是向人們提供醫(yī)療服務(wù)的重要機構(gòu)，在其運營過程中會產(chǎn)生大量諸如工作記錄、工作圖表、影響等的檔案資料，這些資料包含醫(yī)院醫(yī)療、科研成果等重要內(nèi)容，是醫(yī)院重要的資源，關(guān)乎醫(yī)院的生存與發(fā)展。因此，加強醫(yī)院檔案管理工作，不僅可以確保醫(yī)院各項醫(yī)療活動的有效進行，同時可以為醫(yī)院重大決策提供可靠的依據(jù)，加快醫(yī)院醫(yī)療改革，促進醫(yī)院穩(wěn)定、健康的發(fā)展。本文結(jié)合新醫(yī)改政策，系統(tǒng)分析了加強醫(yī)院檔案管理的必要性，并指出了新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理中存在的問題，最后提出了基于新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法。

[關(guān)鍵詞]新醫(yī)改；醫(yī)院；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.094

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

0 引 言

新醫(yī)改是國家為了進一步加快醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，滿足人民群眾日益增長的醫(yī)療需求，而進行的重大醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，同時也是改善民生的重要舉措。從現(xiàn)在到2020年是我國全面建設(shè)小康社會的關(guān)鍵時期，也是深化醫(yī)療改革的黃金階段。新醫(yī)改政策進一步重申了加強醫(yī)院檔案管理的重要性，強烈要求醫(yī)院要積極貫徹新醫(yī)改的各項要求，認真落實檔案管理工作，明確管理人員的工作內(nèi)容和責任范圍，強化檔案管理的責任意識。整合和優(yōu)化現(xiàn)有資源，盡快搭建公共信息服務(wù)平臺，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、高效化目標，進而推動醫(yī)院穩(wěn)定的發(fā)展。

1 新醫(yī)改背景下加強醫(yī)院檔案管理的必要性

醫(yī)院檔案不同于其他檔案，是醫(yī)院進行行政管理工作、學(xué)術(shù)研究、科技交流以及法律糾紛的重要依據(jù)，是醫(yī)院落實和貫徹新醫(yī)改工作的必要參考資料，有助于醫(yī)院各項管理工作的順利開展。但在實際的醫(yī)院檔案管理過程中，卻存在管理人員素質(zhì)水平低下、檔案管理理念缺失、檔案管理制度不健全等問題，這些問題的存在嚴重阻礙了醫(yī)院的穩(wěn)定、健康發(fā)展。隨著新醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院檔案管理的弊端暴漏無疑，直接影響了醫(yī)院各項管理工作的有效實施與開展。因此，醫(yī)院只有正確認識到自身存在的不足，并結(jié)合新醫(yī)改的要求，科學(xué)部署檔案管理工作，強化內(nèi)部監(jiān)督，切實確保檔案管理的效率和質(zhì)量，進而促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 醫(yī)院檔案管理模式和方法相對落后

受傳統(tǒng)觀念影響，我國醫(yī)院對檔案管理工作重視度不高，由于近幾年黨和國家進一步重申了檔案資料管理的重要性，并出臺了相關(guān)政策與法規(guī)，以切實加強各個行業(yè)領(lǐng)域的檔案管理工作，提高各行各業(yè)對檔案資料管理的重視程度和了解程度。由于醫(yī)院檔案管理工作起步較晚，管理人員很難在短時內(nèi)適應(yīng)新的管理模式和方法，大部分是在沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，醫(yī)院檔案管理模式仍然很難突破原有模式的束縛。有些醫(yī)院是將人工管理和信息化管理交叉并用，在對檔案進行整理和管理時，以靜態(tài)資料為主，例如文字和圖片，而缺乏一定的音像資料，降低了檔案的完整度，間接的影響了檔案管理現(xiàn)代化和信息化。在進行檔案管理時，沒有科學(xué)的歸類方法，導(dǎo)致檔案歸類工作雜亂無章，嚴重影響了后期調(diào)取、查看工作的效果。

2.2 醫(yī)院檔案管理資金投入不足

醫(yī)院檔案管理已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工信息管理模式，對新的管理模式了解不夠透徹，甚至排斥，直接導(dǎo)致了對檔案信息化管理重視度不高，對這方面的資金投入少之又少，最終產(chǎn)生的后果就是醫(yī)院因為運轉(zhuǎn)資金不足，而無法購買信息化管理設(shè)備，仍然依靠原有的計算機系統(tǒng)進行檔案信息化管理，使信息管理效率低下、管理質(zhì)量無法媲美發(fā)達國家。甚至有些經(jīng)濟條件相對落后的地區(qū)，由于缺乏雄厚的資金支持，仍然沿用傳統(tǒng)的借助人力的紙質(zhì)信息管理方式，無法保障信息管理的準確度。

2.3 缺乏專業(yè)的管理人才

在我國醫(yī)院檔案管理工作中，由于人員工作職責不明確，許多管理人員身兼數(shù)職，有的檔案信息化的管理人員可能是其他科室的管理人員，這些管理人員缺乏一定的專業(yè)性，在進行檔案管理工作時，并沒有科學(xué)的管理方法和手段，使檔案管理工作水平不高。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法

3.1 加大對檔案信息化管理的資金投入

醫(yī)院檔案管理工作不僅需要大量的人力支持，更需要雄厚的資金支持。如果醫(yī)院的檔案信息化管理缺乏資金支撐，會使管理設(shè)備的更新受阻，降低管理的水平和質(zhì)量。因此，國家和政府應(yīng)該重視醫(yī)院檔案信息化管理工作，積極鼓勵醫(yī)院采取信息化的管理方式對其檔案進行管理，并在政策和技術(shù)上給予一定的支持。此外，醫(yī)院也應(yīng)加大對檔案信息化管理方面的資金投入，不斷引進新的管理設(shè)備，促進檔案信息化管理的發(fā)展。

3.2 重視檔案管理人才培養(yǎng)，提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理無形中對管理人員提出了更高的要求，因為現(xiàn)代的檔案管理需要借助計算機管理系統(tǒng)，但是原有的檔案管理人員并不能熟練掌握計算機操作技能，在實際工作中會出現(xiàn)各種各樣的失誤，降低了檔案管理的整體水平。因此，加強對檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)工作已是當下醫(yī)院管理的必要工作。醫(yī)院可以將檔案管理人員派遣到外地進行技能學(xué)習(xí)，并結(jié)合崗位的特點，選拔專業(yè)的管理人才從事檔案管理工作，做到人盡其才，從而實現(xiàn)人力資源效益最大化的目標。此外，醫(yī)院還可以聘請專家對檔案管理人員進行培訓(xùn)，手把手的指導(dǎo)檔案管理人員的工作。與此同時，檔案管理人員也要提高自身的主動學(xué)習(xí)能力，在工作中積累經(jīng)驗，大膽嘗試并進行工作方法和手段的創(chuàng)新，以提高檔案管理工作的效率和水平。

3.3 加強檔案管理制度建設(shè)

醫(yī)院檔案管理工作之所以效率不高，雜亂無章，主要是因為缺乏嚴格的檔案管理制度。因此，醫(yī)院應(yīng)將建立和完善檔案管理制度提到工作議程上來，明確檔案工作的職責、義務(wù)、歸檔范圍以及檔案整理要求，逐步建立檔案保管制度、檔案利用制度以及檔案工作保密制度等，進而形成完善的檔案管理制度體系，使醫(yī)院檔案管理工作有章可循、有法可依，切實確保醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。此外，醫(yī)院還應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況，制定合理的檔案管理考核制度，嚴格把控醫(yī)院檔案管理的各個環(huán)節(jié)，將檔案管理考核與醫(yī)院各科室的工作績效相掛鉤，強化檔案管理人員的責任意識，進而保證檔案管理的質(zhì)量。

3.4 做好檔案的安全維護工作

隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案的安全問題也成為了不可忽視的一部分。檔案存在的普遍安全問題是檔案信息的丟失和檔案信息的泄露。工作人員的操作失誤、計算機出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵等因素，都會導(dǎo)致文件在傳輸運行中丟失、損毀等問題的產(chǎn)生。為了解決這一問題，醫(yī)院首先需要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)，避免因個人原因?qū)е滦畔⑿孤丁p毀，還應(yīng)引入專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全維護軟件，積極運用各種先進的技術(shù)對計算機進行加密、防入侵、防病毒等保護，為檔案安全提供技術(shù)支撐，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的抵御性能。其次，一定要做好檔案的備份工作，切實落實異地備份制度，對所有的檔案文件進行復(fù)制，以防重大災(zāi)害對檔案造成的毀滅性損失。最后，檔案安全工作的良好開展離不開財力和人力的支持，醫(yī)院應(yīng)該在檔案安全維護上投入更多的資金，為檔案保密系統(tǒng)的實時更新提供重要的資金支持。

3.5 充分發(fā)揮現(xiàn)代先進管理手段的優(yōu)勢，提升檔案管理的效率

醫(yī)院檔案門類眾多，且每年都會增多，檔案管理人員的工作量大，如果僅僅依靠人力進行管理，將很難確保醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，醫(yī)院應(yīng)該尋求更有效的手段來進行檔案管理?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展為醫(yī)院檔案管理工作提供了有利的條件，尤其是超文本技術(shù)以及大容量存儲技術(shù)的出現(xiàn)，使醫(yī)院檔案可以電子文本的形式分類儲存在醫(yī)院數(shù)據(jù)信息庫中，醫(yī)院檔案管理人員可以隨時調(diào)閱檔案，提高了檔案資料的利用率，確保了醫(yī)院檔案的完整性和安全性。因此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代管理手段的優(yōu)勢，提升檔案管理效率，推動醫(yī)院檔案走向現(xiàn)代化、規(guī)范化的發(fā)展道路。

4 結(jié) 語

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院更應(yīng)該加大檔案管理的執(zhí)行力度，增加檔案管理的資金投入，重視管理人才的培養(yǎng)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，建立健全檔案管理制度，做好檔案安全管理工作，并充分發(fā)揮現(xiàn)代先進管理手段的優(yōu)勢，提升檔案管理的效率和質(zhì)量，進而促使醫(yī)院檔案管理工作走向規(guī)范化、高效化的道路。

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