公文寫作語(yǔ)言規(guī)范及其運(yùn)用探析

張媛媛

摘 要：公文是一種較特殊的應(yīng)用型文體，它必須確保言簡(jiǎn)意賅、表達(dá)清楚、杜絕歧義等要求，因此在公文寫作中對(duì)語(yǔ)言的規(guī)范性要求十分嚴(yán)格。在我國(guó)社會(huì)改革和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的進(jìn)程中，公文在公務(wù)處理中的應(yīng)用范圍逐漸拓寬、作用不斷提升，因此積極探索和研究公文寫作的規(guī)范化是十分重要的，這也是各類辦公、文秘類人才的基本技能。本文針對(duì)公文寫作語(yǔ)言的規(guī)范問題展開研究，并提出相應(yīng)地運(yùn)用策略探析。

關(guān)鍵詞：公文寫作 語(yǔ)言規(guī)范 存在問題 運(yùn)用探析

公文具有一定的嚴(yán)肅性、保密性和行政性。這就要求公文寫作必須遵循嚴(yán)格的書面語(yǔ)言規(guī)范，尤其在傳達(dá)和貫徹黨和政府的法令、法規(guī)、政策等層面的公文，如果存在歧義、錯(cuò)字、錯(cuò)句等問題，就會(huì)嚴(yán)重地削弱其效應(yīng)，甚至造成一定的行政漏洞。同時(shí)，隨著公文在社會(huì)公務(wù)處理中的廣泛應(yīng)用，對(duì)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)機(jī)構(gòu)的行文規(guī)范性也提出了嚴(yán)格的要求，在工作總結(jié)、會(huì)議報(bào)告、公務(wù)辦理等過程中，公文的寫作語(yǔ)言如果存在問題，必然會(huì)導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)、法律方面的糾紛。正所謂“一字之差，謬之千里”，中國(guó)語(yǔ)言文字體系博大精深、復(fù)雜豐富，加強(qiáng)公文寫作語(yǔ)言規(guī)范的要求是十分必要的。

1 公文寫作語(yǔ)言規(guī)范性特征

公文除了具有一定的契約內(nèi)涵之外，更重要的是它在法律層面的廣泛適用性，從小處說代表了個(gè)人信用、經(jīng)濟(jì)利益，從大處說則影響了一個(gè)國(guó)家的形象。公文中字字千金，絕對(duì)不可以掉以輕心，一字之差可能造成的損失是難以估量的。例如晚清時(shí)期的膠濟(jì)鐵路條款中，公文書寫中表達(dá)為“沿鐵路線左右三十里內(nèi)煤鐵等礦產(chǎn)德國(guó)有權(quán)開采”的要求，清政府在公文寫作語(yǔ)言方面麻痹大意，以自身語(yǔ)言體系的理解方式簽訂合同，并沒有注明“左右相加共計(jì)三十里”的字樣，導(dǎo)致德國(guó)方面堅(jiān)持“左右各三十里”，由此造成的損失十分慘重。除此之外，我國(guó)歷史上層出不窮的“文字獄”，也大多是由于公文寫作語(yǔ)言不規(guī)范造成的。當(dāng)前中國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，在國(guó)際方面的參與度也越來(lái)越高，各類合同、約定、協(xié)議等公文形態(tài)不斷增加，如果忽視公文寫作語(yǔ)言規(guī)范性的要求，必然會(huì)造成重大的經(jīng)濟(jì)損失，甚至嚴(yán)重影響中國(guó)在世界上的形象。

“公文”顧名思義，簡(jiǎn)單的理解就是“公務(wù)文體”，這極大地限制了它的應(yīng)用范圍，但同時(shí)也表明了它不同于一般文體的特征。確?！拔捏w”規(guī)范性的重要因素就是“語(yǔ)體”，也就是公文寫作中所表達(dá)出來(lái)的語(yǔ)言風(fēng)格——值得一提的是，書面語(yǔ)言和口頭語(yǔ)言是有“二元化”區(qū)別的，書面語(yǔ)言的表述要符合言簡(jiǎn)意賅、表達(dá)清楚、不存歧義的特征，既要將事情說明白，又不能過于煩瑣、累述。同時(shí)，狹義層面的公文使用主體主要是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及社會(huì)組織，彼此之間通過公文的形式進(jìn)行事務(wù)處理，更強(qiáng)調(diào)其功能性。這與一般的文學(xué)創(chuàng)作語(yǔ)體之間有天壤之別，在遣詞造句、修辭表達(dá)等方面必須進(jìn)行特殊處理，不能想象、虛構(gòu)、文藝，更不能庸俗、夸張、夸大，具體來(lái)說，包括以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)。

1.1 必須符合公文寫作目的和對(duì)象的要求

單純地就寫作工作而論，主要包括了議論、說明、敘述、描寫和抒情五類，它們之間的主觀性是呈遞進(jìn)關(guān)系的，議論和說明基本是應(yīng)用文體的主要展開形式，不強(qiáng)調(diào)主觀上的情感色彩表達(dá)，“敘述”具有一定的“搖擺性”，它既可以偏向理性敘述，也可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)男揶o夸張，而描寫和抒情基本上是站在語(yǔ)言詞匯的豐富性角度上開展的，更好地滲透到讀者、聽眾的心理精神層面，產(chǎn)生強(qiáng)烈的共鳴。公文寫作主要以前兩種形式展開，要堅(jiān)決杜絕形容詞、修飾詞的應(yīng)用，如果一旦出現(xiàn)這些內(nèi)容就會(huì)降低公文的嚴(yán)肅性。例如在一些民生政策方面的公文中，如果加入“愛民如子”“民為重”等字眼，就會(huì)產(chǎn)生虛偽的體驗(yàn)，再例如訃告一類的問題，在語(yǔ)言方面應(yīng)該樸實(shí)無(wú)華、惜墨如金，如果加入一些“煽情”成分，反而會(huì)讓人覺得對(duì)逝者不尊重。

總體而言，公文寫作必須強(qiáng)調(diào)目的和對(duì)象的基本特點(diǎn)，按照功能要求展開，例如上級(jí)對(duì)下級(jí)的公文中，必須強(qiáng)調(diào)執(zhí)行性、嚴(yán)肅性、強(qiáng)制性等，語(yǔ)言要表達(dá)準(zhǔn)確無(wú)誤，不能帶出任何的個(gè)人情緒，同時(shí)加強(qiáng)勉勵(lì)和鼓勵(lì)。下級(jí)對(duì)上級(jí)的公文中除了要表達(dá)準(zhǔn)確無(wú)誤之外，對(duì)意見、建議、客觀原因等描述必須有理有據(jù)、不卑不亢，但要表達(dá)出尊重。平級(jí)之間的公文要語(yǔ)言禮貌、誠(chéng)懇，多用商榷性的語(yǔ)言加以敘述。

1.2 必須使用規(guī)范化的書面語(yǔ)言表達(dá)方式

“書面語(yǔ)言”和“口頭語(yǔ)言”在表達(dá)效果層面存在很大差異。自古以來(lái)我國(guó)在書面語(yǔ)言和口頭語(yǔ)言上就體現(xiàn)出“二元化”特色，一旦形成書面材料就意味著具有一定的制約效應(yīng)。即便在同樣意思的表達(dá)中，也能夠體現(xiàn)出正式、嚴(yán)肅的語(yǔ)義。例如，口頭語(yǔ)言表達(dá)中“這幾天”“這幾年”“商量一下”“生日”等詞匯，在公文中出現(xiàn)就會(huì)顯得不莊重，規(guī)范化的書面語(yǔ)言表達(dá)形式為“近日”“近年來(lái)”“商榷”“誕辰”，公文流轉(zhuǎn)過程中才能夠保持其莊重的特點(diǎn)。

1.3 必須恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用公文語(yǔ)體的專用詞匯

公文作為一種特殊的應(yīng)用文體，有一些詞匯是專門使用且無(wú)法替代的，這也是公文語(yǔ)言寫作規(guī)范長(zhǎng)期以來(lái)形成的管理。例如很多公文中為了聲明而采取的“為了”“鑒于”“茲”等詞匯，很大程度上是一種約定。再例如，在表達(dá)商榷意思的詞匯上如“可否”“當(dāng)否”等，用來(lái)向上級(jí)征求意見，如果上級(jí)對(duì)下級(jí)則不能使用，而是采取“特此通知”“特此函復(fù)”等。這些專業(yè)的公文語(yǔ)體詞匯在其他領(lǐng)域的應(yīng)用性很小，在公文范疇中應(yīng)用也有嚴(yán)格的區(qū)分，有效地應(yīng)用可以提高效率和理解性。

2 公文寫作語(yǔ)言的規(guī)范應(yīng)注意的問題

2.1 慎用文言成語(yǔ)

中華語(yǔ)言博大精深。在新民主主義革命以前，文言文是進(jìn)行公文寫作的標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)體，追溯五四運(yùn)動(dòng)以前的大量公文寫作內(nèi)容可知，文言文的運(yùn)用占據(jù)了很大的篇幅。但文言文和成語(yǔ)等內(nèi)容的運(yùn)用必須擁有較高的語(yǔ)言修養(yǎng)，簡(jiǎn)單地說，要了解詞匯、成語(yǔ)、句式的正確應(yīng)用方法。舉例說明，“開山鼻祖”和“始作俑者”都有對(duì)某人作為“第一個(gè)”的意思，但內(nèi)涵卻截然相反，“開山鼻祖”往往用來(lái)形容對(duì)社會(huì)有正面價(jià)值的人物，如某一領(lǐng)域最早且取得較大成果的人士，而“始作俑者”是一個(gè)典型的貶義詞，語(yǔ)出孟子，用來(lái)形容做某種壞事的第一人，如果不假思索就在公文中使用，顯然會(huì)造成嚴(yán)重的后果。endprint

2.2 避免畫蛇添足

“畫蛇添足”的情況在現(xiàn)代漢語(yǔ)應(yīng)用中較為廣泛，白話文的廣泛流行促使口頭語(yǔ)言和書面語(yǔ)言之間的隔閡消失，但相應(yīng)的，很多用于書面表達(dá)的內(nèi)容，往往會(huì)出現(xiàn)語(yǔ)義重復(fù)的表達(dá)方式。例如，“各位大學(xué)生莘莘學(xué)子……”，大學(xué)生本身就是“莘莘學(xué)子”的一部分，很顯然這樣表達(dá)不倫不類。同樣，公文中如果存在“某某人敬啟”和“見信如晤”等同時(shí)使用的情況，在語(yǔ)義上也會(huì)顯得拖沓、煩瑣，內(nèi)容中如果出現(xiàn)前后重復(fù)的現(xiàn)象，則顯得冗沉，讀起來(lái)更容易出現(xiàn)歧義。所以公文寫作語(yǔ)言的規(guī)范性把握，就必須“惜墨如金”，在表達(dá)清楚的基礎(chǔ)上要盡量描述簡(jiǎn)單。

2.3 嚴(yán)禁賣弄文采

近年來(lái)我國(guó)高校教育體系中辦公文秘人才專業(yè)大量開設(shè)，但我國(guó)并沒有形成公文寫作教學(xué)的專業(yè)體系，很多人才培養(yǎng)過程中都是依賴其他文科專業(yè)進(jìn)行的。較為典型的如“漢語(yǔ)言文學(xué)”、“行政管理”等，教學(xué)理念、方法和途徑的口徑不一，公文寫作能力也參差不齊，一些大學(xué)生進(jìn)入企事業(yè)單位之后從事公文寫作工作，容易出現(xiàn)賣弄文采的傾向。造成這一問題的原因，除了對(duì)公文屬性不了解之外，更多的是對(duì)公文寫作語(yǔ)言的規(guī)范性不加注意，在表達(dá)方面較為主觀，缺乏對(duì)公文嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為一兩個(gè)詞匯可以產(chǎn)生“妙筆生花”的效果，最后卻往往“貽笑大方”。

因此，要保障公文寫作語(yǔ)言的規(guī)范性，還應(yīng)該從公文寫作人員的職業(yè)素質(zhì)方面進(jìn)行管理，強(qiáng)化實(shí)踐，在日常工作中加強(qiáng)練習(xí)，熟悉各種公文寫作的方法和格式。不能因?yàn)樽陨怼拔牟蓹M溢”而不顧工作的實(shí)際需求，胡亂加入一些內(nèi)容，這樣對(duì)公文本身就是一種不負(fù)責(zé)任。

3 公文寫作語(yǔ)言的規(guī)范性運(yùn)用探析

公文寫作語(yǔ)言的規(guī)范性運(yùn)用核心是要有嚴(yán)密的邏輯性，這也是考核一個(gè)公文寫作人員的基本語(yǔ)言能力的方式。公文等級(jí)越高，對(duì)語(yǔ)言邏輯性的要求也就越高，上升到法律法規(guī)層面的要求就更加苛刻，原因在于此類公文作為社會(huì)管理的基本準(zhǔn)則，必須杜絕被偷換概念或鉆空子、找漏洞。具體的運(yùn)用要求包括以下幾個(gè)方面。

3.1 公文寫作語(yǔ)言不能自相矛盾

自相矛盾是語(yǔ)言表達(dá)邏輯中的大忌，它的突出表現(xiàn)是在同一語(yǔ)境中表現(xiàn)出既肯定又否定的態(tài)度，讓公文執(zhí)行者無(wú)法正確地做出判斷，甚至無(wú)法執(zhí)行。例如針對(duì)機(jī)關(guān)干部的工作安排方面，公文中如果寫成“某同志外調(diào)學(xué)習(xí)過程中維持原任職務(wù)不變”，乍看起來(lái)這一表達(dá)并沒有問題，但細(xì)細(xì)推敲卻可以發(fā)現(xiàn)語(yǔ)言邏輯的錯(cuò)誤，所謂“原任職務(wù)”是與“現(xiàn)任職務(wù)”相對(duì)的，原任職務(wù)本身就已經(jīng)不存在或者沒有發(fā)生變動(dòng)，不存在“不變”的可能性，因此只能描述成“現(xiàn)任職務(wù)不變”。此外，目前企事業(yè)單位中經(jīng)常出現(xiàn)的“不必要”的修飾詞也存在很多自相矛盾的應(yīng)用，如一些企業(yè)發(fā)出的要求節(jié)約的公文中，會(huì)描述成“杜絕不必要的浪費(fèi)”，這種司空見慣的描述本身也存在語(yǔ)言上的矛盾，“浪費(fèi)”本身就是不對(duì)的，任何一種浪費(fèi)都應(yīng)該是“不必要的”，如果用“杜絕不必要的浪費(fèi)”在公文中呈現(xiàn)，那么就說明有一些浪費(fèi)是“必要的”，顯然是一種語(yǔ)言規(guī)范性的錯(cuò)誤理解。

3.2 公文寫作語(yǔ)言必須限定范圍

前文中筆者闡明了公文所具有的“契約屬性”，也就是說公文一旦形成就必須實(shí)現(xiàn)兩方面或兩方面以上的相互約定。這一要求在合同文本中最為常見，如甲方和乙方分別代表著不同的主體，那么在合同中就不能在出現(xiàn)進(jìn)一步細(xì)分的最“甲方乙方”，否則就會(huì)出現(xiàn)模棱兩可或者嚴(yán)重的定位錯(cuò)誤。同時(shí)，公文寫作語(yǔ)言中的限定范圍必須符合語(yǔ)言的理解要求，如《刑法》中對(duì)“犯罪嫌疑人”和“犯罪分子”的兩種不同描述，就是限定范圍的典型例子，在沒有進(jìn)行宣判之前，一律為“犯罪嫌疑人”，它體現(xiàn)出法律的公正性；在判決之后變?yōu)椤胺缸锓肿印?，則體現(xiàn)出法律的權(quán)威性。

3.3 公文寫作語(yǔ)言要注重語(yǔ)法要求

每一種語(yǔ)言都有它的語(yǔ)法要求，在應(yīng)用的過程中如果忽視就會(huì)造成表達(dá)混亂甚至嚴(yán)重歧義。例如，“提高科研成果”中的“提高”作為謂語(yǔ)所搭配的“賓語(yǔ)”必須符合語(yǔ)法的準(zhǔn)確性，很顯然“成果”是不能“提高”的，能夠提高的是“科研水平”“科研能力”，這種不搭配的組合會(huì)造成理解困難。

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