信息化背景下如何加強數(shù)字檔案管理探究

查娜

【摘要】數(shù)字檔案雖然解決了傳統(tǒng)檔案管理中容易破損、檢索困難的問題，但是受當(dāng)前技術(shù)的影響，數(shù)字檔案信息不安全、數(shù)字化覆蓋率低、缺乏數(shù)據(jù)共享等問題沒有及時得到解決。因此，必須要探究加強數(shù)字檔案管理的可行性措施，從而提高檔案的管理和服務(wù)水平。

【關(guān)鍵詞】信息化；數(shù)字檔案；存在問題；管理措施

數(shù)字檔案又稱電子檔案，是信息化背景下的產(chǎn)物，數(shù)字檔案以二進制數(shù)據(jù)的形式在計算機中存儲，并借助于互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)傳輸和共享。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，檔案管理人員只需要通過操作計算機，就能夠完成檔案的分類、檢索、借閱等工作，一方面能夠減輕工作壓力，另一方面也可以提高數(shù)字檔案管理的質(zhì)量和效率。但是在實際的工作中發(fā)現(xiàn)，由于硬件設(shè)備不兼容、管理技術(shù)不過關(guān)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不安全等因素的影響，數(shù)字檔案管理面臨諸多問題。如果不能及時分析問題成因并提出有效的防范對策，不僅會給當(dāng)前數(shù)字管理工作造成影響，也不利于數(shù)字檔案的長遠發(fā)展。

一、數(shù)字檔案的特點

（一）便于存儲。紙質(zhì)檔案在保存過程中，需要占用較大的空間，并且隨著檔案數(shù)量的逐漸增加，還需要修建新的檔案管理室。同時，紙質(zhì)檔案對檔案管理室內(nèi)部的環(huán)境要求也較為嚴格，例如要保證檔案管理室具有較好的通風(fēng)條件，保證空氣干燥，避免檔案潮濕、發(fā)霉。而對于一些年代久遠的檔案來說，在檔案借閱和搬運過程中，容易出現(xiàn)破損問題，尤其是一些具有珍貴價值的檔案，一旦出現(xiàn)損害，將會造成不可逆的損失，檔案的利用價值也會受到影響。而數(shù)字檔案則不需要考慮上述問題：首先，數(shù)字檔案以數(shù)據(jù)形式保存在計算機中，一臺普通計算機的內(nèi)存在200G以上，其儲存的數(shù)字檔案數(shù)量甚至比一座標準化的檔案管理室還多，這也就意味這數(shù)字檔案的保存不需要占用太多的空間。其次，數(shù)字檔案可以被多次復(fù)制和拷貝，并且通過異地備份的形式，將檔案資料分開保存，即便是發(fā)生不可抗拒的影響因素（例如設(shè)備突然斷電、非法網(wǎng)絡(luò)攻擊等），也能夠保證備份資料的安全。

（二）資源共享。信息和資源共享是互聯(lián)網(wǎng)最顯著的應(yīng)用特點。而借助于計算機和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展而來的數(shù)字檔案管理，則繼承了這一特點。人們在查詢、借閱、歸還檔案資料時，不需要通過檔案室的前臺服務(wù)人員，而是在各種服務(wù)端設(shè)備上自行完成上述工作，極大地提高了檔案管理的效率。同時，人們可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上分享這些公共的檔案資料，確保檔案的價值得到充分體現(xiàn)。利用互聯(lián)網(wǎng)將多個數(shù)字檔案室連接起來，還能夠?qū)崿F(xiàn)相互之間的信息溝通，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢互補，彌補了單個數(shù)字檔案館存在的信息缺陷；另一方面也能夠分享管理經(jīng)驗，對于全面提升數(shù)字檔案管理水平有一定作用。

二、數(shù)字檔案管理的作用

（一）管理數(shù)字化。檔案形式發(fā)生變化后，為了適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理模式也必須要與時俱進進行變革。由傳統(tǒng)的人工式管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，不僅確保了檔案管理效率的提升，而且也降低了人工管理壓力?？梢灶A(yù)見的是，隨著信息技術(shù)的成熟發(fā)展，數(shù)字檔案的應(yīng)用范圍也會越來越廣。只有充分掌握數(shù)字檔案的特點，認識到數(shù)字檔案管理的重要性，才能推動數(shù)字檔案管理工作的穩(wěn)定開展。

（二）資源擴展智能化。檔案管理是一項動態(tài)的工作，由于檔案數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作的壓力也會相應(yīng)增加。如果仍然沿用以往的管理手段，不僅檔案管理效率極低，而且很難體現(xiàn)出檔案管理的服務(wù)職能，也就不能為用戶提供完善的檔案借閱體驗。因此，檔案管理部門需要集中有限的人力、物力和財力資源，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化和開發(fā)，在保證發(fā)揮檔案管理應(yīng)有功能的基礎(chǔ)上，不斷降低管理成本。

三、數(shù)字檔案管理存在的問題

（一）數(shù)字檔案本身的安全性不高。數(shù)字檔案是以數(shù)字化信息的方式儲存，而這種儲存方式具有一定的安全隱患，因其儲存需要考慮到介質(zhì)的質(zhì)量與磁場等，如果達不到要求，檔案會很容易丟失，數(shù)字檔案丟失后比較難以找回。除此之外，數(shù)字檔案具有容易轉(zhuǎn)移的特點，這里就存在著一定的安全隱患，數(shù)字檔案容易轉(zhuǎn)移，那么數(shù)字檔案在進行轉(zhuǎn)移的過程中就有可能出現(xiàn)因為轉(zhuǎn)移過程中的某些問題，造成原檔案的丟失。

（二）互聯(lián)網(wǎng)給數(shù)字檔案帶來的不安全性?；ヂ?lián)網(wǎng)作為一個完全開放的環(huán)境，本身具有一定的不安全因素。近年來，因為遭受網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊而導(dǎo)致商業(yè)信息泄露或檔案資料丟失的新聞屢見不鮮，如何保障信息化背景下數(shù)字檔案的安全，成為現(xiàn)階段檔案管理人員需要重點解決的問題。除了網(wǎng)絡(luò)黑客的非法攻擊外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不穩(wěn)定、突然斷電或人為操作不當(dāng)?shù)纫蛩?，也有可能給數(shù)字檔案的管理造成負面影響。

（三）人帶來的不安全因素。人為影響因素又可分為主觀因素和客觀因素。主觀因素就是部分不法分子出于某種目的，人為破壞、損毀或是偷盜某些具有重要參考價值的檔案；客觀因素就是檔案管理人員由于業(yè)務(wù)技能不熟練，或是操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字檔案被誤刪。與其他問題相比，只要加強數(shù)字檔案的管理工作，就可以極大程度上避免類似問題的出現(xiàn)。

四、信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的改進

（一）加強硬件設(shè)施的管理。硬件設(shè)施的質(zhì)量不過關(guān)，或是相互之間的兼容性不好，就會影響數(shù)字檔案的管理質(zhì)量。例如，硬件設(shè)備運行穩(wěn)定性不好，（下轉(zhuǎn)第179頁）（上接第169頁）在文件傳輸或保存過程中出現(xiàn)問題，就會導(dǎo)致數(shù)字檔案受損，甚至是丟失。因此，必須要及時更新硬件設(shè)施，并且定期開展系統(tǒng)檢測工作，確保硬件設(shè)施的安全運行。另外，對于重要的檔案資料，還要做好異地備份，即在不同的硬件設(shè)備上分別進行復(fù)制和保存，從而提高了檔案資料的存儲安全。

（二）提高數(shù)字檔案信息的安全性。一是要從外部著手，構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，杜絕不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞和攻擊手段竊取檔案資料。近年來，市場上各種網(wǎng)絡(luò)殺毒和保護軟件層出不窮，檔案管理人員可以根據(jù)實際需要，安裝一些網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件，避免木馬、病毒破壞數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，造成檔案資料的泄露。

（三）提高檔案信息數(shù)字化的覆蓋率。數(shù)字檔案作為一種新型的檔案管理模式，在實際運用中體現(xiàn)出了較好的應(yīng)用優(yōu)勢。但是我們也應(yīng)當(dāng)看到，受技術(shù)條件、管理理念等因素的限制，現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理的覆蓋率還相對較低。因此，需要通過投入一定的人力、物力和財力資源，推廣數(shù)字檔案管理理念，建立數(shù)字檔案管理庫，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)多個數(shù)字檔案庫之間的信息交流和資源共享，為用戶提供更加完善的檔案查找和借閱服務(wù)。

（四）滿足用戶的多元化需求。服務(wù)性是數(shù)字檔案管理工作的基本屬性之一，滿足用戶多元化的需求，也是加強數(shù)字檔案管理工作的重要內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員提高專業(yè)素質(zhì)，不斷地補充完善數(shù)據(jù)庫功能，建立特色的、專業(yè)的、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫。檔案管理員要具備相關(guān)專業(yè)知識，熟悉管理系統(tǒng)的功能，了解檔案管理、信息技術(shù)等綜合知識，具有良好的全面分析能力、數(shù)據(jù)處理能力以及較好的溝通交流能力。同時，相關(guān)部門可以通過后續(xù)教育，幫助管理者和用戶加強對檔案管理信息化的理解和實施，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高員工的整體專業(yè)素質(zhì)、道德水平，從而提高檔案的管理水平和服務(wù)水平。

五、結(jié)語

數(shù)字檔案相對于傳統(tǒng)檔案來說，呈現(xiàn)了很多新的特點，這些特點在給數(shù)字檔案管理帶來方便的同時，也帶來了不小的麻煩。雖然目前我國的數(shù)字檔案管理存在著一定的問題，但是相信經(jīng)過研究人員的努力，這些問題一定會迎刃而解，從而促進數(shù)字檔案管理的發(fā)展和進步。

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