知識管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建

韓艷琴

【摘要】筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對檔案管理以及知識管理之間存在的區(qū)別與聯(lián)系開展了探討，并針對知識管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建提出了自己的思考和建議。

【關(guān)鍵詞】知識管理；視角；檔案管理；構(gòu)建

不管是在哪一個行業(yè)，開展知識管理最直接的效用就是能夠?qū)⒏嗟闹腔奂衅饋?，?shí)現(xiàn)隱性知識以及顯性知識之間的互通共享，最終達(dá)到增強(qiáng)某一個組織反應(yīng)能力以及創(chuàng)新能力的目的。一般來說，知識管理的內(nèi)容主要有以下幾方面的內(nèi)容：一是知識庫的建立，二是內(nèi)部知識環(huán)境的建立，三是職員之間進(jìn)行知識的溝通交流，四是知識資產(chǎn)管理。筆者在文中以企業(yè)為分析對象，闡述了知識管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建。

一、知識管理和檔案管理兩者間存在的差異

首先是兩者之間管理對象上的差異。知識就是知識管理的對象，除了我們經(jīng)常接觸的顯性知識外，還包括隱性知識。這兩種知識在企業(yè)中并不是一個很多、一個很少的狀態(tài)，而是相對平衡的，因此都應(yīng)該被重視。而實(shí)物以及文檔則是檔案管理的對象，這兩個對象都?xì)w納為顯性知識的其中一部分內(nèi)容。其次是兩者使用工具上的差異。檔案管理通常是工作人員根據(jù)類別進(jìn)行歸檔以及提供利用，而知識管理的實(shí)用工具則種類更多。再次是兩者間IT應(yīng)用的側(cè)重方面的差異性。IT在檔案管理中的應(yīng)用，是為了歸檔存儲更加規(guī)范，管理起來更加簡便。而IT在知識管理中的應(yīng)用，突出的則是知識的使用功能，可以說是對知識的信息化進(jìn)行了更高層次的升華。此外，兩者間的管理的特點(diǎn)以及管理的手段也存在較大的差異。

二、知識管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建的建議

（一）對文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化管理。公司運(yùn)行過程中新出現(xiàn)的文件，比如投資經(jīng)營管理等活動中形成的重要的來往文件等，都要進(jìn)行分類整理，在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一歸檔存到控制平臺信息系統(tǒng)里。要注意糾正一些員工以往形成的開展工作時不注意歸檔文件或者不注意將文件存到文控系統(tǒng)中的做法，做到將所有具有保存價值的文件進(jìn)行數(shù)字化管理。對于存量文件，比如一些非數(shù)字化的文件，這類文件無法通過內(nèi)容進(jìn)行檢索，我們可以對其進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化成電子文件進(jìn)行存檔。對所有數(shù)字化的文件都要進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的編碼儲存，將一些重要的屬性信息標(biāo)記好，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化。

（二）創(chuàng)建智能搜索引擎。為了方便企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)員工有效利用存儲的文件資料，發(fā)揮檔案的最大價值，我們可以再組織內(nèi)部建立一個企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)員工專用的搜索引擎，可以對企業(yè)進(jìn)行“百度”，這樣用戶就可以迅速通過搜索引擎獲取知識或者檔案。有了搜索引擎功能，就能夠?qū)崿F(xiàn)對組織整理歸檔的大量數(shù)據(jù)開展檢索，特別是對一些掃描檔案以及非結(jié)構(gòu)化文件的內(nèi)容進(jìn)行搜索，這些前人積累下來的知識與經(jīng)驗(yàn)就可以被更多人重復(fù)利用。

（三）建立知識庫。一是解決核心知識是什么的問題。通常來說，每個組織都會有自己的不同種類的知識，我們將這些知識根據(jù)內(nèi)涵進(jìn)行分類可以分為一般類知識與核心類知識。若是根據(jù)類型進(jìn)行區(qū)分，則分為三大類，即專門類、文書類以及特種類。若是根據(jù)知識形態(tài)可以分為兩類，若是根據(jù)企業(yè)層次也有明晰的五種分類。但是我們在實(shí)際的知識管理工作中，并不需要對所有種類的知識都進(jìn)行管理。因此，在構(gòu)建知識庫的時候一定要首先認(rèn)識到要管理的知識類型以及價值是在哪方面，有所側(cè)重。第二是合理控制知識產(chǎn)出，牢牢掌握產(chǎn)出知識結(jié)構(gòu)。若是做不到結(jié)合組織中的所有的流程與崗位進(jìn)行分析，則想實(shí)現(xiàn)知識共享是存在很大難度的。做不到這一步，即使是有知識“產(chǎn)出”，這些知識的質(zhì)量也難以保證。第三是科學(xué)組織知識，多方式展示知識。通常來說，工作中產(chǎn)生的知識量很多，但是也非常零散，所以我們要對這些知識進(jìn)行系統(tǒng)化整理。開展知識庫構(gòu)建工作的時候，要對這些知識開展初步的收集、整理，再進(jìn)行分門別類，緊接著還要將知識入庫，由相關(guān)的管理人員對它們進(jìn)行進(jìn)一步的審核與標(biāo)準(zhǔn)化處理才能成為知識庫的資源。第四是提高知識的利用率，實(shí)現(xiàn)知識的合理評估。知識雖然是一種資源，但是從知識自身的屬性來分析，它實(shí)際上是沒有使用價值的。只有當(dāng)我們把知識加以利用，這些知識才擁有了使用價值。反觀我們現(xiàn)在很多組織雖然建立了知識庫，但是知識庫的價值卻并沒有發(fā)揮出來，造成這種情況主要是由于這些知識和組織具體的業(yè)務(wù)之間沒有關(guān)聯(lián)，我們要做的是從一個知識使用者的角度出發(fā)，對用戶的實(shí)際需求開展全面的、綜合的分析，比如我們要求某些崗位的員工達(dá)到某種水平的工作能力，他應(yīng)當(dāng)具備什么方面的知識，另一方面還要對這些知識的表達(dá)手段一并考慮。第五是以創(chuàng)新提升知識質(zhì)量。要更好地管理檔案，最大程度地利用這些知識，不僅需要組織的重視，更需要員工的參與。因此，有必要建立一套激勵機(jī)制，引導(dǎo)、鼓勵員工參與到知識的整合和提煉活動中，我們要做的至關(guān)重要的一項工作就是讓員工明白共享知識的必要性和意義。有了一個完善的工作機(jī)制，在機(jī)制運(yùn)行的過程中會慢慢培養(yǎng)出知識共享的認(rèn)識和文化形態(tài)，如此一來，組織的知識管理就更容易形成常態(tài)化。

三、結(jié)語

總而言之，組織只有將檔案管理當(dāng)成知識利用的重要途徑，以知識管理的視角開展檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)知識更大程度的利用。

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