如何做好社保檔案的編制工作

武曉強(qiáng)

【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險的檔案編制工作，很多采用科技檔案管理模式，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險很多檔案歷史較長。所以，有必要就如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案編制工作進(jìn)行探討分析。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險；檔案編制

隨著檔案館藏的持續(xù)發(fā)展，國內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險的檔案編制工作內(nèi)容得到了持續(xù)進(jìn)步和改革。檔案編制的成就發(fā)布主要途徑是出版物，能滿足特定時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險工作發(fā)展需求。但是傳統(tǒng)檔案編制工作方式隨著檔案管理體系的持續(xù)發(fā)展、社保業(yè)務(wù)工作要求以及互聯(lián)網(wǎng)的普及已經(jīng)滿足不了當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險對檔案管理工作的要求，所以各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案編制工作的過程中，應(yīng)該改變檔案編制工作模式，滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險日常工作所需要的技術(shù)支持。

一、提高養(yǎng)老保險檔案編制工作的策略

（一）強(qiáng)化檔案編制意識，做好基本工作。要高效完成機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案編制工作，強(qiáng)化檔案編制工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)是較為重要的措施。首先，應(yīng)該督促檔案工作人員積極貫徹到崗到位，保證其能認(rèn)真落實(shí)檔案編制工作，使自身工作素養(yǎng)得到真正提高。其次，應(yīng)該強(qiáng)化檔案編制工作中領(lǐng)導(dǎo)的檔案編制意識，檔案工作人員應(yīng)該與單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行積極主動的交流，使領(lǐng)導(dǎo)對檔案編制工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險中的重要性有清楚的認(rèn)識，并將檔案編制工作落實(shí)到單位工作計劃中，確保順利開展檔案編制工作。

（二）全面落實(shí)檔案資料的實(shí)效性。在進(jìn)行檔案編制工作的過程中，應(yīng)該有計劃、有目的地操作。其中，在進(jìn)行具有憑證作用或者具有參考價值的檔案資料編制時，應(yīng)該抽調(diào)固定人員進(jìn)行專門編制；而在進(jìn)行大型資料編制的時候，應(yīng)該對檔案資料的輕重緩急進(jìn)行區(qū)分，因?yàn)檫@類檔案資料需要進(jìn)行編目成冊的內(nèi)容較多，需要對編制工作進(jìn)行合理計劃，對上級下發(fā)的指導(dǎo)性文件，進(jìn)行持續(xù)不斷地分析落實(shí)；針對重要活動，應(yīng)該在活動開始之前，就將相關(guān)資料編纂好，滿足隨時使用的需求，而且對編制的選材資料應(yīng)該靈活適度，對與大政方針相關(guān)的資料，應(yīng)該保證其全面、簡潔且精確。如果是與具體事件有關(guān)的資料，應(yīng)該做到完整細(xì)致、有序準(zhǔn)確，方便使用者使用。

（三）加強(qiáng)檔案編制工作的理論分析。在進(jìn)行檔案編制工作的過程中，應(yīng)該對檔案編制工作的理論分析工作進(jìn)行強(qiáng)化，通過建立兼具社會化檔案編制客體、多元化檔案編制主體、信息化檔案編制成績以及檔案文獻(xiàn)編纂的一門學(xué)科，保證檔案編制工作得到持續(xù)性深化。檔案資料編制學(xué)是建立檔案編制學(xué)的基礎(chǔ)，館藏檔案隨著檔案資料保存作用的不斷加強(qiáng)，其收藏的載體也在不斷豐富與增加，而且檔案編制學(xué)的內(nèi)容也隨之不斷得到擴(kuò)充。其中涉及檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、科學(xué)技術(shù)檔案編制理論以及檔案資料編制的，將編纂改為編制，能在一定程度上體現(xiàn)編研的成分。根據(jù)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案編制工作發(fā)展形勢來分析，檔案編制工作必然發(fā)展為具有大范圍應(yīng)用意義的檔案工作，將成為檔案管理工作的關(guān)鍵部分。

（四）設(shè)立統(tǒng)一的檔案編制部門。為了能使檔案編制工作的大局意識得到加強(qiáng)，應(yīng)該設(shè)立統(tǒng)一的檔案編制部門。其一，檔案編制工作人員應(yīng)該對工作任務(wù)重點(diǎn)有所認(rèn)識，通過加強(qiáng)參政決策的意識，對館藏檔案編制進(jìn)行充分應(yīng)用，以此編制出合理、科學(xué)的檔案資料，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的查詢工作得以順利開展。其二，應(yīng)該強(qiáng)化檔案編制工作人員的編制意識，編制工作人員應(yīng)該利用自己的檔案編制專業(yè)知識，提高編制工作效率。其三，應(yīng)該做好宣傳教育工作，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文化建設(shè)中充分體現(xiàn)本單位的優(yōu)點(diǎn)。

（五）檔案編制工作應(yīng)該滿足便于檢索的要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險要提高檔案檢索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化檢索，可以通過全宗卷的規(guī)范建立，業(yè)務(wù)檔案存放示意圖的繪制，以及配合適用的檔案管理軟件。尤其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險編制工作的開展，借助信息化技術(shù)，使養(yǎng)老保險檔案服務(wù)工作能得到體現(xiàn)，強(qiáng)調(diào)檔案利用的實(shí)際效果。在使用檔案管理軟件的時候，應(yīng)該在微機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案信息便于檢索，然后再建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)在線服務(wù)和全文檢索，達(dá)到現(xiàn)代化機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求。

二、養(yǎng)老保險檔案編制工作的重要性

在檔案室中保存的檔案資料內(nèi)容，大多是對近幾年來社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作相關(guān)進(jìn)程的實(shí)際反映，具有較高的利用查詢價值，能反映出近幾年來各種社保業(yè)務(wù)。實(shí)施檔案編制工作，能對一些重大工作的決策進(jìn)程資料進(jìn)行整理匯編，從而為單位領(lǐng)導(dǎo)作出決策提供幫助。另外，還能極大提升檔案工作的服務(wù)職能。通過將日常工作中經(jīng)常使用的檔案資料進(jìn)行分類，將其做成系列材料進(jìn)行收藏，能有效提高辦公效率。最后，有利于資料的保存。像硬盤、U盤或者光盤等檔案保存樣式很大程度上改變了檔案保存載體，方便檔案部門對檔案資料進(jìn)行更好的保存。

總而言之，要提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險的業(yè)務(wù)檔案編制工作效率，檔案編制工作人員應(yīng)該努力提高自身的工作素養(yǎng)，使自身的創(chuàng)造力得到充分發(fā)揮，對檔案編制的知識和技能進(jìn)行分析和開發(fā)，充分體現(xiàn)社保檔案編制工作的作用，提高其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險發(fā)展過程中的服務(wù)效率。

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