檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中幾點(diǎn)問題的探討

狄悅

【摘要】隨著信息社會(huì)的到來，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo)，本文論述了信息化給傳統(tǒng)檔案工作帶來的挑戰(zhàn)、機(jī)遇及加快檔案關(guān)系信息化建設(shè)要做好的幾點(diǎn)主要工作。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化建設(shè)；進(jìn)程

檔案的信息化建設(shè)是指在檔案活動(dòng)中全面應(yīng)用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)和提供利用。

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)形式最為普遍，紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復(fù)制、不可涂改的。由于其直觀性的特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案更真實(shí)、更可靠，檔案的鑒定也比較簡(jiǎn)單，這一點(diǎn)是數(shù)字化檔案無法替代的，但是紙質(zhì)檔案在保存中對(duì)外界條件要求較高，檔案壽命的長(zhǎng)短與檔案保管環(huán)境及保護(hù)技術(shù)有著極密切的關(guān)系，檔案信息的利用率也會(huì)低于信息化檔案。由此可見，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)，特別是在國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)全面展開的形勢(shì)下，必須加緊檔案信息化建設(shè)工作。

（一）舊的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。舊的檔案管理工作一直是重保管輕利用，對(duì)檔案信息資源僅限于收集、保管。而現(xiàn)代社會(huì)信息資源日新月異，人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來越大，如何共享這些檔案資源，如何對(duì)檔案資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工、管理，已經(jīng)成為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和發(fā)展方向。因而，傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

（二）資金問題困擾著新時(shí)期檔案工作。檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化受到資金的制約。要搞好信息化，就需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備、打印、復(fù)印等設(shè)備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等等，這些都需要大量的資金投入。僅靠政府有限的撥款只能是杯水車薪，不能滿足創(chuàng)建工作的需要。

（三）資源共享下的檔案信息安全。檔案資源共享環(huán)境下，存在著諸多不安全因素。如信息來源的可靠性和真實(shí)性甄別起來難度非常大；管理一時(shí)適應(yīng)不了新要求，造成信息受到破壞，甚至丟失；電腦病毒橫行，黑客的惡意攻擊等等。所有這些，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，我們必須要高度重視，并加以研究解決。首先，可實(shí)行檔案保管的“雙套制”，即同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案的雙套保存（即同一內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案雙套保存）。雙套制正好融合了紙質(zhì)檔案和信息化檔案的優(yōu)勢(shì)，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價(jià)值作用實(shí)現(xiàn)。

二、檔案信息化建設(shè)是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇

面對(duì)迅猛發(fā)展的社會(huì)信息化趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)不能墨守成規(guī)，必須把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，使檔案信息化建設(shè)跟上社會(huì)信息化發(fā)展的潮流，并且有所作為。

當(dāng)今社會(huì)是信息爆炸的時(shí)代，已經(jīng)有越來越多的人認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的重要價(jià)值，檔案部門作為信息資源管理部門的作用日益顯現(xiàn)。尤其是大量科技、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)檔案的開發(fā)利用，產(chǎn)生了一定的經(jīng)濟(jì)效益。如教育檔案、醫(yī)療檔案、信用檔案等等的建立，使檔案與社會(huì)每個(gè)公民就業(yè)、保險(xiǎn)、醫(yī)療、教育等權(quán)力聯(lián)系得越來越密切，從而也使社會(huì)公民的檔案意識(shí)得到明顯增強(qiáng)，給整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展提供良好的群眾基礎(chǔ)。伴隨著電子政務(wù)與辦公自動(dòng)化、電子商務(wù)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、制造、教學(xué)等的發(fā)展，檔案的載體和含義及管理也將發(fā)生根本性的變化。傳統(tǒng)的手工管理模式將逐漸消失，電子文檔、數(shù)字化檔案館、檔案信息共享系統(tǒng)、網(wǎng)上服務(wù)等都將應(yīng)時(shí)而生，檔案現(xiàn)代化進(jìn)程也將大大加快。

三、檔案信息化的建設(shè)是未來檔案工作的目標(biāo)

檔案管理信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制檔案存儲(chǔ)載體更新改造的科學(xué)化。要加快檔案管理信息化建設(shè)，主要做好幾方面的工作。

（一）提高認(rèn)識(shí)。加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，使檔案信息化有一個(gè)明確的領(lǐng)路人。同時(shí)，部分檔案管理人員仍停留在檔案為保管而保管的狀態(tài)中。各級(jí)檔案主管部門應(yīng)在提高現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有知識(shí)結(jié)構(gòu)。以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加大投入。加快檔案信息化的建設(shè)，要加大財(cái)力投資，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。要確定合理的人員編制，保障檔案工作順利進(jìn)行。

（三）培養(yǎng)人才。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，電子文件、電子檔案的安全問題對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。這種情況下，盡快改變檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要，已經(jīng)成為刻不容緩的事情。

檔案工作信息化建設(shè)和發(fā)展對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有極其重要的作用，檔案工作必須與社會(huì)接軌，與國(guó)際接軌、與未來接軌，同時(shí)也需要檔案工作者及各級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理部門的共同努力，只有大家齊心協(xié)力，檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)才會(huì)向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。

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