高校檔案利用與編研工作思考

陳正嬌

【摘 要】高校檔案利用工作是檔案工作的根本目的，檔案價值能否完整地體現(xiàn)，很大程度上取決于檔案利用工作；一直以來檔案編研工作與檔案利用工作密不可分，新時期，檔案編研成果在檔案利用工作中的利用成效越來越明顯，高校要做好檔案利用工作，一定要重視檔案的編研工作。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案利用；檔案編研；思考

檔案編研，顧名思義就是對檔案的編輯和研究，是檔案部門根據(jù)館藏檔案和社會需求，以研究檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)，編寫與之相關(guān)的參考資料、匯編檔案文件，或進(jìn)行編史修志，撰寫論文專著等的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。[1] 檔案編研工作是檔案工作的重要組成部分，是對檔案資源的深度挖掘，其對提升檔案利用服務(wù)能力、實(shí)現(xiàn)檔案價值意義深遠(yuǎn)，高校的檔案編研工作亦如此。

1 高校檔案利用與編研工作概述

高校檔案利用工作，指高校檔案館（室）通過制作檔案復(fù)制品、檔案原件外借、開具相關(guān)檔案證明、提供相關(guān)咨詢服務(wù)及開設(shè)閱覽室等方式為廣大師生、學(xué)校、社會等利用者提供檔案原件、檔案復(fù)制件及檔案信息加工品的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。高校的檔案利用工作是高校檔案工作的根本目的，是實(shí)現(xiàn)檔案價值的唯一途徑；高校檔案編研工作指高校檔案館（室）以檔案館藏為基礎(chǔ)，加工出以文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等形式存在的專門的檔案資料成果，以便為檔案利用者提供更好服務(wù)的業(yè)務(wù)工作，編研成果按編研層次劃分，有一次文獻(xiàn)、二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)，不管是一次文獻(xiàn)還是二次三次文獻(xiàn)，檔案編研成果都具有原始、系統(tǒng)、易讀特點(diǎn)，都具有參考憑證作用；按選題范圍劃分，有綜合型和專題型兩種；按體裁特征劃分有匯編、文摘、索引、簡介、綜合調(diào)研材料、史志等。高校的檔案編研工作，是為提升檔案服務(wù)能力、加強(qiáng)檔案利用工作的延伸，和檔案利用工作息息相關(guān)，對實(shí)現(xiàn)檔案自身價值意義重大，是高校檔案工作的重要組成之一。

2 高校檔案利用工作現(xiàn)狀

檔案的利用以檔案原件、復(fù)制件為主，檔案信息加工品極少；利用方式以制作檔案復(fù)制本、檔案外借、咨詢服務(wù)等為主，閱覽室開設(shè)、檔案參考資料編寫、專題檔案展覽、檔案信息網(wǎng)上服務(wù)等方面尤為落后，許多高校，特別是新建院校，檔案工作環(huán)境極差，無法開設(shè)閱覽室和專題檔案展覽，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程極慢；檔案開發(fā)工作幾乎無人問津；檔案工作人員服務(wù)意識被動，服務(wù)范圍大多局限于學(xué)校師生，檔案的社會服務(wù)功能無法體現(xiàn)，抓不住檔案的時效性，不能讓檔案在最佳時機(jī)呈現(xiàn)，不能識別突出的典型的檔案個體，以致檔案利用工作停留在原始的按部就班狀態(tài)，毫無生氣，無法向更高層次發(fā)展。

3 高校檔案編研現(xiàn)狀

檔案編研人員緊缺、業(yè)務(wù)素質(zhì)低，大多高校的檔案工作人員編制不足，甚至不能專攻檔案工作，往往身兼數(shù)職，檔案人員疲于檔案工作的枯燥和日常工作的繁瑣，無暇顧及檔案編研工作，加之許多檔案人員都屬非檔案專業(yè)出身，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)低，在檔案工作中，能應(yīng)對日常的檔案利用工作已屬不易，對更高層次的檔案編研工作只能一籌莫展；編研過程中，呈現(xiàn)個別檔案人員獨(dú)自奮戰(zhàn)，沒有相關(guān)人員及集體的參與研究，對選題的不科學(xué)、選材的不全面等都有直接的影響，無法體現(xiàn)集體的創(chuàng)造力量；編研成果在選題、選材方面大都借鑒于其他院校，千篇一律，人云亦云現(xiàn)象突出；編研成果大多為一次文獻(xiàn)，對具有史學(xué)研究價值和決策研究價值的二次、三次文獻(xiàn)極少，即編研嚴(yán)重重編輕研；大多高校，特別是許多發(fā)展相對落后的院校，編研工作存在嚴(yán)重的閉門造車現(xiàn)象，走不出校門，各高校檔案同仁之間交流少，編研工作呈各自為戰(zhàn)狀態(tài)；檔案編研成果成為擺設(shè)，缺乏相關(guān)宣傳渠道。

4 做好高校檔案以編促用工作

高校的檔案利用工作是檔案工作的根本目的，編研工作是檔案利用服務(wù)工作的衍生和拓展，兩者之間關(guān)系密不可分，因此，要改變高校檔案利用工作中以檔案原件、復(fù)制件為主，檔案信息加工品極少，檔案信息網(wǎng)上服務(wù)落后等現(xiàn)狀，如何做好高校檔案編研工作，促使檔案利用工作向著更高層次發(fā)展是當(dāng)前所有高校檔案人要認(rèn)真思考和解決的問題。

（1）落實(shí)檔案人員編制，引進(jìn)檔案專業(yè)人員。作為檔案編研工作的主體，參與編研的人員一定要具有較強(qiáng)的檔案專業(yè)技術(shù)能力，他們不但熟悉學(xué)校館藏內(nèi)容，并且在日常工作中，對檔案的利用與需求了然于心，這對檔案編研的選題能否有足夠的材料支撐、編研成果能否很好地為檔案利用工作提供可用素材、能否真正服務(wù)于學(xué)校和社會起到了關(guān)鍵作用，因此，做好檔案工作人員自身的建設(shè)問題，是檔案利用和編研工作的前提。

（2）充分挖掘、發(fā)揮集體的創(chuàng)造力量。檔案編研工作是一項(xiàng)創(chuàng)造性工作，因此，相關(guān)決策者要重視此項(xiàng)工作，安排部署中要客觀分析檔案人員精力、能力的有限性，安排合適的人員加入到檔案編研隊(duì)伍中，避免編研工作中檔案人員孤軍奮戰(zhàn)的現(xiàn)象，充分發(fā)揮參編人員的集體智慧，從不同視角審視選題、內(nèi)容，最大限度地保證其全面性，這種集體創(chuàng)造力量是個人能力無法做到的。

（3）科學(xué)定題、選材突出典型和特色。編研工作的最終目的是為了服務(wù)檔案利用者，因此，所定的選題即要符合學(xué)校的發(fā)展要求，亦要符合檔案利用的現(xiàn)實(shí)需要，充分體現(xiàn)檔案的價值，選題是否能將高校的檔案館藏充分利用等環(huán)節(jié)至關(guān)重要；編研選材要緊緊圍繞選題，即要全面、更要突出材料的典型；此外，除了對本單位館藏的充分利用，編研工作者要拓寬視野，搜集社會上與本校相關(guān)的社會信息資源，并將其與館藏信息融會貫通，合理結(jié)合，這樣，編研成果才能更好地實(shí)現(xiàn)其社會服務(wù)功能；此外，面對大量的海選材料，工作人員要根據(jù)選題反復(fù)篩選，并做到各參與人員之間的交叉篩選。

（4）加大二次、三次文獻(xiàn)的編研工作。檔案的編研工作不但要充分體現(xiàn)“編”，更要將“研”放在重要位置，在檔案編研工作中，研究過程就是創(chuàng)造過程，因此，高校的檔案編研工作要摒棄陳舊觀念：只重視基礎(chǔ)、簡單的一次文獻(xiàn)編研工作，編研重心應(yīng)該放在更系統(tǒng)、更具研究性的二次三次文獻(xiàn)編研上，這不但是編研工作者能力和創(chuàng)造力的體現(xiàn)，亦是檔案利用工作實(shí)現(xiàn)更系統(tǒng)、更全面、更高層次服務(wù)能力的表現(xiàn)，因此，高層次的編研工作刻不容緩；三次文獻(xiàn)的編研，是對檔案信息資源的高度提煉，她能更系統(tǒng)、全面地體現(xiàn)檔案自身的價值，因此，高校的檔案編研工作要想更上一層樓，對檔案的三次文獻(xiàn)（如年鑒、數(shù)據(jù)手冊、史志及綜合性的調(diào)研報告等）的編研工作一定要投入大量的人力財力。

（5）改變編研工作閉門造車現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案編研工作，重視檔案編研人員的繼續(xù)教育；檔案人員在不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，亦要努力改變高校檔案工作被嚴(yán)重邊緣化的現(xiàn)狀，加強(qiáng)和各高校檔案人員的聯(lián)系，在編研工作中，隨時交流經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際，大膽地借鑒他人的編研方式。

（6）高校要努力改變編研成果走不出校門的閉塞現(xiàn)狀。高校編研工作的最終目的是給學(xué)校、社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，如果編研成果只能成為一種擺設(shè)，那么編研工作已失去了意義，因此，通過正式出版、校際交流等方式將編研成果面世是高校做好檔案編研工作要努力解決的問題之一。

（7）檔案編研工作要與時俱進(jìn)。信息時代的到來，所有信息資源的數(shù)字化工作已是信息社會發(fā)展的必然要求，檔案編研的數(shù)字化亦在所難免，因此，各種檔案專題形式的數(shù)據(jù)庫、目錄中心等都是信息時代、網(wǎng)絡(luò)時代檔案工作更高效便捷地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會的資源庫，因此，檔案編研工作者在編研工作中，要結(jié)合學(xué)校網(wǎng)絡(luò)發(fā)展實(shí)際，切實(shí)重視檔案編研成果的數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)不受時間、空間限制的特點(diǎn)，快速地為廣大利用者提供便捷的服務(wù)，這是檔案編研工作符合時代發(fā)展要求的體現(xiàn)，亦是實(shí)現(xiàn)檔案利用工作信息化網(wǎng)絡(luò)化的表現(xiàn)形式；檔案工作者可將專題性的編研成果以網(wǎng)絡(luò)展覽的形式展于校園網(wǎng)，方便師生及社會人士查詢利用的同時，又提升了檔案的服務(wù)能力。

5 結(jié)語

高校檔案編研工作，是高校檔案工作的重要組成部分，是高校檔案利用服務(wù)工作的延伸，檔案編研工作即要以檔案信息資源為基礎(chǔ)，更要依賴檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律對檔案信息資源進(jìn)行深度加工和挖掘，二者間可謂一榮俱榮一損俱損，高校檔案工作者要做好新時期檔案需求者對檔案利用的各種需求，一定要充分利用人類智慧，在檔案的編研工作中有所為，以便更好地服務(wù)學(xué)校和社會的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]洪娟.對高校檔案編研工作的認(rèn)識 [J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2014，（21）：25-26.

[責(zé)任編輯：張濤]