關(guān)于加強(qiáng)單位人事檔案管理工作的思考

海政人力資源保障中心 李靜

新形勢下，事業(yè)單位的發(fā)展壯大離不開人事檔案的有力支持，通過對檔案信息的深入剖析，輔助人力資源管理決策的制定，挖掘優(yōu)秀人才，制定長效人才培養(yǎng)機(jī)制，打造高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，顯著提高單位人力資源利用效率，維護(hù)單位運(yùn)營發(fā)展的穩(wěn)定性。可是受到傳統(tǒng)思想觀念的制約，人事檔案管理制度不夠健全，信息化建設(shè)較為落后，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，嚴(yán)重影響了檔案信息的開發(fā)利用，給單位發(fā)展造成了不良影響。為了打破這一局面，需要單位全體成員明確人事檔案管理工作的實(shí)施價值，踴躍參與到實(shí)踐工作中，革新管理制度和方式，促進(jìn)人事檔案的規(guī)范化、信息化管理，為單位的可持續(xù)發(fā)展注入澎湃的生命力。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

首先，事業(yè)單位開展招聘工作時，人事檔案可以客觀真實(shí)地反映出每個應(yīng)聘者的生活經(jīng)歷和工作履歷，從中挑選最為契合招聘崗位基本要求的人員，大大減輕了人力資源管理人員的負(fù)擔(dān)，新進(jìn)職工能夠迅速適應(yīng)工作崗位，為單位運(yùn)營發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)會根據(jù)人事檔案制定決策，以此為依據(jù)實(shí)施人才培訓(xùn)、選拔和職位晉升，增加優(yōu)秀人才數(shù)量，擴(kuò)大人力資源使用效益，破除論資排輩的沉疴，確保干部職工在其位、謀其政，調(diào)動單位內(nèi)部全體人員的工作積極性。最后，人事檔案是監(jiān)控和管理職工的有效手段，這一功能通常是以績效考核的形式呈現(xiàn)，職工日常工作表現(xiàn)會被詳細(xì)記錄在人事檔案上，考核者透過職工檔案資料了解其在考核期內(nèi)取得的成績以及是否受到過處罰，使得績效考核更加有理有據(jù)，得到職工的信服。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）缺少高素質(zhì)的檔案管理人才

市場經(jīng)濟(jì)背景下，事業(yè)單位所處市場環(huán)境發(fā)生了巨大變化，對各種類型人才的需求愈發(fā)旺盛。鑒于人事檔案發(fā)揮的突出作用，需要有高素質(zhì)的檔案管理人才從事此項(xiàng)工作，以保證人事檔案管理的規(guī)范性和精準(zhǔn)性。然而事業(yè)單位人事檔案管理工作隊(duì)伍中恰恰缺少精通檔案管理專業(yè)知識，且能夠熟練操作計算機(jī)設(shè)備和智能軟件的復(fù)合型人才，這不利于人事檔案管理工作的穩(wěn)定高效開展。如今事業(yè)單位中從事人事檔案管理工作的相當(dāng)一部分人員專業(yè)技能和職業(yè)道德水平較低，接受新知識、新技術(shù)需要花費(fèi)較長時間，尚未樹立主動學(xué)習(xí)及參加培訓(xùn)的科學(xué)意識，自身知識技能得不到更新，將人事檔案管理視為不重要的工作，草草敷衍了事，使得事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)受阻，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理難以實(shí)現(xiàn)。

（二）人事檔案管理制度不健全，執(zhí)行力較差

伴隨市場經(jīng)濟(jì)體制改革的持續(xù)深化，事業(yè)單位面臨著復(fù)雜激烈的市場競爭，更加需要人才給單位注入新活力，引領(lǐng)單位在改革道路上全速前進(jìn)。事業(yè)單位中時常會出現(xiàn)職工流動，檔案信息更新不及時，檔案管理人員工作態(tài)度被動，沒有嚴(yán)格遵守人事檔案管理制度落實(shí)各項(xiàng)管理舉措，部門之間的溝通不暢，各自為政的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。目前事業(yè)單位人事檔案管理制度存有漏洞，沒有清晰描述人事檔案管理工作內(nèi)容、流程、目標(biāo)及檔案管理人員具體責(zé)任，在人事檔案的信息化建設(shè)方面也缺少可靠依據(jù)，導(dǎo)致人事檔案信息化管理系統(tǒng)的功能單一，運(yùn)行不穩(wěn)定，給檔案信息帶來了安全隱患。一旦事業(yè)單位人事檔案遭到破壞或者發(fā)生遺失，會給單位造成難以想象的損失。

（三）對人事檔案管理的認(rèn)識不夠

之所以事業(yè)單位人事檔案管理工作開展過程中頻繁出現(xiàn)各種復(fù)雜問題，歸根究底，在于對此項(xiàng)工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識，將人事檔案管理擺在了比較靠后的位置，單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息的查閱不細(xì)致，檔案管理人員為了應(yīng)付上級檢查隨意篡改檔案信息，人事檔案在單位人力資源管理工作中發(fā)揮的作用遭到極大地削弱。人事檔案管理需要各個部門人員的積極配合，而職工提交檔案時沒有預(yù)先進(jìn)行自檢，等到發(fā)現(xiàn)檔案信息遺漏或者錯誤時完全不知道是哪個環(huán)節(jié)的疏失，從而增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。檔案管理人員沒有深入挖掘檔案信息價值，及時匯報他們的分析結(jié)果，僅僅將檔案信息收集、整理、歸檔列為常規(guī)工作，很少為單位管理決策制定提供有價值的檔案信息，使得人事檔案利用率處于較低水平。

（四）人事檔案的信息化建設(shè)落后

信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化、高效化的必由之路，對構(gòu)成人事檔案信息化管理系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施有著較高要求。無紙化辦公廣泛推行的今天，盡管越來越多的事業(yè)單位將信息化建設(shè)提上了日程，但大多是將主要精力放在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等關(guān)乎單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動開展的系統(tǒng)平臺建設(shè)上，人事檔案信息化管理建設(shè)無論是前期系統(tǒng)構(gòu)建技術(shù)資金投入還是后期運(yùn)維管理，都與實(shí)際所需有著一定差距，遠(yuǎn)不能滿足事業(yè)單位對人事檔案利用的迫切要求。與此同時，未能建設(shè)完善的信息安全防御機(jī)制，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行的人事檔案信息化管理系統(tǒng)易于遭受來自外部的攻擊，單位人事檔案信息如果被不法分子竊取，會直接威脅到職工生命財產(chǎn)安全及單位切身利益。

（五）人事檔案的開發(fā)利用有待加強(qiáng)

實(shí)際上，事業(yè)單位人事檔案管理工作的根本目標(biāo)就是要科學(xué)利用檔案信息，為干部職工培訓(xùn)、調(diào)動、晉升而服務(wù)，激發(fā)人才潛能，發(fā)揮人才價值?？墒菑娜耸聶n案管理工作來看，通常比較重視檔案信息的保密工作，忽視對檔案信息的利用，采用的管理措施不當(dāng)，難以充分挖掘出檔案信息的價值。具體表現(xiàn)在檔案管理人員在人事檔案管理工作中多以信息歸納整理為主，對于干部職工的興趣、專長、能力等都疏于研究，很難全方位、全面性地展示干部職工的綜合素質(zhì)能力，在擬定人力資源管理決策時毫無頭緒，使得人才隊(duì)伍建設(shè)陷入停滯。除此之外，事業(yè)單位人事檔案的利用面狹窄，僅供領(lǐng)導(dǎo)干部審核、查閱，未能貫穿于單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的各個環(huán)節(jié)，影響到了人事檔案功能的展現(xiàn)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的強(qiáng)化措施

（一）提高對人事檔案管理的重視度

要想全面提高事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)效性，首要前提就是對相關(guān)工作予以高度重視，提供各個層面的保障，推進(jìn)人事檔案管理工作規(guī)范化、信息化開展。一是組織保障，組建檔案管理部門，設(shè)置專職人員對人事檔案予以管理，確保檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心重、思想活躍，能夠充分勝任新時期的人事檔案管理崗位，履行好崗位職責(zé)。二是經(jīng)費(fèi)保障，因?yàn)槿耸聶n案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)維管理要有充足的資金，檔案管理人員的培訓(xùn)和獎懲也需要經(jīng)濟(jì)上的大力支持，所以單位要根據(jù)預(yù)算劃撥經(jīng)費(fèi)，保證資金專款專用。三是技術(shù)保障，引入先進(jìn)技術(shù)設(shè)備開展人事檔案的信息化建設(shè)工作，爭取研發(fā)核心系統(tǒng)，提高人事檔案自動化、智能化管理水平，以滿足單位不同發(fā)展階段人事檔案管理工作的新要求。

（二）加強(qiáng)檔案管理人才培育

為了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展，必須加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，保證他們具備良好的信息安全意識和創(chuàng)新精神，專業(yè)知識儲備豐富，信息素質(zhì)較高，能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作視為終身事業(yè)，全心全意地為單位發(fā)展奉獻(xiàn)智慧和力量?？蛇\(yùn)用引進(jìn)來、走出去的策略，采用招聘的方式獲得高校和社會上的優(yōu)秀檔案管理人才，促進(jìn)新思想的流入，營造良性競爭氛圍，激發(fā)檔案管理人員的危機(jī)感和責(zé)任感。邀請行業(yè)權(quán)威專家召開講座，傳授先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，或者為檔案管理人員提供到兄弟單位考察進(jìn)修的機(jī)會，拓寬其知識面。鼓勵檔案管理人員之間加強(qiáng)溝通，共同解決人事檔案管理工作中遇到的問題，將危機(jī)轉(zhuǎn)化為機(jī)遇，推動人事檔案管理工作模式不斷創(chuàng)新。

（三）建立健全的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作的規(guī)范化開展對制度的健全完整性及其執(zhí)行情況有著嚴(yán)格要求，事業(yè)單位人事檔案管理工作制度中應(yīng)該涵蓋以下幾點(diǎn)內(nèi)容：一是明確界定人事檔案管理工作范疇，合理分配工作職責(zé)，保證檔案管理人員各司其職，避免多頭管理、重復(fù)建設(shè)等不良問題滋生。二是檔案信息錄入時必須保證其真實(shí)性，檔案管理人員要對檔案信息進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有疑義的內(nèi)容及時與當(dāng)事人聯(lián)系，將錯誤信息予以糾正、缺失信息予以補(bǔ)充，為后續(xù)檔案信息的利用打好基礎(chǔ)。三是要求事業(yè)單位的各個部門及干部職工都能參與到人事檔案管理工作中，促進(jìn)檔案信息的高效采集、處理和流轉(zhuǎn)利用，打破部門信息傳遞壁壘，發(fā)揮人事檔案價值。四是對檔案信息使用不同的載體存儲，及時備份，對人事檔案保管環(huán)境進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，竭盡全力維護(hù)檔案信息的安全性。

（四）加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)

提高事業(yè)單位人事檔案的安全系數(shù)和利用效率，要立足于信息化建設(shè)，保證檔案信息在事業(yè)單位人力資源配置中起到應(yīng)有作用。人事檔案管理要借助現(xiàn)代信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)，構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，徹底擺脫人工管理局限，促進(jìn)檔案信息的高速收集、歸檔和傳遞，當(dāng)需要調(diào)取特定職工的檔案信息時只需在檢索框內(nèi)輸入關(guān)鍵詞就能快速找到需求的檔案信息，十分的方便和快捷。創(chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，檢驗(yàn)職工與崗位是否匹配，基于職工的興趣愛好、職業(yè)發(fā)展需求、素質(zhì)能力水平不斷優(yōu)化人力資源配置，激發(fā)職工的內(nèi)部潛力和工作熱情，使他們在事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中的表現(xiàn)更加亮眼，從而會給單位創(chuàng)造更多社會經(jīng)濟(jì)效益。為人事檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建相匹配的安全防御機(jī)制，結(jié)合運(yùn)用防火墻、入侵檢測技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，全方位防護(hù)檔案信息安全，堅(jiān)決不給不法分子制造竊取檔案信息的可乘之機(jī)。

防火墻可以過濾從互聯(lián)網(wǎng)流入的信息，將具有安全隱患的信息隔離在人事檔案信息化管理系統(tǒng)的外部，避免文件資料攜帶的木馬病毒入侵系統(tǒng)，盜取和破壞檔案信息。入侵檢測技術(shù)能夠監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行情況，迅速發(fā)現(xiàn)黑客入侵系統(tǒng)的行為并向管理人員發(fā)出報警信號，對檔案信息的完整性進(jìn)行評估，識別單位人員是否存在違反安全策略的操作，大大提高了人事檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。身份認(rèn)證技術(shù)是指管理人員登錄人事檔案信息化管理系統(tǒng)時需要輸入特定的用戶名和密碼，基于信息秘密、信任物體和生物特征進(jìn)行身份認(rèn)證，常見的有靜態(tài)密碼、短信密碼、動態(tài)口令、數(shù)字簽名、生物識別等形式，現(xiàn)已成為防護(hù)檔案信息安全的有效工具。隨著網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，單位要運(yùn)用更加先進(jìn)科學(xué)的信息安全技術(shù)防范各種攻擊，將主動防御和被動防御結(jié)合起來，創(chuàng)造安全的檔案信息采集、流轉(zhuǎn)和利用環(huán)境，以便最大化發(fā)揮檔案信息價值。

（五）強(qiáng)化對檔案信息保管載體和環(huán)境的管理

在單位人事檔案信息化管理背景之下，依托于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫保管檔案信息仍有不足，應(yīng)將檔案信息備份在不同的信息載體中，即便出現(xiàn)突發(fā)狀況引起系統(tǒng)故障，也不會影響到檔案信息的安全性。必須確保檔案信息載體多樣性且能夠長久保存，應(yīng)將紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，對手續(xù)完備、格式規(guī)范的檔案信息經(jīng)過檢查確定無誤后才能歸檔，從源頭上消除檔案信息的安全隱患，實(shí)施對單位人事檔案的精準(zhǔn)管理。合理選擇信息載體極為必要，檔案管理人員使用不同信息載體時應(yīng)該嚴(yán)格遵循相應(yīng)操作標(biāo)準(zhǔn)，切忌盲目操作損壞信息載體，造成檔案信息無法讀取的情況。構(gòu)建智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)，自動調(diào)節(jié)機(jī)房溫度和濕度，并始終處于恒定狀態(tài)，防止溫度高、濕度大的環(huán)境下加速計算機(jī)及硬件設(shè)備的老化，影響設(shè)備使用壽命。做好機(jī)房的防蟲、防火、防鼠、防潮等工作，定期清掃雜物和灰塵，避免各種因素對機(jī)房設(shè)備造成破壞，進(jìn)而創(chuàng)建安全的人事檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，提高檔案信息安全系數(shù)。

（六）充分發(fā)揮人事檔案的作用

為使人事檔案更好地服務(wù)于事業(yè)單位人力資源管理工作，應(yīng)根據(jù)人事檔案的使用需求、查閱特點(diǎn)等進(jìn)行專業(yè)化、規(guī)范化的管理，將人事檔案合理分類、科學(xué)編排、及時歸檔，開發(fā)多種檢索工具，為檔案信息的精準(zhǔn)快速查詢提供便利，發(fā)揮人事檔案主動服務(wù)的功能。定期對檔案信息進(jìn)行檢查，找出人事檔案不完整、不合理的地方，在完善人事檔案的同時，深入思考當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)存問題，并有針對性地進(jìn)行處理，提高人事檔案管理效力。人事檔案信息化管理系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)相對接，促進(jìn)檔案信息在單位內(nèi)部不同管理系統(tǒng)之間的傳遞，提高檔案信息收集和利用的效率，這對于全面落實(shí)信息化管理意義重大?？梢蕴崆霸O(shè)定統(tǒng)計分析指標(biāo)，系統(tǒng)自動運(yùn)行得到準(zhǔn)確結(jié)果，輔助人力資源管理決策的制定。充分發(fā)揮人事檔案在干部職工考核工作中的參考價值，干部選拔、職工崗位調(diào)動均可參照人事檔案管理的考核結(jié)果，為事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)調(diào)整提供參考意見，進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，為單位蓬勃健康發(fā)展提供人才保障。

（七）加強(qiáng)對人事檔案的考評

明確人事檔案管理目標(biāo)，遵循法治化、嚴(yán)格化的原則開展人事檔案管理工作，運(yùn)用較高的標(biāo)準(zhǔn)對人事檔案管理工作效果進(jìn)行考評，緊密圍繞既定考評標(biāo)準(zhǔn)、完成質(zhì)量和時限要求，判斷當(dāng)前工作情況是否達(dá)成管理目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理人員崗位職責(zé)的貫徹落實(shí)。委派專業(yè)部門負(fù)責(zé)考評事宜，保持部門的獨(dú)立性和權(quán)威性，不受其他任何部門及領(lǐng)導(dǎo)的干擾，按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程實(shí)施考評。堅(jiān)持實(shí)事求是和公平、公正、公開原則，整個考評流程都要公開化、透明化，促使相關(guān)人員掌握考評進(jìn)展，杜絕徇私舞弊現(xiàn)象。發(fā)揮以評促建、以評促管的作用，將表現(xiàn)突出的人員樹立為典型，逐步完善人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化人事檔案管理人員的責(zé)任意識，在崗位工作中加強(qiáng)自查自評，積極運(yùn)用新方法、新模式開展人事檔案管理工作，妥善解決潛在問題，推動人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

信息時代的到來及市場經(jīng)濟(jì)體制改革使得事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展面臨著極大的挑戰(zhàn)，對于單位人事檔案管理工作創(chuàng)新提出了迫切要求。事業(yè)單位全體人員都要明確認(rèn)識到人事檔案管理工作的必要性，加強(qiáng)思想觀念的轉(zhuǎn)變，并主動參與進(jìn)來，配合做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)也要健全人事檔案管理制度和相應(yīng)保障機(jī)制，積極開展信息化建設(shè)工作，培育高素質(zhì)檔案管理人才，從而充分發(fā)揮人事檔案的價值功能，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。