文書檔案管理創(chuàng)新方法的探討

高鶴心

摘要：文書檔案工作是行政事業(yè)單位工作的重要環(huán)節(jié)，是各項(xiàng)方針政策能夠及時(shí)被執(zhí)行的重要前提，同時(shí)能夠反映出單位運(yùn)行過程中所存在的問題，因此是不容忽視的。但當(dāng)前許多行政事業(yè)單位在文書檔案管理工作方面存在著問題，本文對(duì)這些問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)創(chuàng)新舉措。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；創(chuàng)新方法；探討

文書檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。文書檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，是各個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案工作的重中之重。因此，做好文書檔案管理工作是非常必要的。本文就現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的問題和解決方法進(jìn)行簡(jiǎn)單的討論。

一、文書檔案管理的重要性

無論是機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，其文書檔案都是對(duì)過去單位歷史情境的再現(xiàn)，記錄著單位發(fā)展過程中的各種經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、研究成果、優(yōu)秀事跡，對(duì)于分析本單位整體發(fā)展水平、制定未來發(fā)展策略都有極其重要的作用。同時(shí)，文書檔案具有準(zhǔn)確性和真實(shí)性的特點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)在制定相關(guān)政策和規(guī)劃時(shí)，文書檔案中的記錄能夠幫助其提高決策結(jié)果的科學(xué)性與合理性，因此，做好文書檔案管理工作，對(duì)于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的發(fā)展運(yùn)行意義重大。

二、文書檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)于文書檔案管理的規(guī)范性不足

一些單位對(duì)于文書檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，甚至沒有建立起完善的管理規(guī)劃和方案，加上一些管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真，使得日常文書檔案管理出現(xiàn)很多問題和漏洞，如編碼錯(cuò)誤、組卷混亂、目錄缺失等，極大降低了檔案管理的效率，產(chǎn)生了諸多消極影響。

（二）文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足

當(dāng)前文書檔案管理人員的整體素質(zhì)較低，人員培訓(xùn)力度不夠，大部分員工對(duì)于文書檔案管理工作缺乏深刻認(rèn)識(shí)，沒有很好的了解文書檔案管理工作規(guī)范，致使卷宗分類不正確、案卷名稱不規(guī)范、文件內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄等情況頻繁發(fā)生。此外，部分文書檔案管理工作人員在工作中對(duì)文件檔案沒有進(jìn)行仔細(xì)盤查，對(duì)部分陳舊失效的卷宗沒有及時(shí)剔除，導(dǎo)致部分文件資料收集不完整、資料的變化記錄不準(zhǔn)確等不規(guī)范管理情況時(shí)常發(fā)生，使得文書檔案管理工作不能有序及時(shí)開展，從而降低了文書檔案管理工作的效率以及文件檔案的檢索效率。

（三）文書檔案管理效率低

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理也已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，但由于種種原因，很多單位依然采取傳統(tǒng)的人工操作和管理方式，管理人員習(xí)慣于通過手工進(jìn)行紙質(zhì)記錄的操作，而排斥計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)，既降低了文書檔案管理的效率，又使得錯(cuò)誤率大幅度上升。

三、文書檔案管理創(chuàng)新方法分析

（一）建立健全文書檔案管理制度

健全的管理制度是做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)和必要保障。若想做好文書檔案的管理制度建設(shè)并將其落實(shí)到工作實(shí)踐之中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)做好兩個(gè)方面的工作。首先，應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)前單位文書檔案管理情況進(jìn)行全面的考察和了解，發(fā)現(xiàn)其中不合理、不規(guī)范的地方，在此基礎(chǔ)上，充分借鑒和吸收當(dāng)前國內(nèi)外先進(jìn)的管理策略和管理經(jīng)驗(yàn)，從實(shí)際出發(fā)建立一套適合自身情況的管理制度，使文書檔案管理工作能夠高效、順利地開展。其次，制度建立之后，應(yīng)當(dāng)確保日常工作中將這些制度落到實(shí)處。這就需要單位一方面加強(qiáng)宣傳教育，規(guī)范檔案管理部門員工的行為，使其照章辦事，另一方面應(yīng)對(duì)當(dāng)前的績(jī)效考核體系進(jìn)行必要的修改，針對(duì)檔案管理部門建立相應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制，監(jiān)督和約束文書檔案管理人員的行為。

（二）提升文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

要提高文書檔案管理工作的效率，就要提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。首先對(duì)文書檔案管理工作人員建立定期培訓(xùn)制度，讓廣大文書檔案管理人員能進(jìn)行全面的教育培訓(xùn)，從而提高整體隊(duì)伍的的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。文書檔案管理人員要結(jié)合當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，提高自身應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的水平。其次，要注意加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，要按照規(guī)定和流程對(duì)文件按統(tǒng)一格式進(jìn)行分類和歸檔，進(jìn)而推動(dòng)文書檔案管理工作效率的提高。另外，要注意根據(jù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的狀況，使文書檔案管理工作更合理化進(jìn)而發(fā)揮文書檔案管理部門的積極作用。

（三）加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視

加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案管理工作的重視程度，首先單位領(lǐng)導(dǎo)要做到對(duì)文書檔案管理工作的體制進(jìn)行改革，明確檔案管理工作人員必須具備的入職條件，工作要求，對(duì)于相關(guān)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)。深入了解檔案管理工作的具體開展情況，多聽取文書檔案管理人員的工作匯報(bào)，提高對(duì)文書檔案管理工作的支持力度，合理調(diào)動(dòng)檔案資源并合理利用檔案資源，對(duì)于檔案管理人員提出的需要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)節(jié)解決的問題，要及時(shí)處理解決。其次，要將文書檔案管理工作納入到單位的年初計(jì)劃，加大對(duì)于文書檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)保障，不定期的對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行考核，對(duì)不達(dá)標(biāo)的員工加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)工作表現(xiàn)突出的優(yōu)秀員工進(jìn)行嘉獎(jiǎng)。

（四）充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)改革管理方式

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展給文書檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇，因而在今后的文書檔案管理中，也應(yīng)當(dāng)應(yīng)時(shí)代之需，逐步摒棄傳統(tǒng)的手工工作方式，主動(dòng)掌握網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)輔助管理，通過這一方式，不斷提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量。此外，有條件的單位也可通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將文書檔案管理部門與單位其他部門聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的共享，加強(qiáng)各部門之間彼此的合作與交流，提高文書檔案信息服務(wù)的速度和質(zhì)量，為單位的發(fā)展決策提供有力的支持。

綜上所述，想要大幅度提升我國相關(guān)企業(yè)的文書檔案管理水平，絕非一朝一夕的事情，其間必然要經(jīng)歷諸多繁雜且規(guī)范性的工序流程。行政事業(yè)單位、尤其是社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心這類需要涉及到眾多社會(huì)材料的單位，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準(zhǔn)定位，抓緊當(dāng)前政府機(jī)構(gòu)改革的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書管理部門的整改與綜合治理，加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理與分配，采取有效的策略提升其工作的積極性與主動(dòng)性，以提升文書檔案管理工作效率，促進(jìn)單位的發(fā)展。endprint