淺談國際工程公司統(tǒng)計報表信息化建設(shè)

賀惟聰

摘 要 隨著國際工程市場規(guī)模不斷擴(kuò)大，作者所在公司項目數(shù)量急劇增長，信息統(tǒng)計工作量隨之增加。傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計方式已不能滿足新形勢的要求，開發(fā)一套報表系統(tǒng)勢在必行。本文結(jié)合作者工作實(shí)踐分析統(tǒng)計工作面臨的問題，論述解決問題的對策，重點(diǎn)介紹報表系統(tǒng)開發(fā)過程以及系統(tǒng)推行的效果。

關(guān)鍵詞 國際工程 信息化 統(tǒng)計報表

隨著公司在建項目數(shù)量的迅猛增長，統(tǒng)計人員所面對的信息量也迅速攀升，統(tǒng)計工作面臨嚴(yán)峻的考驗，傳統(tǒng)手工統(tǒng)計方法已經(jīng)嚴(yán)重影響到統(tǒng)計工作效率，及時性和準(zhǔn)確性也無法得到保障，更無法滿足信息自動收集、分析和共享的要求。

一、背景

2012年底公司在建項目數(shù)量約為130個。每月初各項目部通過郵件向公司總部報送工程月報（word版），總部統(tǒng)計人員進(jìn)行收集、整理和存儲，并從各項目月報中提取“營業(yè)額”“產(chǎn)值”等數(shù)據(jù)，確認(rèn)無誤后進(jìn)行匯總，完成公司《月度營業(yè)額及產(chǎn)值匯總表》及分析報告。由于項目數(shù)量多且報送時間非常集中，完成后還要報送上級單位，因此要在限定時間內(nèi)完成上述工作非常困難。

二、傳統(tǒng)的統(tǒng)計方法面臨的問題

（一）及時性無法得到滿足

及時性是統(tǒng)計工作最基本的要求，但傳統(tǒng)的統(tǒng)計方法已不能滿足該要求。首先，因項目數(shù)量眾多，每月僅從word版月報中提取“營業(yè)額”等數(shù)據(jù)就需要耗費(fèi)大量時間。其次，項目部經(jīng)常遲報，只要有一個項目未完成報送，總部的統(tǒng)計工作就無法完成，催報工作占據(jù)統(tǒng)計人員大量時間。最后，在建項目基本都在海外，總部統(tǒng)計人員與駐外統(tǒng)計人員聯(lián)絡(luò)較為困難，溝通時間因時差等原因顯著增加。

（二）準(zhǔn)確性無法得到保障

準(zhǔn)確性是統(tǒng)計工作的首要要求，是統(tǒng)計價值的根本，但傳統(tǒng)的統(tǒng)計方法已無法保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。項目數(shù)量的增加意味著統(tǒng)計人員的工作量也急劇增加，傳統(tǒng)統(tǒng)計方法的工作效率對數(shù)據(jù)質(zhì)量影響很大。同時，駐外機(jī)構(gòu)統(tǒng)計人員崗位變動頻繁，統(tǒng)計口徑不規(guī)范，填報的隨意性較大，統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。另外，word版工程月報中未嵌入計算公式，數(shù)據(jù)之間沒有邏輯關(guān)系約束，導(dǎo)致報表數(shù)據(jù)存在前后不一致或邏輯錯誤等情況。

（三）項目層面重視程度不高

項目層面對統(tǒng)計工作的重視程度不高，大多數(shù)項目部沒有設(shè)定專門的統(tǒng)計工作崗，統(tǒng)計人員多為兼職，對統(tǒng)計工作的配合程度不高。同時，統(tǒng)計工作基本由經(jīng)驗不足的人員承擔(dān)，未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，也導(dǎo)致統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。另外，即使月報遲報也無法確定責(zé)任主體。

三、解決統(tǒng)計工作問題的對策

（一）開發(fā)報表系統(tǒng)

為解決上述問題，需要開發(fā)一套報表統(tǒng)計系統(tǒng)來解決，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計工作的信息化。2013年初，作者所在公司開始對信息化工作進(jìn)行需求調(diào)研，作者借此編制了《工程月報報表系統(tǒng)開發(fā)需求》并開始公司報表系統(tǒng)工程月報模塊的開發(fā)工作。

第一，優(yōu)化報表格式。工程月報格式是開發(fā)該模塊的基礎(chǔ)，而word版格式是2010年發(fā)布的，因此需要借此機(jī)會進(jìn)行完善。作者根據(jù)多年海外項目管理經(jīng)驗，對舊版工程月報進(jìn)行了優(yōu)化，例如：完善項目基本信息統(tǒng)計表，優(yōu)化項目資源統(tǒng)計表、分包商統(tǒng)計表，編制新版營業(yè)額統(tǒng)計表以實(shí)現(xiàn)營業(yè)額及產(chǎn)值的自動計算、拉取與匯總。另外，還單獨(dú)設(shè)計各類匯總統(tǒng)計表模版，例如：項目基本信息臺賬，營業(yè)額及產(chǎn)值匯總統(tǒng)計表、營業(yè)額計劃與實(shí)際完成對比分析表，項目分包商統(tǒng)計表等，同時，為領(lǐng)導(dǎo)決策界面設(shè)計各類折線圖、柱狀圖及餅圖。

第二，優(yōu)化統(tǒng)計方法。由于word版工程月報統(tǒng)計表未嵌入計算公式，個別項目報送的數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系不正確。例如：營業(yè)額統(tǒng)計表每月要填入“本月完成”，“本年完成”及“開工累計”數(shù)值；但個別項目會出現(xiàn)當(dāng)月“本月完成”≠當(dāng)月“本年完成”-上月“本年完成”≠當(dāng)月“開工累計”-上月“開工累計”的情況，或者當(dāng)月“本年完成”≠當(dāng)月“開工累計”-上年末“開工累計”的情況，導(dǎo)致總部統(tǒng)計人員無從選擇，只能同報送單位進(jìn)行電話溝通和確認(rèn)。

為此，在設(shè)計“營業(yè)額統(tǒng)計表”時，只給填報人員開放“開工累計”一欄進(jìn)行填報，“本月完成”和“本年完成”數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動運(yùn)算并直接顯示結(jié)果。同時，為避免出現(xiàn)超報的情況，在營業(yè)額匯總表中增設(shè)了“項目完成百分比”，即，用當(dāng)月“開工累計”除以“項目最新合同額”，如果完成百分比超過100%，則說明填報存在問題。

第三，統(tǒng)一統(tǒng)計口徑。為降低統(tǒng)計人員頻繁變動及不同項目統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)不一致導(dǎo)致報表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的情況，統(tǒng)一統(tǒng)計口徑工作就變得非常重要。作者根據(jù)國資委和集團(tuán)對相關(guān)指標(biāo)的解釋說明，對報表統(tǒng)計指標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)定義，并備注在月度統(tǒng)計報表下，這樣填報時都會顯示指標(biāo)定義，減少統(tǒng)計口徑不統(tǒng)一的情況。

第四，增設(shè)報送狀態(tài)及時間。為促使項目自覺主動按時報送，在報表系統(tǒng)中增設(shè)“報送狀態(tài)”“項目部提交駐外機(jī)構(gòu)時間”“駐外機(jī)構(gòu)提交總部時間”三列統(tǒng)計信息。其中，報送狀態(tài)按照提交狀態(tài)以不同顏色顯示，“未報送”顯示為紅色、“已報送駐外機(jī)構(gòu)”為橙色、“已報送總部”為綠色。另外，提交時間一旦晚于系統(tǒng)設(shè)定的最遲時間，也顯示為紅色。通過顏色提示和記錄各責(zé)任主體報送時間，可以分清遲報責(zé)任主體并有效督促項目按時報送。

（二）加強(qiáng)系統(tǒng)宣傳

報表系統(tǒng)開發(fā)完成后，還要對報表系統(tǒng)進(jìn)行廣泛宣傳和推廣，對填報人員和審核人員進(jìn)行遠(yuǎn)程培訓(xùn)，并將上線后的3個月作為報表系統(tǒng)試運(yùn)行期，要求項目部在試行期內(nèi)同時報送word版和在線版工程月報。設(shè)置試運(yùn)行期一方面可以檢驗報表系統(tǒng)中統(tǒng)計報表邏輯是否正確，另一方面為各填報人員提供緩沖期，以確保錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連貫、準(zhǔn)確。

（三）加強(qiáng)考核機(jī)制

報表系統(tǒng)正常運(yùn)行一段時間后，要對報表系統(tǒng)報送情況進(jìn)行統(tǒng)計，并在公司內(nèi)網(wǎng)通知公告中進(jìn)行公布，對多次遲報的項目進(jìn)行警告，對其他項目也能起到警示作用。每年年底再依據(jù)本年度項目工程月報報送情況統(tǒng)計表對各項目年度考核表中月報報送一項進(jìn)行評分，提升項目層面對統(tǒng)計工作的重視程度。

（四）提升信息化意識和認(rèn)同度

報表系統(tǒng)設(shè)計的優(yōu)劣決定著填報人員的配合程度，只有從填報人角度出發(fā)設(shè)計報表系統(tǒng)，為其減輕填報負(fù)擔(dān)，展現(xiàn)填報成果實(shí)時導(dǎo)出等優(yōu)勢，才能提高填報人員對報表系統(tǒng)的認(rèn)同度，進(jìn)而提高填報人員信息化意識，并將管理信息化理念逐步推廣至全公司。

四、報表系統(tǒng)推行的效果

2014年初報表系統(tǒng)工程月報模塊初步完成并上線運(yùn)行，統(tǒng)計工作效率大幅提升，很大程度上減輕了填報員和審核員的負(fù)擔(dān)，并為實(shí)時掌握項目動態(tài)信息、展現(xiàn)各類統(tǒng)計臺賬提供便利。此后，工程月報全部上網(wǎng)填報，公司報表系統(tǒng)從無到有，初步完成統(tǒng)計工作的信息化升級。

報表系統(tǒng)上線一年后，工程月報報送的及時性從以往的20%提升至90%，準(zhǔn)確率也從30%提升至90%。報表系統(tǒng)運(yùn)行兩年多后，在建項目數(shù)量已翻倍，增至260余個，此時月報報送及時率已提升至99.57%，比未上線時提升近80%，準(zhǔn)確率提升至98.68%，比未上線時提升68%。

報表系統(tǒng)上線后，作者仍在不斷完善報表系統(tǒng)，新增統(tǒng)計功能，簡化填報程序，并推動報表系統(tǒng)上下游模塊的建立，2015年初完成與“中標(biāo)項目信息統(tǒng)計模塊”的對接，并為“項目業(yè)績庫系統(tǒng)”提供系統(tǒng)中所有項目信息，進(jìn)而促進(jìn)公司“項目全生命周期”信息化建設(shè)。

五、結(jié)語

統(tǒng)計報表系統(tǒng)的信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)中重要的組成部分，只有真正意識到統(tǒng)計工作的重要性，以及信息化是先進(jìn)的管理手段，才能充分發(fā)揮該報表系統(tǒng)的作用，為公司決策層提供及時、準(zhǔn)確且有價值的信息。

（作者單位為中國港灣工程有限責(zé)任公司）