基于工作流的辦公自動化OA系統(tǒng)構(gòu)建分析

周杰

（中航通用飛機有限責任公司，廣東 珠海 519030）

[摘 要] 日趨復雜的現(xiàn)代辦公環(huán)境與不斷精細化的流程，促使對辦公流程中任務(wù)的協(xié)同性提出了越來越高的要求。一個完善的OA系統(tǒng)不僅要具備辦理公文，使之簡單流轉(zhuǎn)的功能，還要將工作流程及集團協(xié)同的概念加入其中，進而讓企業(yè)通過流程化手段實現(xiàn)本企業(yè)內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)、請示審批及日常辦公事務(wù)的管理，而且能實現(xiàn)企業(yè)之間集團協(xié)同事務(wù)的管理。為此，本文筆者結(jié)合自身工作實踐，就在工作流基礎(chǔ)上如何構(gòu)建集團協(xié)同辦公自動化OA系統(tǒng)展開了詳細探討，旨在促進集團型企事業(yè)單位協(xié)同信息化處理水平的提高。

[關(guān)鍵詞] 工作流；集團協(xié)同；集團型企事業(yè)單位；OA系統(tǒng)；辦公自動化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 040

[中圖分類號] TP317.1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0074- 03

目前，相對完善的信息整合系統(tǒng)已在社會上的各類組織中得到初步建立，不僅極大促進了企事業(yè)單位工作效率的提高，也為我國現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮了積極作用，而這與快速發(fā)展的科學技術(shù)，特別是不斷提高的信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平有著很大關(guān)系。企事業(yè)單位通過使用辦公自動化OA系統(tǒng)可在一定程度上直接提高管理水平，從而促進其核心競爭能力的日益提高，尤其是現(xiàn)代集團型企事業(yè)單位都必須依賴信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)經(jīng)營與管理。

1 辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化也就是我們俗稱的OA，其是在通信技術(shù)與計算機技術(shù)的推動下衍生出的一種新型的辦公方式，結(jié)合了包括計算機、通信與互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)在內(nèi)多種功能。而辦公自動化系統(tǒng)是指通過計算機網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)，達到辦公自動化的人機交互系統(tǒng)。其早在20世紀70年代就在西方發(fā)達國家出現(xiàn)，而我國的辦公自動化發(fā)展大致可分為起步、應(yīng)用與發(fā)展三個階段。每個階段的主要功能、開發(fā)技術(shù)以及設(shè)計理念均有所不同。社會的快速發(fā)展，讓簡單的自動化辦公需求已無法上OA系統(tǒng)滿足，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日新月異，更是對企事業(yè)單位、單位內(nèi)各部門以及各成員提出了更高的要求，要求其能實現(xiàn)異地協(xié)同辦公。因此，互聯(lián)網(wǎng)時代的OA系統(tǒng)需立足信息安全，為多組織、多終端以及多維度的信息共享提供支持，使集團內(nèi)各企業(yè)、各部門和人員之間能夠及時交流與共享相關(guān)數(shù)據(jù)，其特點主要有以下幾點：

1.1 支持集團協(xié)同

OA系統(tǒng)需同時具備兩種功能，即集團統(tǒng)一管理功能和集團分權(quán)管理功能，集團型企事業(yè)單位可借助同一套OA系統(tǒng)達到協(xié)同辦公的目的。利用集團統(tǒng)一管理功能，集團層面可實現(xiàn)包括跨組織機構(gòu)的業(yè)務(wù)流程協(xié)同、集團管控以及信息共享等在內(nèi)的多項內(nèi)容；而集團總部與下屬單位在集團分權(quán)管理功能之下，則可實現(xiàn)其內(nèi)部的流程管理與共享內(nèi)部信息。

1.2 支持多移動終端

快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)移動應(yīng)用，促使現(xiàn)代企事業(yè)單位急需借助各種移動化手段來服務(wù)于其戰(zhàn)略發(fā)展或價值實現(xiàn)，其中居于首位的便是OA系統(tǒng)。因而，OA系統(tǒng)需在移動終端中施以規(guī)范化、流程化以及高效化的管理，企事業(yè)單位的各層人員可利用移動終端在不同的地點通過碎片時間審批業(yè)務(wù)流程，進而促進組織整體的業(yè)務(wù)流程執(zhí)行與管理效率的提高。

2 基于工作流技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)建

2.1 構(gòu)建方法

2.1.1 業(yè)務(wù)流程分析

業(yè)務(wù)流程分析作為一項基礎(chǔ)條件，將決定辦公自動化系統(tǒng)在工作流技術(shù)背景下是否能將企事業(yè)單位的工作效率提高，具體而言主要體現(xiàn)以下兩個方面：第一，需充分的分析與把握辦公自動化系統(tǒng)的使用需求，充分了解辦公自動化系統(tǒng)使用單位的內(nèi)部組織架構(gòu)、全面分析業(yè)務(wù)開展的具體流程與主要經(jīng)歷的程序、細致了解業(yè)務(wù)開展過程中所需信息資源的來源以及具體流向。其次，在對相關(guān)需求有一大致分析與了解夠，便開始設(shè)計與之相關(guān)的系統(tǒng)，但設(shè)計需充分結(jié)合使用單位與部門的工作具體流程，進而整合工作流的集合，以便在之后的系統(tǒng)設(shè)計中能夠發(fā)揮作用。

2.1.2 流程節(jié)點資源設(shè)計

在對流程節(jié)點資源進行設(shè)計時，應(yīng)分析、設(shè)計描述程序的開始、終止條件、內(nèi)部存在的活動關(guān)系網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)聯(lián)的個體行為的信息。在具體設(shè)計時，第一步便要對工作流予以選擇，所選工作流必須要有代表性，并立足于使用需求的原則設(shè)計流程節(jié)點資源。當然也可以分類或分組設(shè)計的形式呈現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)所有功能近似的節(jié)點資源。比如，財務(wù)部人員負責執(zhí)行或?qū)徟攧?wù)事務(wù)、行政部人員則負責執(zhí)行或?qū)徟姓聞?wù)，最后歸類統(tǒng)計企業(yè)里所有的財務(wù)或行政相關(guān)事務(wù)，如此方可讓節(jié)點資源設(shè)計看起來更加專業(yè)，且更容易維護。但在具體實踐過程中，需要充分的把握統(tǒng)一原則，不管哪一種設(shè)計均要在滿足使用部門的需求為根本理念的指導下進行。與此同時，在設(shè)計流程節(jié)點資源時，需要將終端用戶的使用界面設(shè)計出來，其中又以流程節(jié)點的表單為重點。

2.2 實施機制

2.2.1 引擎設(shè)計

若要實現(xiàn)辦公自動化，就必須要依靠工作流技術(shù)為辦公流程提供的多項服務(wù)，其引擎運作的實現(xiàn)，利用了單個或多個不同的引擎組內(nèi)部相互聯(lián)系、交叉作用，作用在于協(xié)調(diào)和合理分配不同辦公資源。該引擎的性能眾多，包括對辦公流程各個組成部分的運作進行調(diào)度、對各項活動的進程展開合理分配，維持工作流及其相關(guān)數(shù)據(jù)正常運轉(zhuǎn)等。

引擎運轉(zhuǎn)過程：第一步，引擎外部接口將控制信息接受下來，并把所接收的信息傳送至引擎主控制中心；第二步，由引擎針分配接收到的訊息，例如，開始對過程進行管理，接受辦公自動化控制要求開始活動以及結(jié)束活動等；第三步，按照控制信息的不同開始對相應(yīng)的任務(wù)進行處理，并展開相關(guān)操作。在這一過程中，可將引擎當作接收器與傳輸器，其負責具體控制接收到的信息，以免使整個自動化流程的正常運作受到影響。

2.2.2 訪問接口設(shè)計

各個接口會在工作流引擎運作時向其傳輸信息，因此，其所擁有的外部接口眾多，但接口不同，其傳輸?shù)男畔⒁灿泻艽蟛顒e，而不同接口所定義的數(shù)據(jù)交換規(guī)則均是相同的。以Java和其他相似的接口為例，其所傳輸?shù)男畔⒕苯訌臄?shù)據(jù)庫中傳導出來，而各個引擎能否協(xié)調(diào)工作就由其提供的信息所決定。

3 結(jié) 語

綜上所述，辦公自動化技術(shù)可使工作流技術(shù)得到有效應(yīng)用，有助于企事業(yè)單位工作效率的全面提高，也在現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展方面發(fā)揮了積極作用，其為我國社會組織的工作能力與工作水平同國際接軌提供了技術(shù)保證。希望借助本文幫助各類企業(yè)組織管理者有效應(yīng)用工作流技術(shù)，為集團型企事業(yè)單位革新管理手段提供借鑒，讓社會組織的工作流程均帶有時代特征，全面提高其業(yè)務(wù)開展效率，以讓我國現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展得以穩(wěn)步推進。

主要參考文獻

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