淺議文書檔案管理工作一體化

畢建偉

一、文秘工作與文書檔案管理工作的關(guān)系

文秘工作與文書檔案工作密切相關(guān)，文秘工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書檔案工作是文秘工作的延伸和發(fā)展，兩者的有效結(jié)合、相輔相成，是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理一體化的重要保障。

（一）做好文秘工作是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作一體化的基礎(chǔ)

文秘工作和文書檔案管理工作的密切關(guān)系源于共同的主體——公文。公文作為文秘工作的主要產(chǎn)品，正是文書檔案的前身。公文經(jīng)過組件、分類、排列、編號(hào)、編目、修正、裝訂、編頁、裝盒、排架等步驟，即成為檔案。文秘工作規(guī)范與否直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低，而文書檔案的質(zhì)量直接取決于公文的質(zhì)量，可見，高水平的文書檔案管理是建立在規(guī)范的文秘工作基礎(chǔ)之上的。因此，做好文秘工作是實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化的基礎(chǔ)。

（二）文書檔案是檢驗(yàn)和提高文秘工作質(zhì)量的重要手段之一

文書檔案在實(shí)際工作中，發(fā)揮著提供信息、指導(dǎo)查考、積累知識(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展生產(chǎn)、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通過查考文書檔案，可以快速高效地起草公文、制定規(guī)章制度、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話等，也可以在處理糾紛、落實(shí)政策等工作中借助文書檔案找到相關(guān)依據(jù)。通過文書檔案的整理、歸檔和利用，可以發(fā)現(xiàn)文書起草、公文處理工作過程中存在的問題，檢驗(yàn)文書處理工作的水平，對(duì)進(jìn)一步提高文秘工作效率和質(zhì)量具有重要作用。

二、制約文書檔案管理工作一體化發(fā)展的主要因素

（一）在文檔實(shí)體生成過程中，文秘部門和檔案管理部門出現(xiàn)斷口

眾所周知，與文檔實(shí)體生成密切相關(guān)的兩個(gè)部門就是文秘部門和檔案管理部門。公文處理工作和文書檔案管理工作可由一人或多人承擔(dān)，對(duì)于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時(shí)負(fù)責(zé)，稍大的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位往往將公文處理和檔案管理實(shí)行分塊管理，即文秘部門和檔案管理部門分設(shè)。分設(shè)的管理模式，雖然實(shí)現(xiàn)了職責(zé)明確、成效顯著，但往往由于文秘人員和檔案管理人員工作之間因缺少溝通、缺乏配合和多頭指揮等，導(dǎo)致在工作標(biāo)準(zhǔn)、交接時(shí)限等方面出現(xiàn)明顯斷口，致使公文用紙、格式、附件、簽批、辦理等不符合歸檔要求。

（二）在文檔管理過程中，前緊后松現(xiàn)象制約了一體化發(fā)展進(jìn)程

文秘工作和檔案管理工作作為公文的起點(diǎn)和歸宿，在實(shí)際工作中，往往容易出現(xiàn)前緊后松的現(xiàn)象。公文處理是一個(gè)單位的“門面”。公文處理質(zhì)量和辦文效率是衡量一個(gè)單位工作水平、工作作風(fēng)的重要指標(biāo)之一，在一定程度上代表著一個(gè)單位的形象。因此，大家都能夠高度重視公文處理工作，在人力、物力、財(cái)力方面舍得投入。相對(duì)而言，檔案管理工作的性質(zhì)決定了檔案工作是幕后的，很多單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不全面、不透徹，認(rèn)為檔案管理工作極為簡(jiǎn)單，人力物力的投入無法創(chuàng)造立竿見影的效益，因此，在投入方面縮手縮腳，嚴(yán)重挫敗了檔案管理人員的積極性。這種偏見和做法嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也制約了文檔管理一體化的發(fā)展進(jìn)程。

（三）在文檔信息利用方面，公文處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接影響了信息利用效率

提高文檔信息利用效率是文書檔案管理一體化的最終目標(biāo)。通過公文處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接，充分利用公文處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案管理部門的重復(fù)勞動(dòng)，使公文的收發(fā)、登記、起草、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦、督辦與文件材料的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體，從而實(shí)現(xiàn)文件處理精煉化、案卷生成標(biāo)準(zhǔn)化、查找利用自動(dòng)化。但在實(shí)際工作中，公文處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)往往分別由文秘人員和檔案管理人員主持開發(fā)，且不同步，極易出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一致、接口不統(tǒng)一、兼容性差、數(shù)據(jù)共享困難等問題，嚴(yán)重影響了文檔信息的利用效率。

（四）在文檔規(guī)范方面，雙重標(biāo)準(zhǔn)成為文書檔案管理工作一體化的絆腳石

文秘工作和文書檔案管理工作既是緊密聯(lián)系的，又是相互獨(dú)立的。《國家黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）作為黨政機(jī)關(guān)公文規(guī)范化的重要依據(jù)，明確指出“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作”，這就決定了公文處理工作與文書檔案管理工作的緊密關(guān)系，公文處理工作應(yīng)為文書檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。但往往由于文秘工作與文書檔案管理工作的脫節(jié)，導(dǎo)致公文處理各環(huán)節(jié)與文書檔案管理工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不一致，人為地影響后續(xù)一體化工作的順利實(shí)施。

三、進(jìn)一步提高文書檔案管理工作一體化水平的對(duì)策和建議

文書檔案管理工作一體化是文秘工作和文書檔案管理工作的大勢(shì)所趨，要切實(shí)提高文書檔案管理工作一體化水平，建議從以下方面著手：

（一）建立“一體化”流程

對(duì)于由一人同時(shí)負(fù)責(zé)公文處理和檔案管理的單位來說，實(shí)現(xiàn)文書檔案工作一體化相對(duì)容易，但對(duì)于文秘部門和檔案管理部門分設(shè)的單位來說，要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理一體化，就需要對(duì)部門和人員分工進(jìn)行統(tǒng)一布局，對(duì)流程進(jìn)行精心設(shè)計(jì)，對(duì)文秘工作和檔案管理工作從組織形式到具體工作流程進(jìn)行通盤考慮，實(shí)行統(tǒng)一指揮、合理分工、密切配合，使所有工作流程科學(xué)化、合理化、高效化。首先，文秘人員要注意按照檔案管理有關(guān)要求做好公文信息的登記、錄入、掃描、報(bào)批、交辦、承辦等工作；其次，文秘部門要注意做好辦結(jié)公文的收集、整理、排列、裝訂等，收集過程中除了收集原文，還要收集批辦單、辦理結(jié)果等，整理和排列時(shí)要注意結(jié)果在前原則，裝訂方式要盡量滿足后期歸檔要求；最后，文秘人員要注意及時(shí)與檔案管理人員做好交接和溝通，交接過程要嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)。

（二）強(qiáng)化“一體化”意識(shí)

首先，要在領(lǐng)導(dǎo)層面樹立文書檔案管理一體化意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，重視檔案工作，加大人力、物力、財(cái)力等方面的投入，支持檔案管理人員做好檔案收集、歸檔、利用工作。其次，要提高文秘人員一體化的意識(shí)，文秘工作作為文書檔案管理工作一體化的基礎(chǔ)性工作，要求文秘人員必須具有較強(qiáng)的文書檔案意識(shí)。在公文起草、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)和制發(fā)等過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上提高檔案實(shí)體質(zhì)量。具體可從如下幾方面入手：一是要注意選擇質(zhì)量好和符合檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的紙張，包括紙張厚度、尺寸等；二是要注意做到字跡清晰、耐久，在文稿起草、記錄、簽批等環(huán)節(jié)使用符合檔案要求的筆種、墨水和墨粉；三是注意在公文制發(fā)前做好檢查和復(fù)核，重點(diǎn)對(duì)審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核。最后，要加強(qiáng)檔案管理人員與文秘人員的有效溝通，檔案人員要善于將檔案管理有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)向文秘人員宣講。

（三）制定“一體化”制度

為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化管理目標(biāo)，保證文書檔案管理工作一體化得到長(zhǎng)效發(fā)展，必須建立相應(yīng)的制度體系。首先，要將各部門（包括文秘、檔案、業(yè)務(wù)部門）分工和職責(zé)制度化，具體將各項(xiàng)工作、各個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任到人；其次，要將建立起來的“一體化”工作流程以規(guī)章制度形式予以規(guī)范、明確，以保證工作全過程的制度化、規(guī)范化和長(zhǎng)效化；最后，要將人員培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、晉升等制度化，以激發(fā)文秘和檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性，形成良性循環(huán)。

（四）培養(yǎng)“一體化”人才

對(duì)于文秘和檔案管理部門分設(shè)的單位來說，文秘和檔案管理工作人員的日常工作雖有交叉，但由于工作內(nèi)容、性質(zhì)和要求各不相同，很難深入了解、熟悉彼此的工作，如果能培養(yǎng)出既能熟練把握文秘工作有關(guān)要求又能熟知檔案管理工作規(guī)范的“一體化”人才，必將大大加快文書檔案工作一體化進(jìn)程。培養(yǎng)“一體化”人才可以從以下方面入手：一是靠文秘、檔案管理人員自學(xué)、互學(xué)，綜合掌握文秘、檔案管理相關(guān)流程、規(guī)定、要求；二是靠參加交叉外派培訓(xùn)，提高相關(guān)文秘人員的檔案管理業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)檔案管理人員的文秘工作技能；三是靠交叉輪崗，使文秘、檔案管理人員在實(shí)際工作中得到鍛煉，綜合素質(zhì)得到提升。

（作者單位：河北交通投資集團(tuán)公司）