工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制的構(gòu)建與完善

葉小泮

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，它記錄了建設(shè)全過(guò)程，貫穿于工程項(xiàng)目的可行性論證、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等一系列活動(dòng)，是工程項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理、改造維護(hù)的重要依據(jù)。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案形成單位多、形成周期長(zhǎng)、數(shù)量龐大、專業(yè)復(fù)雜，給檔案管理工作帶來(lái)一定的難度。項(xiàng)目檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，它不是建設(shè)單位單方面就能做好的，還需要設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及供應(yīng)商等其他參建單位密切配合，相互協(xié)作。因此，構(gòu)建并完善工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制十分重要。

探討工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，必然涉及誰(shuí)來(lái)協(xié)調(diào)的問(wèn)題。一方面，項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主單位）作為最終責(zé)任者，要負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位以及材料、構(gòu)件和設(shè)備供應(yīng)單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；另一方面，勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位及供應(yīng)商作為工程項(xiàng)目的參建方有責(zé)任履行各自檔案工作職責(zé)，并按合同要求將各自形成的檔案移交業(yè)主方。因此，項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主單位）是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的主動(dòng)協(xié)調(diào)者，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位以及供應(yīng)商要服從建設(shè)單位的協(xié)調(diào)管理。本文從合同管理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檔案培訓(xùn)、文檔檢查、檔案驗(yàn)收等方面探討了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制的構(gòu)建與完善（如圖）。

一、實(shí)施合同管理，明確參建單位的檔案工作責(zé)任

從項(xiàng)目建設(shè)一開(kāi)始，建設(shè)單位（業(yè)主單位）應(yīng)統(tǒng)一管理工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，把文件資料的收集、整理和歸檔納入到各參建單位的合同管理之中，以明晰業(yè)主方與其他參建單位的檔案工作責(zé)任，為檔案工作提供法律保障。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及材料供應(yīng)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立檔案專門條款，明確設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)方面的檔案收集、整理、移交的責(zé)任和要求，并具體規(guī)定各參建單位文件材料的歸檔范圍、份數(shù)、歸檔時(shí)間、整理質(zhì)量等。同時(shí)，項(xiàng)目檔案工作還須和各參建單位的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，合同規(guī)定從各個(gè)參建單位工程款中扣留5%作為檔案保證金，待工程完工之后，各參建單位按合同規(guī)定向業(yè)主單位移交檔案并經(jīng)驗(yàn)收合格后，才能結(jié)算工程尾款和檔案保證金。

二、制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確參建各方歸檔范圍及質(zhì)量要求

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施遵循“統(tǒng)一計(jì)劃、分塊實(shí)施、集中歸檔”的原則，建設(shè)單位（業(yè)主方）制定檔案管理總體計(jì)劃、明確檔案管理的統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求。在完成招投標(biāo)工作并簽訂合同、協(xié)議之后，建設(shè)單位檔案管理部門應(yīng)以《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等規(guī)范性文件為依據(jù)，深入施工現(xiàn)場(chǎng)，了解工程建設(shè)內(nèi)容和程序，對(duì)工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)上形成的文件資料做到心中有數(shù)，在此基礎(chǔ)上起草各參建單位歸檔文件目錄。參建單位以建設(shè)單位檔案部門提供的歸檔文件目錄草案為基礎(chǔ)，按照過(guò)往的施工經(jīng)驗(yàn)和項(xiàng)目特點(diǎn)，對(duì)本單位歸檔文件目錄中的文件進(jìn)行適應(yīng)性刪改，然后返回給建設(shè)單位檔案部門審核。建設(shè)單位檔案部門在與其他參建方多次往返協(xié)商的基礎(chǔ)上，審核制訂《設(shè)計(jì)單位歸檔文件目錄》《施工單位歸檔文件目錄》《監(jiān)理單位歸檔文件目錄》《建設(shè)單位歸檔文件目錄》，并以此作為工程項(xiàng)目文檔檢查和檔案驗(yàn)收的依據(jù)。對(duì)于材料、構(gòu)件和設(shè)備供應(yīng)單位提供的合格證、使用說(shuō)明書，檢驗(yàn)報(bào)告、圖紙等文件資料，材料、構(gòu)件和設(shè)備的使用單位和管理部門要負(fù)責(zé)整理，并核實(shí)其完整性。歸檔文件質(zhì)量要合乎標(biāo)準(zhǔn)，做到字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，格式規(guī)范，簽字認(rèn)可手續(xù)完備，載體和書寫材料符合耐久性要求。文檔管理要合乎規(guī)則，各參建單位要建立文檔管理機(jī)構(gòu)、文檔保管室，制定收發(fā)文登記、借閱利用登記和文件保管制度等，使項(xiàng)目檔案工作從一開(kāi)始就按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有序地運(yùn)行。

三、實(shí)施檔案培訓(xùn)，提升檔案人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)

工程建設(shè)項(xiàng)目涉及面廣，參建單位多，各參建單位的檔案資料員流動(dòng)性大，缺乏檔案專業(yè)訓(xùn)練，影響檔案工作質(zhì)量。在施工和監(jiān)理單位進(jìn)駐工程項(xiàng)目之后，建設(shè)單位檔案管理部門牽頭組織建設(shè)方、勘察設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方的檔案員、資料員、工程技術(shù)人員集中進(jìn)行一次檔案培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國(guó)家、省市有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)合同條款中項(xiàng)目檔案歸檔責(zé)任，明確本單位的檔案歸檔范圍、質(zhì)量要求。建立項(xiàng)目檔案工作QQ群或者微信群，通過(guò)QQ和微信平臺(tái)公布相關(guān)的檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范以及日常檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作交流。培訓(xùn)以業(yè)務(wù)操作為主，制定科學(xué)系統(tǒng)的檔案收集、組卷歸檔管理辦法，統(tǒng)一和規(guī)范各參建單位竣工資料的內(nèi)容和樣式。培訓(xùn)重點(diǎn)放在參建單位檔案工作的協(xié)作與配合上，比如，監(jiān)理單位如何與施工單位協(xié)作，發(fā)揮監(jiān)理的審核職能，確保施工單位移交的竣工檔案合格；建設(shè)、施工單位以及供應(yīng)商如何協(xié)作，確保材料、構(gòu)件和設(shè)備開(kāi)箱隨機(jī)資料齊全完整地收集歸檔；建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工單位如何有效配合，確保設(shè)計(jì)變更材料齊全，變更依據(jù)和變更后的具體圖紙相關(guān)聯(lián)，等等。通過(guò)培訓(xùn)，理順項(xiàng)目檔案管理關(guān)系，落實(shí)檔案管理制度，構(gòu)建起“以業(yè)主為中心、以監(jiān)理為保證、以施工為主體”的項(xiàng)目檔案工作協(xié)作模式，促進(jìn)項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展。

四、加強(qiáng)文檔檢查，確保參建各方的檔案工作落到實(shí)處

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)要求項(xiàng)目檔案管理必須實(shí)施文件質(zhì)量過(guò)程控制。建設(shè)單位（業(yè)主方）是項(xiàng)目檔案管理的主體和核心，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中要及時(shí)了解項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度，采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)文件歸檔工作進(jìn)行認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，協(xié)調(diào)參建各方的檔案工作。一是成立文檔檢查機(jī)構(gòu)。建設(shè)單位檔案管理部門應(yīng)牽頭組建項(xiàng)目文檔檢查小組，成員由建設(shè)單位的工程部門、質(zhì)保部門和檔案部門的人員以及監(jiān)理單位的人員組成，檢查小組定期進(jìn)行文件檢查，小組成員從各自的專業(yè)角度發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，以提高檔案文件質(zhì)量。二是制定《工程文件整理檢查計(jì)劃》。項(xiàng)目一開(kāi)工，檢查小組就以工程項(xiàng)目施工進(jìn)度計(jì)劃為依據(jù)，編制全年工程文件整理計(jì)劃，并正式發(fā)布。三是實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)文件檢查。根據(jù)工程文件整理檢查計(jì)劃，文檔檢查小組成員每月至少實(shí)施一次現(xiàn)場(chǎng)文件檢查，檢查要點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面：①施工文件收集的及時(shí)性，查看施工文件收集整理是否與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步，是否存在事后突擊補(bǔ)充文件資料的現(xiàn)象，施工文件是否及時(shí)立卷并移交到檔案部門存檔；②施工文件收集的完整性，檢查開(kāi)停工報(bào)告、施工組織方案、原材料報(bào)審、質(zhì)量檢測(cè)評(píng)定記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、竣工圖、工程照片等；③施工文件的規(guī)范性，重點(diǎn)檢查文件材料和表格的格式是否規(guī)范，技術(shù)參數(shù)是否準(zhǔn)確、簽章手續(xù)是否完備、是否為原件，竣工圖折疊、標(biāo)注、蓋章是否規(guī)范。四是定期召開(kāi)文檔例會(huì)。每月召開(kāi)一次文檔例會(huì)，參會(huì)人員包括文檔檢查小組成員、施工單位人員。會(huì)議主題包含以下方面：①最近一次文件檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改時(shí)間要求；②施工單位匯報(bào)當(dāng)月文件收集與工程建設(shè)進(jìn)度的同步情況；③各方在文件收集整理過(guò)程中需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。文檔檢查能督促參建各方及時(shí)收集整理文件，及時(shí)協(xié)調(diào)、解決項(xiàng)目檔案歸檔工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，為項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

五、做好檔案驗(yàn)收，把好竣工檔案質(zhì)量關(guān)

建立檔案預(yù)驗(yàn)收工作機(jī)制。在項(xiàng)目檔案正式驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）組織項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求》對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面自檢，對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。首先 ，細(xì)致審閱工程項(xiàng)目全套檔案資料。采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式，檢查項(xiàng)目檔案，抽查檔案數(shù)量應(yīng)不少于100卷。審閱檔案的要點(diǎn)包含以下幾方面：①對(duì)照項(xiàng)目檔案歸檔范圍，依據(jù)附錄標(biāo)準(zhǔn)中各參建單位歸檔文件目錄，認(rèn)真核對(duì)參建各方提交的竣工檔案驗(yàn)收目錄，檢查檔案文件是否齊全，是否出現(xiàn)漏收漏歸的現(xiàn)象；②查看檔案的結(jié)構(gòu)劃分是否合理有序，檔案項(xiàng)目是否完整，檔案要件資料是否齊全；③根據(jù)工程情況介紹及工程實(shí)物現(xiàn)狀，檢查檔案材料內(nèi)容是否準(zhǔn)確，圖、文、物是否相符；④竣工圖編制是否規(guī)范、準(zhǔn)確，竣工圖是否反映了各種類型的變更，修改后的圖上是否注明了變更依據(jù)，每一份竣工圖是否有專業(yè)工程師簽字認(rèn)可。其次，形成檔案預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)。在對(duì)項(xiàng)目檔案全部材料進(jìn)行審閱后，形成預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，給予細(xì)致耐心的解答，提出切實(shí)可行的整改意見(jiàn)。參建單位落實(shí)責(zé)任到人，對(duì)照預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)限期完成整改，確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合相關(guān)規(guī)范要求。項(xiàng)目檔案質(zhì)量達(dá)到國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，則可以申請(qǐng)檔案正式驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案正式驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。

（作者單位：華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館）