試論檔案信息資源的開發(fā)利用

王越

檔案信息作為信息集合的子集，是以人為主體參與的以社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)為基礎(chǔ)，依托檔案實(shí)體形成的，因被“有意”保存而逐漸積累起來的原始記錄。這種直接記錄原始活動(dòng)的本源性、對(duì)以往社會(huì)實(shí)踐真實(shí)反應(yīng)的回溯性以及經(jīng)長期累積保存的積累性等屬性特點(diǎn)使得檔案信息成為當(dāng)今社會(huì)重要的戰(zhàn)略資源之一，是國家和社會(huì)再造信息的基石以及探尋規(guī)律預(yù)測(cè)未來的起點(diǎn)，承擔(dān)著存史鑒史、資治襄政、傳承文化的重任，在很大程度上也影響著人類文明的進(jìn)度。因此，檔案信息資源的開發(fā)不僅關(guān)系到檔案信息自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，檔案中可深度挖掘的信息內(nèi)容更加影響著今后社會(huì)在政治、文化乃至經(jīng)濟(jì)等各個(gè)方面的發(fā)展。社會(huì)認(rèn)知度的不斷提高使得檔案信息資源的開發(fā)需求愈加迫切，開發(fā)質(zhì)量也得到了前所未有的重視。

一、檔案信息資源

檔案信息資源是人類借助檔案實(shí)體“有意”記錄選存下來的有價(jià)值的，以客觀形式存在的檔案信息不斷存儲(chǔ)和積累的結(jié)果。檔案信息資源依賴檔案自身屬性的諸多特點(diǎn)成為信息系統(tǒng)中內(nèi)容真實(shí)、價(jià)值珍貴且不可替代的重要戰(zhàn)略資源。對(duì)于當(dāng)今社會(huì)的全面發(fā)展，檔案信息資源的有效開發(fā)和合理利用意義非凡。

首先，檔案信息資源涵蓋種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及范圍廣，能夠用來反應(yīng)一個(gè)國家、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)組織乃至一個(gè)事件或一個(gè)人各個(gè)方面的發(fā)展情況。正因如此，對(duì)檔案信息資源多角度、多層次的合理開發(fā)和優(yōu)化利用不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化，還能夠發(fā)揮檔案存史鑒史、資治襄政、傳承文化等重要作用。檔案信息資源是一個(gè)國家、一個(gè)地區(qū)或是一個(gè)組織全面健康發(fā)展的基本保障。同時(shí)，檔案信息資源對(duì)于社會(huì)公眾了解某一重大事件全過程或某一重要人物的生平經(jīng)歷都發(fā)揮著不可替代的作用。

其次，人類社會(huì)之所以能夠得到經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、知識(shí)的有效傳播以及文明的不斷傳承都離不開檔案信息資源可共享性和可再生性特點(diǎn)的有力支撐。檔案信息資源不會(huì)因?yàn)槔谜叩氖褂枚鴵p耗其自身的價(jià)值，不會(huì)因?yàn)槭褂玫拇螖?shù)增加而減少檔案信息資源的總量，更不會(huì)因?yàn)楸焕眠^而影響其他人再次利用檔案信息資源獲取所需信息。相反，檔案信息資源可以在不斷分享利用的過程中得到信息的重組和再生。充分把握檔案信息資源的這些特點(diǎn)，利用檔案信息資源不同于自然資源數(shù)量受限、易被占有和消耗的缺點(diǎn)，深度、高質(zhì)的挖掘檔案信息資源中可共享和可再生的信息，盡可能的滿足國家、社會(huì)乃至檔案信息利用者獲取有效信息的需求，保證檔案信息價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)，力求人類社會(huì)的全面進(jìn)步。

再次，檔案是以往社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，承載著豐富的歷史信息和知識(shí)內(nèi)容。不同于以往傳統(tǒng)檔案信息資源的開發(fā)利用，時(shí)代的進(jìn)步帶來了科學(xué)技術(shù)的普及，社會(huì)公眾獲得檔案信息的途徑和方式有所增加，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下相對(duì)不受時(shí)間和空間限制的利用使得檔案信息利用的需求與日俱增。因此，檔案部門只有適應(yīng)新的形勢(shì)并及時(shí)合理的開發(fā)檔案信息資源，提供高效的利用途徑為社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)，才能逐步適應(yīng)科技社會(huì)的發(fā)展以及滿足人們對(duì)信息質(zhì)量的要求。

最后，開發(fā)檔案信息資源的最初目的是為了發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)作用以及實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。隨著檔案信息在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、決策制定、未來預(yù)測(cè)等社會(huì)發(fā)展環(huán)節(jié)上的積極作用逐步得到各界人士的普遍認(rèn)同，檔案信息如何才能轉(zhuǎn)化成人們需要的物質(zhì)財(cái)富或精神財(cái)富為社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展服務(wù)成了檔案信息資源開發(fā)的終極目標(biāo)。檔案館身兼要?jiǎng)?wù)，開發(fā)檔案信息資源逐漸成為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展之舉，其意義更是關(guān)系到一個(gè)人、一個(gè)組織、一個(gè)區(qū)域乃至一個(gè)國家的進(jìn)步和發(fā)展。

二、檔案信息資源的開發(fā)

檔案信息資源開發(fā)的重要性不言而喻。盡管如此，檔案信息資源的開發(fā)在現(xiàn)實(shí)工作中還是受到了館藏結(jié)構(gòu)單一化、整合序化難度大、投入產(chǎn)出不成比、利用渠道有限性、規(guī)章制度不健全等多重因素的影響。這也使得檔案信息資源的開發(fā)面臨著重重困難。

1館藏結(jié)構(gòu)單一化

館藏結(jié)構(gòu)單一化的原因一方面來自于檔案“生于衙門，服務(wù)于政治”傳統(tǒng)觀念帶來的根深蒂固的影響，另一方面則是來自于檔案工作者對(duì)于政務(wù)檔案長期“重藏輕用”的管理理念的制約。結(jié)構(gòu)單一數(shù)量龐雜的館藏現(xiàn)狀，直接關(guān)系到檔案信息資源的開發(fā)能否順利開展。

回顧我國檔案發(fā)展的歷史，最初的檔案絕大多數(shù)都產(chǎn)生于官府衙門，其作用往往是輔助當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治者加強(qiáng)集權(quán)，或是對(duì)當(dāng)政者的歌功頌德，本就密不示人的檔案更因?yàn)檫@獨(dú)特的使命披上了神秘的政治色彩。改革開放以后，我國對(duì)檔案的管理仍體現(xiàn)出統(tǒng)一集中管理政務(wù)檔案的傳統(tǒng)。這些產(chǎn)生于政府并為政治服務(wù)的檔案更是受到檔案工作者長期持有“重藏輕用”的管理理念的影響，被封閉保存于檔案館（室）之中，僅有檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)得到了重視。盡管今天的檔案部門將更多的注意力集中到檔案的開發(fā)和利用方面，但檔案這種來源單一，且長期封閉的狀態(tài)顯然對(duì)今天檔案的開放工作造成了嚴(yán)重的阻礙，檔案信息資源并不能夠及時(shí)的得到豐富、傳遞和共享。

2整合序化難度大

檔案館藏結(jié)構(gòu)雖然單一，但檔案中所蘊(yùn)含的信息會(huì)涉及到宗教、教育、醫(yī)療、戶籍、婚姻、房產(chǎn)等與社會(huì)生活密切相關(guān)且被公眾所需的內(nèi)容。當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)在實(shí)踐過程中，難度較大的就是針對(duì)這些檔案信息內(nèi)容的整合和序化，不能有效的從檔案信息中提取出來“分門別類”的信息。因此，檔案館還未能夠向社會(huì)公眾呈現(xiàn)出一種內(nèi)容豐富、涉獵廣泛的信息資源優(yōu)勢(shì)。

這些檔案信息在被開發(fā)利用以前，其自身所承載的信息內(nèi)容因未經(jīng)過加工處理而處于“雜亂無章”甚至是“無人知曉”的“死”狀態(tài)。雖在檔案實(shí)體上得到了收集、整理、存儲(chǔ)和積累，但其還未能成為真正意義上可以利用的檔案信息資源。只有符合檔案信息資源開發(fā)的要求，通過整合序化，才能充分挖掘出檔案信息資源里蘊(yùn)藏的豐富內(nèi)容，將檔案信息的隱形價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)可用的實(shí)際價(jià)值。雖然整合序化的必要性毋庸置疑，但其實(shí)踐過程中面臨的難度依舊不小。一方面，判定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一會(huì)使得整合序化時(shí)價(jià)值鑒定的難度增加，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的錯(cuò)誤存毀。另一方面，對(duì)檔案內(nèi)容的理解受人為因素的干擾也會(huì)影響到檔案信息的歸類，整合和序化的結(jié)果會(huì)直接影響檔案信息資源開發(fā)效果和利用效率。

3投入產(chǎn)出不成比

隨著社會(huì)信息需求度的增加，檔案部門以保管為主要職責(zé)的工作理念受到?jīng)_擊，將檔案信息資源的開發(fā)、服務(wù)作為當(dāng)前的工作目標(biāo)是檔案部門轉(zhuǎn)變工作理念的當(dāng)務(wù)之急。檔案部門對(duì)檔案不經(jīng)加工，單純的累積不僅會(huì)消耗其存儲(chǔ)空間、人員精力和資金投入，還會(huì)因?yàn)闄n案信息不能被有效開發(fā)而導(dǎo)致檔案部門服務(wù)功能的失效。這種收入和產(chǎn)出不成比例的現(xiàn)狀是不能夠作為可轉(zhuǎn)化知識(shí)的檔案信息變成為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富的資源的。

用最小的成本獲得最大的收益也是檔案部門在檔案信息資源開發(fā)中應(yīng)該重點(diǎn)把握的問題，即盡可能的縮小投資與產(chǎn)出（服務(wù)產(chǎn)品）的比例，最大限度的開發(fā)檔案信息資源，加大服務(wù)力度，為社會(huì)公眾及時(shí)準(zhǔn)確的提供所需信息，以此增加檔案部門的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

4利用渠道有限性

檔案信息資源的開發(fā)始終受到傳統(tǒng)觀念的影響和管理理念的制約，因而不能得到更加深入的挖掘，進(jìn)而影響到檔案信息的利用服務(wù)。檔案信息的價(jià)值往往因?yàn)楸宦駴]而不能充分發(fā)揮其資源的優(yōu)勢(shì)為社會(huì)創(chuàng)造更多物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。就現(xiàn)階段檔案部門服務(wù)狀況來看，借閱、展覽、報(bào)紙等傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式仍占據(jù)主導(dǎo)地位，短期內(nèi)難以突破現(xiàn)狀。同時(shí)，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和普及，檔案信息利用也增加了光盤檢索、新聞報(bào)道、網(wǎng)上公布等更先進(jìn)的服務(wù)方式，但服務(wù)系統(tǒng)不完善、服務(wù)規(guī)模小且范圍有限，信息資源傳播和利用的效果不顯著。社會(huì)公眾仍然不能夠便捷、及時(shí)的從檔案部門提供的利用渠道里獲取所需信息。

利用渠道的有限性使得檔案信息的傳播和共享受到了嚴(yán)重阻礙。改變這種現(xiàn)狀必須從兩個(gè)角度克服困難。一方面，在檔案信息資源開發(fā)中要克服館藏結(jié)構(gòu)單一、觀念理念的制約做到優(yōu)化整合、合理序化、深度開發(fā)，進(jìn)而拓寬檔案信息資源的服務(wù)范圍。另一方面，通過借助檔案（檔案衍生物）展覽、新聞媒介、新媒體平臺(tái)等更多先進(jìn)、便捷的渠道提供檔案信息利用服務(wù)的同時(shí)，還要克服技術(shù)設(shè)備更新?lián)Q代、人員技術(shù)操作水平有限的阻礙。借助這些技術(shù)手段固然能夠加大檔案部門對(duì)檔案信息資源的宣傳力度，提高社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的認(rèn)知度，引導(dǎo)其利用需求的增加，但需要面對(duì)的困難也是不能規(guī)避的。

5規(guī)章制度不健全

以往檔案信息服務(wù)利用方式和手段上的缺失不僅僅是因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)觀念的影響，或是受制于長期以來管理理念的制約。其中還有一個(gè)重要影響因素就是缺乏健全的規(guī)章制度作為檔案信息資源開發(fā)利用的支撐條件。完善的規(guī)章制度能夠引領(lǐng)檔案工作的發(fā)展方向，提出檔案工作的前進(jìn)目標(biāo)。規(guī)章制度不能單純的對(duì)管理檔案實(shí)體進(jìn)行規(guī)范，而是在保證實(shí)體安全的前提下對(duì)揭示檔案信息的工作做出有條不紊的指導(dǎo)，使檔案信息資源得到妥善的開發(fā)和利用。

規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化是檔案信息資源開發(fā)直至利用能夠順利開展的基礎(chǔ)保障。一是，檔案部門需要系統(tǒng)、規(guī)范的管理章程和制度來保證檔案信息資源科學(xué)、合理、有效的開發(fā)。二是，需要不斷適應(yīng)發(fā)展，更新和完善檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)作為開發(fā)檔案信息資源質(zhì)量的保證。除此之外，檔案部門還要根據(jù)社會(huì)公眾的需求及時(shí)把握和優(yōu)化檔案信息服務(wù)工作的流程。培養(yǎng)參與檔案信息資源開發(fā)和利用的檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)管理檔案信息并努力提高檔案工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，借助新技術(shù)積極探索檔案信息資源開發(fā)途徑和方法，帶動(dòng)檔案信息資源開發(fā)工作的穩(wěn)步前行。

三、檔案信息資源的利用

優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)為檔案信息資源開發(fā)提供了充分的物質(zhì)保障，通過整合、序化提高了檔案信息資源開發(fā)的質(zhì)量，檔案部門轉(zhuǎn)變觀念以縮小投入與產(chǎn)出的比例為目標(biāo)，拓寬檔案信息資源開發(fā)的渠道，完善檔案管理規(guī)章制度，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，以此來促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)工作的順利開展，其最終目的都是為了檔案信息資源能夠得到有效的利用。

隨著檔案信息資源的作用逐漸得到社會(huì)各界的關(guān)注，以檔案借閱、檔案報(bào)道、檔案展覽為主的傳統(tǒng)型檔案信息資源利用模式面臨著越來越的挑戰(zhàn)。檔案借閱包括檔案的查閱和外借。雖然查閱檔案能夠直截了當(dāng)?shù)臐M足利用者的信息需求，但對(duì)于跨地域的利用者而言，這種檔案信息資源的利用方式更多是時(shí)間和空間上的不便。檔案的外借更是需要克服檔案的完整性、保密性、安全性不受侵害等困難。傳統(tǒng)的檔案報(bào)道是通過報(bào)刊的形式向社會(huì)公布檔案部門近期的工作安排、制度章程或經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，就網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的今天而言，檔案報(bào)道顯然不能迅速的、大范圍的被社會(huì)公眾知曉。以實(shí)物為主的檔案展覽也同樣不能打破地域的限制被更多人知曉。為了破除傳統(tǒng)檔案信息利用模式存在的弊端和障礙。智力型檔案信息資源利用模式為今天的檔案工作帶來了不少便捷。

（作者單位：黑龍江大學(xué)）