淺談紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

童剛+李耀煒

【摘 要】隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的快速提升，人們對于檔案管理的意識也開始提升，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開始向電子檔案轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了信息多元化和多層次的發(fā)展。在我國部分省市對于紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合就做的比較好，具有代表性的就是濟(jì)南，這是一個歷史文化悠久的城市，名勝古跡較多，各個企業(yè)部門都要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的融合，充分發(fā)揮檔案資源管理的最大價值，要能夠滿足檔案管理需求，提升檔案管理效率。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；電子檔案；濟(jì)南；管理；融合

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的介紹

通常所說的紙質(zhì)檔案其實早在我國古代就已經(jīng)沿用，主要是為了紀(jì)念并保存一些資料和文化，紙質(zhì)檔案的流傳為后世對歷史文化的研究提供了巨大的幫助。而電子檔案則是將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子文件，可以將電子文件存儲到光盤或磁帶中，這樣就可以減少對紙質(zhì)資源的使用，也可以便于保存，防止資料的丟失。

紙質(zhì)檔案的使用時間較長，主要具有保存時間長、容易識別、存儲方式直觀等特點，這是電子檔案無法替代的，但是紙質(zhì)檔案也存在著諸多缺陷。電子檔案可以對資料信息進(jìn)行自由轉(zhuǎn)換，以計算機(jī)技術(shù)為媒介，具有儲存信息容量大、載體多樣性、共享性的優(yōu)點。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的共性和個性

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的共性分析

1.管理過程中都存在信息載體的壽命問題

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的載體主要是紙張，紙張容易受到外界因素的干擾，如果保存不當(dāng)就容易造成檔案資料的損壞，想要延長紙質(zhì)檔案的壽命，就必須要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案保存環(huán)境的管控，要避免水分較多和氧化反應(yīng)。而電子檔案的主要載體是磁性物質(zhì)，屬于化學(xué)材料，容易受到磁場的干擾，磨損或卷曲后就會對資料信息造成損壞，這樣就將直接影響電子檔案的保存價值和讀取能力，減少電子檔案的壽命。

2.在管理上可以相互轉(zhuǎn)化

紙質(zhì)檔案和電子檔案可以實現(xiàn)相互轉(zhuǎn)化，這樣就可以方便檔案的保存，首先，計算機(jī)中的電子檔案可以直接打印成紙質(zhì)檔案，這樣就可以增強(qiáng)檔案資料的說服力，還可以反映檔案管理人員的職業(yè)精神。其次，將紙質(zhì)檔案利用計算機(jī)技術(shù)，實現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)化，這樣就可以減少空間和地域的限制，能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳輸檔案，實現(xiàn)對檔案資料的查閱。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的個性分析

（一）在分類、編目、歸檔等管理方式上的不同

通常情況下，紙質(zhì)檔案的管理需要經(jīng)過收集、分類、編目、歸檔等程序，將所有資料都排列整齊，然后進(jìn)行統(tǒng)一管理。而電子檔案所需程序就較為簡潔，根本無須分類和編目，只需要借助計算機(jī)系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案資料的自動排序、處理工作。而且紙質(zhì)檔案對于歸納時間要求較為嚴(yán)格，電子檔案可以在任何時間進(jìn)行檔案的整理和歸納，工作人員只需要在計算機(jī)系統(tǒng)中輸入相關(guān)信息即可。

（二）在鑒定和利用方法上的不同

通常紙質(zhì)檔案的鑒定時間較長，需要經(jīng)過多道程序的審核和復(fù)審，最終要逐頁逐份進(jìn)行價值鑒定。而電子檔案所需的鑒定時間較短，電子文件的生成時間較快，也容易對電子文件的信息進(jìn)行修改。紙質(zhì)檔案的利用主要是通過閱覽陳列等方式來實現(xiàn)，而電子檔案可以不受外界因素的干擾，擺脫時間和空間的限制，閱讀者可以在網(wǎng)絡(luò)上查閱資料，還可以復(fù)制檔案資料。

四、加快檔案信息資源開發(fā)，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

（一）建立相對獨立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式存在很多差異，尤其是在收集時間和方式、存儲、利用等方面都有所不同，因此，檔案管理人員可以針對紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點建立兩套不同的管理體系，但是也要確保兩個管理系統(tǒng)之間要具有關(guān)聯(lián)性，要建立必要的連接通道，要能實現(xiàn)文件的轉(zhuǎn)換，內(nèi)容的共享。例如，企業(yè)辦公過程中會有大量的資料，對于普通文件可以采取紙質(zhì)檔案管理方式，而一些重要機(jī)密文件，就可以利用數(shù)字化技術(shù)對其進(jìn)行檔案管理，在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時從計算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

（二）實行檔案部門集中管理電子檔案

企業(yè)在檔案管理時，務(wù)必要建立專門的檔案管理部門，要制定健全的檔案管理制度，要實現(xiàn)對企業(yè)檔案的統(tǒng)一管理，從紙質(zhì)檔案的收集到電子檔案的轉(zhuǎn)換，都需要嚴(yán)格按照國家相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，要確保檔案管理人員的專業(yè)技能水平達(dá)標(biāo)，避免出現(xiàn)由于檔案管理人員操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案資料的丟失和破壞。同時還要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，要對數(shù)字化檔案技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，企業(yè)要加強(qiáng)研發(fā)資金的投入，企業(yè)管理者要加強(qiáng)對檔案管理的重視，在企業(yè)內(nèi)部實行檔案責(zé)任管理制度。

（三）擴(kuò)大檔案信息資源的開放范圍

傳統(tǒng)檔案信息資源開放范圍難以適應(yīng)檔案信息資源用戶日益增長的信息需求。這就要求對現(xiàn)有的檔案開放范圍做出相應(yīng)的調(diào)整，以滿足社會公眾對檔案信息的需求。堅持在控制中開放的原則，盡量擴(kuò)大檔案開放的范圍，擴(kuò)大社會檔案信息知情權(quán)。同時，還要切實做好檔案的保密工作，正確處理好開放與保密的關(guān)系，以保障社會檔案信息資源正常、有效地開放。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案管理技術(shù)既是檔案管理方法也是一種計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，它存在一定的技術(shù)含量，需要一個計算機(jī)和檔案管理基礎(chǔ)知識都比較扎實的專業(yè)人員，因此在進(jìn)行電子檔案管理時，管理人員的素質(zhì)和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語基礎(chǔ)。

五、結(jié)束語

綜上所述，想要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的融合，必須要對兩者之間的差異和關(guān)聯(lián)進(jìn)行詳細(xì)了解，企業(yè)管理者要加強(qiáng)對檔案管理的重視，要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的研發(fā)。

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