文書檔案管理強(qiáng)化策略

郭彤嘉

摘要：檔案文書資料關(guān)系到單位或企業(yè)日常經(jīng)營管理的情況和重要活動(dòng)的記錄以及大事記專項(xiàng)資料的完善，是某一時(shí)期企業(yè)發(fā)展和人物活動(dòng)的真實(shí)再現(xiàn)。尤其是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在人們生產(chǎn)生活的應(yīng)用日益廣泛的情況下，文書檔案文獻(xiàn)資料的收集更廣泛，更具體，更真實(shí)，彌補(bǔ)了原來文字檔案的許多短板，使歷史風(fēng)景能夠還原。在這種情況下，檔案資料的歸類和存儲(chǔ)工具就需要不斷地更新，管理內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，越來越需要強(qiáng)化管理。本文以單位或企業(yè)的文書檔案資料的管理為研究內(nèi)容，提出了創(chuàng)新管理的理念。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文化；檔案資料；強(qiáng)化管理；研究談?dòng)?/p>

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）010-00-01

一、目前企、事業(yè)單位檔案管理存在的缺陷

1.檔案資料不全，難收集

檔案資料的收集整理是一件功在當(dāng)代、利在千秋的極不引起人們重視的重要工作，大部分企業(yè)單位沒有專門的檔案室，就是有檔案室也是選擇閑置的處所存放檔案資料或者應(yīng)付管理部門的檢查而設(shè)置的，多數(shù)的企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理員都是老弱病殘的員工兼任，不具備管理檔案的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，只是將單位各個(gè)職能部門上交的文書檔案資料，進(jìn)行堆放封存。資料殘缺不全，歸類不明顯，應(yīng)用效果不佳。

2.文書檔案資料收集手段落后不及時(shí)

在互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)多媒體時(shí)代，大數(shù)據(jù)化的信息管理已經(jīng)成為常態(tài)，但是，大部分企業(yè)、事業(yè)單位還沒像樣的檔案掛你設(shè)施、設(shè)備，很多單位好沒有配置計(jì)算機(jī)或者聯(lián)網(wǎng)，檔案管理員年齡大，現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備不會(huì)用的情況非常普遍。對(duì)很多的文書檔案資料不能做到及時(shí)采集，更不能做到文字、音像和相關(guān)資料的豐富和全面歸檔。

3.檔案資料的應(yīng)用不能滿足需要

當(dāng)前，很多下崗工人在辦理養(yǎng)老退休的過程中，由于需要提供相關(guān)的單位證明，許多單位在轉(zhuǎn)變經(jīng)營機(jī)制的改革過程中，有的被撤銷建制，有的被兼并重組、有的破產(chǎn)不復(fù)存在，使得人們無法得到相關(guān)單位的證明材料，只有通過查閱檔案，來提供原始資料證明，但是，由于文書檔案資料的殘缺，許多本來很簡單的問題變得很復(fù)雜，檔案資料的服務(wù)能力脆弱，社會(huì)影響效果不大，因而引不起人們的重視。

二、創(chuàng)新文書檔案資料管理的舉措

1.建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

為了強(qiáng)化文書檔案資料的收集和管理，必須有一只熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，明確檔案管理目標(biāo)和責(zé)任的人員隊(duì)伍。從現(xiàn)實(shí)的需要來看，一方面各個(gè)單位從長遠(yuǎn)的工作需要出發(fā)，選聘高素質(zhì)的專業(yè)人才，到單位進(jìn)行檔案管理；另一方面選送熱愛檔案管理的人才，參加檔案主管部門組織的檔案管理培訓(xùn)，同時(shí)，創(chuàng)造條件讓檔案管理人員在網(wǎng)上學(xué)習(xí)深造，使檔案管理人員具備現(xiàn)代檔案管理的知識(shí)和能力。

2.完善的檔案管理機(jī)制

根據(jù)國家《檔案法》和有關(guān)規(guī)章制度，對(duì)本單位的檔案管理機(jī)制進(jìn)行規(guī)范。一是強(qiáng)化檔案管理責(zé)任。檔案資料的收集、管理不是檔案室一個(gè)部門的獨(dú)立工作，而是單位各個(gè)部門共同協(xié)作的結(jié)果，單位要明確主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，檔案室（館）具體負(fù)責(zé)、各個(gè)部門分工負(fù)責(zé)的責(zé)任機(jī)制，協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)各個(gè)部門共同參與檔案管理，形成“千斤重?fù)?dān)大家挑，人人肩上有目標(biāo)的工作氛圍”。二是對(duì)不切實(shí)際的檔案管理制度進(jìn)行更新。三是增加投入，引進(jìn)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和先進(jìn)的移動(dòng)通信設(shè)備，提高信息資料的采集質(zhì)量。

3.搞好一手資料的及時(shí)采集

作為檔案信息資料，其功用主要在日后才能發(fā)揮，以利于工作和發(fā)展的監(jiān)督、指導(dǎo)、傳承和借鑒。因?yàn)椴淮_定哪類資料對(duì)誰對(duì)什么事情有影響，所以，在采集資料的過程中，本著原始、真實(shí)、全面、及時(shí)等工作特點(diǎn)，對(duì)各個(gè)部門的工作日志，相關(guān)材料和重大活動(dòng)的具體信息采集，做到及時(shí)、高效和全面。制定檔案室（館）與辦公室、宣傳部門等聯(lián)合工作考核機(jī)制，提高各個(gè)部門共同參與的積極性。提高檔案的信息量和管理質(zhì)量。

4.實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化管理水平

各個(gè)單位要在文書檔案文字資料的基礎(chǔ)上，增加影像檔案資料，制作數(shù)據(jù)信息光盤，同時(shí)，在單位的網(wǎng)頁或者網(wǎng)站上，增設(shè)檔案欄目，目的方便檔案資料的利用。當(dāng)前，人們都樂于從網(wǎng)上查找資料，信息共享程度較高，因此，單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況，不斷提高文書檔案資料的信息化管理水平，盡可能在自己的網(wǎng)站或網(wǎng)頁上錄入檔案資料內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信息的共享。

5.不斷優(yōu)化案管理工作方法

檔案管理工作不僅僅只是對(duì)收集的文書材料、影像資料進(jìn)行歸類存放，更重要的是要用檔案人的眼光去發(fā)現(xiàn)重要的信息資料，并對(duì)信息進(jìn)行系列的追蹤采集，形成完整資料體系。比如在發(fā)展工業(yè)的過程中，必然要建立工廠，儲(chǔ)備過程的決策會(huì)議決定，項(xiàng)目選址過程各個(gè)部門的工作情況，企業(yè)建成的生產(chǎn)和科研情況，市場(chǎng)競(jìng)爭和服務(wù)能力等各方面的信息資料，要形成一個(gè)系統(tǒng)，就需要優(yōu)化檔案管理的工作方法，不斷地創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，提高信息含金量和豐富程度。

三、提升檔案管理現(xiàn)代化水平

從現(xiàn)代管理理念的角度來看，檔案資料的管理水平和效果，基本上反映了企、事業(yè)發(fā)展過程的管理水平、管理措施和管理效果。是對(duì)以往的發(fā)展見證和衡量標(biāo)尺。因此，必須提升現(xiàn)代化的檔案資料管理水平和管理質(zhì)量。一是增加投入，引進(jìn)信息化設(shè)備用于檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的云數(shù)據(jù)信息，滿足各種信息需要；二是選聘或者培訓(xùn)高素質(zhì)的檔案資料管理員，要求檔案資料管理人員做到“一專多能”，能寫會(huì)畫，會(huì)攝影還能制作課件等等；三是優(yōu)化檔案資料管理環(huán)境。根據(jù)需要把辦公室、宣傳機(jī)構(gòu)同檔案室合并，增加人員和設(shè)施，形成檔案資料管理的合力，全面提升現(xiàn)代化管理水平，進(jìn)一步提高檔案資料服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的質(zhì)量。

四、結(jié)語

強(qiáng)化文書檔案資料管理是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)的工作，必須起點(diǎn)高、機(jī)制完善、理念超前才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)。因此，不同單位要根據(jù)自身發(fā)展需要，在設(shè)施、人員和管理模式上進(jìn)行優(yōu)化選擇，制訂一套適合自身需要的、切實(shí)可行的檔案資料管理制度，全面提高單位員工的檔案意識(shí)，在具體的工作實(shí)踐中，注重收集一手資料，及時(shí)歸檔管理，才能提升檔案資料信息管理水平。

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