高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)分析

莫振琳

摘要：近些年來(lái)隨著高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校財(cái)務(wù)管理工作成為學(xué)校管理的重點(diǎn)，其中財(cái)務(wù)檔案管理工作由于工作量巨大而影響到財(cái)務(wù)管理的全局。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及為高校財(cái)務(wù)檔案管理工作提供了極大的便利。本文從高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，設(shè)計(jì)一套可以快速查詢和管理的電子檔案和紙質(zhì)檔案的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，為提高財(cái)務(wù)管理水平、確保財(cái)務(wù)管理安全提供支持。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù)管理；財(cái)務(wù)檔案管理；信息系統(tǒng)；電子檔案

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）009-0-01

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法及技術(shù)

1.軟件工程開(kāi)發(fā)模型

針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理而言，從高校財(cái)務(wù)檔案工作的繁雜程度以及信息化系統(tǒng)的特征視角出發(fā)，采用基于C/S架構(gòu)的思想，在C#.NET設(shè)計(jì)環(huán)境中中，運(yùn)用SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)進(jìn)行高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)。從信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)流程來(lái)看，常見(jiàn)的軟件工程開(kāi)發(fā)模型有傳統(tǒng)瀑布模型、改進(jìn)的螺旋模型、面向?qū)ο蟮膰娙Ｐ?、形式化方法模型等。結(jié)合高校財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)際情況對(duì)各種模型進(jìn)行詳細(xì)的分析可知，形式化方法模型能夠有效的克服很多問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了可以產(chǎn)生無(wú)缺陷軟件的承諾。

2.結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法

高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備獨(dú)立性特征，而且應(yīng)有多個(gè)單一功能的模塊組成，因此在高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法，結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)的步驟為：評(píng)審和細(xì)化數(shù)據(jù)流程圖→確定數(shù)據(jù)流程圖的類型→將數(shù)據(jù)流程圖映射到軟件模塊結(jié)構(gòu)并設(shè)計(jì)上層→逐步分解高層模塊并設(shè)計(jì)中下層→模塊結(jié)果優(yōu)化→描述模塊接口。結(jié)構(gòu)化方法中常用的設(shè)計(jì)圖包括業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流圖、數(shù)據(jù)字典、HIPO圖等。

二、系統(tǒng)需求分析

1.系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)與需求

對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)而言，系統(tǒng)需求分析是整個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的開(kāi)始，而系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)則為系統(tǒng)設(shè)計(jì)指明了方向。針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)流程的詳細(xì)信息分析可知，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)用戶管理、財(cái)務(wù)檔案管理兩類功能，其中用戶管理應(yīng)包含用戶的增刪、權(quán)限與密碼管理等；財(cái)務(wù)檔案管理則包含檔案錄入、修改、查看、打印、刪除、統(tǒng)計(jì)等功能。此外，高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須要保證安全性和保密性，并且還要針對(duì)不同類型的用戶設(shè)定不同的管理功能。

2.系統(tǒng)功能需求

功能是刻畫(huà)系統(tǒng)行為、特別是系統(tǒng)與環(huán)境關(guān)系的重要概念，因此在設(shè)計(jì)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)時(shí)，必須進(jìn)行客戶需求分析，根據(jù)客戶的實(shí)際需求設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能。從高校財(cái)務(wù)檔案管理活動(dòng)來(lái)看，信息化系統(tǒng)要涉及掃描員、檔案管理員、主管領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)管理員、檔案查詢?nèi)藛T、紙質(zhì)檔案管理員等人員角色，針對(duì)這些角色的實(shí)際需求，信息化系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下功能，即電子檔案建檔、電子檔案變更、電子檔案查詢管理、檔案統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理、紙質(zhì)檔案管理等功能。

3.非功能需求

系統(tǒng)的非功能需求包含性能需求和安全需求兩個(gè)方面。性能需求方面需實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的可維護(hù)性、易操作性、可擴(kuò)展行和開(kāi)放性，尤其是可擴(kuò)展性，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，必須保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性來(lái)確保系統(tǒng)的軟硬件不過(guò)時(shí)。對(duì)于安全需求而言，需要滿足容錯(cuò)性、系統(tǒng)的外在環(huán)境安全性、系統(tǒng)每部安全性、系統(tǒng)運(yùn)行安全性等需求。

三、信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

1.系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

從高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的實(shí)際需求分析來(lái)看，系統(tǒng)設(shè)計(jì)需遵循以下主要原則，即實(shí)用性和效益原則、安全性原則、靈活性和擴(kuò)展性原則、信息查詢的高效性和設(shè)備管理的有效性原則。系統(tǒng)設(shè)計(jì)的總體結(jié)構(gòu)分為三層，第一層為財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，第二層包含系統(tǒng)管理模塊、實(shí)物管理模塊和電子檔案管理模塊，第三層是從第二層的基礎(chǔ)上進(jìn)行更細(xì)化的設(shè)計(jì)。系統(tǒng)管理模塊包含系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)；實(shí)物管理模塊包含紙質(zhì)檔案入庫(kù)管理、紙質(zhì)檔案出庫(kù)管理、紙質(zhì)檔案借閱管理、紙質(zhì)檔案歸檔歸還管理；電子檔案管理模塊包含掃描錄入、電子檔案歸檔、電子檔案變更、電子檔案查詢、電子檔案綜合統(tǒng)計(jì)。

2.系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)分為三個(gè)功能模塊，及系統(tǒng)管理模塊、實(shí)物管理模塊和電子檔案模塊。系統(tǒng)管理模塊的用戶管理功能中，可以實(shí)現(xiàn)新增和修改用戶信息，可以實(shí)現(xiàn)用戶角色設(shè)置。權(quán)限管理功能中對(duì)存在的權(quán)限進(jìn)行分類、配置權(quán)限之間的關(guān)系。在用戶管理中，設(shè)置一名系統(tǒng)管理員，可實(shí)現(xiàn)對(duì)其他用戶的管理，包括創(chuàng)建、修改密碼、刪除、賦予角色等。針對(duì)紙質(zhì)檔案，需要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的ID號(hào)編制，并來(lái)將該ID編號(hào)錄入系統(tǒng)，以便查找、借閱等。電子檔案應(yīng)具備檔案建立、編輯、增加、修改、刪除、查詢以及管理等功能。電子檔案的錄入包含紙質(zhì)檔案的掃描、編制等，還包含新建電子檔案的錄入。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，系統(tǒng)E-R圖可分為7個(gè)實(shí)體，即紙質(zhì)檔案、電子檔案、管理員、檔案借閱、檔案歸還、檔案變更、普通用戶。主要數(shù)據(jù)表則包含普通用戶表users、管理員表admin、電子檔案信息表DigitalArchives、紙質(zhì)檔案信息表PaperArchives、紙質(zhì)檔案借閱信息表PaperBorrowing、紙質(zhì)檔案歸還信息表PaperReturn、電子檔案刪除信息表DifitalDelete。在紙質(zhì)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)表中，要包括編號(hào)、檔案室和檔案柜號(hào)、憑證批次、業(yè)務(wù)ID、借閱者及借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。

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