加強(qiáng)高校檔案管理工作的探析

【摘要】高校檔案是記錄和反映一所高校的歷史發(fā)展軌跡和自身校園文化特色的重要材料，凝聚了高校歷任領(lǐng)導(dǎo)集體和教職員工的精力和心血，在高校的建設(shè)中有著十分重要的意義，在這種背景下，加強(qiáng)高校的檔案管理工作已經(jīng)變成了一個(gè)越來(lái)越重要的議題。

【關(guān)鍵詞】高校檔案 加強(qiáng)管理 制度

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）18-0249-02

對(duì)加強(qiáng)高校檔案管理工作的探析，我認(rèn)為應(yīng)主要從加強(qiáng)高校檔案管理工作的意義以及應(yīng)如何切實(shí)有效加強(qiáng)高校檔案管理工作而方面展開進(jìn)行論述。讓我們首先談?wù)劦谝环矫娴膬?nèi)容：

一、加強(qiáng)高校檔案管理工作的意義

高校檔案，是指高校的廣大教師團(tuán)隊(duì)和各部門各單位主要負(fù)責(zé)人及職工，在其長(zhǎng)期的教育教學(xué)工作、高校事務(wù)管理工作和學(xué)生們的日常學(xué)習(xí)等活動(dòng)中共同組織歸納整理，最后形成的涵蓋教學(xué)、管理、制度建設(shè)等各個(gè)方面的綜合性材料。一部合格的高校檔案在記錄訴說(shuō)著學(xué)校發(fā)源、成長(zhǎng)、成熟的歷史軌跡的同時(shí)，也是對(duì)全校的校領(lǐng)導(dǎo)集體和廣大教職員工的管理能力、教學(xué)能力、個(gè)人素質(zhì)等的綜合反映。這對(duì)高校將黨的教育方針和自身辦學(xué)特點(diǎn)和校園文化相結(jié)合、加強(qiáng)對(duì)本校干部人事的考察和評(píng)價(jià)、提高本校的教學(xué)能力和教育水平、推陳出新制定更好的高校發(fā)展戰(zhàn)略都具有極大的裨益和幫助。最重要的是，我們要時(shí)刻記得高校是生產(chǎn)高等教育的工廠，為社會(huì)提供充足的、優(yōu)質(zhì)的高素質(zhì)人才是高校的最基礎(chǔ)、最本質(zhì)的工作和職責(zé)，而高校檔案是高校教育教學(xué)活動(dòng)的最鮮活真實(shí)的記錄，它采用不同的形式反映了高校最基本的教育教學(xué)活動(dòng)，它以最科學(xué)的方式評(píng)價(jià)了高校最真實(shí)的綜合辦學(xué)水平。這樣的一份覆蓋面極廣、含金量極大、影響力極深的綜合性檔案，必然需要高校自身和相關(guān)教育部門都重視起來(lái)，采取相應(yīng)措施不斷加強(qiáng)對(duì)其的保護(hù)和管理。

二、如何加強(qiáng)高校檔案管理工作

1.強(qiáng)化重視程度，建立健全相關(guān)機(jī)構(gòu)

高校領(lǐng)導(dǎo)集體是一個(gè)高校教職員工隊(duì)伍的精神引領(lǐng)，所以要從高校領(lǐng)導(dǎo)集體開始，提高對(duì)檔案工作的重視程度。高校領(lǐng)導(dǎo)集體可以通過學(xué)校的日常例會(huì)和特別會(huì)議，不斷強(qiáng)調(diào)高校檔案管理工作的實(shí)際意義，要讓全體干部和教職員工理解和支持這項(xiàng)工作的落實(shí)和開展。平時(shí)還要組織全體干部和教職員工共同學(xué)習(xí)《檔案法》，從法律的層面和高度，闡述高校檔案管理工作的必要性和重要性。在此期間，高校領(lǐng)導(dǎo)集體要起到先鋒模范的帶頭作用，堅(jiān)決貫徹落實(shí)《檔案法》中的各項(xiàng)要求，努力從上到下形成一個(gè)良好的學(xué)習(xí)進(jìn)步氛圍，讓每個(gè)人都能提高對(duì)檔案管理事業(yè)的認(rèn)同感，主動(dòng)承擔(dān)起自己肩上擔(dān)負(fù)的責(zé)任，一起為本校的檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

要結(jié)合本校實(shí)際，建立一套完整的集校園檔案分類、匯總、更新、管理等功能為一體的校園檔案管理機(jī)構(gòu)，還要建立一個(gè)校園檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)組織整個(gè)高校的校園檔案管理工作。在小組人員設(shè)置方面，主要由校領(lǐng)導(dǎo)集體和經(jīng)驗(yàn)豐富的圖書館管理人員構(gòu)成小組的組員，小組共同研討校檔案室的修建經(jīng)費(fèi)、設(shè)備購(gòu)買、用房選址等硬件問題和具體的一線檔案管理人員的人事安排、如何構(gòu)建一個(gè)覆蓋全校的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)等軟件問題，力求做到校園檔案管理工作和學(xué)校教育教學(xué)事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展、共同進(jìn)步。

2.完善制度建設(shè)，提高工作規(guī)范性

科學(xué)的制度是有效的執(zhí)行結(jié)果的保證，在高校檔案管理工作中，同樣也需要一套理論先進(jìn)、構(gòu)架清晰的制度做指導(dǎo)。高校應(yīng)在各級(jí)教育主管部門的指導(dǎo)下，結(jié)合本校檔案管理工作的實(shí)際情況，制定合理的檔案分類匯總表和檔案保管年限表，努力做到檔案的分門別類、系統(tǒng)有序的保管，能夠做到及時(shí)下架失去價(jià)值的過期檔案和替補(bǔ)新的檔案資料。另外，還要建立檔案管理問責(zé)體制和工作目標(biāo)激勵(lì)體制。在日常的檔案管理中，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，明確檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)每個(gè)人的工作范圍和所承擔(dān)的責(zé)任，定期考核，隨時(shí)抽檢，努力提高工作質(zhì)量，加強(qiáng)工作規(guī)范性。要按“年”、“季”“月”確立工作目標(biāo)，在工作目標(biāo)的指引下具體確定本期工作計(jì)劃，對(duì)如期完成計(jì)劃和未完成的管理人員分別采取獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施，以此來(lái)引導(dǎo)檔案保管機(jī)構(gòu)各工作人員都能夠重視檔案工作，仔細(xì)思考應(yīng)如何保質(zhì)保量地完成本期的檔案工作計(jì)劃，這樣由個(gè)體到整體，最終建立起一套按要求歸檔立卷、按規(guī)章借出查閱、按標(biāo)準(zhǔn)淘汰更新的、科學(xué)的、系統(tǒng)的、有效可行的高校檔案管理工作制度。

3.完善自身素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力

在高校檔案管理工作中，作為和檔案直接接觸的檔案員擔(dān)負(fù)著巨大的使命，在工作中有著極其重要的作用，直接關(guān)乎著高校檔案管理工作的效果如何。所以，這就要求高校的檔案員必須要努力豐富自身學(xué)識(shí)，無(wú)論是知識(shí)方面還是技術(shù)方面都要做到不斷進(jìn)步，。這一方面要求檔案員要有對(duì)自身的高標(biāo)準(zhǔn)要求，另一方面，還要有組織提供必要的幫助。高校要經(jīng)常組織檔案員的學(xué)習(xí)活動(dòng)，展開專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，不遺余力的進(jìn)行人力資本投資，不斷提高檔案員的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，也不能忽視對(duì)檔案員的思想道德教育，要讓接觸檔案的一線工作人員“愛史敬史”，樹立正確對(duì)待史料的價(jià)值觀。還要不斷強(qiáng)化檔案員的愛崗敬業(yè)精神和奉獻(xiàn)服務(wù)意識(shí)，讓他們能在檔案管理工作中找到價(jià)值和追求，更好的投身于檔案管理工作。只有這樣，才能培養(yǎng)出合格的、優(yōu)秀的檔案管理工作人員，才能推動(dòng)高校的檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們既要有正確看待高校檔案重要性的眼光，也要有科學(xué)具體的執(zhí)行方案，只有這樣，才能更快更好的推動(dòng)我國(guó)的高校檔案管理事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。

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基金項(xiàng)目：本文為2016年河北省高等學(xué)校人文社會(huì)科學(xué)研究青年基金項(xiàng)目《以“中國(guó)夢(mèng)“引領(lǐng)高職大學(xué)生理想信念教育的實(shí)踐與探索》（SQ161130）研究成果

作者簡(jiǎn)介：孫紅，（1982.7.15），女，江蘇東臺(tái)人，碩士，河北化工醫(yī)藥職業(yè)技術(shù)學(xué)院。研究方向：思想政治教育