高?？蒲薪?jīng)費管理中信息化創(chuàng)新與構建

楊雙雙

摘要：隨著科學研究與科技創(chuàng)新水平的快速發(fā)展，國家對高校的科研經(jīng)費投入持續(xù)增長，但對其管理的要求也日益提高，而高校傳統(tǒng)的科研經(jīng)費管理模式已經(jīng)不能適應當前國家對科研經(jīng)費管理的要求。本文針對高?？蒲薪?jīng)費信息化管理現(xiàn)狀，提出構建科研經(jīng)費全生命周期信息化管理體系，實現(xiàn)經(jīng)費預算實時控制、使用過程跟蹤管理及結題決算分析的全過程管理，促進高?？蒲泄ぷ鹘】蛋l(fā)展。

關鍵詞：高校；科研經(jīng)費管理；信息化；創(chuàng)新

一、高?？蒲薪?jīng)費信息化管理現(xiàn)狀

近年來，隨著現(xiàn)代管理技術和信息化技術的發(fā)展，各高校在科研經(jīng)管理信息化水平方面也有很大提高，很多學校開發(fā)了科研經(jīng)費管理及財務管理相關信息系統(tǒng)，如科研項目管理系統(tǒng)、科研預算控制系統(tǒng)、科研經(jīng)費網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)等等。但各管理系統(tǒng)采用不同的技術手段及不同的數(shù)據(jù)庫，各自為陣，造成系統(tǒng)之間缺乏銜接、無法信息共享；還有部分學校的科研經(jīng)費管理還停留在手工方式，信息化水平較低，無法為快速發(fā)展的科技研究提供有力支撐，因此，加強科研經(jīng)費管理信息化建設勢在必行。

二、構建科研經(jīng)費全生命周期信息化管理體系

針對高?？蒲薪?jīng)費信息化管理現(xiàn)狀，本文提出了構建科研經(jīng)費全生命周期信息化管理體系，包括科研項目管理信息系統(tǒng)、財務預算控制系統(tǒng)、經(jīng)費“一卡通”授權系統(tǒng)、網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)、銀企直連支付系統(tǒng)、輔助財務決算系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，通過科研與財務兩大信息平臺的協(xié)同應用，實現(xiàn)了科研經(jīng)費從校內立項、到款分配、預算控制、會計核算、資金結轉、資產(chǎn)管理、財務決算、績效考核等全生命周期信息化管理，在科研部門、財務部門、院系、項目負責人之間實現(xiàn)高度信息共享，同時通過信息化手段，有效保證科研經(jīng)費嚴格按預算執(zhí)行與使用，真正做到科研經(jīng)費全生命周期的事前（科研項目立項前）、事中（項目執(zhí)行過程中）、事后（項目結項后）有效監(jiān)管，同時也適合當前推進財務管理信息化的要求。

構建的科研經(jīng)費管理信息化子系統(tǒng)完成的功能如下：

（一）科研項目信息管理系統(tǒng)

科研項目信息管理系統(tǒng)是科研項目管理、科技成果管理以及科研檔案管理等多方位科研管理的信息化系統(tǒng)。該系統(tǒng)的開發(fā)維護由高校科研管理部門完成，主要面對學校各級管理部門、科研項目負責人、科研項目參加人員、院系科研管理人員。通過與財務信息系統(tǒng)對接，實現(xiàn)科研項目全生命周期數(shù)字化跟蹤服務，除了項目財務信息，還可將項目的合同書、過程審批文檔、中期報告、結題報告等材料全部進行電子化掃描處理上傳至科研項目信息管理系統(tǒng)中，自動為項目建立電子化過程檔案，供項目負責人、院系、學校管理部門查詢使用、統(tǒng)計分析。在該系統(tǒng)中可以進行科研經(jīng)費校內立項及分配，并將相關信息傳輸?shù)截攧招畔⑾到y(tǒng)中。

（二）財務預算控制系統(tǒng)

科研經(jīng)費監(jiān)管的核心是預算及其執(zhí)行，目前，許多科研項目在使用中存在不按預算執(zhí)行，隨意使用的問題，針對這個問題，開發(fā)了財務預算控制系統(tǒng)。該系統(tǒng)是內嵌在財務核算系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以根據(jù)科研經(jīng)費的來源性質，設置符合項目主管部門要求的個性化預算模版。通過預算模版可以對每一項預算欄目進行金額控制，同時對預算欄目與會計核算科目進行匹配，可實現(xiàn)經(jīng)費支出范圍控制。通過該系統(tǒng)能確保科研經(jīng)費嚴格按預算執(zhí)行。

（三）經(jīng)費“一卡通”授權系統(tǒng)

經(jīng)費“一卡通”改變了原先必須通過財務經(jīng)費賬號章來報銷的模式，該系統(tǒng)在開設財務經(jīng)費賬號時將課題負責人工號與課題經(jīng)費賬號進行綁定，課題負責人可以查看其名下所有經(jīng)費賬號及使用情況，課題負責人對經(jīng)費的使用全權負責，課題負責人也可以授權給經(jīng)辦人使用課題經(jīng)費，或指定經(jīng)費管理員代替負責人管理課題經(jīng)費，極大程度上方便了科研人員對科研經(jīng)費的管理和使用。

（四）網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)

網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)是對傳統(tǒng)財務報銷方式的改革創(chuàng)新，結合經(jīng)費“一卡通”授權系統(tǒng)，課題負責人只要在該系統(tǒng)中申請報銷，按報銷內容在對應欄目內填寫金額，并選擇支付方式即可完成預約，隨后將預約單及相關報銷票據(jù)交至財務部門即可。課題負責人也可以通過系統(tǒng)中報銷憑證物流管理功能查看交送的報銷單據(jù)處理狀態(tài)，每個環(huán)節(jié)都可以查看到操作人及聯(lián)系電話。同時，通過推行將預算控制系統(tǒng)嵌入網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)，并將兩個系統(tǒng)協(xié)同使用，達到了課題經(jīng)費預算額度控制前置，在網(wǎng)上預約即可知道該欄目是否還有預算，是否可以報銷。

（五）銀企直連支付系統(tǒng)

銀企直聯(lián)是指通過專線連接方式，實現(xiàn)銀行系統(tǒng)和高校財務系統(tǒng)的有機融合和平滑對接。財務部門通過財務系統(tǒng)的界面就可直接完成對銀行賬戶以及資金的管理和調度，進行信息查詢、轉賬支付、快捷代發(fā)等多項業(yè)務操作。使用銀企直聯(lián)支付系統(tǒng)，可在學校財務部門實現(xiàn)本地銀行、異地銀行的針對單位和個人的轉賬匯款類交易，完成在線批量向所有類型的個人賬戶發(fā)放工資、酬金、學生獎助學金及科研經(jīng)費報銷款項進卡等操作。當財務部門完成科研經(jīng)費報銷原始憑證的審核入賬工作后，即可在線對外支付，款項當天就可到賬。同時，隨著公務卡制度的不斷推進，銀企直連支付系統(tǒng)在科研經(jīng)費管理中將發(fā)揮更大的作用，既避免了現(xiàn)金收付過程中不可預見的風險，又使科研經(jīng)費使用更規(guī)范，資金流向更透明。

（六）輔助財務決算系統(tǒng)

輔助財務決算系統(tǒng)主要用于自動生成科研經(jīng)費決算報表。該系統(tǒng)與財務預算控制系統(tǒng)相互聯(lián)系，通過預算欄目與會計核算科目掛鉤，能實時生成經(jīng)費使用報表，同時課題負責人能通過經(jīng)費“一卡通”系統(tǒng)看到其名下所有科研經(jīng)費的使用情況，該系統(tǒng)不僅極大地方便了課題負責人編制科研財務決算報表，而且也讓課題負責人及時掌控名下各科研經(jīng)費使用情況。

以上科研經(jīng)費管理的六大系統(tǒng)相互關聯(lián)、有序配合，為實現(xiàn)科研經(jīng)費管理的信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化奠定了良好的基礎。通過科研與財務兩大平臺的聯(lián)合應用，實現(xiàn)了從校內立項、到款分配、預算控制、會計核算、資金結轉、資產(chǎn)管理、財務決算、績效考核等各個方面的全過程系統(tǒng)管理，實現(xiàn)了科研部門、財務部門、課題負責人之間的信息共享，同時也有利于對科研經(jīng)費使用實現(xiàn)監(jiān)管作用。

三、對于信息化管理創(chuàng)新與規(guī)范科研經(jīng)費使用的意義

（一）對于信息化管理創(chuàng)新的意義

1.促進財務管理信息化創(chuàng)新發(fā)展

科研經(jīng)費管理是高校財務管理的重要組成部分，對其實現(xiàn)信息化管理，同時可以全面提升高校財務管理水平，使財務管理向科學化、信息化、規(guī)范化方向發(fā)展，實現(xiàn)財務信息資源校內共享，降低學校財務管理風險，提高資金的使用效益。

2.推進數(shù)字化校園建設

當前，高校數(shù)字化校園建設的步伐不斷加快，科研經(jīng)費管理信息化體系不僅是高校財務管理的重要組成部分，同時也是數(shù)字化校園不可或缺的部分，我們應將科研經(jīng)費管理信息化系統(tǒng)與數(shù)字化校園大系統(tǒng)進行無縫集成，推進數(shù)字化校園建設，實現(xiàn)教育過程全面信息化。

（二）對于規(guī)范科研經(jīng)費管理及使用的意義

1.提升科研經(jīng)費管理服務能力

不斷加強科研經(jīng)費管理信息化建設，實現(xiàn)科研經(jīng)費全生命周期數(shù)字化跟蹤服務，解決以往無法處理的龐大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析問題，實現(xiàn)科研經(jīng)費管理的及時性、統(tǒng)協(xié)性和準確性。及時為科研項目負責人提供科研相關信息，更好地為科研及教學工作提供服務保障。

2.提高科研經(jīng)費使用監(jiān)管能力

目前，由于科研經(jīng)費來源的多元性，各類科研經(jīng)費的管理辦法不經(jīng)相同，因此通過構建科研經(jīng)費全生命周期信息化管理體系，對科研經(jīng)費按照項目歸類進行管理，并對科研經(jīng)費預算實時控制、使用過程跟蹤管理，切實提高了科研經(jīng)費使用的監(jiān)管能力。

四、結語

在信息化時代，為發(fā)揮科研經(jīng)費的最大使用效益以及規(guī)范科研經(jīng)費的使用，推動科研經(jīng)費信息化建設已是必然趨勢，通過構建科研經(jīng)費全生命周期信息化管理體系，降低學校財務管理風險，促進高?？蒲泄ぷ鞯慕】涤行虻陌l(fā)展。

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（作者單位：上海交通大學）