工會檔案管理中的問題及策略探析

劉暢

（遼寧省東港市總工會，遼寧 東港 118300）

[摘 要]工會檔案是工會職工活動(dòng)記錄的重要資源，是工會運(yùn)動(dòng)發(fā)展的重要標(biāo)志，是工會資產(chǎn)的重要組成部分，也是工會工作的重要組成部分。它不僅反映了工會為社會和諧發(fā)展提供了可靠信息，還為保障勞動(dòng)者合法權(quán)益提供了信息服務(wù)平臺。本文基于形勢的發(fā)展，完善服務(wù)工會的發(fā)展，在分析工會檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，介紹了檔案工作的重要性，提出了加強(qiáng)工會檔案管理的對策。

[關(guān)鍵詞]工會；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.116

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

1 工會檔案管理概述

檔案是指各種形式的媒體和重要的信息載體，如工會文件和歷史資源等。

在20世紀(jì)80年代末，為了適應(yīng)工作制度的需要和工會工作的要求，中國工會工作人員建立了檔案專職工作，工會建立了自己的內(nèi)部文件。但此時(shí)的文件系統(tǒng)很簡單，工作的信息、文檔和檔案都是單向的或單一的查詢。當(dāng)前這個(gè)時(shí)代，突出表現(xiàn)的是“大眾”服務(wù)理念。它要求傳統(tǒng)的狹義檔案在嶄新的時(shí)代要擁有現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理檔案，檔案工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，努力打破自我，只有突破傳統(tǒng)思維，樹立以人為本的檔案管理理念，為所有員工服務(wù)，使員工了解工會工作，掌握相關(guān)權(quán)利的基本信息，從而促進(jìn)管理的人性化。

2 新時(shí)期工會檔案管理創(chuàng)新的必要性

檔案是最原始的資料記載，其意義相當(dāng)重要。一個(gè)國際法學(xué)家說：“一個(gè)國家檔案館可作為貨幣、債券、基金和其他重要的國家財(cái)產(chǎn)，因此，可以說，這是一個(gè)真正的國家存在的來源?！苯⒐M織，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，開展行政審批模式，幫助被困的職工是工會的責(zé)任，是勞動(dòng)發(fā)展程度的重要標(biāo)志。

新時(shí)期工會工作有新要求，工會要不斷提高服務(wù)水平和發(fā)展能力，更好地服務(wù)于廣大職工群眾。檔案是工會工作的重要部分，相關(guān)人員需要制作出一套完整的制度，對檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范。面對工會工作的巨大變化，檔案工作必須進(jìn)一步提高工會工作的服務(wù)意識，把信息資源的開發(fā)和利用作為工會工作的重要部分，這將對檔案工作的發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用。

創(chuàng)新是人類活動(dòng)中的普遍現(xiàn)象，檔案管理也是一樣的。在檔案管理面臨改革、現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，檔案工作者必須認(rèn)真探討和提出了新的要求，創(chuàng)新檔案管理，轉(zhuǎn)變檔案工作觀念。

現(xiàn)代管理理論認(rèn)為人是所有管理活動(dòng)中最重要、最活躍的因素。以人為本，提高自主創(chuàng)新能力，建立激勵(lì)機(jī)制，為員工創(chuàng)造一個(gè)學(xué)習(xí)的機(jī)會，并激發(fā)其潛能，促使其在檔案管理工作過程中，勇于創(chuàng)新，敢于創(chuàng)新，滿足工會檔案管理的創(chuàng)新要求，促進(jìn)工會檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

3 工會檔案管理工作中存在的問題

3.1 領(lǐng)導(dǎo)干部的管理意識不強(qiáng)

隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，工會領(lǐng)導(dǎo)人員精力集中在經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，認(rèn)為工會就是簡單的組織活動(dòng)、發(fā)放福利等，不需要記錄檔案，對管理工作不重視，沒有對管理工作開展實(shí)質(zhì)性的研究和安排。工會領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的重視程度，直接影響到工會工作的開展，不重視檔案管理，使工會檔案管理工作停滯不前，無法做到與時(shí)俱進(jìn)，從而不能更好地服務(wù)于廣大職工群眾。

3.2 檔案管理體制不健全

嚴(yán)格執(zhí)行勞動(dòng)紀(jì)律規(guī)定，確保規(guī)范化、推進(jìn)程序化工作，嚴(yán)格作風(fēng)是確保檔案管理水平的重要指標(biāo)。檔案工作包括收集、識別、存儲、統(tǒng)計(jì)等方面的工作，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)建立在檔案管理制度的基礎(chǔ)上，如系統(tǒng)人員崗位責(zé)任制、文件安全存儲系統(tǒng)，以確保檔案管理工作順利進(jìn)行。但一些工會沒有建立檔案的收集等重要管理制度，組織機(jī)構(gòu)和人員因儲存不當(dāng)，損失、霉變，致使檔案收集的數(shù)據(jù)不完整，文件的質(zhì)量沒有準(zhǔn)確性和數(shù)量缺乏，檔案管理往往不是專門化管理。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層工會檔案管理部門沒有專業(yè)的組織，人事變動(dòng)帶來了許多隨機(jī)的、盲目的檔案管理現(xiàn)象。

3.3 檔案管理誠信缺失

檔案管理不規(guī)范，以上級工會聯(lián)合審計(jì)檔案為例，其包括兩種類型的檔案項(xiàng)目審計(jì)檔案。在收集過程中，往往存在著損失，另外，一些輕視因素導(dǎo)致審計(jì)記錄不完整，部分項(xiàng)目文件不完整，特別是缺乏單一的審計(jì)文件，審計(jì)報(bào)告驗(yàn)收、審批和審計(jì)單位整改報(bào)告較為嚴(yán)重，因此，檔案管理的誠信嚴(yán)重制約了其規(guī)范化，但規(guī)范化的檔案管理必須體現(xiàn)誠信。

3.4 資金投入力度不足

工會檔案管理工作開展中，往往會存在資金不足的情況，受到經(jīng)費(fèi)和管理場所的限制，工會管理無獨(dú)立的檔案管理辦公室，很多情況下，都是安排在辦公場所，這不僅影響了企業(yè)的辦公效率，還會影響檔案管理的質(zhì)量。

3.5 工會檔案管理方法原始

從技術(shù)角度的看，在檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方法主要是基于手工分揀、編目，主要方法是抄、剪、貼、裝訂。但傳統(tǒng)模式在這個(gè)計(jì)算機(jī)管理時(shí)代并不適用。在這個(gè)時(shí)代，電子信息的集中式智能技術(shù)，改變了手工管理模式，性能逐漸向智能存儲和虛擬計(jì)算機(jī)數(shù)字文件轉(zhuǎn)變。

此外，檔案管理工作的結(jié)合也存在相當(dāng)多問題。例如，內(nèi)部檔案管理知識的缺乏，對檔案管理的重要性理解不夠，在檔案、零散、文檔和信息管理方面，權(quán)力水平不高。為了適應(yīng)新形勢，工會必須更好的發(fā)揮檔案作用，跟上社會發(fā)展的步伐。

4 提高工會檔案管理水平的策略

4.1 加強(qiáng)工會檔案管理配套設(shè)置建設(shè)

為檔案工作順利開展提供必要的配套設(shè)施，如特種檔案室、獨(dú)立辦公室、配備檔案柜、防盜等機(jī)械設(shè)施；愛崗敬業(yè)，監(jiān)理電子檔案館等相關(guān)配套設(shè)施。

4.2 建立檔案管理保障體系

檔案系統(tǒng)根據(jù)工會的實(shí)際情況，以適應(yīng)檔案管理的需要，建立和維護(hù)有效的安全保障體系，對檔案實(shí)行安全管理。檔案室不應(yīng)存放易燃材料，辦公室應(yīng)配備消防設(shè)備，材料應(yīng)避光保存，并保持一定的溫度。為檔案工作建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化責(zé)任分工，明確各級責(zé)任，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

4.3 加快檔案數(shù)字化管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展以及信息資源的增加，數(shù)據(jù)已成為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來了許多機(jī)遇，檔案信息資源由封閉走向開放。檔案工作者必須主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。創(chuàng)新包括思想創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新。檔案工作必須適應(yīng)這一趨勢，發(fā)展創(chuàng)新工作，跟上檔案資源社會共享的步伐，提升綜合服務(wù)能力，真正體現(xiàn)和提升檔案的使用價(jià)值。

在電子時(shí)代，在現(xiàn)代管理中，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為手段，對檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案信息的管理。通過建立檔案資源，對檔案管理人員的水平進(jìn)行提高。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，進(jìn)行檔案管理；建立和完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。工會檔案數(shù)字化管理需要不斷根據(jù)技術(shù)的進(jìn)步，對各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行綜合利用，加快檔案數(shù)字化管理，使檔案管理擺脫傳統(tǒng)形式的困擾，對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，對檔案管理工作進(jìn)行不斷的改進(jìn)，以獲得進(jìn)步。

4.4 完善基礎(chǔ)設(shè)施

在工會檔案管理工作中，相關(guān)人員需要增加對檔案管理的投入，盡快完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為工會檔案管理提供必要的基礎(chǔ)設(shè)置，增加資金力度，保證檔案管理工作能夠順利開展。工會不僅要增加資金力度的投入，還要配置必要的管理設(shè)備，以促進(jìn)工作順利開展。

4.5 重視控制工會檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

工會由于其管理人員主要以兼職為主，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，大多數(shù)人不會注意可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。工會檔案是工會工作的直接記錄和反映，在信息時(shí)代，應(yīng)重視檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制。相關(guān)人員必須要加強(qiáng)安全意識，加強(qiáng)管理，嚴(yán)格執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)控制，包括建立內(nèi)部控制制度，在災(zāi)難性事故發(fā)生后，及時(shí)使用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)數(shù)據(jù)，加強(qiáng)預(yù)防和管理。

5 結(jié) 語

隨著工會事業(yè)的發(fā)展，工會檔案的管理工作也在不斷變化，只有不斷提高管理水平才能更加有效的服務(wù)大眾。工會檔案也是工會的一部分財(cái)產(chǎn)，需要受到工會的特殊保護(hù)。在傳統(tǒng)工會檔案管理方法無法滿足工會檔案管理的情況下，就有必要發(fā)展信息化建設(shè)，這將會成為工會檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵問題。且工會檔案管理信息化是提高工會檔案服務(wù)職能的基礎(chǔ)性工作，是工會工作發(fā)展的必然趨勢。因此，作者希望本文的分析可以為工會檔案管理的發(fā)展提供一些參考。

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