大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化成果開放利用的管理難點(diǎn)和要點(diǎn)

鄧立東

（廣東鼎華科技有限公司，廣東 佛山 528300）

[摘 要]近年來，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給各行各業(yè)都帶來了影響，檔案管理也不例外。信息技術(shù)與檔案管理事業(yè)的深入融合，有效提高了檔案管理的成效，改變了傳統(tǒng)檔案管理“紙上談兵”的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)變了檔案管理模式，為現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。然而，在當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的發(fā)展過程中，檔案數(shù)字化成果的開放利用還存在一些管理上的難點(diǎn)和要點(diǎn)，基于此，本文對(duì)如何有效提高檔案數(shù)字化管理成效進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化；成果開放；管理難點(diǎn)；管理要點(diǎn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.106

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02

0 引 言

大數(shù)據(jù)（big data），指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對(duì)這些含有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理。換言之，如果把大數(shù)據(jù)比作一種產(chǎn)業(yè)，那么這種產(chǎn)業(yè)實(shí)現(xiàn)盈利的關(guān)鍵在于，提高對(duì)數(shù)據(jù)的“加工能力”，通過“加工”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向社會(huì)提供高效率的全面服務(wù)。

1 檔案資料信息化開放與利用的難點(diǎn)

1.1 檔案資料的安全性與保密性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料的安全性與保密性是檔案資料信息化開發(fā)與利用的難點(diǎn)。在檔案資料的拆封、掃描、采集等一系列流水過程中，都有可能成為檔案資料外泄的渠道。此外，信息化檔案信息在調(diào)閱電子檔案等過程中，也容易受到木馬、黑客的攻擊，盜取檔案資料信息。所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于檔案資料的開放與利用，相關(guān)人員一定要重視加強(qiáng)管理檔案資料的安全與保密工作，嚴(yán)防檔案資料外泄。

1.2 相關(guān)需求單位的信息化建設(shè)與能力保障

檔案信息化的過程，是信息化建設(shè)與保障的過程。這需要每一個(gè)檔案需求相關(guān)單位，切實(shí)做好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與保障，推動(dòng)檔案信息系統(tǒng)向一致化、全面化的方向發(fā)展。比如，相關(guān)單位沒有與檔案管理系統(tǒng)一致性的系統(tǒng)，在申請(qǐng)檔案資料的調(diào)閱過程中，便無法實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案資料的傳輸、審批過程，最終還是回到了傳統(tǒng)窗口申請(qǐng)的流程，這與檔案信息數(shù)字化的發(fā)展是不相符的，所以如何與相關(guān)檔案需求單位共同建設(shè)統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的檔案信息管理系統(tǒng)，已成為數(shù)字化檔案開放與利用過程中的另一個(gè)難點(diǎn)。

1.3 基礎(chǔ)檔案數(shù)字化設(shè)施和設(shè)備的保障，檔案數(shù)字化中的質(zhì)量把控

作為檔案管理部門，對(duì)外數(shù)字化的開發(fā)與利用，離不開基礎(chǔ)的現(xiàn)代辦公設(shè)施和與設(shè)備。比如，良好的檔案資料掃描設(shè)備，可全面有效的對(duì)檔案信息進(jìn)行掃描工作，保障不出現(xiàn)任何檔案資料掃描不全面等現(xiàn)象。當(dāng)然，基礎(chǔ)檔案數(shù)字化設(shè)備不僅僅局限在硬件設(shè)施上，還需要相關(guān)的軟件配套。所以說，檔案資料的質(zhì)量把控工作需要相關(guān)職能部門進(jìn)行有效落實(shí)，不斷強(qiáng)化檔案資料數(shù)字化過程和開發(fā)利用過程中的成效性。

2 數(shù)字化檔案管理開放與利用的重點(diǎn)

2.1 加強(qiáng)檔案信息安全與保密管理

檔案信息的安全與保密工作，是數(shù)字化檔案開放與利用的難點(diǎn)，也是重點(diǎn)工作。相關(guān)檔案管理部門，應(yīng)切實(shí)重視檔案資料安全、保密管理制度的落實(shí)和建設(shè)工作，加強(qiáng)檔案人員的安全與保密思想教育，推動(dòng)信息時(shí)代檔案資料的保障性建設(shè)與發(fā)展。檔案管理部門還可以定期或不定期組織各類培訓(xùn)、講座等活動(dòng)，從多層次、多領(lǐng)域、多方面的教育過程中，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的思想意識(shí)，堅(jiān)定檔案信息安全與保密的思維，切實(shí)保障檔案信息與保密工作穩(wěn)定開展。

2.2 相關(guān)基礎(chǔ)配套設(shè)施的建立與保障

為了切實(shí)推動(dòng)檔案資料信息化，加強(qiáng)數(shù)字化檔案資料開發(fā)與利用效率，檔案主管部門應(yīng)重視對(duì)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施與設(shè)備的投入，從硬件落實(shí)到軟件配套，一應(yīng)俱全，保障數(shù)字化檔案開發(fā)與利用的成果。相關(guān)主管部門，應(yīng)在每年的單位管理預(yù)算中給予相應(yīng)的份額，保障檔案管理部門現(xiàn)代化工作設(shè)施與器具的配置，保障檔案管理的發(fā)展。

2.3 重視檔案管理的巡查制度

檔案工作的巡查工作，是保障數(shù)字化檔案信息開發(fā)和利用的重要措施，也是檢驗(yàn)數(shù)字化檔案管理成效的過程。檔案管理部門，應(yīng)切實(shí)完善和落實(shí)檔案巡查制度，規(guī)范數(shù)字化檔案管理過程和模式。相關(guān)檔案管理的主管部門，應(yīng)把檔案管理的巡查制度作為一項(xiàng)長(zhǎng)效的管理機(jī)制進(jìn)行建設(shè)，思想上不松懈、工作中不推脫，力求在檔案管理的模式與過程中，都能得到有效的管控，全面強(qiáng)化和落實(shí)檔案管理的巡查機(jī)制，促進(jìn)檔案安全管理與保密意識(shí)的培養(yǎng)與塑造。

2.4 后期系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的長(zhǎng)效管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代，每個(gè)人的個(gè)人信息都成為了不法分子“發(fā)家致富”的途徑。如今買賣個(gè)人信息成為了一個(gè)公開的秘密。所以，為了避免更多的檔案信息外泄，檔案管理部門應(yīng)重視后期系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全的成效管理，定期或不定期組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行巡檢，確保檔案系統(tǒng)的安全性，杜絕檔案管理系統(tǒng)中存在漏洞或Bug。后期的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，是一個(gè)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的過程，所以在后期系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)中，檔案主管部門也應(yīng)建立規(guī)范性的制度與措施，從崗位職責(zé)和要求上確保后期系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、檢修、保障等一系列工作，能夠在規(guī)范與制度的指導(dǎo)下開展。

2.5 檔案數(shù)字化管理的制度建設(shè)與崗位職責(zé)落實(shí)

在檔案數(shù)字化開發(fā)與利用的過程中，檔案管理部門還應(yīng)重視檔案管理人員的崗位職能規(guī)范和崗位職責(zé)要求，做到有制度可依、有制度必依、違制度必究、處理問題必嚴(yán)的工作要求，推動(dòng)數(shù)字化檔案成果開發(fā)與利用的健康發(fā)展。此外，在制度建設(shè)與崗位規(guī)范的落實(shí)上，企業(yè)相關(guān)部門要重視制度與規(guī)范的長(zhǎng)效完善，不能用落后的眼光是審視新的現(xiàn)狀，要用辯證的發(fā)展觀念，推動(dòng)制度與規(guī)范的建設(shè)、創(chuàng)新、完善。

3 結(jié) 語

信息時(shí)代必須要重視和保護(hù)每一份檔案資料的安全與保密工作，切實(shí)推動(dòng)現(xiàn)代檔案信息的健康、快速發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速深入與發(fā)展，檔案資料信息化的研究與探索工作也將進(jìn)一步深入開展。作為新時(shí)代的檔案管理人員，一定要切實(shí)立足檔案資料本身的重要性與嚴(yán)肅性，發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，維護(hù)檔案資料的一致性與權(quán)威性，為加快現(xiàn)代化檔案建設(shè)與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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