新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新的思考

王魯生

【摘要】由于制度不完善，管理人員素質(zhì)偏低，新時(shí)期，婦幼保健檔案管理仍然面臨問(wèn)題與不足，主要表現(xiàn)為原稿管理被忽視、歸檔管理不被重視、檔案安全管理不足。為彌補(bǔ)這些缺陷與不足，應(yīng)該采取創(chuàng)新策略和有效措施：加強(qiáng)原稿管理、完善規(guī)章制度、重視安全管理，并注重管理培訓(xùn)，提高婦幼保健檔案管理人員素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；婦幼保健檔案管理；創(chuàng)新；規(guī)章制度；安全管理

新時(shí)期，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，婦幼保健檔案數(shù)字化出現(xiàn)并得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。通過(guò)數(shù)字化檔案應(yīng)用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者需要。同時(shí)，為促進(jìn)其作用有效發(fā)揮，應(yīng)該加強(qiáng)管理工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。但目前婦幼保健檔案管理工作中，一些人員素質(zhì)偏低，制度不健全，導(dǎo)致管理仍然存在不足，應(yīng)該采取優(yōu)化和創(chuàng)新策略。

一、新時(shí)期檔案管理工作的問(wèn)題

新形勢(shì)下，雖然數(shù)字化檔案的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，婦幼保健檔案管理仍然面臨以下問(wèn)題。

（一）婦幼保健檔案的原稿管理被忽視。為方便打印，人們習(xí)慣應(yīng)用計(jì)算機(jī)起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視文件管理。多數(shù)人不注重加強(qiáng)電子文件管理工作，或者未能將其保留下來(lái)，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護(hù)文件夾，對(duì)文件任意進(jìn)行增減、刪除或篡改操作，導(dǎo)致原始的電子文件面目全非。

（二）婦幼保健檔案的歸檔管理不被重視。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號(hào)，然后交由管理部門和工作人員管理。紙質(zhì)檔案使用時(shí)間長(zhǎng)，工作人員經(jīng)驗(yàn)豐富，總結(jié)出行之有效的工作流程、方法和原則，相關(guān)制度較成熟，有利于提升婦幼保健檔案管理水平。而數(shù)字化檔案寫(xiě)在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲(chǔ)于磁盤中，并保留在信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案信息資源共享。但由于數(shù)字化檔案生成環(huán)境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質(zhì)檔案方式進(jìn)行，婦幼保健檔案歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。

（三）婦幼保健檔案的安全管理不足。數(shù)字化檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致婦幼保健檔案數(shù)據(jù)資料難以恢復(fù)。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護(hù)技術(shù)手段不足，未能綜合應(yīng)用防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)等，安全管理制度措施沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。

二、新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

為彌補(bǔ)婦幼保健檔案管理的不足，根據(jù)新時(shí)期和新形勢(shì)，以提高管理水平為目的，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下方面入手，采取優(yōu)化和創(chuàng)新策略。

（一）加強(qiáng)婦幼保健檔案的原稿管理。數(shù)字化檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應(yīng)該加強(qiáng)原稿管理，做好存儲(chǔ)和備份工作。同時(shí)注重文件收集，與紙質(zhì)檔案完全不同的是，數(shù)字化文件收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對(duì)具有輔助作用的文件、正式的文件應(yīng)該做好搜集工作，進(jìn)行整理和歸檔。并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質(zhì)拷貝件或微縮品，避免檔案丟失。

（二）完善規(guī)章制度，加強(qiáng)婦幼保健檔案的歸檔管理。完善婦幼保健檔案管理規(guī)章制度，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。明確相關(guān)人員職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效適應(yīng)檔案管理需要，嚴(yán)格落實(shí)制度措施。重視檔案綜合利用，加強(qiáng)管理，使管理和利用工作更為有效地開(kāi)展下去。婦幼保健檔案歸檔過(guò)程中，可采用硬盤存儲(chǔ)或外部載體保存，避免受到不必要的損失。

（三）重視婦幼保健檔案的安全管理。重視軟件維護(hù)，確保婦幼保健檔案安全有效運(yùn)營(yíng)。完善安全管理措施，預(yù)防安全隱患發(fā)生，明確管理人員職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效開(kāi)展安全管理工作。加強(qiáng)軟件和系統(tǒng)更新維護(hù)，確保婦幼保健檔案存儲(chǔ)設(shè)備安全。落實(shí)專機(jī)專用制度，保證檔案存儲(chǔ)設(shè)備處于良好性能和運(yùn)營(yíng)狀態(tài)。注重婦幼保健檔案?jìng)浞荩苊獬霈F(xiàn)安全隱患。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，重視安全密鑰的使用，合理設(shè)置密碼，防止受到攻擊和破壞。做好備份工作，綜合應(yīng)用加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、數(shù)字簽名、信息備份與恢復(fù)等措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)婦幼保健檔案的有效管理，確保其安全可靠。

（四）提高婦幼保健檔案管理人員的素質(zhì)。建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實(shí)管理責(zé)任制，讓每個(gè)管理人員有效開(kāi)展管理工作。這樣既能預(yù)防安全隱患，還能推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和制度化，保障檔案管理效率提升。引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)、信息技術(shù)應(yīng)用水平高的管理人員，實(shí)現(xiàn)對(duì)婦幼保健檔案的有效管理。完善管理培訓(xùn)制度，學(xué)習(xí)理論和前沿知識(shí)，促進(jìn)婦幼保健檔案管理效率提升。管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，提高計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平，有效利用其開(kāi)展婦幼保健檔案管理工作。積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富理論知識(shí)，增強(qiáng)動(dòng)手操作能力，提升婦幼保健檔案管理水平。

（五）優(yōu)化婦幼保健檔案管理服務(wù)方式。綜合利用多媒體技術(shù)、光盤制作技術(shù)、信息技術(shù)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)，促進(jìn)婦幼保健檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務(wù)，完善婦幼保健檔案咨詢平臺(tái)，嚴(yán)格各項(xiàng)操作，優(yōu)化管理服務(wù)方式。

三、結(jié)束語(yǔ)

為促進(jìn)檔案管理水平的提高，應(yīng)該認(rèn)識(shí)存在的不足，結(jié)合婦幼保健檔案管理需要，綜合采取創(chuàng)新策略。從而促進(jìn)婦幼保健檔案管理水平的提高，使其更好地發(fā)揮作用。

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