郭婉強

【摘要】21世紀，計算機技術和現(xiàn)代通信技術得到了快速發(fā)展和廣泛應用，檔案數(shù)字化的發(fā)展也成為了一種必然趨勢，其所展現(xiàn)出的愈發(fā)明顯的市場性和影響力也不容人們所忽視。我們要充分認識檔案管理數(shù)字化建設的意義，還要在此基礎上將其付諸實踐，更好地發(fā)揮其作用使它能夠?qū)崿F(xiàn)功能利用的最大化。一個系統(tǒng)的檔案數(shù)字化體系建設工程量浩大，但它無疑是對傳統(tǒng)檔案館進行改革的一條必經(jīng)之路，亦是新世紀中各級各類檔案事業(yè)的發(fā)展方向。

【關鍵詞】檔案數(shù)字化；計算機網(wǎng)絡；作用；意義

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案數(shù)量的逐年遞增，在數(shù)以萬計的傳統(tǒng)檔案庫中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針。而在科學與新技術更替日新月異的時期，檔案數(shù)字化的建設也亟待更為廣泛地推廣。傳統(tǒng)檔案包含有紙質(zhì)、聲像、實物等各種介質(zhì)的檔案，而數(shù)字化檔案則通過利用新技術——如計算機、掃描技術和多媒體等技術手段，把最初的那些檔案資源轉(zhuǎn)化為計算機網(wǎng)絡中可以存儲的、數(shù)字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數(shù)字化服務。它的整個操作流程主要在計算機網(wǎng)絡上進行，最終可儲備形成一個系統(tǒng)的檔案信息庫，以便能為人們及時提供信息，實現(xiàn)資源共享。

一、為何需要進行檔案數(shù)字化建設

檔案是在人們社會生活中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。

傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來非常費時。而數(shù)字檔案在對原檔案文件進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中，用網(wǎng)絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網(wǎng)絡化特點從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國甚至全世界所利用。處在網(wǎng)絡信息化社會的檔案事業(yè)，也將朝著多元化、先進化、開放化的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設乃是大勢所趨。

二、檔案數(shù)字化建設的作用

檔案數(shù)字化對檔案的先進管理、使用和傳播都具有著重要的作用。

（一）檔案數(shù)字化保護檔案原有的模樣。1.電子化處理。從人類歷史文明角度來說，檔案是具有價值的歷史文獻，而傳統(tǒng)的檔案存儲方式主要以紙質(zhì)、縮微膠片和照片音像等形式存在，由于其載體本身的固有性質(zhì)容易對檔案原件造成損壞甚至丟失，保存安全系數(shù)不高。但將其電子化處理后，經(jīng)由計算機網(wǎng)絡進行保存，一方面既可以代替原檔案使用，又可以最大程度延長其保存時間。2.數(shù)字化備份保存。對那些重要的需要長期或永久保存的檔案，可以采用現(xiàn)在極為流行的數(shù)據(jù)備份的方法，進行云儲存或儲存多份的方式備份保存。3.圖像處理技術?；謴驮瓩n案材料中容易模糊褪變的文字部分，以及對污損殘缺照片檔案的修復。檔案經(jīng)過計算機掃描以后，可以形成數(shù)字影像，再利用現(xiàn)代化的圖像處理技術，從而對其中的部分模糊褪變字跡進行恢復。

（二）檔案數(shù)字化能夠使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。1.打破“孤本”限制。不再拘泥于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的“一份一地”，也免去了檔案復制轉(zhuǎn)移的繁瑣程序，一份檔案可以同時提供給多個需要的人使用，覆蓋面和社會化程度擴大，有效地實現(xiàn)了資源共享。2.在不同地域之間的傳輸、不同時間空間的調(diào)閱成為可能。不同形式的檔案文件可以利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢進行不同地域之間的傳輸，以此來擴大檔案的利用空間，同時也縮短檔案的傳送時間、節(jié)約傳送費用。3.提高檔案查詢、檢索速度。利用計算機所具有的高速檢索功能和高科技的處理能力，短時間內(nèi)它能從海量的數(shù)據(jù)中迅速準確地找到數(shù)據(jù)。

三、檔案數(shù)字化的意義

（一）提高了經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案通過新形式，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機讀檔案，極大地減少了保管存儲費用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，查閱起來也節(jié)約了大量時間，從而也避免了因反復印刷復印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

（二）提高辦公效率。檔案數(shù)字化能夠提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負擔。檔案庫也從原本的文件實體保管擴展成了提供信息的信息保存調(diào)用中心。

（三）提供全面的服務工作。檔案數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務網(wǎng)進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案面向社會服務大眾及其自身內(nèi)部管理提供了更為全面的服務工作。

（四）實現(xiàn)更高的社會價值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價值，它也絕對是社會歷史發(fā)展進程中一個不可或缺的方面，它承載著過去，為現(xiàn)在所利用，更能夠使我們更好地規(guī)劃未來。數(shù)字檔案的建設，涉及不同的領域和行業(yè)，傳承著人類文明，為社會主義政治經(jīng)濟建設服務，有力地推動了我國各項事業(yè)的建設發(fā)展。

總而言之，檔案數(shù)字化建設是順應時代潮流、緊跟時代發(fā)展的新舉措、新要求。它將進一步推動我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，加快社會進步與人類文明的步伐。

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