文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理機(jī)制探究

趙金玉

【摘要】文書(shū)檔案具有十分重要的歷史鏡鑒價(jià)值，但其自身易流失且在傳統(tǒng)的索引方法下難以高效檢索。為此，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起以數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為中心的現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理機(jī)制，并借助互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)通與檔案互遞。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；自動(dòng)化管理；數(shù)據(jù)庫(kù)管理；信息共享

正所謂“讀史使人明智”，文書(shū)檔案是檔案貯留單位歷史變遷與發(fā)展軌跡的直接記載和見(jiàn)證，不僅具有十分重要的文化價(jià)值，還能夠?yàn)橘A存者制定當(dāng)下的發(fā)展規(guī)劃、解決新現(xiàn)的疑難問(wèn)題提供追本溯源的歷史依憑。然而，由于文書(shū)檔案自身的機(jī)體特征較不穩(wěn)定，易受風(fēng)化侵蝕與各類(lèi)化學(xué)腐蝕，加之?dāng)?shù)量浩繁造成的檢索困難，如何恰當(dāng)管理之、使其發(fā)揮應(yīng)有的歷史鏡鑒作用，是我們應(yīng)當(dāng)思索的重要問(wèn)題。

一、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）不穩(wěn)定的機(jī)體特征導(dǎo)致文書(shū)檔案易流失。文書(shū)檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在較前的歷史時(shí)期還未普及，紙張是文書(shū)檔案最常見(jiàn)、也是最主要的物質(zhì)載體。但紙張本身的物理與化學(xué)特征均較不穩(wěn)定，易遭受各類(lèi)不可逆的毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)。從物理特征來(lái)看，文書(shū)檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風(fēng)化等；從其化學(xué)特征來(lái)看，文書(shū)檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類(lèi)化學(xué)腐蝕。

還需注意到的是，手寫(xiě)檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風(fēng)險(xiǎn)。無(wú)論是鋼筆書(shū)寫(xiě)抑或是碳素筆寫(xiě)就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風(fēng)干、墨水凝華、墨水蒸發(fā)等的可能，無(wú)論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書(shū)檔案記載內(nèi)容的識(shí)別、確認(rèn)與精讀。

（二）繁浩的文書(shū)數(shù)量導(dǎo)致檔案檢索較困難?？v然圖書(shū)館學(xué)與檔案管理學(xué)已經(jīng)為管理和檢索文書(shū)檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個(gè)方面的問(wèn)題。

第一，在按照非自動(dòng)化索引法進(jìn)行非數(shù)據(jù)庫(kù)編排的方案下，人工編排、檢索會(huì)在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經(jīng)驗(yàn)，到圖書(shū)館借閱書(shū)籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時(shí)間、將自己所要找尋的書(shū)目對(duì)號(hào)入座需要一段時(shí)間、找到自己書(shū)目所在的索引區(qū)需要一段時(shí)間、在堆疊的各式相近書(shū)籍中找尋到自己所需要的書(shū)目又得花費(fèi)一定的時(shí)間，如此通過(guò)經(jīng)驗(yàn)對(duì)照，該論點(diǎn)不言自明；這僅是檢索過(guò)程，回照初始的人工編排，更加可想而知。

第二，人工編排、取閱后復(fù)原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書(shū)還書(shū)的例子，我想我們都有如是的經(jīng)驗(yàn)，即，將書(shū)目歸還柜臺(tái)后，下次再借閱相同書(shū)籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)書(shū)目并不在同一檢索區(qū)；甚或借閱其他不同類(lèi)型書(shū)籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)上次所借書(shū)籍竟在附近書(shū)架。這大抵是由于復(fù)原工作疏誤造成的，如此會(huì)造成一定程度的檔案混亂，若聯(lián)結(jié)成片甚至成為常態(tài)，則檔案的檢索、管理工作將會(huì)陷入無(wú)序狀態(tài)。

二、文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理機(jī)制的構(gòu)建

（一）引入數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術(shù)當(dāng)屬數(shù)據(jù)庫(kù)管理，與之相匹配的文書(shū)檔案管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索。

第一，將傳統(tǒng)的文書(shū)檔案索引規(guī)則“符碼化”，作為數(shù)據(jù)庫(kù)的信息處理與運(yùn)行規(guī)則注入管理軟件，形成自動(dòng)化的索引機(jī)制。文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理并非是憑空創(chuàng)新，而是對(duì)傳統(tǒng)方案的技術(shù)升級(jí)與改造。原有的文書(shū)檔案索引方法能夠清晰、合理地反映檔案區(qū)隔與同范疇內(nèi)不同文書(shū)間的內(nèi)在聯(lián)系，是自動(dòng)化文書(shū)管理系統(tǒng)建構(gòu)的基本依憑，也即，將傳統(tǒng)的文書(shū)索引規(guī)則轉(zhuǎn)化為C語(yǔ)言等數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言，并以“符碼化”之后的索引規(guī)則為基本框架建構(gòu)起能夠容納更高量級(jí)，能夠進(jìn)行高精度、高強(qiáng)度、高密度與高速度檢索的文書(shū)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。再次引入圖書(shū)館借閱的例子，現(xiàn)今大多數(shù)的高校圖書(shū)館都開(kāi)通了網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)速遞功能，在校內(nèi)網(wǎng)即可遠(yuǎn)距離登錄圖書(shū)館主頁(yè)查找自己所需數(shù)目的索引，明晰該書(shū)的上架位置、基本特征，甚至進(jìn)行部分內(nèi)容的影印版試讀，而熟悉自動(dòng)化檢索規(guī)則的用戶(hù)根本無(wú)需耗費(fèi)任何時(shí)間熟悉檢索規(guī)則即可通過(guò)書(shū)名檢索得出以上信息，這便在很大程度上提升了檔案管理的效率。

第二，開(kāi)發(fā)適宜的檔案自動(dòng)化管理的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，在人機(jī)交互中確保檔案的高效檢索、復(fù)制、管理和閱讀。自動(dòng)化檢索和管理是基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)是工具，在此之上，還需要有更佳用戶(hù)體驗(yàn)和多元化功能復(fù)合的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件作為“對(duì)外窗口”。在開(kāi)發(fā)此類(lèi)文書(shū)檔案管理軟件時(shí)，應(yīng)當(dāng)顧及如下的功能要點(diǎn)：首先，應(yīng)實(shí)現(xiàn)多途徑的信息檢索通道，涵蓋檔案名、檔案號(hào)、檔案類(lèi)型、檔案年限、檔案主題、檔案關(guān)鍵詞、檔案全文任意字段等信息模塊。其次，應(yīng)實(shí)現(xiàn)多方式的檔案復(fù)制和閱讀體驗(yàn)，包括紙質(zhì)借閱、影印版拷貝、電子版速遞等途徑。再次，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)管理者與借閱者權(quán)限的區(qū)別，以明確兩種身份的不同功能定位，以防止管理疏誤與檔案混亂，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)多終端區(qū)別化的系統(tǒng)界面呈現(xiàn)。最后，應(yīng)當(dāng)建立起檔案數(shù)據(jù)整理與分析功能，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、呈現(xiàn)檔案特征的變動(dòng)情況，并能夠在統(tǒng)計(jì)節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行自我信息加工與整合，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息化、自動(dòng)化。

（二）引入信息與通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息聯(lián)通。文書(shū)檔案的歷史鏡鑒價(jià)值不是局促的，而是一種共享資源，甚或可以將其理解為一種公共物品。除涉及檔案貯留單位的隱私或有密級(jí)外，均可同其他單位進(jìn)行信息聯(lián)通與文字共享。而信息與通信技術(shù)的引入便能夠幫助檔案管理者實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。在各檔案管理單位普遍構(gòu)建起現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理機(jī)制后，數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)間借助互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的信息聯(lián)通便更容易實(shí)現(xiàn)，屆時(shí)檔案互遞、信息互通便可以成為常態(tài)化的工作模式。