國(guó)企檔案工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策

向倩嵐

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案建設(shè)的信息化管理也在不斷發(fā)展。檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中扮演著越來(lái)越重要的角色，企業(yè)對(duì)其的重視程度也在逐漸提高，本文對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作面臨的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，并提出了相應(yīng)的解決方案。

【關(guān)鍵詞】國(guó)企檔案； 問(wèn)題分析； 解決方案； 信息化建設(shè)

近年來(lái)，國(guó)有企業(yè)的快速發(fā)展使得我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)取得了巨大的發(fā)展，在此過(guò)程中國(guó)有企業(yè)檔案的管理和配置在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮了巨大的作用并且能夠帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)效益，然而我國(guó)大部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中還存在著一些亟待解決的問(wèn)題，使檔案資料的作用沒(méi)有得到完全的發(fā)揮。只有對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行妥善處理，才能促使我國(guó)企業(yè)有突破性發(fā)展。

一、檔案管理綜述

檔案管理工作是指檔案館或檔案室管理配置檔案實(shí)體和檔案信息，并且提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的總稱(chēng)，同時(shí)也是檔案事業(yè)的基本組成部分。檔案管理工作是集管理性、服務(wù)性和政治性為一體的工作，在管理檔案時(shí)，要堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理，使檔案的安全性和完整性得到保障。檔案管理系統(tǒng)是信息系統(tǒng)的重要組成部分，有利于企業(yè)和單位的工作發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高，同時(shí)能夠促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的進(jìn)步，有利于社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、當(dāng)前國(guó)企檔案工作面臨的問(wèn)題分析

（一）重視程度不夠。檔案工作是企業(yè)管理工作的基本組成部分之一，在促進(jìn)企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作方面有重要作用。充分利用檔案信息資源可以提高企業(yè)在社會(huì)中的地位，并帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益。然而，目前我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案工作的重視程度不夠，只著重于眼前的利益而忽視了檔案工作的重要性，使得檔案工作僅僅停留在記錄過(guò)往信息的層面，而不能使信息得到再利用。企業(yè)員工缺乏對(duì)檔案利用效益的了解，不能充分挖掘檔案信息的資源，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展沒(méi)有提供實(shí)質(zhì)性的幫助。

（二）管理制度不健全。目前，有很多國(guó)有企業(yè)缺乏健全的檔案管理制度，譬如沒(méi)有明確收集、借閱以及保管等方面的條款；同時(shí)，部分企業(yè)還存在著對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度沒(méi)有落實(shí)到位的現(xiàn)象，譬如責(zé)任不能完全落實(shí)到檔案管理人員的身上，使得資料由于沒(méi)有收集完全而丟失，或者由于不及時(shí)進(jìn)行文件整理工作導(dǎo)致文件積壓，沒(méi)有嚴(yán)格按照制度條款借出資料而造成的文件丟失，甚至還存在部分人員私自涂改數(shù)據(jù)和文字的現(xiàn)象。以上這些行為都會(huì)嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)檔案的使用價(jià)值和真實(shí)性。

（三）檔案的安全性和保密性有待加強(qiáng)。隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷提高，檔案管理工作逐步由電子管理代替了傳統(tǒng)的手工管理方式。與傳統(tǒng)手工作業(yè)相比，電子檔案更加容易更改，因此在保證其完整性和安全性上也增加了一定程度的難度。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，一些不法分子可以篡改、竊取原始檔案，刪除和損壞文件也變得輕而易舉，增加了檔案信息被泄露和破壞的概率。除此之外，電子檔案文件較書(shū)面文件有更為復(fù)雜的結(jié)構(gòu)和多樣的存儲(chǔ)方式，更容易出現(xiàn)損壞、丟失的現(xiàn)象。

三、當(dāng)前國(guó)企檔案工作面臨問(wèn)題的解決方案

（一）提高重視程度。要增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作能否順利開(kāi)展不單單依靠檔案管理工作人員，還需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持。通過(guò)更新方式方法，采用現(xiàn)代化手段等措施，使企業(yè)管理工作順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)。在目前來(lái)看，進(jìn)行檔案管理的目的是實(shí)現(xiàn)資源共享，發(fā)揮出檔案信息的最大價(jià)值，因此加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。首先，應(yīng)該通過(guò)較為先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化處理，從而使檔案信息的一體化管理得以實(shí)現(xiàn)，通過(guò)這種方式可以使檔案信息的高速檢索得到保障。此外，還應(yīng)該將數(shù)字化存儲(chǔ)運(yùn)用到不同的載體上，并通過(guò)信息技術(shù)將此信息進(jìn)行合成，形成新資源，使檔案信息的表現(xiàn)形式不再單調(diào)。同時(shí)，遠(yuǎn)距離、無(wú)障礙地傳輸和交流檔案信息也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)，從而進(jìn)一步完善信息資源的共享。加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)可以大量存儲(chǔ)信息，同時(shí)還能夠避免檔案老化或損壞等問(wèn)題的發(fā)生。

（三）建立檔案信息安全保障體系。在當(dāng)今信息時(shí)代的大背景下，隨著檔案信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，其安全性也受到了大眾的廣泛關(guān)注。為了使檔案信息的安全性得到保障，建立健全檔案信息安全保障體系是尤為重要的，完善的安全保障體系包括檔案信息的存儲(chǔ)安全和使用安全兩個(gè)方面。信息技術(shù)的飛速發(fā)展使信息的競(jìng)爭(zhēng)加強(qiáng)，在一定程度上增加了檔案安全的隱患。因此，為了保障檔案信息的安全，應(yīng)該使檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)得到不斷的提高，采取有效的措施預(yù)防黑客等不法分子的入群，保障系統(tǒng)的安全。同時(shí)還應(yīng)該對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控進(jìn)行加強(qiáng)，全方位杜絕一切可能威脅系統(tǒng)安全的行為，確保檔案信息的安全。

四、結(jié)語(yǔ)

根據(jù)以上探討我們可以得出，國(guó)企檔案工作具有綜合性，同時(shí)具有專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性、保密性以及管理性，是企業(yè)管理工作的重要組成部分之一。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，檔案信息的管理扮演著十分重要的角色，決定著企業(yè)的生存和發(fā)展。因此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，意識(shí)到其重要性和特殊性，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)里，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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