經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化對(duì)策

鄒德山

【摘要】經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，檔案管理工作取得了進(jìn)步和發(fā)展，但也存在不足，主要表現(xiàn)在管理人員專業(yè)化技能低、管理工作水平相對(duì)較低、管理規(guī)范化程度不高等方面。為彌補(bǔ)這些不足，應(yīng)該提高管理人員專業(yè)化技能、提升管理工作水平、增強(qiáng)工作規(guī)范化程度，并重視信息技術(shù)應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟(jì)新常態(tài)；檔案管理；專業(yè)化技能；管理規(guī)范化

檔案忠實(shí)記錄了單位和個(gè)人的發(fā)展軌跡，能為各項(xiàng)決策提供參考，對(duì)單位和個(gè)人發(fā)展發(fā)揮重要作用。經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，為促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行，更應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作。管理人員要立足于檔案管理現(xiàn)狀，探索并思考如何采取措施提高檔案管理質(zhì)量和效率，進(jìn)而讓檔案更好發(fā)揮作用，為各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展提供參考。

一、經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下檔案管理的現(xiàn)狀

檔案資料是日常工作中的基本資料，能為各項(xiàng)工作開(kāi)展提供參考，有利于優(yōu)化資源調(diào)配，提高工作效率。為促進(jìn)其作用充分發(fā)揮，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作。雖然經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，檔案管理各項(xiàng)制度不斷完善，管理人員素質(zhì)也在提高，現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中，但檔案管理仍然存在不足。

（一）管理人員專業(yè)化技能低。不少單位檔案管理人員的年齡比較大，通常依靠傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展檔案管理工作，但對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用不足，不利于提高工作水平。多數(shù)檔案管理人員缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)。尤其是在新常態(tài)下，需要深層次了解檔案資料內(nèi)容，對(duì)檔案信息進(jìn)行掃描或數(shù)字化處理時(shí)，專業(yè)復(fù)合型人才缺乏。一些管理人員對(duì)這些知識(shí)和技能掌握不足，業(yè)務(wù)水平較低，工作技能不足。再加上檔案管理人員待遇較低，工作隊(duì)伍穩(wěn)定性較差，相應(yīng)的管理培訓(xùn)制度不健全，制約管理人員專業(yè)化水平的提高。

（二）管理工作水平相對(duì)較低。很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，相關(guān)制度沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，不注重提高檔案管理人員綜合技能，檔案管理工作的規(guī)范流程沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)。再加上資金投入不足，計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備利用不足，難以提高檔案管理數(shù)字化水平。不利于有效開(kāi)展檔案管理各項(xiàng)工作，與經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的要求也不相適應(yīng)。

（三）管理的規(guī)范化程度不高。提高檔案管理規(guī)范化程度，嚴(yán)格遵循管理流程，做好檔案資料記錄和編號(hào)工作。有利于規(guī)范檔案資料存儲(chǔ)，方便資料檔案查閱和使用。但目前檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，管理人員專業(yè)技能不足，再加上一些單位對(duì)檔案管理不重視，檔案資料編號(hào)和存儲(chǔ)不到位，制約檢索效率提高。例如，檔號(hào)、案卷標(biāo)號(hào)不統(tǒng)一，存在殘卷、亂卷現(xiàn)象，或者資料堆積，沒(méi)有認(rèn)真編號(hào)和存放，影響檔案資料的查詢和利用效率的提高。

二、經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

為促進(jìn)檔案管理水平提升，彌補(bǔ)實(shí)際工作存在的不足，結(jié)合新常態(tài)和新要求，可以采取以下優(yōu)化對(duì)策。

（一）提高管理人員專業(yè)化技能。引進(jìn)管理技術(shù)水平高，責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理工作人員，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。單位領(lǐng)導(dǎo)要增進(jìn)與檔案管理人員的聯(lián)系，共同探討檔案管理的特點(diǎn)、流程、技術(shù)要求和工作規(guī)律，邀請(qǐng)專家開(kāi)展講座，組織課堂授課，參加研討會(huì)，豐富管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合技能。檔案管理人員要加強(qiáng)職業(yè)道德學(xué)習(xí)，提高職業(yè)道德水平。注重信息技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)的學(xué)習(xí)，確保檔案管理緊跟時(shí)代步伐。

（二）提升檔案管理工作的水平。嚴(yán)格遵循《檔案法》的規(guī)定開(kāi)展檔案管理工作，制定并嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度措施，有效保障檔案管理各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行。針對(duì)管理意識(shí)薄弱和管理不規(guī)范現(xiàn)象的發(fā)生，應(yīng)該樹(shù)立“制度至上”觀念，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。成立專門領(lǐng)導(dǎo)工作小組，合理安排管理人員，完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，配備檔案管理人員，健全檔案管理規(guī)章制度。另外還要嚴(yán)格落實(shí)檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化具體工作步驟。注重加密技術(shù)、防火墻技術(shù)應(yīng)用，確保電子檔案資源安全，健全并落實(shí)檔案資料收集、整理、統(tǒng)計(jì)、利用、封存制度，并嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)范流程。

（三）增強(qiáng)管理工作規(guī)范化程度。適當(dāng)提高檔案管理人員待遇，激發(fā)他們工作的積極性，讓檔案管理隊(duì)伍保持穩(wěn)定。另外還要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的規(guī)定以及單位有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理嚴(yán)格遵循規(guī)范流程進(jìn)行，努力提升檔案管理規(guī)范化水平。注重檔案資料整理，確保檔號(hào)規(guī)范、正確，案件標(biāo)題統(tǒng)一，防止出現(xiàn)殘卷或亂卷現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)有效提升檔案管理工作水平的目的。做好檔案管理各項(xiàng)記錄工作，保證資料存儲(chǔ)有序、到位，方便查閱和使用，有利于快速檢索到所需要的檔案資料，努力提升檔案管理規(guī)范化程度。

（四）注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。信息技術(shù)滿足新常態(tài)下檔案管理需要，將其應(yīng)用到檔案管理工作中能夠有效提升工作水平。因此，要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)和掃描技術(shù)應(yīng)用，對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)和數(shù)字化處理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行迅速掃描和處理，做好整理工作，防止檔案資料雜亂和遺漏。數(shù)字化處理檔案資料后要及時(shí)歸檔，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，做好編號(hào)工作，并制作目錄。進(jìn)而確保檔案資料擺放和存儲(chǔ)有序，方便檔案資料查閱，為人們使用檔案提供便利，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下檔案管理工作水平提高。

三、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的要求，檔案管理人員應(yīng)該注重增強(qiáng)綜合技能，嚴(yán)格落實(shí)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，遵循規(guī)范要求開(kāi)展檔案管理工作。從而順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，有效提升檔案管理水平，為各項(xiàng)工作開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支撐和參考，促進(jìn)檔案作用的有效發(fā)揮。

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