辦公室檔案文書管理工作的策略

李峰

【摘要】本文通過鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的特點(diǎn)，探討提高檔案文書管理工作的有效措施，希望對(duì)于真正提高此項(xiàng)工作的有效性有所助力。

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）；文書檔案；管理

作為一個(gè)單位的重要組成部分，辦公室在鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）中發(fā)揮著日常業(yè)務(wù)及信息傳達(dá)和溝通協(xié)調(diào)的作用。而隨著社會(huì)信息化的不斷推進(jìn)，辦公室檔案文書管理就成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室重要工作之一，通過切實(shí)有效的管控檔案文書，認(rèn)真地收集、整理、保存檔案文書，使單位能夠有效利用檔案文書開展工作提供幫助。而通過這些年在辦事處辦公室工作中對(duì)檔案文書管理實(shí)際情況的了解分析，單位領(lǐng)導(dǎo)及管理者并沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案文書管理及其重要性，未提出工作計(jì)劃及相關(guān)要求，導(dǎo)致辦公室檔案文書管理工作落實(shí)比較隨意、馬虎，致使檔案文書管理的準(zhǔn)確性和科學(xué)性不高，難以有效保證檔案文書的使用價(jià)值，這對(duì)于進(jìn)一步推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）工作非常不利。由此看來，在社會(huì)信息化不斷深入的背景下，積極提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室檔案文書管理工作很有必要。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的特點(diǎn)分析

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室檔案文書管理重在收集、保存資料。檔案文書管理具有較強(qiáng)的安全性和完整性，在具體落實(shí)此項(xiàng)工作的過程中，能夠針對(duì)發(fā)生的人物和事實(shí)過程進(jìn)行記載，以及相關(guān)文件和資料進(jìn)行收集，在此基礎(chǔ)上采用人工分類的方式對(duì)資料進(jìn)行分類、歸檔處理，如此可以將單位內(nèi)的人事信息、事件信息及其他信息良好地保存下來。這充分說明了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室對(duì)檔案文書具有收集和保管的職責(zé)。

（二）文書檔案應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作。通過對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室檔案文書管理做進(jìn)一步分析，可以確定所進(jìn)行的一系列檔案文書管理工作，其中涉及較多文書工作內(nèi)容，如文件的搜集、文件等級(jí)分配、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、文件催辦等，這在一定程度上促進(jìn)了文書工作的形成，為更好地展開文書工作創(chuàng)造了條件。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室檔案文書種類繁雜。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室檔案文書管理還具有檔案文書種類繁多的特點(diǎn)。之所以這么說，是因?yàn)檗k公室檔案文書管理工作需要對(duì)單位相關(guān)的人事、事件、文件等進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔等處理，這勢必會(huì)對(duì)各類檔案文書進(jìn)行處理，如人事檔案、行政檔案、收發(fā)文件、責(zé)任書等。

二、改進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室檔案文書管理工作的策略

考慮到鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）檔案文書管理實(shí)施的重要性及其具有以上特點(diǎn)，對(duì)其予以優(yōu)化、改進(jìn)，應(yīng)當(dāng)側(cè)重于以下幾方面，即：

（一）規(guī)范辦公室檔案管理制度。在辦公室檔案文書管理越來越重要的情況下，必須要保證此項(xiàng)工作規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化的落實(shí)，如此才能充分發(fā)揮其管理作用，提高檔案文書的使用價(jià)值。當(dāng)然，要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就要規(guī)范辦公室檔案管理制度，明確檔案文書管理標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范化的管理程序、細(xì)化管理流程，進(jìn)而約束、規(guī)范檔案文書管理，從而保證各項(xiàng)檔案文書管理工作有序、有效推進(jìn)，提高檔案文書管理的有效性。所以，規(guī)范辦公室檔案管理制度，可以有效地約束和規(guī)范檔案文書管理工作，這對(duì)于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）檔案文書管理工作水平有很大作用。

（二）強(qiáng)化檔案文書的收集。作為檔案文書管理最基本的工作，檔案文書收集是否全面在一定程度上決定檔案文書管理的效果。出于提高辦公室檔案文書管理工作水平的考慮，應(yīng)當(dāng)注意強(qiáng)化檔案文書收集工作。也就是詳細(xì)了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集各種類型人事和事件信息，按照規(guī)范格式進(jìn)行記載，合理分類，妥善保管；對(duì)于收文和行文的程序進(jìn)行規(guī)范；對(duì)資料進(jìn)行目錄編號(hào)，入庫的檔案應(yīng)盡可能完整。特別要注意對(duì)具有保存價(jià)值的公文、材料、圖表及會(huì)議文件等進(jìn)行綜合立卷，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，以便后續(xù)工作之中能夠再次應(yīng)用這部分檔案文件。

（三）提高辦公室檔案文書人員專業(yè)素質(zhì)。作為負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）檔案文書管理的主要人員，辦公室檔案文書人員的工作能力、專業(yè)素質(zhì)、管理經(jīng)驗(yàn)等方面或多或少都會(huì)給檔案文書管理帶來一定影響。出于提高檔案文書管理工作水平的考慮，應(yīng)當(dāng)注意提高辦公室檔案文書人員的整體水平。為此，應(yīng)當(dāng)建立制定檔案文書工作制度，規(guī)范工作程序，以此來規(guī)范檔案文書人員的工作行為，保證檔案文書管理工作的質(zhì)量和效率；定期或不定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)檔案文書人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、素質(zhì)教育等，不斷提高檔案文書人員的工作能力，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化地落實(shí)各項(xiàng)檔案文書管理工作，提高檔案文書管理工作水平。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）檔案文書管理工作就顯得尤為重要。此種情況下，單位領(lǐng)導(dǎo)及管理層高度重視檔案文書管理工作，對(duì)辦公室檔案文書管理工作落實(shí)實(shí)際情況進(jìn)行分析，明確其特點(diǎn)，進(jìn)而提出切實(shí)有效的措施來提高檔案文書管理工作水平，以便規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化地推進(jìn)檔案文書管理工作，為單位能夠隨時(shí)利用檔案文書信息處理工作奠定基礎(chǔ)?；诒疚囊幌盗械姆治?，建議通過規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）辦公室檔案管理制度、強(qiáng)化檔案文書的收集、提高辦公室檔案文書人員專業(yè)素質(zhì)等措施來提高辦公室檔案文書管理工作水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]周宏.談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].管理觀察，2013（29）：179+180.