淺談公司信息化建設(shè)的檔案管理

尚靜

【摘要】本文闡述了當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的意義及現(xiàn)狀，并就其信息化建設(shè)中存在的不足之處，提出加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的途徑，以便加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)與利用，真正提高檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案建設(shè)；檔案管理

企業(yè)檔案是指企業(yè)在其各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種數(shù)據(jù)（包括文字、圖像、聲音、圖表等）的原始記錄材料和實(shí)物的總和。它是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)發(fā)展建設(shè)的重要依據(jù)和原始記錄，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的逐步龐大，檔案的信息量也隨之加大，檔案管理難度也相應(yīng)增加，所以企業(yè)的信息化建設(shè)必須跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，必須將企業(yè)的檔案管理納入企業(yè)的信息化建設(shè)中來。

一、公司檔案信息化管理的意義

企業(yè)檔案信息化管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的一個(gè)重要組成部分，不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)，更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系企業(yè)經(jīng)濟(jì)和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。完整的檔案是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營(yíng)、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)中必不可少的一項(xiàng)有效手段。

首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放。其次，決策的及時(shí)正確，管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營(yíng)管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤，有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營(yíng)決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲(chǔ)和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)文化、知識(shí)的歷史積累。

二、檔案管理信息化的基本內(nèi)容

所謂檔案管理信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、篩選和相應(yīng)的加工，使之轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的二次文獻(xiàn)信息供人們參考和利用的過程。

公司在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的過程中每年都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，內(nèi)容涉及文書、科技、合同、工程等等各種各樣的重要信息，這些信息真實(shí)地記錄了單位的發(fā)展歷史，利用計(jì)算機(jī)將這些信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息分類、存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，以方便公司進(jìn)行管理。這就是公司的檔案管理信息化，實(shí)行檔案信息化管理，必將更好服務(wù)于企業(yè)的規(guī)劃與發(fā)展。

三、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及解決方案

（一）當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題。1.企業(yè)對(duì)檔案管理信息化的意識(shí)比較淡薄。企業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，投資比較高。有些企業(yè)會(huì)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案不能直接為企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，他們將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)和產(chǎn)品銷售上，但對(duì)于為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的檔案事業(yè)卻疏于管理和建設(shè)，對(duì)檔案信息數(shù)字化所需的設(shè)備不予配備或配備不齊，電子文件的整理和歸檔較為混亂。2.企業(yè)檔案管理人員水平有限。很多企業(yè)的現(xiàn)代管理理念不強(qiáng)。它們不注重檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致了檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)不夠、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，使他們的檔案管理水平、業(yè)務(wù)能力難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的要求。3.檔案信息安全保障體系不夠健全。如設(shè)備損壞、病毒危害、惡意攻擊和入侵、應(yīng)用軟件漏洞等都屬于信息化安全范疇，在提供人事檔案信息服務(wù)以滿足利用需求時(shí)，非法用戶的進(jìn)入人事檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過程中的信息被竊聽是常見的安全問題。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施。1.轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理的信息化意識(shí)水平直接決定了是否會(huì)進(jìn)行信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)把企業(yè)檔案信息化的概念和愿望變?yōu)閷?shí)踐和現(xiàn)實(shí)，意識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化將來的影響和效益，正視其復(fù)雜性和艱巨性，并關(guān)心和支持這一事業(yè)，積極倡導(dǎo)和鼓勵(lì)、支持有所作為的理念和行動(dòng)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當(dāng)?shù)耐度?，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)工作計(jì)劃和考核范圍。2.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。努力建設(shè)一批德才兼?zhèn)?、精干、高效、勇于開拓創(chuàng)新的檔案人才隊(duì)伍，是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。3.建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，建立專人負(fù)責(zé)制度，實(shí)行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行上網(wǎng)利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發(fā)生。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案的信息化管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。我們每一個(gè)檔案工作者，都應(yīng)在思想上、行動(dòng)上做好充分的準(zhǔn)備，積極創(chuàng)造條件，充分利用先進(jìn)技術(shù)與手段探索企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)的新途徑、新方法，推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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