淺析基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的高校信息化建設(shè)

張春艷++李海文

【摘要】高校的行政管理方式正悄然發(fā)生著變化，但現(xiàn)實(shí)也存在很多問題，如業(yè)務(wù)歸屬問題、信息標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化問題、電子文件歸檔管理問題、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題等等。目前，對(duì)于商務(wù)學(xué)院來說，協(xié)同辦公系統(tǒng)勢(shì)必成為最有效的一種工作管理方式。它將結(jié)束傳統(tǒng)的辦公模式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高管理工作效率。

【關(guān)鍵詞】高校；協(xié)同辦公；信息化

伴隨著高等教育的發(fā)展，高校的行政管理變得日趨重要，提高日常辦公效率就成了高校管理中的重要內(nèi)容之一。通過使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來規(guī)范日常辦公行為，不僅能夠加強(qiáng)高校的內(nèi)部管理，優(yōu)化配置資源，節(jié)約人力財(cái)力物力，而且能夠簡(jiǎn)化辦公流程，提高行政工作效率。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，3G、4G網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，移動(dòng)辦公理念隨之被人們提出，并迅速被予以應(yīng)用。移動(dòng)辦公自動(dòng)化技術(shù)更加人性化、智能化、及時(shí)化，讓管理者的行政辦公不受場(chǎng)所的局限，隨時(shí)隨地都可以輕松辦公。

一、研究目標(biāo)

創(chuàng)造一個(gè)信息化、系統(tǒng)化的移動(dòng)辦公環(huán)境，利用無(wú)線化、智能化的技術(shù)手段，減少不必要的信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，為各個(gè)部門的教職員工提供日常辦公的服務(wù)，加速信息傳遞效率，提高信息傳遞的穩(wěn)定性，利用3G網(wǎng)絡(luò)，使用移動(dòng)終端APP軟件進(jìn)行移動(dòng)辦公，做到隨時(shí)隨地處理待辦事宜，有效地實(shí)現(xiàn)工作效率并提高可靠性。

實(shí)現(xiàn)全過程的電子化公文流轉(zhuǎn)，代替紙質(zhì)化文件，從公文的起草、修改、批閱、傳閱、發(fā)布、存檔、查閱整個(gè)過程全部在線完成，或通過手機(jī)移動(dòng)終端完成。

通過短信或微信平臺(tái)，輔以對(duì)公文處理節(jié)點(diǎn)的用戶進(jìn)行實(shí)時(shí)提醒和通知，利用平臺(tái)向各用戶綁定的手機(jī)號(hào)碼推送短消息，節(jié)約了時(shí)間，提高了效率。

實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。在手機(jī)安裝app客戶端軟件，利用3G、4G無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，可直接在智能手機(jī)上登陸辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，隨時(shí)隨地處理公文等業(yè)務(wù)工作。在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)部門數(shù)據(jù)信息共享，讓數(shù)據(jù)的查閱更加便捷化。

二、現(xiàn)實(shí)情況

面臨的一個(gè)問題是業(yè)務(wù)流程問題。高校各種門類的業(yè)務(wù)流程復(fù)雜繁多，如果第一次辦理業(yè)務(wù)的師生不了解流程，不熟悉各個(gè)職能部門的話，從提交申請(qǐng)到最終完成往往需要往返多次。另外，業(yè)務(wù)流程雖有一定的制度，但是細(xì)節(jié)上仍然會(huì)因人的不同而有所變化，帶有一定的隨意性。比如合同蓋章事宜，經(jīng)常有教師拿著合同或協(xié)議文本來辦公室辦理合同公章蓋章事宜，但按照規(guī)定，合同公章需要經(jīng)過主管院領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才能使用，來辦理業(yè)務(wù)的教師需要先找到主管院領(lǐng)導(dǎo)簽字，才能辦理蓋章業(yè)務(wù)；如果遇到領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)或出差，無(wú)法簽字的情況下，通過微信、短信或電話的方式確認(rèn)同意，亦可以先辦理蓋章業(yè)務(wù)，再等領(lǐng)導(dǎo)回來補(bǔ)簽字，可經(jīng)常出現(xiàn)忘記補(bǔ)簽字的情況；另外，如果遇到無(wú)法聯(lián)系上主管院領(lǐng)導(dǎo)的情況，教師們多跑幾次也是常有的事，這必然導(dǎo)致前來辦理業(yè)務(wù)的教師怨言聲起。如果能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)同辦公，進(jìn)行網(wǎng)上流程管理，領(lǐng)導(dǎo)們無(wú)論身處何地，只要能上網(wǎng)，就可以及時(shí)查看到待審批事項(xiàng)，教師們也可以隨時(shí)了解到待辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況，避免在多個(gè)部門之間跑來跑去，將極大地提高辦事效率。

面臨的另一個(gè)問題就是信息素養(yǎng)問題。撰寫學(xué)院總結(jié)是辦公室的重要工作之一，在撰稿時(shí)，就需要從相應(yīng)職能部門搜集很多數(shù)據(jù)來支撐內(nèi)容，慢慢地總結(jié)發(fā)現(xiàn)這類數(shù)據(jù)是總結(jié)稿里的常規(guī)項(xiàng)，以人事處為例，經(jīng)常需要該部門提供專業(yè)或?qū)Ｂ毥處熤懈呒?jí)職稱比例、海外訪學(xué)及企業(yè)實(shí)踐情況等方面的數(shù)據(jù)，多次協(xié)作配合后，人事處已按照需求將常規(guī)項(xiàng)制作成表格，每次數(shù)據(jù)異動(dòng)就及時(shí)做好更新，辦公室無(wú)論什么時(shí)候向該部門要這類數(shù)據(jù)，都可以立等可取、無(wú)需等待，而且，人事處也很注重同類數(shù)據(jù)縱向的保存，這為后續(xù)的統(tǒng)計(jì)工作帶來很大便利，但并不是所有的職能部門都能夠及時(shí)做好數(shù)據(jù)歸類總結(jié)。

高校基層管理人員被繁瑣重復(fù)勞動(dòng)耗去大量時(shí)間，沒有充分的時(shí)間和精力去綜合、分析、解決管理中出現(xiàn)的重要、重大問題，且大多數(shù)人對(duì)數(shù)據(jù)缺乏足夠的敏感度。雖然他們每天都在接觸各式各樣的數(shù)據(jù)，結(jié)構(gòu)性的、非結(jié)構(gòu)性的，但一般都以被動(dòng)地完成上級(jí)交辦的任務(wù)為主，往往重心都是在事后處理上，而不是事前預(yù)測(cè)上，較少具有前瞻性地去收集和整理數(shù)據(jù)。

面臨的第三個(gè)問題就是數(shù)據(jù)信息的共享問題。日常工作中，經(jīng)常發(fā)生當(dāng)需要某些數(shù)據(jù)時(shí)，部門A說數(shù)據(jù)不歸我們統(tǒng)計(jì)，部門B說這個(gè)數(shù)據(jù)應(yīng)該是部門A掌握。大家不知道該從哪獲取數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的歸屬不清。在高校中，數(shù)據(jù)分散在不同的部處，哪個(gè)部處負(fù)責(zé)收集，如何快速有效地鑒別有用和無(wú)用的數(shù)據(jù)并加以保存是需要解決的問題之一。

由于信息缺乏有效的共享，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)學(xué)生部門統(tǒng)計(jì)的學(xué)生人數(shù)和教務(wù)部門統(tǒng)計(jì)的學(xué)生人數(shù)、人事部門統(tǒng)計(jì)的教職工人數(shù)和財(cái)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)的人數(shù)等有較大的出入。再比如職稱評(píng)定和各種科研項(xiàng)目申報(bào)中，目前的申報(bào)方式是逐人分別向兩個(gè)部門提交申報(bào)材料。而事實(shí)上，這兩部分至少都會(huì)涉及到個(gè)人基本信息、個(gè)人學(xué)術(shù)經(jīng)歷和科研成果等相關(guān)信息，因?yàn)槟壳吧袥]有一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)將這些數(shù)據(jù)一次性收集并實(shí)時(shí)更新，所以許多數(shù)據(jù)形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”，浪費(fèi)大量人力和物力。

三、 解決方案

（一）樹立健全的管理理念、培養(yǎng)良好的信息素養(yǎng)。高校要更新管理思想、改變管理觀念，通過完善管理機(jī)制，促進(jìn)行政管理人員正確樹立“為老師學(xué)生服務(wù)、為教學(xué)科研服務(wù)”的管理意識(shí)。作為教學(xué)科研的聚集地，高校迫切需要高效率、高質(zhì)量、低消耗的管理水平與之相適應(yīng)，而傳統(tǒng)意義上具備良好的政治素質(zhì)、道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的基層管理者已不能很好地滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。良好的信息素養(yǎng)成為大數(shù)據(jù)時(shí)代高?；鶎庸芾砣藛T必須具備的重要素質(zhì)。

高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)首先認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，其次，結(jié)合具體工作讓基層管理人員認(rèn)識(shí)到信息素養(yǎng)對(duì)其提升履職能力的重要性，以增強(qiáng)基層管理人員收集日常數(shù)據(jù)的興趣。

領(lǐng)導(dǎo)層須真正落實(shí)優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和以崗擇人的用人機(jī)制，慢慢分流一部分效率不高和富余人員，能者上，庸者下，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。只有這樣才能激勵(lì)基層管理人員的工作熱情，避免大鍋飯現(xiàn)象。

（二）建立統(tǒng)一的管理和共享平臺(tái)。首先打破各個(gè)部門和各項(xiàng)業(yè)務(wù)之間的“信息孤島”，建立統(tǒng)一信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的共享。作為高層次人才聚集地的高校，則應(yīng)先從責(zé)任清、需求清、資源清、對(duì)象清等方面出發(fā)，出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)定，制定業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及系統(tǒng)整合方案，規(guī)范和約束數(shù)據(jù)的采集、傳輸、儲(chǔ)存、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，這是高校管理人員有效利用大數(shù)據(jù)服務(wù)教學(xué)科研這一中心工作的前提和基礎(chǔ)。同時(shí)，在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，從散兵作戰(zhàn)型管理向協(xié)同共享型管理轉(zhuǎn)型，以盡快盤活各部門以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中涵蓋教學(xué)、科研、人員信息、資產(chǎn)等方面的數(shù)據(jù)，從而提升整體管理服務(wù)效率。

目前，商務(wù)學(xué)院里正在使用的信息平臺(tái)有學(xué)院外網(wǎng)，數(shù)字校園統(tǒng)一平臺(tái)（oa網(wǎng)），學(xué)院內(nèi)網(wǎng)，大螞蟻軟件，微信公眾號(hào)等等，各種文件通知的投放及發(fā)布的渠道太多，比如：郵件、微信、飛信、QQ以及各種APP，渠道多了，必然造成一定的信息困擾，經(jīng)常會(huì)發(fā)生某個(gè)通知不知是在哪個(gè)地方接收的？確定一個(gè)官方發(fā)布信息的平臺(tái)，避免讓大家到各個(gè)軟件程序里去到處找尋信息。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用能力。簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)收集共享已無(wú)法滿足高校行政管理信息化的要求，充分利用大數(shù)據(jù)分析給管理層提供決策支持已是勢(shì)在必行。進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析的信息數(shù)據(jù)不會(huì)來自一個(gè)數(shù)據(jù)來源，而是多個(gè)數(shù)據(jù)來源，數(shù)據(jù)的收集和管理不再是人事部門或信息部門的事情，需要各部處的支持和相互配合，不僅要關(guān)注綜合性數(shù)據(jù)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，而且要關(guān)注基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過加快數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)、公開和共享，提高對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘分析和應(yīng)用能力。

比如通過對(duì)教務(wù)系統(tǒng)的成績(jī)跟蹤實(shí)時(shí)掌握一名學(xué)生的學(xué)習(xí)情況并及時(shí)幫助補(bǔ)缺漏；通過校園一卡通刷卡數(shù)據(jù)的監(jiān)控了解學(xué)生的消費(fèi)習(xí)慣并以此作為貧困資助的參考，通過教職工對(duì)校園一卡通使用的類別、次數(shù)、頻率等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以找出其最需要和最常用的服務(wù)是哪些，據(jù)此來優(yōu)化服務(wù)布局，把服務(wù)做到人的心坎上去，可以實(shí)現(xiàn)服務(wù)從粗放式管理向精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變。

通過圖書館圖書借閱檢索系統(tǒng)和教職工瀏覽所形成的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等，可以對(duì)不同教職工的偏好進(jìn)行分析，為開展個(gè)性化服務(wù)提供依據(jù)，此外，對(duì)相同學(xué)科人才的借閱和瀏覽數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，可以分析各學(xué)科領(lǐng)域最新的科研動(dòng)向，為高校人才的科研決策提供服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

通過以上的分析，可以看出高校的行政管理方式正悄然發(fā)生著變化，但現(xiàn)實(shí)也存在很多問題，如業(yè)務(wù)歸屬問題、信息標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化問題、電子文件歸檔管理問題、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題等等。目前，對(duì)于商務(wù)學(xué)院來說，協(xié)同辦公系統(tǒng)勢(shì)必成為最有效的一種工作管理方式。協(xié)同辦公系統(tǒng)面向全院教職員工，教職工在該平臺(tái)下通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收有關(guān)信息，在線處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，再根據(jù)自己的職責(zé)權(quán)限，管理各種申請(qǐng)、查詢等事項(xiàng)。協(xié)同辦公系統(tǒng)是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。它將結(jié)束傳統(tǒng)的辦公模式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高管理工作效率。