關(guān)于高校檔案信息化建設的探討

尹允

【摘要】本文作者簡單分析了現(xiàn)階段我國高校檔案管理工作所面臨的主要問題，并針對其中最為突出的信息化建設展開了具體論述，提出了提升高校檔案信息化建設的切實可行的具體措施。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理；信息化建設

經(jīng)濟社會的發(fā)展帶來了科學技術(shù)的飛速發(fā)展，伴隨著科學技術(shù)和信息化的快速發(fā)展，我國的高校檔案管理工作也得到了極大的挑戰(zhàn)。探索如何完善高校檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理的更大作用，成為各個高校面臨的重大問題。

一、現(xiàn)階段高校檔案管理問題分析

隨著信息化進程的加快，我國的高等學校管理工作正經(jīng)歷著從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵過程。這一過程中，高校檔案信息化建設中也遇到了很多的問題，這其中最為主要的問題體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，人在社會活動中發(fā)揮主觀能動作用，是各項社會和工作活動的載體。高校主管領導和相關(guān)工作人員沒有充分認識到高校檔案管理信息化建設工作的重要性，管理意識不足是制約高校檔案管理工作的首要原因。第二，高校檔案管理工作的相關(guān)制度不夠完善，缺乏可行性指導和約束作用。良好的制度是高校檔案管理信息化建設工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，高校檔案管理信息化建設工作設施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后。第三，高校檔案管理信息化建設工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，需要相關(guān)工作人員具有較強的專業(yè)技術(shù)，而且管理人員配備數(shù)量在目前這種情況下也略顯不足。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠遠滿足不了高速發(fā)展的信息化需求，這是目前制約高校檔案管理工作最為主要的原因。

二、提升高校檔案信息化建設水平的具體措施

（一）高校檔案信息化建設的重要意義。所謂的高校檔案，是指包括高校的教學、科研、學生管理、教職工管理以及后勤等各項工作的所有有保存價值的以文字、影像、圖表等作為載體的記錄性材料。伴隨著我國高等教育改革步伐的加快，對于高校各種檔案信息資源的利用越來越廣泛，因此，對于高校檔案管理來講，完善信息化建設具有重要意義，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：首先，現(xiàn)階段我國的高校在教育改革的大背景下，不斷探索開辟新的辦學模式。因此，在改革的過程中，對于高校的各項管理環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的新問題、新機遇和新挑戰(zhàn)，以及高校改革發(fā)展的歷史都要詳細地進行歸檔管理，這就對高校檔案管理工作提出了更高的要求，所以以往傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能滿足高?？焖侔l(fā)展的需要，這就對高校檔案管理提出了新的要求。其次，科技發(fā)展日新月異，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展更新了檔案管理的手段，為了在各個高校以及高校與相關(guān)組織單位之間建立良好的信息資源共享網(wǎng)絡，高校檔案管理過程中，加強信息化建設勢在必行。

（二）提升高校檔案信息化建設的具體措施。第一，提高思想認識，重視高校檔案管理信息化建設工作。高校檔案管理信息化建設工作的重要性，已經(jīng)越來越凸顯，對于各級不同的高校來講都是不可缺少的重要管理手段，應該引起高校管理層的充分重視，將高校檔案管理信息化建設工作納入常規(guī)的管理中來，積極主動地做好高校檔案管理信息化建設工作，支持和推動高校檔案管理信息化建設的合理發(fā)展。高校檔案管理信息化建設工作涉及組織單位中的每一分子，與每個人的利益密切相關(guān)，提高組織成員的思想認識，做到能夠積極合理地配合、支持檔案管理信息化建設工作。第二，建立健全信息化建設的具體制度。高校檔案管理信息化建設是涉及高校發(fā)展的重要工作，任何的工作環(huán)節(jié)都應該做到有章可循，有據(jù)可查。通過政策性引導，倡導完善高校檔案管理信息化建設的體制，各個高校和相關(guān)的主管部門應該建立適合自身發(fā)展的，貼合實際的，高校檔案管理信息化建設利用制度，規(guī)范檔案管理信息化建設的各個環(huán)節(jié)，才能夠使高校檔案管理信息化工作沿著健康有序的方向發(fā)展。第三，高校加大信息化建設的資金投入，提升信息化軟硬件技術(shù)水平。增加信息化的資金投入首先需要引起高校領導者的充分重視，由于地區(qū)間經(jīng)濟水平的差距，各級政府財政和各高校對于信息化建設的投入并不均衡，部分高校的信息化設備設施落后，得不到及時的更新和維護，功能不能夠充分地發(fā)揮，影響信息化建設的推進。高校領導應該充分認識到信息化建設勢在必行，將信息化建設作為高校綜合能力考評的一個重要方面。第四，建立高校檔案管理信息化專業(yè)管理隊伍，提升相關(guān)管理人員素質(zhì)水平。高校檔案的信息化建設是一個復雜龐大的工程，對于高校的檔案管理人員來說是重大嚴峻的考驗。作為高校檔案管理人員，直接接觸到高校組織及內(nèi)部成員的重要文獻資料，必須具備正直誠信的思想品格，樹立牢固的檔案管理意識，擁有扎實的崗位專業(yè)技術(shù)以及計算機技術(shù)。這就要求高校檔案管理人員積極參加專業(yè)技能培訓，提升自身技術(shù)水平，加強同行業(yè)的專業(yè)技術(shù)交流，不斷地充實自己，學習新的有效的高校檔案信息化管理的先進技術(shù)，有效提升檔案管理信息化水平。

三、結(jié)語

綜上所述，為了能夠更好地促進高校檔案管理工作，發(fā)揮高校檔案管理的積極作用，我們行業(yè)的相關(guān)工作者以及高校檔案管理人員在實際的工作過程中，要進一步提升自身的專業(yè)素質(zhì)，發(fā)揮高校檔案管理信息化建設的積極作用，更好地為高校發(fā)展及檔案管理作出積極努力。

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