試論司法檔案數(shù)字化過(guò)程操作人員保密管理

謝思集

摘 要：近年來(lái)，隨著科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的騰飛，給各行各業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)的重要的契機(jī)。檔案行業(yè)也是迎來(lái)了發(fā)展的新機(jī)遇。在過(guò)去，成堆的司法檔案往往是很多檔案管理人員最頭疼的事情，海量的檔案信息需要檔案管理人員花費(fèi)龐大的時(shí)間和精力進(jìn)行整理，遇到一些重大的案件需要在成堆的檔案資料中尋找相關(guān)聯(lián)的檔案資料。然而現(xiàn)在，隨著數(shù)字化檔案的落實(shí)，司法檔案的歸整成為了相對(duì)簡(jiǎn)單的事情，但是在檔案資料數(shù)字化的過(guò)程中如何確保操作人員的保密，是一個(gè)值得深入研究的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：司法；檔案資料；數(shù)字化；操作人員；保密管理

1 引言

司法檔案是人民法院在審判執(zhí)行工作和司法政務(wù)、司法事務(wù)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有證據(jù)價(jià)值和監(jiān)督功能，可以說(shuō)是人民法院歷史的記憶。司法檔案是公安、檢察院、法院、司法四大權(quán)力機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)稱。有些司法檔案在一定的時(shí)間內(nèi)具有保密要求，有些具有永久的保密要求，這些檔案信息如果隨意擴(kuò)散，會(huì)造成個(gè)人隱私、工作秘密、國(guó)家秘密的泄漏，是敵對(duì)分子、爆料人員、案件當(dāng)事人刻意竊取的材料，哪里有需求，哪里就有買賣；這些司法檔案數(shù)字化的加工人員，有機(jī)會(huì)知道敵對(duì)分子、爆料人員、案件當(dāng)事人所知道的信息，這些信息一旦泄漏，會(huì)對(duì)國(guó)家、對(duì)社會(huì)、對(duì)案件審判的公平性產(chǎn)生不利影響；所以，對(duì)司法檔案數(shù)字化操作人員，納入保密管理的戰(zhàn)線，加強(qiáng)保密管理是非常必要的。司法檔案的完整與安全乃是其功能充分發(fā)揮的基礎(chǔ)。該歸檔不歸、檔案滅失，都將影響檔案功能的發(fā)揮。確保司法檔案的完整必須規(guī)范司法檔案的整理和交接，明確司法檔案的歸檔范圍、期限、檢查驗(yàn)收和落實(shí)考核等方面的內(nèi)容。司法檔案的安全，既涉及檔案的物理安全，又包括保密安全。

2 司法檔案數(shù)字化過(guò)程中的保密控制

1.對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行保密控制

說(shuō)道檔案工作，人們不由得想起了電視劇中的“保密局”，其實(shí)這是人們對(duì)于檔案工作中一個(gè)重要的工作內(nèi)容：保密工作的關(guān)注和認(rèn)識(shí)。如果檔案資料不能夠妥善的進(jìn)行保存和保密，那么就會(huì)使得檔案資料出現(xiàn)歪斜的風(fēng)險(xiǎn)。上到國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國(guó)防建設(shè)的檔案資料，下到每一個(gè)人的個(gè)人檔案信息都是需要嚴(yán)格的保密的。試想，如果這些檔案資料都外泄到敵方手中，那么我們將完全暴露在別人面前，何談戰(zhàn)略思想，哪里還能在國(guó)際或者人際關(guān)系中保護(hù)自己。所以說(shuō)，檔案資料最重要的就是檔案內(nèi)容的保密工作，這是檔案管理的重要工作內(nèi)容。然而司法檔案資料數(shù)字化的過(guò)程中，因涉及到大量的檔案信息，需要不同的操作人員進(jìn)行數(shù)字掃描，不可避免的有檔案外泄的風(fēng)險(xiǎn)，所以檔案管理部門應(yīng)該切實(shí)的出臺(tái)相關(guān)的措施，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密控制。

2.確保檔案保密的控制實(shí)施

檔案資料的保密不單單在于檔案資料的保密條款，更重要的是對(duì)檔案資料保密進(jìn)行有效的執(zhí)行和控制實(shí)施。司法檔案在數(shù)字化的過(guò)程中，存在的不安全和有外泄風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)先分析是司法部門應(yīng)該需要去思考和判斷的。結(jié)合司法檔案數(shù)字化中的操作人員、儀器設(shè)備、環(huán)境等不確定的因素，進(jìn)行深入的分析研究，并且制定相關(guān)的措施，有效的對(duì)檔案保密進(jìn)行管控。在司法檔案數(shù)字化的過(guò)程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是風(fēng)險(xiǎn)最大的。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過(guò)加強(qiáng)教育來(lái)控制人的不理智行為。首先，應(yīng)組織工作人員學(xué)習(xí)檔案安全保密的相關(guān)規(guī)章制度。其次，科學(xué)地設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化工作流程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)需要注意的安全保密問(wèn)題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識(shí)。人是檔案數(shù)字化工作的主體，強(qiáng)化人員管理，能為安全保密工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 提高司法檔案數(shù)字化過(guò)程中操作人員保密意識(shí)的措施

1.嚴(yán)明崗位職責(zé)要求，深化思想認(rèn)識(shí)

提高司法檔案資料在數(shù)字化過(guò)程中的保密成效，首先就是要提高每一個(gè)檔案數(shù)字化操作人員的職責(zé)意識(shí)，嚴(yán)明操作崗位的職責(zé)要求，深化每一個(gè)檔案數(shù)字化操作人員的思想認(rèn)識(shí)。在這樣的基礎(chǔ)之上，充分的發(fā)揮每一個(gè)檔案數(shù)字化操作人員的主觀能動(dòng)性，切實(shí)的提高其工作成效和檔案資料的保密性。

2.明確數(shù)字化過(guò)程中的人員分工

在司法檔案資料數(shù)字化的過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)該切實(shí)有效的根據(jù)檔案資料數(shù)字化的內(nèi)容、要求、流程等，對(duì)操作人員進(jìn)行統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的工作劃分。根據(jù)每個(gè)流程的工作性質(zhì)和內(nèi)容，安排相對(duì)應(yīng)的工作人員從事更為細(xì)致的工作。明確數(shù)字化過(guò)程中人員的分工，有利于劃分檔案資料保密性的責(zé)任大小，便于分析各個(gè)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并且及時(shí)的進(jìn)行相關(guān)的改善和提高。

3.實(shí)行嚴(yán)格的抽查和階段性的驗(yàn)收

司法檔案資料的數(shù)字化過(guò)程，是一個(gè)工程量大、程序復(fù)雜的事項(xiàng)，需要大量的人力、物理、財(cái)力的支持，所以在司法檔案數(shù)字化的過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)該切實(shí)的做好相關(guān)檔案資料數(shù)字化的抽查工作，以防止檔案資料的錯(cuò)誤分類，甚至檔案資料的掃面錯(cuò)誤給后期檔案調(diào)閱工作帶來(lái)的極大麻煩。此外，司法檔案數(shù)字化工作中，相關(guān)部門還應(yīng)該組織有關(guān)的工作隊(duì)伍進(jìn)行定期或者不定期驗(yàn)收，鼓勵(lì)和引導(dǎo)更多的數(shù)字化操作人員積極投入到檔案數(shù)字化的工作中，充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性。

4.嚴(yán)格操作人員的錄用和培訓(xùn)機(jī)制

在司法檔案數(shù)字化的過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)該嚴(yán)格進(jìn)行操作人員的錄用和培訓(xùn)機(jī)制。人員選拔和業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)。在任何實(shí)踐活動(dòng)中，起到?jīng)Q定性作用的參與主體都是人類。因此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，首先要對(duì)于工作人員進(jìn)行合理的選拔和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以確保日后檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)工作、檔案管理和利用工作。也就是說(shuō)，在進(jìn)行人員選拔時(shí)，要偏向選擇工作細(xì)致、具有較強(qiáng)責(zé)任心的專人，同時(shí)，在進(jìn)行人員培訓(xùn)時(shí)也要注重道德素質(zhì)與專業(yè)技能方面的培訓(xùn)。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，隨著各級(jí)司法機(jī)關(guān)開展進(jìn)行檔案資料的數(shù)字化工作，面對(duì)繁雜、量大的檔案資料，司法機(jī)關(guān)應(yīng)該立足本部門的實(shí)際情況，科學(xué)的選用、招聘操作能力強(qiáng)、專業(yè)技能優(yōu)、綜合素質(zhì)好的工作人員，參與到檔案資料的數(shù)字化過(guò)程中，確保司法檔案資料數(shù)字化的過(guò)程能夠有效的推進(jìn)。此外，司法部門還應(yīng)該重視對(duì)數(shù)字化過(guò)程中操作人員的技能和思想進(jìn)行培訓(xùn)和教育工作，引導(dǎo)他們嚴(yán)格遵守檔案方面的法律法規(guī)，確保經(jīng)過(guò)數(shù)字化的檔案資料能夠按時(shí)、按要求的進(jìn)行檔案封存和保護(hù)。

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